在国有企业建立员工成长档案

黄江文

员工成长档案是以员工个人为对象，由组织部门收集关于员工的工作能力和工作结果、工作行为和工作态度等方面的文件材料。建立员工成长档案，形成对员工的完整画像，发挥员工档案在育人、选人、用人工作中的作用，有效提高人事工作的质量，从而调动员工的积极性、主动性和争先创优意识，增强组织活力，推动员工和组织共同发展进步。

一、员工成长档案建立的原因

建立员工成长档案的原因，具体有以下三个方面：

第一，部门管理者发扬好人主义思想，对员工管理实行平衡式照顾，优秀员工干事创业的积极性严重受挫。如每年开展的岗位考核工作，因每个部门考核评定为优秀的人数有限制，部门管理者每年会评定不同的员工为优秀。或者与其他评先评优工作结合在一起考虑，年度岗位考核优秀人选和评先评优人选分别确定为不同的人员。总之，管理者同一时间不会根据客观实际将所有好处集中在某几名员工身上，而是尽可能地照顾到团队里的每一名成员，营造一种你好我好大家都好的氛围。与之相反的是，在平时安排任务时，部门成员并不是人人有份，更多呈现的是能者多劳现象。根据公平理论，员工不仅关注自己工作投入的绝对回报，也关心自己和他人在工作投入和回报上的相对关系，倾向于将自己投入与回报的比例与他人投入和回报的比例相比较，进行公平判断。工作任务并不是由大家共同承担，工作成果却是由大家共同分享，表现突出的员工会觉得十分不公平。他们会逐渐降低工作投入度，工作表现逐渐趋同于部门内其他员工，大家得过且过，这将严重制约企业的健康发展。试想，如果组织清楚部门内所有员工的工作情况，并掌握哪些员工表现突出，就可监督部门管理者的评价行为，倒逼其更好地履行管理职责，公平公正地完成考核评定工作。

第二，组织部门对员工了解不够全面、精准，岗位调整时不能找到最合适的对象，更好地实现用人所长，人岗相适还有差距。大多时候，组织是在年度考核、职务晋升等重要节点，通过集中调研等专门渠道开展员工考察识别工作。由于时间紧，工作较正式，了解到的关于员工的信息往往不充分。一方面，得到员工优点强项等正面信息居多，短板不足等负面信息偏少，对员工的画像不全；另一方面，无法对全体员工实现全覆盖了解，只知道部分员工存在某一部门，但他们表现如何知之甚少。据此开展员工岗位调整工作，可能导致空岗，找不到最合适的人选。对于被调整的员工，也未能找到最合适的岗位，员工特质与岗位要求关联不够紧密，造成埋没人才的现象时有发生。人才是第一资源，一些会干事能干事的优秀员工因前途无望，按部就班，甘心躺平，个别的甚至会良禽择木而栖另谋高就，选择离开企业。跟踪发现，离职的员工在新的企业里，因为能力得到充分发挥，表现得更有激情，创造的价值也更明显，原企业此时再感叹未能珍惜人才为时已晚。其实，仅仅通过一两次专项考察了解员工，所得信息是不全面的。应把考察识别员工的功夫下在平时，通过多渠道、多角度了解员工，才能使员工画像画得全、画得准，也只有这样才能使岗位调整工作实现人岗匹配、人事相宜。

第三，企业虽然建立了人力资源系统，但由于系统信息缺少对员工印象、整体评价等动态信息，发挥了解员工的效用有限。在日常工作中不难发现，组织部门在考察某一员工的表现时，会询问该员工曾经的部门管理者，因为部门管理者对其工作是了解的。不过，由于这些信息存储在管理者记忆中，没有固化成有案可稽，随着管理者调整部门，关于员工特征的信息也一同被带走。这就像以前企业没有建立存储客户信息的有效渠道，客户信息完全由销售经理个人掌握，遇到销售经理离职客户信息就会被带走。新接手的销售经理，要么重新耗费较多时间才能找回客户，要么丢失该客户。同样，新接手部门工作的管理者也需要耗费较多时间才能了解该部门的员工，并根据员工特点合理分工，导致团队管理的效率受到影响。为避免发生员工信息丢失的问题，顺畅开展员工管理工作，应考虑在人力资源系統信息基础上，及时收集部门对员工表现的评价信息，进行集中存储管理，并实现对信息的可查询、可分析。

二、员工成长档案包含的内容

员工成长档案从员工进入企业开始创建，动态跟踪员工成长发展，直到员工离开企业。它践行了正确的知人识人理念，坚持“一把尺子”公正评价员工，能奠定开展选人用人工作的良好基础。

第一，树立正确的选人用人导向，践行全面地看员工的理念。严格标准，摆脱亲疏远近的干扰，不以印象论长短，坚持以实绩、实干为依据，客观看人，科学识人，防止出现选人用人上的不正之风。坚持德才兼备、以德为先的人才标准，从德、能、勤、绩、廉等方面观察员工表现。既观察员工对重大问题的思考，又看其知识储备多少、见识见解深浅。也观察员工为人处事的方式方法，以看其道德品质和情操如何，立场和信念是否坚定。观察员工处理复杂问题的能力，以看其综合素质高低，是否能做到灵活应变、敢于担当。同时，既看显绩，了解销售目标完成情况；也看潜绩，是否注重基础工作，不简单以销售量、销售额完成率论英雄。

第二，健全考察机制和方法，践行多渠道、多层次、多侧面了解员工的理念。一是拓宽了解员工的渠道。突破只在年度考核、晋升、专题调研等关键时刻对员工进行考察的单一渠道。借助座谈交流、谈心谈话等形式，充分利用平时考核、组织生活会等非考察形式；既有组织部门掌握的信息，也联动纪检、巡察、督查等部门进行资源共享、信息共通，将员工考察拓展到倾听更多不同的声音。二是提升了解员工的层次。一方面，了解员工上级的评价，听取员工平级和下属的意见，甚至还可以延伸至获悉员工服务对象的意见，充分掌握员工口碑情况，不听信一家之言；另一方面，不满足于口头汇报、总结考核等间接的二手资料，而是坚持经常性、近距离、有原则地广泛接触员工，直接掌握员工平时的工作态度、工作能力、工作业绩等方面的第一手信息；三是丰富了解员工的侧面。除了关注员工工作圈，也留意员工“八小时外”的兴趣圈、社交圈，多角度了解员工爱岗敬业、诚实守信等情况。

员工成长档案从日常工作、年度工作、专项工作等多种渠道记录员工德、能、勤、绩、廉等方面的表现情况，全面呈现员工个性特点、优势和短板，它将员工上级、平级和下属对员工表现的评价集中在一起，让员工的画像更加立体客观。建立员工成长档案是做好看人识人工作的重要基础环节，它包括以下三个方面的内容：

1.员工的基本信息：姓名、性别、年龄、学历、职务、专业技能、专业技术、工作经历、培训经历等；

2.员工的考核、奖惩信息，考核信息，以考核报告、评语、等次或者鉴定等形式呈现；

3.员工的能力素质信息，涵盖其专长特点及存在的不足。

三、员工成长档案的保障机制

（一）建立员工识别的考核评价机制

要建立健全日常考核、分类考核、近距离考核的知事识人体系，深入了解员工德、能、勤、绩、廉等方面的表现情况。统筹开展平时考核、年度考核和专项考核，采用考核报告、评语、等次、鉴定等多种形式，增强对员工考察的写实性。坚持定性与定量评价相结合，进一步量化德、能、勤、绩、廉等方面的评价指标，将抽象的员工印象具体化，提升员工评价的科学性和针对性。在有关德、廉的评价中，关注对员工八小时外的生活圈、兴趣圈的评价。在能、勤、绩的评价中，以员工岗位职责和所承担工作为依据，通过员工的具体表现评价员工处理解决问题的能力，通过细微小节评价员工的工作态度和工作作风。通过实际成效评价员工的工作业绩。要根据不同部门岗位的特征，细化评价员工的具体标准和内容。要随着企业发展需求变化不断优化完善评价指标，动态体现员工工作表现情况。

（二）建立员工信息的日常收集机制

一方面，员工平时的工作态度怎样，如何为人处事，一贯作风如何，往往能客观真实地反映该员工的德才情况；另一方面，很难通过一两次谈话、几次接触就将员工考察清楚到位。因此应将考察工作融入员工的日常工作，将日常性考察和专门性考察相结合，将功夫下在平时，注重对员工平时表现的信息收集，关注员工一贯的表现，构建起员工信息收集机制。定期通过员工所在部门、员工业务联系的工作对象等渠道，多角度了解员工日常工作的真实表现，注重了解员工在完成急难险重任务、处理复杂问题矛盾和应对重大考验中的担当尽责情况，全方位及时收集员工在不同阶段、不同场合的具体表现信息。借助大数据等手段更加有效地收集员工信息，为分析员工综合能力素质提供依据。

（三）建立员工表现的分析研判机制

将日常考察员工得到的信息与员工任职考察得到的信息有机结合起来，把员工在重要关头的表现和具体岗位工作表现结合起来，建立员工表现的分析研判机制。要看两面、看全面，才能综合区分优劣。坚持辩证地看员工的优缺点，有的员工优点突出、缺点明显。但优缺点是相对的，要结合具体岗位、具体工作进行分析，不搞一刀切，因其短而不用，也不因其长而护短。坚持辩证看待员工口碑得票情况，有的员工因实实在在做事，却得罪身边同事，因而口碑不佳；有的员工八面玲珑，当老好人，谁也不得罪，口碑尤为吃香。对比前者，组织应慎用后者。坚持全面看员工的一贯表现，不仅仅停留在员工当下和近期表现，应在一个较长的时间段内，从员工全部历史和全部工作经历来客观看待和评价其表现，最终决定是否可任用该员工。

四、员工成 长档案的运用范围

（一）员工成长档案服务于人力资源供给预测工作

人力资源供给预测是加强队伍建设的重要内容，组织在开展人力资源供给预测时，除了要考虑外部劳动力市场总体供给情况，还要对组织内部现有人力资源状况有清晰的了解。员工成长档案记录了现有员工拥有哪些类型的技能、能力、工作经验及相关培训经历，是评价现有员工供给状况的一个主要工具。通过员工档案，组织既可以对人员数量和一般结构进行统计分析，也可以了解到现有人员的技能水平，以及在不久的将来员工可能因退休、晋升、调动等方面出现的一些变动情况，更加科学客观地做好人力资源供给预测。尤其是在预见到人力资源供给结构与组织需求在未来会出现不匹配时，有助于组织采取有针对性的措施，更好地保证人力资源管理工作的稳定性。

（二）员工成长档案服务于干部职务晋升工作

评价干部晋升工作质量高低，一个关键的衡量标准是是否把真正能干事、干成事的干部选出来。企业因工作需要提拔干部，按程序开展个别谈话考察，理论上希望参与个别谈话的人员能真实、客观地评价考察对象，但在正式谈话过程中，参与个别谈话的人员反馈的信息较多浮于表面，大家所谈的内容有较大相似性，不愿触及考察对象的不足。从获得的考察信息结果来看，在干部考察工作中，考察材料千人一面，存在知人不深、识人不准等问题。这可能导致发生干部“带病提拔”的问题，使组织选人用人的严谨性大打折扣。其实，除了开展任用考察，更重要的是要关注日常考察。员工成长档案能实现干部无任用考察，注重将干部考察功夫下在平时。通过员工成长档案多层次、多方面、多角度了解干部，画好干部精准像，有助于将能真抓实干、把事干成的干部选出来、用起来，从而提高干部晋升工作质量，匡正选人用人风气。

（三）员工成长档案服务于人岗匹配调整工作

对于组织而言，如果能最大限度地做到依事择人、人岗相适，有利于提高员工的组织承诺度，有利于加强队伍建设。而要实现人岗匹配，就要根据职位所要求的资格条件寻找合适的人选。员工成长档案真实记录员工在企业的工作、发展情况，伴随着员工的工作变动不断丰富、更新内容，有助于组织清楚了解每一位员工的优点和不足，在此基础上进行人力资源内部合理配置，可更好地发挥人力资源的效用。员工在与自身特点合适的岗位上工作，会安心地发挥所长；组织因为合理安排员工，员工士气提高，有利于保障组织目标的实现。面对时间紧任务重的情况，因员工成长档案能够较好地提供员工的能力素质信息，组织结合岗位需求可快速匹配人选，高效完成任务。

（四）员工成长档案服务于个性化激励员工

通常情况下，对员工的激励性越强，员工工作满意度越高，工作效果也会越好。而行之有效的个性化激励方式，前提是要全面细致地观察员工，了解他们的特点特长，并充分尊重员工的个体差异性。因为只有较好地容忍员工的个性，才能更好地发挥他们的才能，挖掘他们的潜力。而员工成长档案能帮助企业很好地达成这一目的。通过员工成长档案，组织可以根据员工不同发展层次、现实需要、个人偏好等情况降低管理的呆板化，使工作变得更有趣。或者是增加员工的自主权，或者是允许灵活的工作时間安排，最大程度满足员工的主导需求，提升员工的满意度和忠诚度。

（作者单位：广东中烟工业有限责任公司市场营销中心）