图书资料和纸质档案的科学保护及处理

作者简介：谢伟香（1980—），男，汉族，福建龙岩人，在职研究生，馆员，研究方向：档案保管利用和修复。

摘 要：现阶段，在图书资料和纸质档案科学保护以及处理过程中，工作人员需要制定完善的管理举措和方案，优化管理方法，提高管理水平。相关单位需要依托环境控制、防火防水控制、防尘防虫控制以及数字化管理，制定严谨、细致的管理规划，从而提高图书资料和纸质档案的管理水平。

关键词：图书资料；纸质档案；科学保护

中图分类号：G273 文献标识码：A

现阶段，在对图书资料和纸质档案科学保护处理的过程中，工作人员需要制定完善的管理规划，优化工作事项，革新资料管理方法，制定严谨细致的管理流程，从而保证相关资料文献得到妥善、高效的保存。

一、图书资料和纸质档案科学保护以及处理中存在的问题

图书档案资料的科学保护和处理工作涉及较多流程，需要花费大量的时间、资金。但是，由于相关部门未加大资源投入，以至于在资料保存管理过程中各项工作无法有序开展。另外，在图书资料管理过程中也涉及较为复杂的技术指标，但由于相关单位并没有及时更新和优化技术，未引进数字化、信息技术，无法提高管理水平。最为关键的是，在资料管理期间还缺失一套标准化、规范化的作业程序，大部分工作人员在管理活动中存在对工作开展目标理解不清晰、对工作职责不明确的狀况，从而无法在资料管理过程中做到科学、高效的取舍，最终浪费大量资源和资金。另外，由于缺失一套规范化的管理制度，相关工作人员缺乏约束管控，在图书资料档案管理过程中存在应付了事的心态，也给相关工作的开展带来极大困扰。相关部门需要改善现有的图书资料纸质档案管理策略，革新管控方法，从而提高管理水平。

二、图书资料和纸质档案的科学保护策略

1.环境控制策略

当前，对图书资料和纸质档案实行科学保护管理需要制定一套成熟完善的环境控制策略，以此来提高管理水平。在该环节，对温度、湿度、光照和空气质量的调控是环境控制的重点内容，在对图书资料和纸质文档实行科学保管的过程中，一般需要将室温控制在20℃，以此来缓解纸张老化，防止纸张变脆或出现发黄的情况。另外，在湿度管理环节，工作人员也需要有效防范纸张存在的变软、发霉等问题，如果湿度过高会导致以上现象出现，但如果湿度过低将会导致纸张过于干燥，出现收缩。在通常情况下，对图书资料和纸质档案存放环境的湿度应控制在40%～60%左右，从而可减少纸张老化和变形的概率。

另外，部分纸张长期暴露在强光下会出现变黄、褪色的现象，因此，在保护图书资料和纸质档案的过程中，工作人员需要尽可能避免相关资料受到阳光直射，可使用窗帘、遮光材料来降低光照强度，还需要减少使用紫外线灯，避免给纸张带来损害和影响。除此之外，空气中的污染物夹杂着化学物质，会给纸张档案、图书资料带来氧化影响，如二氧化硫、酸性气体以及具备挥发性的有机物会加速纸张的老化腐朽。因此，在存放区域应当具备良好的空气质量，避免有毒有害气体污染纸张。在对图书资料和纸质档案实行科学保护的过程中，工作人员需要对环境控制工作足够重视，只有这样才能进一步提高保护水平。

2.防火防水管控

对图书资料和纸质档案防火防水保护是必不可少的，在该环节，工作人员需要严格把控其存放环境，减少火灾事故发生的概率。例如，相关人员需要定期检测火灾报警系统的完整性、可靠性，部署完善的自动灭火系统，及早发现火灾，并能够采取果断的灭火举措，减少火灾对文献资料所带来的损害和影响。此外，相关图书资料、档案室以及相关部门单位的工作人员也需要正确处理火灾紧急情况，增强对火灾的应变管控能力。同时，还要使用部分特殊的材料来防止火势蔓延，如在保管部分机密的纸质文件资料时可以使用阻燃材料，对其展开隔火、隔热处理，以减少火灾蔓延的速度。

水灾是图书资料和纸质档案遭受重大损失的关键因素之一，防治水灾是必不可少的工作事项，相关工作人员需要在保存区域安装必要的防水措施，如合理设置防水屏障、水泵和防水墙。在对图书资料和纸质档案实行储存的过程中，需要将其存放在高处或者防水柜中，避免水灾对其带来损害和影响。在日常检修管理环节，工作人员需要定期检查建筑物内部的水管和防水设施，确保其能够正常稳定运行，减少发生水灾的概率。因此，工作人员在对图书资料和纸质档案科学保护的过程中，需要制定严谨、细致的防火防水举措，提高资料的管理水平。

3.防尘防虫控制

现阶段，在对图书资料和纸质档案管理期间，工作人员加强防虫防尘控制需要从以下多个层面来开展。首先，工作人员需要定期清洁资料库，去除表面的灰尘，要使用柔软的布或专业的吸尘器，避免其中化合物以及清洁剂给纸质资料带来影响；其次，在防尘管控过程中，应使用密封性良好的袋子或盒子存放图书资料和纸质档案，避免产生灰尘。此外，在环境控制过程中还需要通过维持湿度和温度来减少灰尘的产生，只有将各项指标控制在合理范围，才能够起到防尘管控的功效。

在后续防虫过程中，工作人员需要定期检查、评估图书资料和纸质档案是否遭受虫害，要及早发现问题，采取果断举措，寻找害虫迹象，对虫卵、虫洞和虫粪的排查，做到防患于未然。针对虫害严重的部分，工作人员可在存放区域使用杀虫剂，但要控制好杀虫剂的剂量，避免给文献资料带来额外的损伤，以此来提高防虫管控水平。最关键的是，过于潮湿的区域会滋生虫卵，有效管控存放区域的湿度、温度环境，能够抑制虫卵繁殖。因此，在防虫的过程中工作人员也需要严格把控保存环境的湿度，确保在干燥的环境下存放图书资料和纸质档案。

4.定期检查和维护

现阶段，在对图书资料和纸质档案实行科学保护的过程中，工作人员需要采取定期检查的策略，在该环节包含使用多维度的检测方法。首先，工作人员需要有效排查纸质文献资料的物理损伤，如撕裂、折叠和破损等问题，相关损伤会导致图书资料和纸质档案遭受损坏。因此，工作人员需要定期检测其是否受到物理损伤，并采取妥善、有效的修复措施。另外，在图书资料和纸质档案中也包含大量酸性纸张，极易褪色、变脆，因此，在日常排查环节需要检测酸性纸张的比例，并对相关文献资料采取数字化复刻等方式，防患于未然。在维护管理过程中，针对受到物理损伤的文件资料，工作人员可以使用酸性无害胶水对其修复处理，还可以使用酸性无害的保护套封面来保护相关文献资料。最为关键的是，需要通过定期翻动图书资料和纸质档案，避免长时间压迫同一部位，减少损伤和变形的概率。因此，工作人员需要定期检查和维护图书资料和纸质档案，提高科学保护的水平和效率。

除此之外，在日常检测管理过程中，工作人员需要关注图书的装订质量，及时修复其中装订松动、破损的档案文件，从而保证文献资料的完整性和稳定性。在数字化、信息化时代，还可以采取将部分纸质资料实施数字化保管的举措。数字化备份可以防止原始文件损坏、丢失而导致数据的完整性遭到破坏。同时，在对数字化文献资料检测过程中也需要对资料的完整性和可访问性展开评估和分析。

三、图书资料和纸质档案的科学处理

1.目录和分类

现阶段，在对图书资料和纸质档案实行科学处理的过程中，需要采取目录分类的举措，相关单位需要借助分类管理的方法，制定更加完善的分类依据、分类标准，对图书资料和纸质档展开详细的记录管理。目录和分类主要是将大量无序的资料和档案信息组织成有序的结构，保证用户能够快速、准确地找到所需要的信息。通过将相关资料归类到特定的主题或主题领域，建立清晰的信息体系，从而实现对资料快速管控。因此，在分类管理过程中应当制定一套标准化的流程和框架，相关单位需要使用十进制分类法，按照知识领域将图书资料划分为不同的类别和子类别，保证不同的资料相互隔离，确保相关资料的可访问性得到大幅度提升。另外，通过为图书资料和纸质档案提供准确的目录信息，用户可以通过关键词、作者以及主题检索文献资料，从而使相关资料的可访问性得到大幅度提升。通过目录分类不仅可以查询到特定的信息，还能够发现多个领域的资源，可拓宽读者的知识获取空间范围。因此，在对图书资料档案实行科学处理的过程中，工作人员应建立完整、全面的目录和分类，做到精细化的结构拆分，从而提高资料管理水平。

2.标签和标识设定

在对图书资料和纸质档案实行科学处理的环节，工作人员应通过标签、标识来记录不同的资源，以便快速找到相关信息。标签和标识主要是将图书和档案资料以某一种信息的定向化描述，将各个资源标准化处理，通过为每个资源分配唯一标签、标识及符号，保证相关资源在整个体系中具备唯一性和可识别性。相关标识信息通常是以数字编码、条形码以及各种物联网标签的形式存在，在资源管控过程中起到至关重要的作用。工作人员可以将标签和标识资源紧密关联在一起，快速追踪并实行资源管理，对图书资源的位置状态和借阅情况展开管控，有助于提高对信息资源的管控精度，提高信息管理的品质和效率。标签和标识为用户访问资源提供方便，用户可以使用标签和标识符号搜索，快速找到图书资源和档案信息，提高用户的满意度，使用户的实际使用体验感得到大幅度提升。在图书资料和档案管理过程中，需要通过标签和标识来减少信息丢失和混乱的概率。在数字化信息时代，数字标签在数字化资源管理过程中得到广泛应用，图书馆在对纸质档案和资料实行管理过程中也需要通过多元化的数字处理技术，提高信息的可访问度。同时，还需要对标签和标识常态化更新，根据相关资料信息的变更状况，采取灵活动态的管理举措，提高管控水平。

3.数字化处理

数字化处理在图书资料和纸质档案管理过程中至关重要，通常利用储存介质和各种工具将重要的档案资料数字化保管，提高资料的综合管理水平。首先，通过数字化处理工具，结合储存和保护介质，将相关资料储存到云端服务器或各种电子储存媒介中。其次，通过数字化处理也能够方便检索、访问、共享和传播。在该环节，工作人员需要根据图书资料和纸质档案的属性类别，对需要数字化处理的档案资料实行层次划分，制订一个严谨、细致的储备周期、计划和方案，对相关资料妥善管理，开展无纸化、结构化转变，从而提高信息资源的综合利用水平。

四、图书资料和纸质档案科学保护和处理的注意事项

1.制定一套完善的管理制度

通过上文的论证分析不难看出，在对图书资料和纸质档案实行管理期间，需要借助多元化的技术手段以及明确各种细节指标，其所涉及的工作内容较多且复杂。在该环节，相关单位需要明确管理工作的出发点和立足点，找到管控方向，为此需要制定一套成熟、完善的管理制度和管理体系，高效把控图书资料和纸质档案管理过程中的各项指标，科学制订严谨、细致的管理方案和计划，从而提高资料管理水平。工作人员需要耐心细致地开展各項工作，制定一套标准化的操作指南，规范化描述图书资料和纸质档案的管理方法，保证每一位工作人员在资料管控过程中能够找到出发点和立足点，从而提高工作水平和效率。另外，在对纸质资料展开无纸化管理期间，还需要明确数字化、信息化和无纸化转变的流程，严格管控其中的工作指标，做到有的放矢，提高工作水平。

2.加大经费投入力度

在对图书资料和纸质档案实行管理过程中涉及较多零散、杂乱的事项，包含对人员、环境、材料和技术等多项资源的使用，相关部门需要投入足够资源来支撑档案管理工作的开展，在该环节需要相关部门制订一个严谨、细致的预算管理计划，严格把控图书资料和纸质档案管理过程中各项指标以及各项工作细节，要有严谨的管理周期、管理循环，监管资料管理期间各项资金的支出，制定科学的预算管理规划，在预算编制、预算执行以及后续预算总结反思过程中，根据管理需求做到精细化控制，减少资源浪费，从而提高管理水平。

3.加强人员教育培训

现阶段，在图书资料和纸质档案科学保护管理过程中，新技术、新方法和新流程不断涌现，原有的管理体系和架构可能不适应全新的工作需求。首先，在资料管理过程中，相关部门需要引进多元化的管理举措，加大对员工的教育培训，使其在管理过程中能够提高工作水平。相关部门可以定期开展专题讲座，深化管理过程中的服务意识，并结合精细化管理开展各项工作；其次，在科学保护过程中，相关工作人员应当具备基本的安全意识、道德规范，为其分配对应的管理职责，保证图书资料和纸质档案的科学保护水平和效率得到提高。在管理过程中，针对资料的妥善保管和使用并不是某一个部门的工作职责，需要在全员参与的情况下提高管理水平。因此，应明确管理职责，开展全员教育培训，以此来提升工作质量。

五、结束语

总体来说，在对图书资料和纸质档案实行科学保护的处理过程中，工作人员需要完善现有的工作流程和方法，引进信息化、数字化工具，结合精益化的管理方法，提高资料管理水平。各单位在档案资料管理过程中应加强交流合作，制定一套标准化的管理程序，以规范化的形式推动各项工作紧密、高效开展，从而提高管理工作的品质和效率。

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（作者单位：龙岩市永定区龙湖保护与发展中心）