电网企业文档一体化管理优化策略探究

作者简介：罗兰（1976—），女，汉族，贵州金沙人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：随着大数据时代的来临，电网企业在开展文档一体化建设的过程中，虽然取得了一定的成效，但也面临一些问题与不足。文章从衔接机制、公文处理质量管控、衔接意识等方面着手，分析了优化文档一体化管理的若干策略，有力推进公文处理质量和归档效率的提高。

关键词：电网企业；文档一体化；优化；策略

中图分类号：G472.4 文献标识码：A

引言

文档一体化管理是基于文件生命周期理论，将协同办公系统和电子档案管理系统衔接和整合，有效控制文件从生成、办理到归档管理的全过程，极大地提高了公文处理和档案管理的工作效率。随着新一代信息技术的快速发展，电网企业的文档工作普遍采用文档一体化管理模式。但在取得显著成效的同时，也面临着诸多问题和挑战，如何开展好文档一体化工作的优化整合，亟待档案工作者深入研究。

一、电网企业文档一体化管理现状

电网企业文档一体化建设起步相对较早，有的企业可以追溯至20世纪90年代中期。最初是单机运行的文档一体化管理软件，主要用于模拟传统手工条件下的公文登记与归档管理。进入21世纪以来，越来越多的电子文件在计算机及网络环境下生成，电子文件已成为主流文件，但由于电子文件法律地位尚未获得确认，仍需要将纸质文件与电子文件并行管理，文件管理与档案管理实现了更多的交叉与融合，文档一体化管理跃上新台阶。根据2002年国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）有关电子文件归档时应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品的要求，电子文件实行双轨制管理，不过大部分电网企业依旧沿袭传统的文档分治管理体制，文件管理与档案管理是两套分别运行的系统，如运用协同办公系统处理电子公文并打印拟归档的纸质文件，再通过协同办公系统与电子档案管理系统衔接，将电子文件推送至电子档案管理系统，再将电子文件与对应的纸质文件同步整理归档，这也是目前大部分电网企业文档一体化管理的实现途径。2021年，新修订的《档案法》实施后，电子档案的法律效力得以确认，已有个别企业开展电子文件单套制管理模式试点，从顶层设计着手，进一步规范电子文件管理体系及相关标准，依托数字证书、数字摘要、区块链、数字水印、人工智能等多项信息技术，实现电子文件从形成、流转、维护、分类、鉴定、保存等全过程的一体化管理。

二、存在的问题和不足

1.文档管理衔接机制不完善

现行的文档管理仍以文、档分段管理的运行机制为主，文件管理工作与档案工作由不同的人员及管理系统承担，公文处理和档案管理各自具备相应的管理制度和标准，但在二者衔接部分缺乏具体的实施细则和工作流程。虽然在《党政机关电子公文归档规范》中规定，电子公文收集、整理以及移交工作应由电子公文形成或办理部门完成，档案部门负责档案接收并对整理归档过程予以必要的业务指导。在《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，业务系统应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据，但能在处理电子公文的协同办公系统中配置分类方案和保管期限表，支持各业务部门对电子公文整理的电网企业数量极少。由于公文办理强调时效性，而档案管理通常滞后至次年6月底收集归档，一些企业往往认为公文管理工作优先于档案管理工作，在文档管理人员配置不足的情况下，更关注公文管理而忽视档案管理，导致如下几种弊端：一是协同办公系统的电子公文未办结或未推送，电子文件滞留在业务系统未归档；二是职责分工不明确，由档案人员代劳本应由文书人员负责的归档前整理工作；三是容易带来电子文件丢失或被篡改的风险。

2.公文处理质量管控不到位

电子公文质量常见的问题主要有文不对题、误用文种、缺少文种、发文字号重复或跳号、缺主送机关、用词或格式错误、标点符号运用不当、不标页码、有附件不注明附件说明、附件不齐、错漏用印、纸质收文扫描件图像模糊或偏斜且不符合阅读方向、电子附件格式不符合长期保存要求等等。这些“带病”公文归档后，档案内容质量达不到完整性、准确性、有效性以及规范性的要求，影响力、公信力大打折扣。此外，公文处理程序的各操作环节顺序与工作步骤均有规定的次序，不能任意颠倒或打乱，如果缺乏控制，一旦发生处理次序混乱、手续不全，不仅影响公文的准确高效，还会带来归档或销毁错误的风险。例如，发文“倒签”、未履行批准手续直接用印，会对文件的真伪和有效性的鉴定造成影响，导致出现“以真为假、以假为真”的工作失误；收文“体外循环”没有办文单、应有承办流程却以传阅代替，可能会让鉴定人员误判文件的凭证价值和查考价值，无法确保“应归未归、应收尽收”。

3.文档处理人员衔接意识不强

行政办公部门的文书人员和档案人员习惯于各自为政的工作模式，对相互岗位的职责和工作内容、新技术应用不熟悉，在缺乏沟通和了解的情况下，难以形成合力提高工作效率，不仅重复劳动，耗费大量的时间和精力，还会造成打印纸张的浪费，影响绿色办公。公文处理时效性强，参与人数众多，文秘人员、各业务部门工作人员重点关注处理事项和公文运转进程，对公文的形成质量、登记情况把控不严，对电子文件归属和流向的关注度不高，常常忽略是否确定主办部门，是否划分保管期限，电子文件是否办理完毕，是否有效进入收集、保管和归档环节等问题，这都是影响文档一体化实现的重要因素。以划分保管期限为例，在对一些涉及重要事项的文件材料划分保管期限时，如果由档案人员代替业务部门人员展开整理，档案人员往往不能准确把握，需要反复研究文件内容才能确定，而熟悉具体事项的业务部门人员开展工作则相对快捷、准确。

三、文档一体化管理的优化策略

1.完善管理机制，细化职责流程

企业要想实现高效的文档一体化管理需要管理决策者、行政办公部门、各业务部门的共同努力与沟通協作，建立一套高质量的文档一体化工作模式，加强顶层设计和部门联动，健全文档管理责任体系、日常沟通协调平台、文档一体化管理标准。各个电网企业需要结合自身实际，认真梳理各类文件的归档范围和工作流程，明确各层级、各岗位人员的职责，有效建立和推行文档一体化工作模式，制定具有鲜明电网企业特色的文档管理制度，设计完善文档一体化工作流程，规范各项工作程序，统筹分工，指导各部门人员立足长远，按照统一的作业流程和标准，规范开展文书档案管理工作，达到减少重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。

2.强化公文管控，保障文档质量

充分利用信息化手段，将关口前移，在公文处理中融入档案管理，通过研究制定电网企业电子公文智能管控实施策略，在协同办公系统增加公文智能管控模块，对公文形成源头到办结整个过程开展实时监控预警、穿透式和可视化管理，促进实现规范办文、发文，提升公文质量，做好事前、事中、事后的有效管理。

收文智能管控规则的重点在于签收、登记。为确保“来源可靠”，电子公文一定要通过协同办公系统签收，自动验证是否确实属于收文范围、来文格式及印章是否正确。登记阶段应能够自动识别或核对登记表中的收文日期、份数、标题、来文单位、来文发文单位、来文成文日期等内容。

按照归档工作以“以我为主”的原则，公文管控的重点是研究发文智能管控规则，可从文种、主送单位、公文内容等角度着手。

从文种角度，控制发文的种类一般仅限于“公文处理实施细则”中的常用的决议、决定、命令（令）、通告、意见、通知等12种公文种类。对于一些设置有发文级别的企业，决议、决定、命令（令）、通告文件不能设置为部门级发文，复函、批复文件必须预先关联收文中的请示或函后才能进入拟稿程序。

从主送单位的角度，一是规范主送单位的全称及规范化简称，二是判定是否符合行文规则和相关限制要求。

从公文内容的角度，需要建立和应用公文质量提升辅助系统，运用数字化手段提升公文质量。对公文展开智能分析，一是结合发文级别判断正文字数、附件数量是否符合要求；二是实现智能核稿，从公文标题、正文内容、发文必要性等提取关键字建立公文专用词库，识别字词、标点等错误，并自动提出修改建议，达到智能纠错的目的；三是判断公文格式是否符合编排规则并作出提示，支持自动排版，自动核查发文字号错漏，自动验证发文机关署名和印章、签发日期和成文日期是否一致；四是在检测过程中，能够记录用户忽略、建议加入词库、系统错误分词等数据，便于系统管理员通过人工干预指导系统持续优化学习，不断提升纠错准确率。

电子公文智能管控的过程和结果需要设计电子公文质量评价系统开展管理，不仅能维护管理公文质量评价标准与评价指标，还能通过数据匯总、分析和统计等功能，自动生成可视化图表、评价报表，辅助开展穿透化管理和实现公文管控的可视化。

3.探索智能归档，推进高效管理

基于电网企业特色，针对当前电子公文归档过程费时费力并具有遗失风险的问题，开展电子公文智能归档的研究管理， 研究制定电网企业电子公文智能归档实施策略，在协同办公系统增加电子公文智能归档模块，通过智能判定保管期限，实现自动分类、组件、编页及一键打印以及对整个归档过程展开监控预警等功能设计，减少手动整理工作量，落实电子公文实时在线归档、智能归档，推进电子文件归档与电子档案高效管理。

实现电子公文智能归档的重点和难点在于需要结合本单位文书档案分类、归档范围及保管期限表，构建一套符合自身实际的电子公文归档智能辅助鉴定规则库。然而，实现电子档案智能鉴定并非易事，目前主要的档案鉴定方法有人工分类鉴定法、信息匹配鉴定法和文件来源鉴定法、黑白名单鉴定法4种，企业可结合自身情况选择。人工分类鉴定法由各业务部门的文件形成人员或归档整理人员负责鉴定，通过点击指定文件的登记表中“保管期限”字段，从下拉菜单选择系统里已嵌入档案保管期限表的对应内容来点选“永久”“30年”“10年”，这种鉴定方法能一步到位确定文件保管期限，但要付出大量的人工和时间成本。

信息匹配鉴定法需要依据档案保管期限表建立规则库，通过应用档案信息雷达、文本挖掘、规则引擎等人工智能技术，将从文件题名以及文本信息中提取的信息与规则库中的规划展开匹配，产生初步判定结果，这种方法对规则库的表述要求很高，如果设定的词汇不准确，即使相近或相似也不能准确鉴定。同时，人工智能技术的应用还会加重信息系统和网络的负担，影响协同办公系统的性能。文件来源鉴定法则是简化鉴定工作，保管期限表仅设定为“永久”“30年”两级，结合企业大数据的建设思路，将协同办公系统形成的电子文件按照文件类型和文件来源自动鉴定，如公司级发文一律设置为永久，部门级发文一律设置为“30年”，上部主管单位发来的收文一律为“永久”，其他收文一律为“30年”。这种鉴定方法简单、快捷，但鉴定准确率较低。

黑白名单鉴定法是借鉴计算机系统在控制方面普遍使用的“黑白名单”的过滤技术，并搭配信息匹配鉴定和文件来源鉴定两种方法，对发文和收文两类电子文件的元数据值设定过滤规则并判断是否属于某名单来确定其保管期限。以发文为例，由于本企业形成的文件材料价值较高，设定所有发文均需要保存，保管期限主要集中在“永久”和“30年”。发文鉴定方法和流程分为三步：一是确定1号黑名单，将所有发文的文件题名与1号黑名单的过滤规则展开比对，如果匹配信息与过滤项一致，就直接赋予该文件保管期限为“10年”，如包含有“征求、举办、评选、召开、开展”等词汇的通知；二是确定2号黑名单，判断余下的文件发文部门是否为“人力资源部”“计划财务部”等重要的与人、资产管理有关的职能部门，将这些部门发文的文件题名与2号黑名单的过滤规则展开比对，如果匹配信息与过滤项一致，就设置为“30年”，不一致就设置为“永久”，如包含有“竞赛、协调、检查”等词汇的通知；三是设置1号白名单和3号黑名单，判断经历以上两个步骤后的其他部门的发文级别，如果是公司级发文，符合3号黑名单鉴定为“30年”，反之为“永久”，如包含“协调、月度、季度”等词汇的纪要，如果是部门级发文，符合1号白名单鉴定为“永久”，反之为“30年”，如包含有“表彰、电价、电费、资产、事故”等词汇的通知。

4.增强文档意识，提供人才保障

文档工作人员的文档质量意识直接决定文档规范化管理的质量和效率。全体员工要加强日常办文业务的培训和指导，应用法律和工作规章实施约束，增强文档质量意识，转变工作作风，提升办文质量，配合完成电子文件归档进程。对于负责拟稿、核稿等关键性岗位的人员需要加强沟通联系和监督指导，推动其重视公文制发质量，认真核对公文的内容、格式和标点符号，规范公文运转流程，保障公文的有效性，双重把关公文形成质量和归档质量。对于信息部门人员，则应掌握电子文件归档与电子档案管理的相关标准，积极参与电子档案管理系统建设，依据标准建设，为电子档案管理提供强有力的信息化支持。对于直接负责文档工作的专兼职文书和档案人员，需要加强专业素养和工作能力的培养，通过组织举办多层面、多渠道的文书、档案、信息技术业务培训、交流研讨以及宣传教育等方式，促进文档人员转变传统观念，提高信息处理能力和业务水平。

四、结语

随着数字电网、数据中心平台建设的加快推进，电网企业档案工作的环境和对象都发生了巨大的变化，大数据时代下的文档一体化工作既是挑战又是机遇。做好电网企业文档一体化工作的分析研究，完善管理机制、实施措施，推动文档工作有序开展和持续发展，忠实记录电网企业发展历史，为企业的各项业务工作提供档案力量，让电网企业更好地服务于整个社会，实现电力先行，助力社会经济高质量发展等具有十分重大的意义。

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（作者单位：贵州电网有限责任公司）