会计信息化对地勘单位内部控制制度的影响及对策

周姝锦 湖南省核地质调查所

引言

由于历史原因，大多数地勘单位同时具备事业和企业双重性质，既要为国家保障矿产资源、助力生态环境，又要开展经营活动弥补财政拨款收入与事业支出的缺口，信息化时代背景下地勘单位要实现科学转型，保持良性、稳定发展，就要看能否“吃到信息化红利”，妥善利用信息化技术，将信息化与实体经济相碰撞作为推动地勘单位持续稳定发展的动力。

一、会计信息化的必然性

信息化时代下行业变革创新，是推动地勘单位转型发展的重要推手，地勘单位财务部门职能随之由传统的核算记录向风险控制、决策管理方向转变。会计信息化是指利用现代信息技术，按照既定规则有效处理大量交易及数据，对交易信息进行记录、分析、处理和报告。会计信息化包括会计信息系统、会计软件、电子凭证、数据分析、信息共享等多项内容，会计信息系统将岗位权责、业务流程与制度章程固化在信息系统中，实现高度自动化数据处理、数据报告，改变了传统会计的业务流程，极大地提高了财务核算效率，信息高度共享，实时为战略决策提供信息动态，推动业财深度融合。在信息技术高速发展背景下，会计信息化覆盖了财务、人力资源、采购、经营、项目等各方面业务管理，不仅推动了财务管理变革，由传统核算向管理会计转变，同时也给刚经过机构整合正处于改革过渡期的地勘单位带来了机遇，开发和广泛利用会计信息资源，以优化资源配置，提供战略决策依据，既在保障国家矿产资源安全、助力生态文明建设的过程中与时俱进，又谋发展、抓机遇，不断拓展服务领域，主动迎接行业转型发展，重塑地勘队伍时代价值。

二、地勘单位内部控制的现状

自2012 年以来，由于矿产品市场的需求减少以及产能过剩，国内非油气地质勘查投入资金逐年减少，财政拨款逐年缩减、市场竞争压力巨大，2023 年5 月31 日，自然资源部办公厅公布的《2022 年全国非油气地质勘查统计年报》中显示，2022 年全国非油气地质勘查投入资金为186 亿元，与2012 年投入资金414 亿元相比，减少了近55%。

国家和社会对地质勘查业投入下降，闲置资产过多，是地勘单位面临的现实挑战，行业战略转型是地勘单位走出困局、实现高质量发展的重要手段。在这个重要节点，地勘单位内部控制体系建设却跟不上转型发展的战略需要，由于财务管理模式的滞后，信息化水平不高，导致企业财务信息利用率偏低，无法满足地勘单位转型发展的信息需要；业财管理脱节，导致地勘项目预算管理、成本监督进展缓慢，难以实现最优化的资源配置；内部控制建设重心在财务报账制度，在预算管理、风险预警、国有资产管理，尤其是项目管理方面未能形成系统、规范的内部控制体系。

基于地勘行业战略转型改革的现实需要，地勘单位内部控制建设也迎来新的机遇和挑战。地勘单位需结合经营现状与会计信息化程度，厘清职能职责，明晰业务流程，建立完善的内部控制体系，确保各项经营活动决策执行可控制、可追溯、可监督，规避经营风险、财务风险，实现国有资产保值增值，提升可持续发展能力。

三、会计信息化对地勘单位内控制度的影响

内部控制的影响因素主要包含控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督。控制环境决定了单位内控的基调，包括单位组织架构、职责与授权、管理层和治理层对内部控制及其重要性的态度、认识和措施，影响单位的管理职能和治理职能，传统的地勘单位的财务组织为金字塔结构，财务人员主要精力集中在会计核算、统计数据，会计信息化系统能够同时自动化、智能化处理大量交易数据，并实时生成数据报告，大大提高了财务工作效率，使财务人员从繁重的“基础工作”中脱身出来，主动了解人力资源、采购、经营、项目管理等各方面业务流程，并为业务流程提供适用的预算、核算、成本、投融资、风险管理等财务支持，尤其是对地勘项目的预算管理，有效参与单位战略决策；风险评估是为了分析和辨别生产经营过程中可能发生的影响单位生存和竞争能力的风险，会计信息化大大降低了传统的人工控制可能出现的失误，因为其“难以绕过”的特性，减少了舞弊的机会，但同时也给地勘单位带来了特定的风险，比如，现阶段会计信息化系统的开发研究主要遵循企业会计的工作模式，无法满足大多数地勘单位兼具事业和企业性质的特殊性的个性化需求，地勘单位事业会计执行《政府会计制度》，企业会计执行相关企业会计准则，两者工作重心、经营目标和核算方式不同，要实现地勘单位会计信息化的普及，完成预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产业务管理、项目业务管理、合同业务管理等业务数据互通，同时根据分级授权制度和相关规定进行权限控制，需要与系统开发人员进行长期磨合交流，对会计信息化系统实时调试优化；控制活动、信息与沟通和内部监督则能够确保管理层、治理层的指令得到执行，使管理层及治理层及时了解内部控制制度执行过程中发现的缺陷，并采取必要的补救措施。会计信息化能够对单位不相容岗位、授权分级进行权限控制和执行，分别设置独立账户，覆盖单位层面和业务层面各项业务管理，基于制度更新及时进行了信息化改造升级，提升信息透明度，内部监督实时监控，及时发现存在及潜在重大风险，针对重大风险点及时更新完善内控制度，实现高质量的信息资源共享。

地勘单位经济活动周期长、投入多、风险高，传统的人工控制效率低下，存在较多风险漏洞，无法形成有效的监督机制，难以防止、发现并纠正经济活动中的错误和舞弊，从而保证地勘单位业务活动有效进行和国有资产安全完整。会计信息化系统利用现代信息技术，联通合同管理、资产管理、采购管理、成本控制、资金使用管理、绩效评价管理各个模块对地勘项目管理全过程实施控制，通过信息系统按照既定业务规则实现对交易信息的创建、记录、处理和报告，将人工控制与自动控制、预防性控制与检查性控制相结合，建立事前规划、事中控制、事后稽核的动态信息化内控机制，将风险关口前置，监督管理部门实时掌握项目实施、项目资金动态，对人员、设备及资金进行宏观调控，能够最大限度地盘活闲置资源，提升地勘单位可持续发展能力，为生产运行优化赋能。

四、会计信息化下地勘单位内部控制制度的优化对策

基于地勘单位转型发展对资源统筹与配置、数据掌控与分析、风险评估与监督的需要，调整组织架构，促进业财融合，构建信息化平台，地勘单位内部控制也面临着新的挑战，本文从优化内部控制环境、构建风险预警系统、健全审计监督机制和加强复合型人才队伍建设四个维度提出相关建议，以期地勘单位在信息化时代下逐步完善内部控制，准确识别并防控潜在或存在的经营风险和财务风险，实现地勘单位长期稳定发展。

（一）优化内部控制环境

内部控制环境决定内控的结果和成效。地勘单位既要实现事业的集中化管理，又要谋发展、抓机遇，不断拓展服务领域，不能对经营实体实行“粗放式”管理，加大国有资产流失的风险，也不能过度集权，削弱经营实体创新和适应市场环境变化的能力。对经营实体的经营管理授权方式及范围是地勘单位会计信息化系统的重要基础，将岗位职责、业务流程、授权范围等一整套“闭环”管理制度嵌入会计信息化系统，才能保证每一项交易流程都经过适当的授权审批，得到真实、完整、恰当的记录。

调整组织架构、厘清权责分配。地勘单位应结合会计信息化要求调整组织结构，明确职责分工体制。具体而言，建立规范的治理结构，梳理各部门业务流程及权利岗位，遵循科学合理的原则，建立能够满足经营管理需求和适应外部环境变化的授权管理制度，减少管理层级，提升管理效能，通过会计信息化系统将职责权限分配至具体岗位。然后，通过绩效评价和人力资源政策逐步形成良好的内控企业文化。将职工薪酬、考核、晋升和奖惩作为激励机制，形成地勘单位良好内部环境和内控效力的思想理念。会计信息化背景下，每一位员工都是会计信息化系统的终端，组织机构趋于扁平化，全体员工主动参与到内部控制中，切身感受内部控制的重要性，才能营造良好的内控氛围。

（二）构建风险预警系统

建立信息化风险预警系统，能够贯穿风险管理全过程，实时对业务信息资料进行整合分析，监控风险因素的变动趋势，评价风险状态偏离预警区的强弱程度，及时向决策层发出预警信号，将风险范围控制在业务层面，把风险造成的损失控制在最低水平。

首先，需根据重要性原则和地勘单位自身特点分析识别重要业务及业务重大风险点；其次，根据识别的重要业务及重大风险点设置相应预警指标，建立风险分析系统，依靠信息化技术提升风险准确性、及时性，地勘单位从预算管理、资金资产管理、运营分析管理、绩效评价等方面着手，在信息化系统中设置预算执行进度指标、国有资产收益率指标、现金流量指标、资产负债率指标等，实时关注指标变化情况，科学研判运营管理中的重大风险，准确识别潜在经营风险、财务风险，提高风险应对能力；最后，利用信息化技术建立畅通无阻的信息传递渠道，利用信息化系统的及时性、公开性打破沟通壁垒，使风险预警信息得到及时传递，才能掌握风险防控的主动地位。

（三）健全审计监督机制

传统环境下，业务流程和内部控制主要依赖人工处理。随着地勘单位管理与会计引入信息化技术，相当一部分内部控制环节也随之转移到信息化系统中自动执行，或者与人工处理相结合执行，内部控制的审计监督方法也需要随之发生改变，同时，信息技术的复杂性和专业性还对审计监督的范围和内容产生影响。地勘单位审计、监察部门应当加强对信息化处理能力的学习，改进审计技术，优化知识结构，转变传统审计思维，以提高内部审计监督的专业性。

另外，地勘单位还要建立科学合理的内控考评机制，将审计工作规范化、长效化和制度化，重视提高内部审计的独立性，加强对单位内控制度建设与运行的考评监督。

（四）加强复合型人才队伍建设

会计信息化环境下，内部控制环境发生了翻天覆地的变化，如果财务人员仍旧只扮演“记账先生”的角色，根本无法满足地勘单位主动迎接产业发展和行业发展的新需求。

首先，地勘单位财务人员需要具备前瞻意识、全局意识、市场意识和服务意识。财务人员需要积极营造业财融合氛围，积极与业务部门沟通研讨，主动了解各项业务流程，尤其是项目管理业务流程，将预算管理、资金管理、资产管理嵌入项目管理控制全过程，从立项概算到项目实施、项目结算、绩效评价全程参与项目管理，主动分析业务需求，作为内控体系建设的核心力量和重要防线，做好财务规章制度和内控制度的宣讲活动，为地勘单位内控体系建设提供坚实财务基础；其次，加强财务团队建设。强化财务部门和业务部门之间的沟通协调能力和信息化处理能力，培养一批既精通财务管理又熟悉地质业务的财务人才，同时对业务部门的工作人员，尤其是地勘项目负责人进行内控制度、信息化培训，打造全单位良好的内控氛围；最后，完善绩效考核机制。充分调动财务人员的主动性、积极性和创造性，建立科学合理的考核指标，构建多元化的激励措施，确保财务人员的专业优势得到有效发挥。

结语

数字经济时代下，信息化与实体经济的碰撞成为全球化经济发展的核心驱动力。地勘单位以全面推进内部控制体系建设为依托，以大数据应用新技术为载体，以推动业务和财务系统信息化为保障，全方位实现“业财融合”，从而适应经济社会发展和生态文明建设的新需求。地勘单位将信息化与会计相结合，既保证了财务数据的准确性与可靠性，又为战略决策提供了信息基础，还对地勘单位内部控制提出了更高的要求。为了适应会计信息化带来的内控环境改变，有效防止、发现并纠正经营管理过程中的错误及舞弊，加强风险控制管理，地勘单位一要筹划顶层设计，提升管理效能，打造良好的内控环境；二要利用信息技术构建自动化智能化的风险预警系统，准确识别出经营管理过程中的风险，针对风险点补充控制措施，使决策层能及时了解和应对风险；三要建立健全的审计监督机制，会计信息化使地勘单位的会计信息趋于透明化，改变传统的事后监督模式，将审计监督关口前置，贯穿经济活动始终；四要打造一支综合素质高、内控意识强、信息化处理能力、沟通协调能力、综合分析能力兼备的全能团队，为地勘行业迎接行业转型发展、重塑地勘队伍时代价值贡献智慧。