公安院校教管体制管理架构变革的案例研究——从直线式到矩阵式

张云峰

(浙江警察学院公共基础部,浙江杭州,310053)

警务化管理是我国公安院校普遍实行的管理模式,教管体制作为警务化管理的制度载体,其管理架构的合理性和科学性直接影响警务化管理的效率效能。在“互联网+”背景下,党政机关和企事业单位越来越多地引入企业化管理模式优化原有行政管理体制。公安院校教管体制面临管理层次和管理幅度关系及职能部门和专业系部权责划分等诸多难题,可以适当借鉴企业管理理论方法和管理工具,提升现代化管理意识和管理水平。本文将M省警察学院的教管体制改革作为公安院校此类改革的案例样本进行研究,同时提出与改革相配套的意见建议。

一、现状:直线式管理架构

当前,M省警察学院(以下简称M校)学生工作处主要负责学生的思想政治教育、警务化管理、学风建设、奖惩资助、校园文化建设、警务实践、素质拓展、心理健康教育、毕业就业等工作。全处现有教职工37名(其中专职辅导员36名、聘用制员工1人),另有兼职辅导员22人。全处共设6个大队,其中,一大队负责侦查和经济侦查专业学生工作;二大队负责刑技、交通和智交专业学生工作;三大队负责网安、涉外专业学生和留学生工作;四大队负责法治、公情、警指、治安等专业学生工作;五大队负责大一年级全部专业新生工作;六大队负责综合工作。

(一)特征

综上所述,可以归纳出一个直线式管理架构,如图1所示。

图1 直线式管理架构

直线式管理架构又称金字塔式,其组织结构按层级排列。当前,除派驻辅导员暂时进驻学生工作处担任辅导员外,教学部门参与学生管理工作相对有限,除涉及学生日常课程、创新创业项目指导、论文指导等工作外,学生工作处基本统管学生生活、党团、素拓等各方面工作,在这种情况下难免出现许多管理上的问题,如职能部门缺乏弹性、对环境变化反应迟钝、容易造成因循守旧[1],辅导员更多是执行指令,缺少参与决策的机会,容易产生挫败感,难以从组织内部培养熟悉全面情况的管理人才,在一定程度上影响了学生工作的与时俱进和有效开展。

(二)问题

1.职能部门与专业系部的协作问题

第一,针对学生管理工作,学生工作处与专业系部间分工不明,且无明显的激励机制,系部为满足上课需求,缺乏派驻辅导员的动力。第二,缺乏学生管理跨部门沟通交流机制,派驻辅导员无法发挥应有的桥梁和纽带作用。第三,学生工作处与系部间目标不易统一,信息传递路线多,容易产生误解,上级协调工作量大。第四,直线式结构导致各大队自成体系,不重视信息的横向交流与沟通,工作易重复,造成效率不高,大队与系部间缺乏沟通交流与合作机制等问题。

2.辅导员与学生的师生关系问题

第一,专业系部对派驻辅导员指导不力。辅导员与系部的沟通交流和汇报机制缺失,系部也缺少资源、手段和动力对学生的情况进行了解、指导和帮助。第二,派驻辅导员身份定位不明确。派驻辅导员编制归系部,被临时委任学生管理工作,通常缺乏实际工作经验,自我定位不清晰,工作能力有短板,可能影响学生管理工作的实际效果。第三,派驻辅导员与学生关系不密切。派驻辅导员一般工作年限为1—2年,到期后即调整,新任辅导员和学生间常常存在“兵不识将、将不知兵”的情况,影响管理效率和效果;同时,派驻辅导员负责条块间各种工作(如一个辅导员可能既负责几个区队,又负责大队团宣工作或党团工作),精力有限,辅导员的教学和学生工作存在矛盾。此外,学生工作处职业辅导员和派驻辅导员间的协调磨合也需要一个过程。

二、改革:矩阵式管理架构

针对直线式管理架构存在的种种问题和短板,M校制定了《关于新公安人才培养模式下学管体制改革的若干意见》(以下简称《意见》),对学校教管体制进行改革。《意见》提出“按年级设大队,按专业设中队”“每个年级大队下设4个中队”“中队的主要职责为:具体落实中队学生的教育管理责任,加强与专业对应教学系部的教管联系”“班主任由各教学系部在本部门教师干部中选派”。按年级设大队,按专业设中队,中队班主任由系部选派,这样便构成了一个管理上的矩阵式管理架构,具体如图2所示。

图2 矩阵式管理架构

(一)特征与优点

矩阵式管理架构的主要优势在于管理者的角色从以命令指导为主转向以协助支持为主,组织体现出敏捷应变和柔性管理的特点。[2]这种管理模式突破了传统直线式管理架构的级别界限与控制,把专业管理与职能管理结合起来,可以做到相辅相成,有利于M校构建“三全育人”新格局。在这样的矩阵式管理架构中,人力资源可以得到有效利用,学校对环境的应变更快,能在短时间内调配各部门、各系部专业人才组成团队,完成工作目标。这种模式为系部教师提供了教育管理和一般管理两方面技能锻炼的机会,化被动为主动,通过“按年级设大队”破解两校区办学管理考核评价难题。结合M校教管工作实际,可归纳以下几方面优势。

1.职能部门与专业系部间权责进一步明确

根据教管实际情况,矩阵式管理架构在管理权限上以“纵向为主,横向为辅”。中队在纵向上接受学生工作处和大队的行政领导,横向上接受系部的教学业务指导。专业优势和职能优势可以得到双重体现,打破直线式管理组织等级森严的状况,让每个中队都可以化身成为“传感器”。[3]通过中队和班主任这根纽带,职能部门可以更专业地对学生进行教学管理,专业系部可以加深对警务化管理的理解。系部和学生工作处之间建立起合作的桥梁,有利于对学生按专业和年级进行分类指导与监督。

2.管理专业化程度进一步提高

一方面,通过辅导员队伍的专业化,改变M校辅导员队伍的非职业化现象,减少辅导员的流动,从制度上保证这支队伍的稳定性,有利于聚焦主责主业,加强党团建设、日常思想政治教育、警务化管理、心理健康教育和素质拓展等。

另一方面,通过设立中队,提升教管的专业化水平,适当缩窄管理幅度,可以促使教管工作落到实处。在矩阵式管理架构中,班主任成为沟通系部和学生工作处的桥梁与纽带,其工作职责和目标更明确。班主任通过“四年一贯制”完整带完一届学生,形成全过程教学管理新模式,便于学生工作处和系部同时充分掌握学生的思想动态与学情学风。

3.学生工作管理效益进一步提升

教管体制的矩阵式管理架构作为一种类企业化管理模式,可以更好地在横向和纵向上调动人、财、物、智等各方面资源,提升组织快速响应能力,进一步降低职能部门和专业系部间的交流、沟通与协作上的管理成本,提高管理效益。班主任可以通过横向和纵向双重渠道提出问题,提供意见和建议,及时采取措施解决学生工作问题。这在一定程度上解决了学生发展与学生工作之间的矛盾,有助于辅导员更好地开展其他方面的学生管理工作。

4.提供了横纵向比较的土壤

按年级设大队、按专业设区队,可以从专业、年级、系部、大队、中队等多层面、多维度进行全面比较,营造出全校整体“比学赶超”的良好氛围。让相近专业组成中队,更有利于专业融合。同时,不同系部教师汇聚在一起,更容易发挥比较优势。

(二)PEST-SWOT分析

PEST分析法又称宏观环境分析法,是指从政治(politics)、经济(economics)、环境(society)、科技(technology)四个宏观环境维度出发对管理过程进行宏观环境分析。SWOT分析法是从优势(strength)、劣势(weak)、机会(opportunity)、威胁(threaten)出发对管理过程进行分析。现将二者结合起来对学生工作矩阵式管理架构进行分析。PEST-SWOT分析结果如表1所示。

表1 矩阵式管理架构PEST-SWOT分析

三、矩阵式管理架构面临的挑战

(一)资源配置不佳

按《意见》中辅导员和班主任满编计算,M校共有辅导员43名,班主任32名,学生人均辅导员数量、人均班主任数量将远超当前水平。随着辅导员和班主任数量的迅速增加,矩阵式管理架构的落实仍需要专业系部和职能部门进行信息跟进和资源协调,专业系部教师的调动问题、办公场所和办公资源的调配问题等仍需进一步协调。

(二)横纵衔接重叠

学校矩阵式管理架构横纵向的衔接,在宏观层面关系职能部门和专业系部的协作分工、权责分配问题,在任务执行层面表现为辅导员和班主任职能的发挥,班主任教管联系需要明确具体机制。此外,班主任与辅导员间存在着大量职权和工作内容的重叠与合作的空间,双方关系协商需要细化明确。

(三)管理效率降低

一般而言,在组织规模既定的情况下,管理层级与管理效率成反比,大队和学生间增设中队,不可避免地会影响管理效率,层级间信息传递可能存在延迟、失真的风险。

四、矩阵式管理架构的改进路径

(一)构建矩阵式学生工作信息系统

可通过信息化平台解决增加管理层级带来的管理效率降低及办公资源配置复杂的问题。[4]如图3所示,系统中纵向、横向两条路径表示学生工作的双维度职责,横向表示系部对各个中队进行教学管理指导的职能,纵向表示学生工作处对大队和中队乃至学生的管理职能。纵横交错处清晰体现了“一人多职能”的特点,这就是矩阵模式的优势。在这种模式下,纵横两组人员在矩阵焦点上职责明确、相互配合,形成良好的合作关系,矩阵式管理模式可以真正发挥其职能优势。

图3 学生工作跨部门协作信息化平台

学校在充分调研各部门职能和师生需求的基础上,通过信息网络中心开发相关信息化平台并加以应用,学生工作处和专业系部要设置专门人员处理学生工作信息系统中的信息资源和各种随之产生的问题,负责各项数据统计与分析。

学生工作跨部门协作信息化平台的总体设计以学生电子档案为核心、以学生工作流为支撑、以各种业务服务为前台界面,实现学生工作全面协调的信息化管理。[5]学生工作跨部门协作信息系统的后台数据应包含企业架构及相关数据和各方需求,数据结构的设计合理、统一、完整是学生工作信息系统的核心。

(二)明确矩阵组织内部职责分工与协作

首先,要优化学生工作处与系部协作机制。在矩阵式管理架构中,学生工作处领导作为关键成员,角色定位非常重要。[6]鼓励矩阵组织的领导(学生工作处领导)与院系分管领导直接接触,协同工作,这将有助于资源共享与协调,提高工作效率。同时,学生工作处可以通过对辅导员和班主任进行适当委托与责任下放,根据实际情况,赋予辅导员和班主任更大的自主权,以此获得系部方面更多的支持和协助,这契合矩阵式组织架构平衡集权和分权的管理内涵。构建教管矩阵式管理架构要充分考虑时间的长短,不仅要为短期项目服务,而且要努力营建长期而稳定的矩阵组织,为定期的、周期的或固定的学生工作服务。

其次,要构建辅导员与班主任协作机制。辅导员和班主任应以学生电子档案为依托,围绕各项专项任务开展工作。各大队班主任在纵向上与本系部其他班主任在教管上相互合作,横向上与同中队辅导员紧密协作。各方向辅导员和班主任在各个矩阵焦点密切配合,才能形成良好的协作关系。如果发生系统紊乱,如各系部的辅导员在矩阵中可能扮演很多“角色”,既要听从职能处室领导安排,又要服从院级领导指挥,处理不当就可能形成“横纵躲避”,使工作陷入僵局。因此,厘清矩阵式管理架构的职能运行线路非常重要。这样,即使两个不同的上级指令发生冲突,辅导员和班主任也不会产生焦虑和压力,影响工作状态。

(三)完善警务化管理效益评价体系

矩阵式管理架构落实后,可根据各方面工作实效,构建学生工作评价指标体系,运用主观赋权法、客观赋权法(熵权法)等统计方法,对矩阵式管理架构的应用实效进行评价,依据评价结果进行科学的改进和完善,并与直线式管理架构进行比较,进一步优化管理架构内涵。[7-8]本文构建的警务化管理效益评价体系如表2所示。

表2 警务化管理效益评价体系

(四)完善与矩阵式管理相配合的学生工作标准体系

矩阵式管理架构运行相对复杂,伴随着矩阵式管理架构的落地运行,公安院校可以在制度基础上,总结工作经验和方式方法,全面梳理学生各领域工作流程节点,编制学生工作标准,如警务化管理工作标准、实习管理工作标准、创新创业工作标准等,构建重心向内、立体多维、相互策应、全域支撑的标准体系。绘制流程图可以进一步细化关键环节和重点领域,抓实抓细警务化管理各项内容,实现标准化管理与矩阵式管理的相辅相成、相互促进,以标准化促警务化、以标准化促规范化、以标准化促专业化。

综上所述,M校在教管体制改革过程中,可通过警务化管理、体系化思维、平台化运行和矩阵式架构的相互配合、相互衔接,促进管理要素间融合,构建“以警务化为核心、以矩阵化为架构、以标准化为支撑、以平台化为载体”的高质量、内涵式、有特色的学生工作管理模式。