降低采购成本 提高公立医院采购效率

韦龙花

（钦州市第一人民医院，钦州 535000）

引 言

公立医院作为社会医疗服务的主要提供者，承担着保障公众健康的重要责任。在医院的运营过程中，采购管理是保障医疗资源供应的关键环节。然而，由于医疗物资的特殊性和市场的复杂性，公立医院的采购活动往往面临着诸多挑战。通过深入研究和分析优化供应链管理、采用成本效益分析工具、实施电子采购系统、采用集中采购策略等方面的经验，可以为公立医院提供一套可行性高、操作性强的解决方案。这些措施旨在在保障医疗服务质量的前提下，有效控制采购成本，提升采购效率，从而更好地满足社会公众的医疗需求。

一、公立医院降低采购成本的重要作用

降低采购成本对公立医院具有以下重要意义：第一，资源优化配置。合理配置医疗资源是公立医院保障医疗服务质量的基础。通过降低采购成本，医院可以释放更多的资金用于医疗设备更新、人才培训等方面，从而提升医疗服务水平[1]。第二，提高医保资金利用效率。公立医院通常依赖医保资金来支撑运营。降低采购成本可以使医保资金得到更有效的利用，确保医保制度的可持续性。第三，降低患者负担。降低采购成本可以降低医疗服务的总成本，从而减轻患者的负担，使医疗服务更加普惠和可及。第四，提升医院综合竞争力。在日益激烈的医疗市场竞争中，降低采购成本可以使公立医院在价格竞争中占得先机，提升其在医疗服务市场的竞争力。

二、公立医院采购管理存在的实际问题

（一）缺乏有效的供应链管理

在公立医院采购管理的实际运行中，医院普遍缺乏有效的供应链管理。首先，公立医院在选择供应商时往往缺乏科学的评估标准，这容易导致选择到不符合医疗耗材、药品质量要求的供应商，从而增加医院后续的风险和成本。其次，医疗物资的采购和供应链往往涉及多个环节，环节间信息传递不畅，这不仅会延误采购计划，还会使医院无法及时满足紧急需求。最后，缺乏有效的供应链管理还会导致库存管理不合理。一方面，这会造成医疗物资的积压，浪费医院资金；另一方面，也会因库存不足导致紧急情况下无法保障医疗服务。

（二）成本分析与控制不到位

一些公立医院在采购管理过程中，未能对采购成本进行深入全面的分析，导致采购成本控制不够完善。这些医院往往只关注药品和医疗耗材的直接采购成本，而忽视了间接成本（如运输、库存、人力资源等）的影响，导致整体成本评估不准确。同时，医院在采购过程中往往只考虑了产品的购买成本，而未充分考虑医疗物资的使用寿命、维护与保养成本等全生命周期的成本，这会导致后期的维护成本增加。此外，缺乏科学有效的成本控制手段，导致采购过程中的成本控制困难，容易出现成本超支的情况。

（三）采购流程烦琐、效率低下

公立医院采购管理过程中，采购流程的烦琐和效率低下是一个较为普遍的问题。由于受到各种规程、政策的制约，公立医院的采购流程往往变得复杂烦琐。同时，采购过程需要经过多级审批程序，涉及各级管理部门，每个环节都需要花费大量时间，进一步降低了采购效率。由于医疗物资的特殊性，确保采购的质量和安全是至关重要的。然而，烦琐的审批程序却导致了采购效率的降低。如果医院采用招标采购方式进行采购，通常需要进行招标文件的准备、公告发布、报名资格审核、评标等一系列步骤，这些步骤需要耗费大量的时间和精力，同样导致了采购流程的延长。

（四）缺乏信息化科技的支持

当前公立医院采购管理缺乏完善的信息化科技支持。具体而言，一方面，医院缺乏统一的采购信息系统，导致采购信息难以实时共享和查阅。采购人员无法及时了解采购进度、供应商信息等，这给采购工作带来了诸多不便。另一方面，部分医院的采购人员需要手动填写、整理大量的采购文件和数据，增加了工作量，且容易出现错误。同时，医院并未应用采购管理系统实施采购流程追踪和监控，难以掌握采购进度。这意味着，医院在采购过程中难以及时发现和解决问题。此外，由于缺乏对采购数据的分析和统计，医院无法及时发现问题和优化采购策略。

（五）需求管理的衔接不明确

公立医院采购管理存在需求管理衔接不明确的问题，这导致了采购活动的精准度不足，可能出现采购过量或采购不足的情况，进而影响到医院的运营和成本控制。具体表现为：临床部门或其他相关部门提出的采购需求存在信息不清晰、模糊的情况，使得采购人员难以准确理解需求；由于需求信息传递不畅，临床部门的实际需求无法及时传达给采购部门，这影响了采购计划的制订；由于需求传递不畅，临床部门的需求变更无法及时反馈给采购部门，导致采购计划的调整变得异常困难；由于需求管理衔接不明确，容易造成采购计划与实际需求不匹配，进而出现采购过量或采购不足的情况。

三、公立医院降低采购成本、提高采购效率的有效措施

（一）建立健全医院的供应链网络

建立健全的供应链网络对于公立医院具有重要意义，可以提高供应链的透明度和效率，有效降低采购成本，并保障医院医疗服务的稳定运行。首先，公立医院应建立科学的供应商评估标准，包括资质、质量、交货能力、售后服务等方面。通过定期的供应商评估和监测，确保合作供应商的稳定性和可靠性。例如，医院可以要求供应商提供完整的法定资质文件，对供应商提供的产品进行抽样检验，并通过过去一年的交货记录分析来判断供应商的交货准时率、配送准确率。其次，公立医院应与优秀的供应商伙伴建立长期合作关系，建立互信基础，共同应对市场变化和紧急情况。同时，充分利用供应商的专业知识和资源，实现共赢合作。具体措施包括共同制定合作协议，明确合作的范围、责任、权利以及双方的义务和承诺；定期召开合作会议，交流双方的需求、意见和反馈，及时解决合作过程中的问题和困难；共同参与医疗产品研发、改进和创新，提高产品的质量和性能，满足医院的实际需求；在合作协议中明确风险分担责任，共同制定应对突发情况的应急预案，保障供应链的稳定运行。最后，强化医院与供应商间的信息流通机制。通过建立畅通的信息传递机制，确保各个环节之间的信息共享和及时传递。重点使用信息化系统进行采购信息的记录、分析和传递，提高供应商信息处理的效率。

（二）成本效益分析评估采购决策

公立医院通过实施成本效益分析，可以为采购决策提供有力的支持，确保采购活动在成本控制和效益最大化方面取得良好的效果。首先，医院需要明确成本的分类，将成本分为直接成本和间接成本，以确保对整体成本有全面的了解。在采购决策中，应将直接成本和间接成本全部纳入医疗物资的全生命周期成本。直接采购成本是与采购活动直接相关的成本，包括医疗器械、药品、医疗耗材等的购买成本。间接成本则包括运输与配送成本、库存成本、人力资源成本、采购流程管理成本、维护与保养成本、质量控制成本等。其次，基于成本分类建立成本效益分析模型，将各种成本因素纳入考量范围。同时收集相关成本数据，进行详细的成本分析。并针对各类成本数据设定评估指标，包括投资回报率、成本收益比、内部收益率等，以便比较不同选项的成本效益。再次，成本效益分析需要考虑可能存在的风险，如产品质量问题、供应稳定性等，将风险因素纳入评估范围。最后，根据成本效益分析的结果，制定明确的决策标准，以便做出合理的采购决策。

成本效益分析的主要目的是避免采购决策仅关注药品或耗材的价格，而是从多个角度全面考虑医疗物资的成本。通过考虑医疗物资的整个生命周期成本，包括购买、维护、耗材更换等成本，以及医疗物资采购涉及的各类风险，医院可以制定和选择集中采购、招标采购、框架协议等多种采购策略，以获得更有利的价格和服务。

（三）采用集中采购策略整合流程

公立医院可以通过集中采购策略来优化采购流程，解决流程烦琐和效率低下的问题。具体措施包括：第一，设立专门的采购部门或委员会：在医院内部设立专门负责采购的部门或委员会，负责统一规划和协调医疗耗材的采购工作，确保采购活动的专业性和高效性。第二，制定明确的采购政策和流程：确立明确的采购政策，规定采购流程，明确各个环节的职责和权限，简化审批程序，降低决策层级。同时，采购政策应包括遵守国家、地方及医疗行业相关法律法规和政策，确保采购活动的合法合规；采购过程应当公开、公平、公正，避免任何形式的腐败和不正当竞争；鼓励医务人员根据患者的病情和治疗需求，合理选用医疗耗材及药品，降低不必要的开支；优先考虑医疗物资的质量和性能，保障患者的治疗效果和安全；在保证质量的前提下，追求医疗耗材的最佳性价比，控制采购成本。公立医院采购流程应包括：临床部门提出医疗耗材采购需求，明确品种、数量等信息；采购部门根据需求，制订医疗耗材及药品采购计划，包括品种、规格、数量、预算等；评估潜在供应商的信誉、质量、服务水平、交货时间等因素，选择可靠的合作伙伴；根据采购计划，采用招标、询价等方式进行供应商的竞争性选择；对报价和方案进行评标，或者进行价格谈判，确定中标供应商；与中标供应商签订正式合同，明确交货时间、价格、质量要求等条款；在医疗耗材交付后进行验收，确认符合要求后进行付款[2]。第三，统一供应商审核标准：制定统一的供应商审核标准，减少重复审核工作，确保供应商的信誉和产品质量。这样可以提高供应商审核的效率和准确性，确保采购物资的质量和可靠性。第四，集中招标采购：将相似或通用的医疗耗材进行分类，通过集中招标采购的方式进行统一采购，减少招标流程冗长带来的负累。这样可以提高采购效率，降低采购成本，同时也有利于医院与供应商之间的合作和互信。第五，建立定期评估机制：建立医疗耗材的定期评估机制，对供应商的绩效、产品质量等进行评估，确保采购的成本效益和质量。

（四）采用电子采购系统提升效率

通过引入电子采购系统，公立医院可以有效解决采购管理缺乏信息化科技支持的问题，提升采购工作的效率和质量，同时也能够更好地控制采购成本，保证医疗物资的质量和安全。实施电子采购系统的步骤如下。第一，选择适合的电子采购系统：考虑系统的功能、稳定性、安全性等因素。核心功能应包括采购流程管理、供应商管理、数据分析和统计、流程追踪和监控、合同管理、报表生成等。在稳定性方面，应避免系统故障导致的问题；在安全性方面，系统应具备数据加密、访问权限控制等措施。第二，根据医院需求定制部署：与相关部门和采购人员沟通，明确需求和功能要求，包括采购流程、供应商管理、数据分析等。选择合适的供应商或开发团队，进行系统定制开发，包括界面设计、功能模块开发、数据库设计等。进行内部测试，确保系统的稳定性和安全性。第三，培训采购人员：使其熟练掌握系统操作技能，并在采购工作中推广应用。第四，持续更新改进：根据医院采购管理需求的变化，不断对电子采购系统进行更新和改进，保持其与实际需求的匹配性。建立定期的系统运营和维护机制，包括备份恢复、安全漏洞修复、功能优化等，保证系统的稳定运行和满足日常管理需求。

（五）实施需求评估，制订采购计划

通过建立明确的需求管理机制来制订采购计划，可以解决公立医院采购管理中需求管理衔接不明确的问题，从而提升采购活动的精准度和效率。首先，建立明确的需求评估机制，规范临床部门或其他相关部门提出需求的流程和标准。这包括需求提出、信息明确、传递和反馈等环节[3]。其次，成立专门的需求评估小组，由临床医务人员、采购人员、财务人员等相关人员组成，该小组负责对提出的需求进行评估。再次，医院应推动需求信息明确化，加强采购部门、财务部门与临床部门之间的有效沟通。通过明确的沟通渠道，确保提出的需求信息清晰、明确，包括品种、规格、数量等方面的具体要求。同时，建立顺畅的需求信息传递渠道，确保临床部门提出的需求能够及时、准确地传达给采购部门，并在必要时进行相应的采购计划调整。最后，采购部门应基于明确的需求信息，制订相应的采购计划。采购计划应包括品种、数量、预算等方面的具体内容，确保与实际需求相匹配。

结 语

在降低采购成本、提高公立医院采购效率的过程中，公立医院需要全面考虑自身的实际情况，结合现代化管理理念和科技手段，采取一系列有效的措施，以取得可持续的成效。首先，建立供应商评估体系，优选合作伙伴，降低采购成本，保障医疗物资的质量和安全。其次，利用成本效益分析持续评估采购决策，确保采购工作始终保持在一个高效、精准的轨道。再次，建立明确的采购政策和流程，简化审批程序，降低决策层级，提升采购效率。同时，引入现代化的信息化科技支持，实施电子采购系统，提高采购流程的效率和精准度。最后，建立有效的信息传递和反馈机制，确保需求管理衔接明确，避免采购过量或采购不足的情况发生。通过实施以上措施，为公立医院的采购管理注入新的活力，提高采购效率，降低成本，为医院的长期发展和患者的医疗保障提供坚实的基础。