基本建设竣工财务决算的现状及优化策略研究

余 航

山东仲泰有限责任会计师事务所,山东 淄博 255000

0 引言

基础设施建设在推动国家经济发展中起到了关键作用,而随着这些项目的逐渐完工,其背后的财务决算工作逐渐浮现为核心环节。基本建设竣工财务决算不仅涉及巨额的资金流动,更关乎工程的经济效益和相关方的权益保障。一个高效和准确的竣工决算可为投资者、承包商、工程方等提供明确的经济账目,确保透明和公正。然而,由于各种原因,例如流程不当、人员能力不足或技术支持缺失,决算过程可能会出现问题,这不仅可能导致财务损失,还可能影响到项目的长期运营和管理。因此,对基本建设竣工财务决算的深入研究和优化显得尤为重要。

1 基本建设竣工财务决算的现状

1.1 财务决算流程繁琐

基本建设竣工财务决算作为一个核心环节,直接涉及资金流动和经济效益的计量,但在实际操作中,经常面临一系列的挑战。

当一个建设项目进入竣工阶段,各种与财务相关的数据需要被整理、汇总,而目前的决算流程往往包括多个步骤,且各步骤均需要特定的文件、报表或证明,例如从初步的资金核算、资产清单编制,到后期的审计、复核等,各环节均需要大量的手工操作和文件处理。这种过于复杂的操作流程不仅增加了工作量,还可能导致决算工作效率显著下降,从而影响到整体的决算进度。

变动和异常项的处理往往是决算过程中的难点。在建设项目的执行过程中,总会出现各种预期外的变动,例如增减工程量、替换材料、升级设备等,这些变动可能涉及到大量的资金调整。若没有一个明确、规范的处理机制,就很容易出现决算数据的误差。例如一个原定的预算项目因为某些原因被取消,但在决算时却未被及时剔除,这就会导致决算金额的虚高。同样,如果某些增加的工程量或额外的支出没有得到妥善的记录和处理,就可能导致决算金额虚低。这种情况下,决算结果的准确性将受到严重的威胁,从而对各方的权益造成潜在的危害。

决算数据与实际建设成果的匹配问题也是一个值得关注的重点。在建设项目的实施过程中,由于各种原因,如设计变更、工程量调整等,实际建设的成果与原计划可能存在差异。如果决算数据不能准确反映这些差异,就可能出现数据与实际不匹配的问题。这种情况下,决算数据无法真实、准确地反映项目的实际建设成果,从而影响到决算的公正性和权威性。

1.2 人员配置及其能力不足

基本建设竣工财务决算作为重要环节,涉及的工作复杂性和责任重大,对财务团队的配置及其能力提出了更高的要求。

某些项目中财务团队的规模与目前的项目规模和复杂性可能存在不匹配。在大型或高度复杂的建设项目中,财务事务处理、资金流动和税务等方面的问题均较为复杂,这就要求更多的财务专家来进行操作和管理[1]。若财务团队人数不足或结构不合理,就可能导致工作繁重,从而影响到决算工作的进度和质量。对于规模小的项目,过多的财务团队可能导致资源浪费和管理困难,增加不必要的开销。

财务团队的专业能力和经验在决算工作中起到了决定性的作用。竣工财务决算、审计以及其他相关领域均有其专业性和独特性,要求从业人员不仅应掌握相关的专业知识,还应具备一定的实践经验,但在某些项目中,可能会发现团队成员在这些领域的相关经验不足,从而会对项目的经济效益和各方利益造成潜在的损害。

有效的内部沟通和跨部门协作在决算工作中也起到了关键作用。在多数建设项目中,财务团队需要与其他部门,例如工程、采购、行政等紧密合作,确保数据的完整性和准确性。但在实际操作中,可能会出现内部沟通和跨部门协作的障碍。这些障碍可能来源于组织结构的问题、信息系统的不兼容或者团队文化的差异。不仅增加了决算工作的复杂性,还可能导致决算数据不准确。

1.3 信息系统与技术支持力度不够

基本建设竣工财务决算是一个相对复杂且专业性强的环节,其准确性、及时性和完整性均至关重要。但在实际工作中经常会面临信息系统和技术支持不足的问题,这对决算工作的效率和准确性有着一定挑战。

面对现有的财务管理系统,可能会出现不支持或不完全适应竣工决算特定需求的情况。现代建设项目涉及的事项繁多,从初步的预算编制、合同管理,到实际的费用控制、资金调度等,各环节均需要特定的功能支持,而很多传统的财务管理系统可能更多地考虑了通用性而忽略了竣工决算的特点。例如对于某些复杂的税务问题、资本结构调整或者外汇汇率变动,若系统没有相应的模块或功能进行处理,就可能导致数据的遗漏或误差,从而影响到决算的准确性。

数据的存储、处理和报告在很多系统中也可能存在问题。一个稳定、高效的数据处理机制是确保财务决算质量的关键。但在某些老旧或低效的系统中,数据传输可能会出现延迟,导致实时决算数据不能及时反映项目的真实状况。此外,数据处理过程中的错误、系统的不稳定性或者报告模块的缺陷都可能导致决算报表的数据不准确或不完整,例如当工程变更频繁或者资金流动复杂时,如果系统不能及时、准确地处理这些变化,就可能出现决算数据与实际情况不匹配的问题。

2 基本建设竣工财务决算的优化策略

2.1 加强工程监管,优化决算流程与规范

基本建设竣工财务决算的优化策略是提高项目管理效率和准确性的关键。其中,加强工程监管及优化决算流程与规范是必要的方向。

为了简化和提高决算流程的效率,可设计和推广一个简化、高效的决算流程。具体来说,应明确流程各环节输入、处理、输出的标准,并制定相应的操作规程。例如可从初始的成本预测、资金的申请、采购、付款到决算审计等,每一步都要明确责任人、处理时限、需要的文件和数据,以及预期的输出结果[2]。同时,可利用信息技术,例如ERP、BIM等,自动化处理某些流程,减少人工干预,提高效率。这种流程不仅可减少不必要的环节,还能确保各步骤均有明确的目的和输出。

为确保决算的准确性,需要建立一个标准化的异常项处理机制。在实际决算过程中,经常会出现一些预料外的变动或异常,例如工程变更、费用超支等。针对这些异常项,应制定一套标准的处理流程和审批机制,例如可设置一个专门的异常项审查小组,由财务、工程、采购等部门的专家组成,负责审核、评估异常项的原因、影响及处理方案。

此外,对于每种异常,应明确其处理的标准和流程,确保决算数据的准确性。例如工程变更异常,当项目中发生未预计到的工程变更时,这类异常需要专门的处理。此类异常的标准处理流程应包括:详细记录变更并提交至专门的审查团队进行评估;评估团队应明确变更造成的成本影响,是否有需要额外的资金支持;决算报表中应明确标注此变更,并对应调整预算和实际费用,确保数据真实反映项目情况。再如费用超支异常,当某一项目环节或整体费用超出预算时,产生费用超支异常。此类异常的标准处理流程:检测到超支应立即通报项目管理团队和财务部门,然后进行详细的成本审查,确定超支的原因是否合理,对于合理的超支,决算报表应进行相应调整;对于不合理的超支,需要找出原因并采取措施避免重复出现该情况。

2.2 注重人员培养,合理配置财务团队的规模

在目前快速变化的经济环境中,项目的规模和复杂性对财务决算提出了更高的要求。为此,在财务团队的规模配置方面,首先需要深入分析项目的性质、周期、规模和复杂度。基于这些分析结果,可确定需要多少成本核算师、税务专家、现金流分析师等专业角色。对于大型基建项目,可能需要引入风险管理专家来分析潜在的财务风险,而对于小规模项目,则可以考虑将多个职能合并,如将成本和税务管理合并到一个专家角色中。

为确保财务团队专业知识储备始终处于行业前沿,定期进行财务决算、审计及相关培训必不可少[3]。线上培训可涵盖数字化工具培训,线上提供的ERP系统、AI财务助手和云计算财务软件等相关工具可帮助团队更高效地处理日常工作,例如自动发票匹配、实时预算监控等;数据分析技能培训可利用线上课程涵盖如何使用Python、R或Excel的高级功能来进行财务数据分析,从而使团队能够进行深度的数据挖掘和预测分析。线下培训可涵盖财务决算和审计实践研讨会,通过真实案例分析,深入了解财务决算中可能遇到的复杂问题,例如如何处理不同的资产减值、如何准确地计算税项;开展团队沟通与跨部门合作培训:针对财务团队中的管理层,提供跨部门沟通和团队领导技能的培训,确保在决算过程中能够有效地领导团队,与其他部门进行高效的合作。此外,针对不同级别和经验的团队成员,培训内容和形式也应有所区别。例如新入职的成员可能需要更多关于公司内部财务流程和标准的基础培训,而经验丰富的团队成员则可能更关注高级财务分析技能或行业最新的法规变动等。

为了确保数据的完整性和准确性,需要加强与其他部门的协作。财务决算涉及的数据和信息往往来自多个部门和单位,例如工程、采购、人力资源等。因此,各部门之间的沟通与协作显得尤为重要。与工程部门合作,确保所有的施工费用和工程变更均能准确地体现在决算报表中,当工程部门发现某个施工环节的成本超出预期时,应及时通知财务部门,以便进行成本调整;与采购部门合作,确保所有的采购合同、付款记录和实际采购数据均与决算数据一致,当采购部门与供应商达成某项折扣或优惠时,这些信息应及时传递给财务部门,以反映在最终的财务报表中;与人力资源部门合作,确保决算报表中的人工费用与实际支付一致,没有遗漏或重复[4]。

2.3 提高财务决算质量,升级信息系统并引入新技术

在目前的数字化时代下,对基本建设竣工财务决算进行优化显得尤为重要。一方面,财务管理系统的适应性、可靠性和前瞻性直接关系到决算工作的质量;另一方面,新兴技术的引入可极大地提高工作效率和决算结果的准确性。

评估并选择适合的财务管理系统是决算质量提升的基石。针对系统的选择,不仅应对其核心功能、效率和安全性进行详尽的评估,还应充分权衡系统的扩展性和与其他业务模块的集成度。一个高效的财务管理系统应具备以下功能:自动导入和整合各业务部门的原始数据、支持多币种和跨国交易处理、提供预算编制和对比分析工具、实时生成多维度的财务报表等。此外,为满足长远的业务需求,该系统应支持云存储和远程办公功能,同时具备与供应链管理、客户关系管理等其他模块的深度集成能力,从而实现整体业务流程的无缝衔接。

定期进行系统维护和更新是确保数据准确性和安全性的关键。在实际运营中,日常的数据备份是基本操作,例如每日在固定时段进行全量或增量的数据备份,存储在冗余的、物理隔离的数据中心,确保数据恢复的可用性。对于系统性能,可每季度对数据库进行1次深度优化,例如清理无效数据、重建索引、升级存储硬件等,以确保查询速度和数据写入的实时性。安全性方面,随着黑客技术的不断进步,系统可能面临多种安全威胁。对于最近出现的某种操作系统级别的安全漏洞,应及时关注厂商发布的安全公告,下载并测试相关补丁,然后在非高峰时段完成补丁的部署[5]。此外,对于关键财务数据,除了数据库级别的加密,还可采用应用级别的加密算法,进一步提高数据的安全性。

探索并应用新技术和工具,例如大数据、人工智能等,是提高决算效率和精确度的利器。在实际应用中,可考虑利用大数据技术进行历史数据的深入挖掘,以发现可能的决算偏差和风险,同时,通过人工智能技术,可将许多原本需要人工处理的复杂任务自动化,例如数据校验、预算分析等;引入机器学习算法,对历年的决算数据进行训练,预测未来的财务趋势;应用自然语言处理技术,自动解析合同和其他文档内容,确保决算数据的完整性和准确性等。

3 结束语

现行的决算流程繁琐,导致工作效率不高。同时,财务团队的人员配置及能力、信息系统和技术支持方面均有待提高。为对目前状况进行改进,需要对决算流程进行简化和标准化,加强异常处理的规范性,确保决算数据的准确性。同时,注重人员的培训和团队规模的合理配置,以及升级财务管理系统并引入例如大数据、人工智能等新技术,上述措施将成为优化策略的核心措施。希望本文的研究可为相关企业和机构提供有价值的参考和启示,推动基本建设竣工财务决算工作向更高的标准迈进。