“1211”新型会计档案管理体系

[摘 要]立足建设世界一流财务管理体系，以“价值守护、价值创造、价值引领”为核心，国网安徽省电力有限公司基于“皖美·数智管家”，依托国家相关政策标准和企业中台建设蓝图，以“版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案数字化管理、数据资源全息应用”为建设重点，用3年时间构建起“1211”新型会计档案管理体系。在实现账证表卡等会计资料线上采录、分类存储、实时调阅、规范移交及在线归档，会计档案数据全寿命周期数字化管理的同时，为企业管理数字化、智能化发展提供了有力支撑。

[关键词]会计档案；财务价值创造；数字化转型

一、公司简介

作为国家电网有限公司全资子公司，国网安徽省电力有限公司（简称“国网安徽电力”）是以建设和运营电网为核心业务，承担保障能源安全、服务人民美好生活重要使命的安徽省能源领域骨干企业。公司现辖16个市公司、71个县公司和16家直属单位，管理各类员工6.18万人，服务电力客户达3763万户。

在服务安徽经济社会高质量发展、加快安徽电力工业发展中，国网安徽电力不断成长壮大。公司先后荣获全国“五一”劳动奖状、全国国有企业创建“四好”领导班子先进集体、全国厂务公开民主管理先进单位、中央企业思想政治工作先进集体、电力行业文化品牌影响力企业、全国“安康杯”竞赛活动示范企业、第十二届安徽省文明单位等称号。

二、实施背景

2022年初，国务院国资委印发的《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》要求，通过5年左右的努力，中央企业整体财务管理水平明显跃上新台阶；通过10～15年的努力，绝大多数中央企业建成与世界一流企业相适应的世界一流财务管理体系，一批中央企业财务管理水平位居世界前列。

面对新形势、新任务，国网安徽电力财务管理工作必须坚持以“价值管理”为主线，统筹做好“发展与安全、当前与长远、基础与创新”，持续深化“支撑战略、支持决策、服务业务、创造价值、防控风险”财务管理职能，积极构建世界一流财务管理体系，全力助推公司实现高质量跨越式发展。

近年来，随着公司信息化建设的深入推进，国网安徽电力大量的经济业务逐渐实现数据在线流转、信息自动集成。然而，信息记录的载体如原始凭证、记账凭证、账簿、报表等会计资料仍需纸质打印、保管，归档步骤繁杂，保管占用空间大，维护成本高。公司通过构建“皖美·智慧管家”无纸化会计价值管理体系，对会计资料收集、整理、保管、移交、鉴定和销毁进行全流程线上化规范管理，有利于节约人、财、物消耗，全面提高运营效率，实现降碳减耗，服务“双碳”目标落地，有效降低企业运行成本。

三、主要内涵

（一）聚焦合规管理，规范会计档案管理

2020年，财政部、国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确要求，“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。

会计实务中，电子票据纸质打印件易篡改、易复制，仅将电子票据的纸质打印件作为报销入账归档的唯一凭证存在合规风险，推进会计档案无纸化变革是规范会计档案管理的迫切需要。

（二）聚焦降碳减耗，激发内生发展动能

“双碳”目标下，企业传统财务信息记录的载体（如会计凭证、账簿等）仍以纸质打印、保管，不仅归档步骤繁杂，保管占用空间大，维护成本高，还与绿色低碳发展要求不相适应。实施会计档案电子化管理是降碳减耗、服务基层减负，提升经营质效的必然选择。

（三）聚焦创新赋能，推进财务数字化转型

“十四五”时期，数字化已成为中国经济实现高质量发展的关键。而推进财务数字化转型是企业提升竞争力、优化管理流程、降低运营成本的重要手段。

对于用户规模大、业务条线多、管理要求高的电网企业，将传统海量财务信息数字化，智能改进数据链路，深度挖掘数据价值，“让档案说话、用数据发言”，对于保持行业领先地位，推进电网数字化转型具有重大意义。

四、主要做法

围绕“价值守护、价值创造、价值引领”的价值管理主线，依托国家相关政策标准和企业中台建设蓝图，国网安徽电力聚焦无纸化管理，以“版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案数字化管理、数据资源全息应用”为建设重点，用3年时间（2021年- 2023年）聚力构建了“皖美·数智管家”无纸化会计价值管理体系，并聚焦四大任务，纵深推进“1211”新型会计档案管理体系的建设与应用。即：建立1个数字会计档案管理中心，贯通电子化、数字化2个采集通道，构建1个全域化财务数据价值全息应用平台，制定1套财务数据管理应用规范。

图1 数字会计档案馆架构

图2 无纸化归集、存储财务数据

通过账证表卡等会计资料线上采录、分类存储、实时调阅、规范移交及在线归档，实现会计档案数据全寿命周期数字化管理，推动财务管理向自动化、数字化、智能化发展。同时，形成一套易于复制、便于推广的财务数据管理应用规范，促进成果共享，形成财务数据无纸化管理的良好示范。

（一）迭代1个中心，实现会计档案数字化管理

国网安徽电力依托数据中台建立数据资源池，存储符合归档要求的会计档案文件。

基于合规、完整的电子化、数字化源数据，以电子文件形式的“账证卡表”为主体，构建数字会计档案馆，打通与数字档案馆归档通道，部署收集整理、档案保管、档案移交、电子凭证应用中心和统计分析五大功能模块，具备档案在线整理、查询、移交等94项功能，推动会计档案线上录入、分类存储、数字化归档、多维查询、实时调阅及在线移交，实现会计档案全类型、全寿命周期数字化管理，全面达成“版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案无纸化存储”。（如图1所示）

1.无纸化归集，丰富财务数据资源

构建数字会计档案管理中心，无纸化归集、有序存储内外部通道直连采集以及拍照、扫描等方式获取的财务数据。

建立数字会计档案管理中心编码规则，对每一份电子化数据文件进行归类并赋予唯一编码。

建立一套数字化会计档案多维管理标签体系，将归集的财务数据封装转版形成电子化版式文件并在线移交，实现财务数据线上归集、自动整理和无纸化传输。（如图2所示）

一是线上集成，高效获取全量数据。通过梳理购电费、办公费等全量经济业务流程244个，覆盖全业务416类业财融合单据，分条线分场景梳理原始凭证采集规范清单1255条。同时，明确可线上归集的原始凭证种类、来源及采集方式，贯通商旅云、移动报账、SAP、财务管控、会计档案管理中心、数字档案馆等14大系统的集成链路，线上归集已采集的原始凭证。

二是自动转版，全量归集账证表卡。研发RPA机器人，在实现财务报表和会计账簿版式文件自动转版的同时，按照数字档案管理要求，将账证卡表及业务数据保存为符合要求的PDF等格式文件，并逐一建立文件与数据的对应关系，经过真实性、有效性和一致性鉴定审核后，加以数字签名，形成不可篡改的版式文件，以电子的形式定时推送到数据资源池。

三是分类整理，有序存储数据资源。基于业务链条，将线上采集原始凭证分为39类，分类制定规则生成编码，通过编码识别、关联原始凭证，建立各类原始凭证与记账凭证的对应关系，将原始凭证正确挂接到记账凭证。同时，依据系统来源、凭证编码形成入库档案唯一的编码规则，分类整理、有序存储海量数据。

四是在线移交，实现电子档案入库。开发数字会计档案管理中心与数字档案馆数据传输接口，改造办公室档案系统。在会计档案管理中心整合电子化财务数据，将明细账、凭证、报表、电子发票、单据等待归档的电子会计资料按照统一档案格式要求进行“结构化数据+版式文件”完整封装。通过“四性检测”、自动编号形成档案编号，加签电子签章后转入办公室电子会计凭证档案库中，在线生成移交清册回传至会计档案管理中心完成正式移交，实现电子发票等五大类会计档案从收集整理到归档入库的全流程闭环管控。

2.数字化管理，保障财务数据安全

加强技术管控、规范流转环节、安全闭环移交，通过信息系统强化对系统开发、信息载体、档案利用和传递方式等全流程环节安全控制，有效防范电子会计档案损毁、丢失和泄密风险，降低档案管理成本，全面提升会计档案管理水平。

一是技术安全，建立安全信息系统。建立组织、角色和用户多维度访问控制体系。对采集的电子文件进行加密处理，生成不可篡改的数据。将关键操作行为轨迹形成日志，对操作对象、用户、时间、IP地址、操作类型等属性进行记录，开发统计分析功能，实时监控信息系统内传递、查阅的电子文件，快速锁定信息泄密者，精准预警防控篡改泄密。

二是流转安全，加强过程环节管控。对于通过“真实性、完整性、可用性、安全性”四性检测的电子档案，会计档案管理中心对预归档的电子档案版式文件使用水印管理，保证档案在流转过程中具备防伪溯源和安全保密性，同时管控用户的查看权限，建立档案借阅的线上申请、审批流程。

三是移交安全，完善流程闭环管理。数字会计档案管理中心自动生成移交清册版式文件，连同会计档案版式文件及元数据生成移交信息包，发送到数字化档案馆，形成移交记录，并实时同步回传移交签章状态。数字档案馆定期将鉴定、销毁清册传递至数字会计档案管理中心，并对已销毁文件进行标记、删除等操作，实现电子档案移交的闭环管理。

3.智能化服务，提升用户使用体验

传统线下纸质档案资料调取繁琐、查阅耗时，利用信息化技术可视化呈现电子会计档案数据内容。通过打通SAP、财务管控等系统与数学会计档案管理中心的接口，用户可在登录SAP、财务管控系统查询凭证的同时，直接点击“档案影像”功能，实时查阅电子凭证及相关原始附件。

一是影像查阅，实时查看电子附件。开发源端系统附件调用功能，在线查看采集进数字会计档案管理中心的电子元数据的版式文件，贯通SAP、财务管控系统与数字会计档案管理中心链路，实现多系统联动，大幅提升传统线下纸质档案资料查找效率。

二是分设专区，多维展示会计档案。分类设立数字档案管理专区，根据保管期限、内置档案年份，按出库会计档案和在库会计档案展示；按会计档案类型，分为原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等进行分类展示。按会计档案管理节点，分为归档、检索、调阅、统计分析等展示。支持按发票、银行回单、合同等专题分类展示，提供分类检索、专题检索、关键字全文检索三种检索模式，按会计档案管理节点，分为收集整理、档案保管、档案借阅、全文检索、统计分析等功能。

（二）贯通2个通道，实现档案数据全类别采集

国网安徽电力通过优化财务中台、国网商旅等数据链路，分类（电子票证、数字票证）、分批次（2021-2023）开展电子票证接入，先后完成法定8类电子凭证（目前已实质性接入7类）、73项自制内部单据、铁路电子客票、其他类发票及财政专用票据的接入，基本实现无纸化办公。

贯通线上数据直连获取，推动内部数据在线流转，规范离线数据线下采集。将采集的数据嵌入到对应的业务环节，构建数据与业务载体关联关系，促进数据流和业务流的融合，实现全量会计档案源数据电子化、数字化采集。

（三）构建1个平台，深挖档案数据全域化价值

国网安徽电力以数据增值和服务共享为导向，通过对全业务、全流程采集的数字档案信息进行知识化组织，建设会计档案价值平台，部署全息应用场景，实现业务全程处处可追溯、数据处处有价值，为企业提供全方位、多层次的决策支持服务。

基于数字会计档案馆，依托国网云平台，借鉴语义网构建理念，运用大数据处理、中文分词术、数据字典匹配等新技术，还原财务数据形成轨迹，构建典型应用场景，充分挖掘财务基础信息与相关源数据价值，在成本项目检索、研发投入、供应商等场景多维分析中，实现经济业务全程溯源，数据可视穿透、源文件在线调阅，支撑分析应用向知识服务发展。

一是场景化检索，全程管控成本项目。围绕成本项目周期，从项目立项、合同签订、成本发生、结算付款等环节梳理业务数据与财务数据的逻辑关系，结合业务场景建立数据模型，实现对结构化数据信息的分析和展示，支撑对业务关键信息的追溯，为项目的审计、竣工验收等工作开展提供远程在线支撑。同时，新增研发投入场景，实现从不同层面及维度分析展示研发经费投入强度，精准定位项目研发投入方向。（如图3所示）

二是多维度分析，精准管控重点费用。依托会计档案数据资源池的结构化和非结构化数据，利用BI分析工具针对各单位重点关注的运营费用（包括差旅费、系统运维费、广告宣传费、业务外包费、会议费等），构建数据分析模型，聚合费用明细类别、费用发生时间、责任单位或部门、员工数量、费用来源等，进行同期数据对比分析、费用来源分析、员工行为数据分析、不同单位细分数据分析等多维度的数据分析，辅助财务、审计及相关管理部门进行稽核管控。（如图4所示）

图3 全程管控成本项目

图4 精准管控重点费用

三是个性化服务，专业分析供应商合同。基于业务部门人员的专业统计分析需求，按照供应商、合同等方面建设图形化统计分析应用场景，根据合同签订、合同履约、税费结算、研发合同登记、核心供应商履约、风险供应商履约情况、往来余额及账龄等业务环节，建立数据模型并输出不同的分析指标，通过各种图表直观、形象地展示、穿透，辅助管理部门直观、高效地开展业财数据分析，检索调阅会计档案原始文件。

（四）制定1套规范，夯实无纸化变革应用基础

国网安徽电力进一步梳理、汇编国家层面数字档案管理有关的政策、法规、制度，持续优化已建成的电力业务流程、电子会计管理规范等，并以电网业务流程和规范来指导推动非电网业务、并表后的省管产业单位流程规范制定，助力“一体四翼”电子会计档案建设。

1.技术方案规范，确保技术保障坚实

按照“归档自动化、保管电子化、利用网络化”的理念，编写《数字会计档案管理中心技术方案》，明确总体技术方案；为实现经济业务全程溯源，编写《全息应用中心模块技术方案》，明确全息应用中心的总体技术路线案、技术架构、系统架构；为实现版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案无纸化存储的工作目标，编写《电子发票电子化归集、报销、入账、归档技术方案》，明确发票池建设、业务凭据电子化建设、报账系统电子化改造、电子档案系统建设等的建设思路。

2.业务流程规范，确保源端数据准确

基于移动报账业务，编写《移动报账应用指南》《跨区电网商旅云服务功能手册》等；基于集中采购物资业务，编写《采购业务发票自动校验操作手册》；基于省级集中收付款业务，开发电费收款业务智能处理功能，促进相关业务开展规范有序，确保数据真实可用，为推进深化应用提供指导。

3.数据采集规范，确保数据链路贯通

遵从《国家电网有限公司会计核算办法》有关规定，全面梳理省内各会计主体的核算现状，形成《经济业务核算现状报告》，提出相关业务系统改造建议，为后期开展电子采集实现数据贯通指明工作方向。

在全面征求各供电企业意见基础上，制定《供电企业原始凭证采集规范》， 明确全量经济业务所需要的原始凭证、审核要点，以及采集渠道和采集方式，为后期开展原始凭证电子采集提供参考，为电子档案建设提供制度基础。

4.档案管理规范，确保数据安全有序

制定《电子档案四性检测方案》，明确四性检测内容和检测方法；制定《电子化（影像化）原始凭证数量计算标准》《电子化（影像化）原始凭证编码（命名）规则》《电子化（影像化）原始凭证存储、展示排序标准》，为电子凭证传递、调阅、统计、排序、归档提供遵循，夯实会计数据标准化基础；会同办公室共同编制《国网安徽电力电子会计文件归档标准》《国网安徽电力电子会计档案整理规范》。

同时，在电网业务电子档案规范的基础上，结合非电网业务实际，修订形成电子档案报销审核规范、电子档案资料管理规范等，为体系推广应用提供制度支撑。

五、实施成效

（一）高标站位，荣获内外多方认可

2022年3月，国网安徽电力下发《国网安徽省电力有限公司财务资产部关于印发2022年智慧共享财务专项行动方案的通知》，全面推进会计无纸化工作成果在全省推广应用。

公司创造的《基于“降碳·赋能”的“1211”新型会计档案管理体系建设与实践》成果荣获2022年（第十届）全国电力企业管理创新论文特等奖，在2023年8月30日荣获中电联职工技术创新三等奖、省公司管理创新一等奖，成功入选2023年中电联新型电力系统“优秀数字技术案例”。

（二）节能降碳，获得显著经济效益

国网安徽电力通过建设应用“1211”新型会计档案管理体系，在降本增效方面取得了初步成效。其中，移动报账时长由原有的三四天缩短至两小时以内，节约高拍仪、扫描仪等采集设备一次性投入近百万元；应用凭证自动转版机器人、结算订单批量提报机器人、集成凭证自动审核机器人等，每年节约人力超10万小时。体系应用后，预计每年节省纸张约6000万张，减少碳排放约4000吨；节约打印耗材、档案保管、快递及人力成本等各项费用超过2000万元；提供供应商优质服务，预计每年节约差旅及物流支出超1.2亿元。

（三）全息赋能，发挥财务数据价值

国网安徽电力全面落实会计档案规范管理要求，通过在109家会计主体全面应用体系实践成果，积累了大量的运行数据。其中，电子化归档发票、银行回单、ECP合同等50类原始凭证1238.8万份，会计凭证、账簿、报表、固定资产卡片等1338.7万份。

通过对全业务、全流程采集的数字档案信息进行知识化组织，建设会计档案价值平台，依托数据资源池和知识谱系，部署成本项目检索、重点费用、供应商服务等全息应用场景，实现业务全程处处可追溯、数据处处有价值，为企业提供全方位、多层次的决策支持服务。

（四）示范先行，打造数智化转型样板

作为国网公司系统内首家贯通财务系统与数字档案馆的单位，国网安徽电力率先实现四大类法定会计档案采集、入账、归档全过程电子化管理。其中，高标准落地财政部等八部委联合开展会计数据标准试点任务，在安徽省内首个贯通政企直连通道自动采集财政电子票据；在安徽省内首位成功交付符合会计数据标准的增值税电子普票、电子专票电子凭证；在安徽省内完成首张财政电子票据电子凭证会计数据标准验签解析与入账归档，全量完成开具端、接收端电子凭证会计数据标准验证，实现外部法定电子凭证接收入账归档全流程电子化处理。

同时，有效输出国网安徽电力会计无纸化变革典型经验，为全社会提供了行之有效的“安徽电力”财务数智化转型样板。

六、展望与思考

作为一项系统性工程，会计无纸化变革之路任重而道远。下一步，国网安徽电力将继续依托智慧共享财务平台，围绕外部凭证与内部单据“两条主线”，用好财政部会计数据标准，聚焦“一通道接收、一中心管理、一标准应用”，全面构建全公司共享共用的电子凭证管理能力，全面推进各类凭证（单据）接收、处理、归档全环节无纸化应用，为中央企业财务数字化转型提供更多的“安徽电力”方案。

编辑/车玉龙 统筹/简单