建筑施工企业合同管理常见问题及对策的思考

【摘要】

企业作为社会经济组织中的重要主体，合同是其进行各项经济活动的重要载体，对建筑施工企业的重要性亦是不言而喻，但在实际工作中部分建筑施工企业的合同管理意识仍很淡薄， 合同管理水平较为欠缺，由此导致法律风险频发。通过对建筑施工企业合同管理的定义、基本要求、法律风险、应对之策进行思考与分析，以期提高建筑施工企业的合同合规管理意识，健全合同管理模式，规范合同流程管理，促进企业生产经营更好地与市场经济接轨，提高企业的社会和经济效益。

【关键词】建筑施工; 合同管理; 风险防控

【中图分类号】TU723.1【文献标志码】A

［定稿日期］2024-06-26

［作者简介］李峻峰（1969—），男，本科，高级经济师，研究方向为企业合规体系建设。

0 引言

2022年8月国资委公布《中央企业合规管理办法》，对包括合同管理在内的合规审查提出要求。由此及彼，不仅中央企业要加强合同管理，地方国企和民营企业也要高度重视合同管理，利用合同管理制度通过合规审查以切实防控风险，保障高质量发展，建筑业是国民经济的支柱产业。作为建筑业主力军的建筑施工企业，其合同管理具有高度专业性，关乎企业的生存发展，因此有必要就其合同管理存在的常见法律风险进行研究并探寻有效的应对措施。

1 合同管理的定义及基本要求

1.1 合同管理的定义

近年来许多企业转变了发展理念， 对于合同管理的重视程度超过诉讼管理［1］。合同管理是指为规范企业合同法律行为，防范市场与法律风险，减少因合同签订、履行等过程中产生的纠纷，维护企业合法权益，加强对合同订立、履行及终止全过程以及相关基础工作实施的制度建设、体系设计、风险防控、检查监督等管理活动。有效的合同管理可以提升建筑企业的经济效益，合同管理也是整个工程管理的核心内容之一［2］。

1.2 合同管理的基本要求

首先符合法律规定，其次符合企业合规管理要求。企业合规管理是现代企业的基本要求，建立合规管理制度，并有效执行，合规管理制度才具有生命力。换言之，要在企业统一授权、分级管理、分工负责的合同管理体制下，符合企业合同评审程序、合同全流程管理的具体要求，做好合规备案。

2 建筑施工企业合同管理常见问题及应对之策

2.1 合同准备阶段

项目标的基本状况不明确，前期没有进行可行性研究，采取一边设计一边施工、一边干一边改的施工方式，使得项目投资的风险急剧增大。为此，在项目立项的阶段，就要强化对项目立项环节的可行性审查工作，事先作好包括资金规划在内的项目规划。

项目合作主体实力不足、欠缺应有的履约能力。对此，建议对合作主体主要从其资金、人员、设备等方面进行辨识，重点审查其是否为法人组织。同时重视履约能力的审查，要对合作主体开展股东资信、注册资金真实性、历史履约情况等各方面的审查。

2.2 合同起草阶段

（1）合同条款不完整或不明确，或违法或显失公平等。对此，建议争取合同起草权，在草拟合同文本时，力争作到用词精准、表述清晰、约定具体明确，确保不出现歧义。

（2）工程风险未被合理分担。对此，建议在合同中尽可能加入保险条款，通过购买商业保险，分散和转移己方风险。

（3）质量、验收条款约定不明确。对此，建议根据不同合同类型采取不同应对办法，如建设施工合同，有关工程质量标准及验收条文，必须以国家质量检验评定标准为依据；具体到工程质量验收人员，其成员应包括政府工程质量管理部门、建设、设计、监理、承包等单位以及相关的专业人员。

（4）违法分包和转包。对于建设施工合同，应明确禁止转包，对是否允许分包以及分包的范围进行约定。同时，应对违法分包、转包行为的违约责任，作出具体明确的约定。

（5） 违约责任不明确。对此，建议对违约责任条款，作出明确清晰的约定。具体在约定时应注意：对于逾期付款或交货的违约责任，约定时可以选择定额责任或者一定比例的责任；对于质量违约责任，通常可以约定违约方按照合同总金额的百分比例向守约方支付违约金；对于违约责任中的损失赔偿部分，可以视情况决定是否要包括预期利润以及预期利润的确定方法。

（6） 管辖约定不明确。若选择诉讼方式，除专属管辖的合同外，建议选择已方所在地法院管辖；若采用仲裁方式，仲裁条款或仲裁协议应具体明确，最好选择己方所在地仲裁机构。

2.3 合同审查阶段

报送审核材料不完整，遗漏审核事项。建议通过规章制度来约束，特别应该加强规章制度的执行。对担保人疏于审查，导致担保无效或者担保人无担保能力等风险。建议加强对担保人资格、担保能力、法律规定的必要资料等加强审查。

2.4 合同签订阶段

（1） 要约、承诺不当风险。在合同签订和实施过程中，任何口头承诺和保证都难有法律保障。建议对谈判结果，对方的承诺，都要详尽地在合同中进行约定。

（2） 盖章主体不一致。建议合同加盖公章或合同专用章，并且经办人应有公司法人的授权委托书。合同管理岗位人员，必须妥善保管合同相对方提供的授权委托书，以便发生合同争议或纠纷时作为支撑证据。若合同相对方加盖分公司、部门印章或者是仅有部门经理、业务人员签字，其必须要提供法人授权委托书，并对授权事项和权限范围进行明确的授权。

（3） 合同遗漏签署日期、倒签。合同签署时，应反复检查，防止遗漏签署日期等内容。对于倒签合同的情况，建议用合同管理等规章制度约束，坚决杜绝。

2.5 合同履约阶段

（1） 擅自变更合同内容。合同的变更必须遵循协商一致的原则，变更合同应当要履行必要的程序、并要注意变更的方式以及变更不明确的不利后果。特别是工程款或货款的支付，必须严格按照合同的约定付款。

（2） 出现对方不履行或者不完全履行合同义务的情形，怠于行使合同权利。建筑施工企业应当严格履约，注意收集和保存过程资料。一旦对方违约，及时启动索赔程序，避免权益受损。同时，要养成书面沟通问题的良好习惯，发出文件应要求对方签收，以保留证据资料。

（3） 合同和过程资料缺失。建议企业妥善保管合同以及履约过程资料，如双方往来函件邮件传真、资信资料、收货单据、进度审批及财务付款凭据、发票、会议纪要、工作联系单都应当保管好。对合同和过程资料原件进行妥善保管，这是索赔依据。需要强调的是，原件仅限于手签字、加盖印章的文件资料，传真件、电子邮件、扫描件、复印件均不是原件。

（4） 项目竣工结算管理不足。建议：第一，事先对合同价款、合同范围等内容作出明确约定；第二，付款方式应当清晰地约定支付的条件、比例或额度、支付时限、款项用途及违约使用的责任等内容。第三，对于按规定必须要审计的合同，应增加约定审计事项的条款，以免引起付款方面的争议。

2.6 合同后续处理阶段

（1） 合同到期后没有续约，仍继续履行，造成各方的权利义务无法确定。建议合同临近到期前，事先重新评估，以科学决策是否再行续签合同。

（2） 对合同相对方的违约行为未做记录。建议对合同相对方的法人信息进行动态登记和管理，包括其资格、资信、履约能力等，以实现动态考核评价管理。

3对建筑施工企业合同管理工作的思考

（1）构筑合同管理风险防范体系。在由一个部门统一归口管理企业所有合同，其他相关部门协办，形成完善的合同管理网络。具体可设置由企业的综合管理部门或者法务部门总体负责合同管理、相关业务部门作为合同承办部门、法律顾问为合同管理提供法律支持、审计财务部门风险把控、财务预算控制，并明确各部门及外部支持单位的职责，各司其职，共同配合做好合同管理体系化工作。

（2）建立、健全企业合同管理规章制度，确保合同管理的规范化、科学化、标准化、法律化。为规范企业合同管理工作，防范合同风险，明确职责，维护企业的合法权益， 一个切实有效的合同管理制度是必不可少的，合同管理制度能够明确职能分工、管理程序等，能够为合同管理工作提供制度依据、指引。

（3）提高合同管理人员的素质，明确合同管理人员的责、权、利，健全完善合同管理的激励机制和奖惩机制。在开展建筑工程施工合同管理时，人才是决定合同管理质量的核心因素［3］。对于建筑企业，合同管理人员不仅要具备的法律专业知识，而且还要具备建筑企业经营管理相关的专业知识，并在相关项目上即第一线加强实践经验的积累和锻炼。

（4）作好合同履行跟踪监督和结算管理。企业合同管理部门（岗位）对合同的履行进行监督是非常必要的，通过实时监督可以及时掌握企业各类合同的履行状态，及时发现影响履约原因，以便及时向相关部门反馈，防止发生违约行为。另外，结算是合同履行的主要环节和核心内容，合同管理部门应当同财务部门密切配合互通有无，做好合同的结算工作。

（5）及时化解和处置合同争议纠纷。若发生违约，合同管理部门要注意区别情况、评估得失，与第三方法律服务机构进行对接，通过律师函、律师意见书、法律建议书等形式及时提出有效法律解决方案，采用协商、和解、调解等方式化解矛盾纠纷，必要时启动仲裁或诉讼方式，维护企业合法权益。

（6）发挥和利用律师事务所等第三方机构的专业知识和技能，有效防范企业法律风险。合同管理工作具有专业性特征，只有内外结合，聘请专业的第三方法律服务机构，才能有针对性地识别合同管理风险，并对风险的应对、化解等提出切实有效的法律解决方案。

4 结论

对于建筑施工企业而言，合同管理应是全过程管理，从合同起草到合同终止全生命周期的管理，只有真正重视合同管理，把合同管理做到位，提高合同合规管理意识，健全合同管理模式，规范合同流程管理，才能促进企业生产经营与市场经济接轨，提高企业的社会和经济效益，在市场竞争中立于不败之地。

参考文献

［1］ 尚翠，马辉.企业合同管理风险辨识及评价研究［J］ .中国市场，2019（13）：78-79.

［2］ 宋洋.建筑工程施工阶段合同管理要点分析［J］ .冶金管理.2022（15）.

［3］ 杜华东.建筑工程施工合同管理存在的问题及对策分析［J］ .房地产世界.2022（9）.