浅谈如何做好新时期企业办公室文秘工作

苏颖

随着社会的发展和进步，新时期企业办公室文秘工作的职能和作用也在不断演变和提升。随着企业间竞争的加剧，企业要想在激烈的竞争中获得更好的发展，就需要优化工作模式，做好人员的培训工作。本文主要针对新时期企业办公室文秘工作的相关内容进行研究，阐述了办公室工作的基本职能和作用，分析了提升企业办公室文秘工作的实际效果的途径和方法，以期为企业的持续发展提供保障。

企业办公室文秘工作是企业管理工作中不可或缺的一环，其职能和作用在新时期发生了一系列的变化。在新的经济和社会发展背景下，企业应积极落实各项管理工作，明确管理工作的基本模式。管理者要做好职工的培训工作，提高文秘工作人员的专业能力和职业素养，并不断对其工作内容进行调整，保证管理工作的实际效果。

一、新时期企业办公室工作的职能和作用

（一）主要职能

企业办公室文秘工作的主要职能包括但不限于文件处理与管理、会议组织与协调、信息收集与传递、日常事务处理等。企业的管理者需要了解办公室管理的基本内容，明确办公室的实际作用。办公室主任要有比较强的责任意识，能够带领部门其他工作人员做好协调管理工作，强化各部门之间的关系，对相关工作进行督查督办。各部门也要了解部门执行决策的基本内容和企业生产经营模式，文秘要有灵活的管理思想，要保证各项工作的实际效果。

办公室工作人员首先应具备专业能力，要保证自身的能力能够胜任管理工作，要设定高标准的学习目标和计划，较好地完成有关学习任务。要了解各项工作的报告情况和要求，保证工作完成的时效性。同时，在落实各项工作和操作各种设备的时候，还需要考虑办公室领导的工作态度，积极落实各项决策，切实处理好各种问题。

企业召开相关会议的时候，文秘工作人员应该做好全过程的记录工作，应该及时查阅相关资料，保证资料数据的完整性。这些职能在新时期的企业管理中起着至关重要的作用。

（二）主要作用

文秘工作是企业内外信息传递的重要桥梁，要能够及时准确地传递各类信息，保证企业内外部沟通的顺畅。文秘工作人员应该具备现代化的管理思维和能力，全面提升自身的业务水平。文秘工作是企业内部协调与组织工作的重要支撑，文秘工作人员要能够有效地组织和协调各类会议、活动，提高企业内部的工作效率。在各种会议中，文秘工作人员要积极发挥自身作用，做好记录工作，保证记录的准确全面；对于企业各项活动，文秘工作人员要积极协助相关领导和工作人员加强各方面的协调工作，同时要积极参与各项活动的组织工作。文秘工作还是企业形象展示的窗口，通过精心策划和组织各类接待活动，可以提升企业形象和声誉；文秘工作人员是企业管理层的得力助手，能够协助上级领导开展各类督查督办工作，推动企业管理水平的提升。

二、新时期企业办公室工作的现状和面临的挑战

随着社会的快速发展和企业管理模式的不断创新，新时期企业办公室工作也面临着一些新的挑战和机遇。

信息化技术的快速发展使得企业办公室文秘工作更加高效和便捷，为相关工作者专业能力的提升和各项工作的优化带来了更多的帮助，提升了管理工作的实际效果，也简化了一些工作的实际步骤。在社会快速发展的背景下，各行业的发展速度越来越快，对于企业实力和外在形象的要求也越来越高，因此，企业的文秘工作人员需要具备较高的综合素质。

随着社会经济的不断发展，对于企业接待工作也提出了更高的要求。新时期企业管理更加注重科学决策和数据分析，这对企业信息化提出了更高的要求，同时，也对办公室工作人员包括文秘工作人员提升信息化工作能力提出了较高的要求。

三、新时期改进企业办公室文秘工作的措施

（一）文秘工作人员需具备与时俱进的思想

当前，中国经济飞速发展，行业的发展模式也在转型升级。企业间的竞争压力越来越大，要想全面提升企业的发展速度和水平，就应该做好办公室人员的管理培训工作。企业文秘工作人员需要具备与时俱进的思想观念，不断学习和更新知识，紧跟时代潮流。对此，企业的管理者需要了解办公室管理的实际模式和内容，分析具体的工作要求，结合企业发展的实际需要落实各项人员培训工作。企业文秘工作人员应该合理借用多媒体技术来提升自身的专业化水平，了解当前行业发展的基本趋势，不断总结實际工作经验，提升管理工作的效果。企业文秘工作人员应该具有较强的语言运用能力和公文管理知识，要了解企业当前的工作要求，很好的表达自己的真实想法，快速传达领导的意见，高质量地撰写相关文件材料，并且实现各类数据信息的有效传达，保证数据传输的真实性和条理性，实现对数据的完善保存。除此之外，文秘工作人员还应该具备现代化的网络技术运用能力，用现代信息技术提升各项数据的处理水平，提高工作效率和质量，实现数据的有效协调，促进各部门的有效沟通。

（二）文秘工作人员要提升自身的政治素质

政治素质是企业文秘工作人员必备的素质之一，只有具备较高的政治素质，才能更好地履行职责，为企业提供良好的服务。企业办公室文秘工作人员需要不断提升自身的政治素养，要具备坚定的政治立场，还要有较强的政策观念，很好地贯彻落实各项工作任务。企业文秘工作人员还应明确自身的工作职责，了解工作的基本要求，要准确领悟领导的意图，树立正确的工作态度，明确管理的核心本质，并且要有团结协作意识、团结奉献的精神与大局观念。企业文秘工作人员应该了解工作的基本要求，严格恪守职业道德，严格保守企业秘密。企业文秘工作人员所接触到的企业资料内容比较多，有的可能涉及到企业的一些核心机密。在这样的情况下，文秘工作人员必须要有严格的保密意识。企业文秘工作人员不能在工作中徇私舞弊，谋取私利，要避免给企业的发展带来危害。因此，文秘工作人员应该积极参加各类政治学习活动，并注重提升自身政治意识和政治觉悟。

（三）全面提升自身的工作能力

在新时期，企业办公室文秘工作人员需要具备全面的工作能力。文秘专业本身具有一定的专业性，所以相关工作人员应该具有较强的专业知识与业务能力，这样才能够更好地完成各项工作任务。文秘工作人员在日常工作中需要做好公文和会务的管理工作，保证各项政令文件上传下达。在公文和会议管理工作中，文秘工作人员应该了解公文内容，做好文件撰写和管理工作。同时要分析当前企业发展的基本情况，明确各类公文的撰写标准和要求，既要具备扎实的文字功底，同时还要有正确的政治方向，根据领导授意与工作实践撰拟公文。公文管理需要严格的制度，应对相关工作人员做好政治审核与管理工作，做好公文发放与登记工作，保证数据信息传递的及时性。同时文秘工作人员要不断提高自身的专业工作能力，参考相关工作案例，找出自己工作中存在的问题，不断进行查漏补缺，提升自身的专业能力和职业素养。文秘工作人员要能够紧抓工作的重点和难点，分析当前企业发展中的一些热点问题，做好政务信息的采集工作。除了熟练掌握日常事务处理技巧外，还应该注重提升组织协调能力、沟通协商能力、问题解决能力等。只有全面提升自身的工作能力，才能更好地适应新时期企业办公室工作的要求。

（四）不断优化知识结构体系

完善的知识结构是企业办公室文秘工作者应具备的基本素质之一。部门负责人应该给文秘工作人员更多学习提升的机会，优化其专业知识和综合能力，及时做好人员的思想引导和培训管理工作。文秘工作人员要明确企业领导的主要意图，树立服务大局意识，同时根据办公室工作的基本内容构建多元的知识结构体系。随着企业的不断发展，企业办公室的工作内容和工作要求也会发生一定的变化，在这样的情况下，及时对相关工作内容和工作模式进行调整是非常必要的。文秘工作人员应该了解当前行业的发展要求，不断提升自身的专业能力和专业素质。通过不断学习完善现有的知识结构体系，避免出现知识断层问题。文秘工作人员要结合当前社会发展的基本情况，进行知识结构的优化与调整，要学习多种专业知识，建立完善的管理知识体系，落实各项管理工作。

（五）提升接待工作水平

接待工作是企业办公室文秘工作中非常重要的一个方面。在新时期，随着企业的不断发展，接待工作也面临着更高的要求。办公室是各部门工作衔接的重要环节，也是企业形象对外展示的重要窗口。文秘工作人员应该有较高的政治觉悟，同时还要有纪律意识和严谨的工作作风。在接待和服务工作过程中，文秘工作人员要严格落实公务接待活动和管理工作要求，保证接待活动与管理工作质量与效率。与此同时，文秘工作人员还要做好对口接待工作，遵循勤俭节约原则，明确基本的程序和工作模式，在实际工作过程中，要充分发扬勤俭节约的优良传统，增强自身的服务意识，紧紧围绕企业发展大局开展各项工作；做好全方位的协调工作，要真正了解领导的要求，树立较强的责任意识，明确自身的工作任务；在思想作风方面，要树立爱岗敬业精神和奉献精神，要保证个人利益和团队利益的统一。文秘工作人员要注重提升自身接待技巧和服务意识，以更好地满足企业对外交流合作的需求。

（六）提升督查督办工作水平

督查督办工作是企业管理中不可或缺的一环，也是保证各项决策工作有效落实的关键。企业文秘工作人员应该深入分析各项决策的基本内容和要求，了解各项工作的基本内容和主要任务，充分发挥督促检查的作用，保证管理工作的时效性。围绕中心工作开展全方位的督查管理工作，了解管理工作的核心，分析各项工作的基本落实情况，要明确被督查工作的實际内容，从源头入手，分析问题存在的原因并提出改进建议。对于一些重要工作内容要严格把控，及时落实相关的督查，确保各项工作效果。文秘工作人员应该注重提升自身督查督办技巧和方法，积极参与相关培训和学习，并在督察中不断学习相关业务知识，提高分析问题、处理问题的能力。

（七）全面提升信息化工作水平

信息化在新时期企业管理中发挥着非常重要的作用。在信息化背景下，企业办公室文秘工作人员需要具备较高的信息处理和管理能力。为了实现这一目标，企业应该做好人才的培训工作，让每一位工作人员都能从根本上认识到信息技术在当前社会发展中的实际价值，做好思想的引导与管理工作。企业还应该为员工提供自我培训发展的机会，比如，可以编写一些课程，让工作人员能够借用信息技术及时找出自己工作中的不足之处，及时处理工作内容。文秘工作人员也应该具有自我提升与发展意识，要了解当前各项工作的具体开展情况和要求，观看相关的视频，了解办公室管理的核心内容，注重学习相关知识和技能，并不断提升自身信息化工作水平。企业办公室还可以采取绩效考核的管理模式，定期做好文秘工作人员的考核工作。

结语：

随着社会的快速发展和经济环境的不断变化，新时期企业办公室文秘工作也面临着一系列新的机遇和挑战。企业文秘工作人员只有不断提升自身能力和素质，并采取一系列措施来适应企业发展的要求，才能更好地完成各项职责和任务。