医院人事档案管理工作优化措施探析

文/福建省霞浦县医院 周云

当今社会，企业竞争的本质上是人才的竞争，人才队伍的建设是企业乃至国家发展的重要保障。想要提高医院的管理水平，实现医院的可持续发展，就必须做好人力资源的管理。人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，在医院建设中具有重要作用[1]。医院人事档案全面记载了干部职工的基本信息、工作履历、奖惩情况、工作能力和专业特长等重要信息，是医院在职称聘任、评先评优、选拔任用、职务调动、职位业务培训等方面的重要参考依据，可为医院发展建设优质的人才队伍。尽管在医院建设过程中人事档案管理上取得了一些成绩，但同时也存在一些问题，限制着人事档案实现高效管理，进而制约了医院的高效运营。

一、加强人事档案工作相关宣传，革新医院管理观念

医院在医疗方面投入了大量的人力、物力、财力，却忽视了人事档案的管理，导致后续一系列问题的发生，如医院在行政管理的会议上很少提及档案管理，研究部署档案工作的次数较少等。大多数医院职工认为，人事档案的管理工作较为轻松，以整理资料为主，档案管理人员并不需要具备专业技能，岗位内容也不具备挑战性，且工作内容枯燥，毫无发展前景。这一观点导致人事档案岗位竞争力较弱，选择人才有限。究其根本是由于医院方面较少宣传人事档案管理工作，导致医院职工对人事档案工作重要性认识不足。医院管理层应充分认识人事档案管理工作的重要性，积极响应《干部人事档案工作条例》的相关规定。

（一）带领全体员工进行相关理论知识的学习。坚持领导带头学，形成头雁效应，从而带动医院全体员工学习。对于与档案管理相关的国家、政府性指导文件，要求医院全体员工学习，或邀请档案局专家来医院开展与档案有关的法律法规的宣讲工作，使其深刻认识人事档案管理工作的重要性。

（二）可利用节日节点进行档案工作宣传，以加深印象，增加宣传效果。在“6·9”国际档案日、“5·12”护士节、“8·19”医师节等活动中，多举办以档案服务医院、造福职工为导向，开展主题鲜明、员工喜闻乐见的档案宣传教育活动，广泛普及档案法律法规知识。通过文艺表演、知识竞赛、传单展板等活动，宣传医院人事档案在弘扬先进典型事迹的重要作用，用鲜活事迹感召人，不断提高档案工作重要性的认知程度。

（三）借助新媒体等网络平台做好线上宣传。新媒体时代，医院也可借助如医院宣传栏、院务公开栏、LED显示屏、滚动栏等传统宣传阵地以及微信公众号、微博、医院官方网站等线上新媒体进行有关人事档案知识的宣传。档案办公室可张贴宣传画，时刻提醒档案工作人员认清自身所承担的职责，着力提升工作效率和工作质量。

二、建设优秀档案工作人才队伍，提升员工业务能力

高质量、高效率的档案管理工作以高素质的员工为核心，着力提升档案管理工作质量和效率，提高相关工作人员的职业素养。由于档案工作人员对档案工作存在错误认识，导致员工在工作时缺少积极性，存在“等、靠”等工作思想，易造成一些时间较长的档案资料无法及时收集整理，导致档案部分内容缺失，人事档案作为医院干部职工职称聘任、评先评优、选拔任用的重要参考依据将大打折扣，员工工作效率低下。受传统观念影响，医院并不重视档案工作人才队伍建设，导致医院档案工作人员年龄偏大，适应新技术的时间较长，或难以胜任，给新技术的推广应用带来了一定困难。

（一）广泛招聘人才，把控人才质量。为有效提升医院档案工作人员工作素质的问题，医院应积极吸纳优秀人才。由院部牵头组织人事科、档案室负责人前往档案专业高等院校开设招聘宣传会，或者在学生择业期进行线下校园招聘，在学校就业官网内发布招聘信息。医院的人才招聘不应局限在校园内，还可进行社会公开招聘，秉持公平、公正的招聘原则拓宽人才招聘渠道，严格把关人才质量。档案管理人员招聘不能仅以学历作为招聘标准，还应结合实际面试情况综合考量，选择实践能力强的人才。面试官可根据医院内档案管理工作的具体情况给出相应的面试题目，考察面试人员的实际业务能力。

（二）科学培训人才，提升人才的业务素质。医院相关管理人员应根据医院的档案管理现状和发展目标对档案管理人员进行业务培训，以培养业务骨干、行家型档案人才队伍，提升其职业道德和业务技能。医院可要求档案人员参加档案局举办的各类档案业务培训、讲座等，还可要求档案工作人员每周、每半月或每月开展工作情况交流会，鼓励员工在会议上发表自己对档案工作的见解，或是自己的工作经验，以及工作中遇到的问题，相互交流，以优秀工作人员的工作经验带动本院档案人员的业务能力的提升，并有效运用至实际工作中解决各类问题。

（三）规范员工管理制度，保证员工的工作质量。为保证档案工作人员的工作质量，激发工作人员的工作积极性，应完善人才监督评价机制。医院可建立档案工作人员的绩效评价体系，以工作效果为主要参考依据，工作态度、工作效率等为次要依据，实行工作人员评比。对于连续3 年以上评比靠前的工作人员，可适当拓宽档案人员职称晋升渠道，增加正高、副高档案专业岗位职称指标，提升档案人员的工资待遇，进一步提升档案人员的工作积极性。对于连续3 年排在末位的工作人员，应实行末位淘汰机制，以监督员工的工作状态，促使员工不断提升自身工作能力，端正自身工作态度。

三、加强档案工作信息化建设，实现档案工作自动化

传统的医院人事档案管理方式主要依靠人工，档案管理工作极易出现各类问题。加强医院档案工作信息化建设，实现档案工作数字化，可提高档案工作的效率，延长档案储存寿命，实现异地存储、自主备份等，减少档案丢失、损坏等问题的发生[2]。信息技术的发展为人们的生活提供了便利，现如今已经深入人们生活的方方面面，在一定程度上提升了人们的生活质量和工作效率。医院应顺应了时代的发展潮流，建立了信息化的管理模式，妥善解决信息设备欠缺、档案管理设备老化等问题。

（一）增加档案办公室资金投入，配备先进技术设备。医院要加大对档案办公室建设的资金投入，更新、完善信息化基础设施，按照档案库房建设标准升级改造档案室，更新扫描仪、计算机、档案柜、档案盒等硬件设施设备以及档案信息软件等，为办公自动化的实现提供有利条件。同时，还应注重设备的后期维护，以延长设备的使用寿命，以稳步推进大数据、人工智能等新一代信息技术在档案室中的应用，进一步确保档案工作电子化、远程化和数字化。

（二）开发网络信息化平台，整合档案信息资源。信息化的建设离不开网络平台的搭建，利用强大的网络资源整合散碎的人事档案信息资源，提升人事档案资源的利用价值。医院可搭建人事档案信息录入平台，还可建立高效的医疗移动服务平台，推出包括移动阅读、推送、检索、导航、应用等服务，使用户能够突破时空的界限，及时获得所需信息、服务，增强用户与人事档案信息资源的黏性[3]。通过远程网络进行浏览、管理、更新档案等日常各项工作，真正实现档案信息资源共享，实现办公自动化。

（三）强化信息保护安全，避免信息泄露。在完善信息共享便捷的同时，要强化档案安全保护工作，以免发生网络信息泄露问题。相关管理人员应树牢底线意识，增强忧患意识，全面梳理档案安全风险点，定期开展档案安全隐患排查工作。医院应不定期开展档案管理建设分析研判工作会议，不断制定、完善档案应急突发处置预案，经常性地开展应急演练，应对信息安全问题。信息安全不仅包括网络信息窃取，还包括灾害事故威胁，特别是火灾、水灾、地震等灾害，易造成档案受损、丢失等问题。一方面，应进行档案信息电子化存储，管理人员保证账号、密码不外泄，当发生网络信息安全泄露时应及时报警，修复网络漏洞，加固防线。另一方面，当发生灾害时应转移和妥善安置受威胁档案，及时控制危险源，在保障自身人身安全为前提的情况下通知专业抢险救援部门开展档案抢救工作。

四、完善档案工作制度建设，保证档案管理规范化

档案管理人员须顺应当下医院的改革，制定符合医院发展的管理体制，以免管理制度影响医院发展[3]。医院要不断完善与新修订档案法相适应的医院档案制度，抓紧做好档案制度的“立、改、废”工作。在制度修订实施前，可通过开门纳谏座谈会、发放征求意见表等形式，广泛听取全体干部职工的意见建议，借鉴其他医院的好经验好做法，进行充分讨论。重点做好电子档案管理、档案开放审核、档案借阅登记归还、档案安全保护、档案监督检查等制度建设，明确各方人员职责，促使档案各项管理工作有章可循，为推动档案规范化、科学化管理提供制度保障。在档案收集方面，要明确每个科室科主任、护士长是材料收集的第一责任人，档案材料产生者是直接责任人，确保档案材料收集整理汇总等各项工作有人管理、有人负责。人事档案材料收集应遵循“全面、准确、及时、规范”原则，努力拓展档案资源收集范围。其中，“全面”指的是能够完整反映本人德、能、勤、绩、廉、意识形态等，特别是在重要场合发表重要讲话，要及时进行拍照片、录视频、存资料；“准确”指的是收集上来的材料必须真实准确无误，没有弄虚作假；“及时”指的是材料收集要追求时效性，及时收集资料，避免材料丢失；“规范”指的是收集材料必须符合档案规定，严守入口关，提高归档文件质量把控，确保归档收集质量。

为进一步保证人事档案管理质量，保障信息安全，医院领导层应成立领导监督小组，建立监督制度，切实加强领导小组对档案工作的全面领导，充分发挥领导小组总揽全局、协调各方的领导核心作用。由医院管理层面人员出任小组组长，办公室、档案室等中层干部为成员，领导小组下设办公室挂靠档案室，全方位、全过程地监督档案工作。由于人事档案管理工作涉及医院的干部评选、人才评选，关乎医院的人才队伍建设质量，因此，应将档案监督检查纳入医院全面从严检查的重要内容，专门列出主体责任内容、检查要点进行问题摸排、实地检查、约谈反馈、整改落实。在检查过程中发现的问题应及时汇总，认真梳理形成问题清单和问责清单，当场进行约谈反馈，并提出工作意见和整改要求。督促各部门在规定时限内制定整改方案，提出整改措施，明确责任人，形成整改报告，让整改落到实处。一旦发现整改不力、敷衍整改等情况存在，应立即问责责任人，严肃追责，警示其他，坚决杜绝档案信息作假等违法乱纪问题发生。

五、结语

人事档案管理是医院档案管理工作中的重要组成部分，人事档案管理工作可充分展示医务人员的职业素养、医疗业绩等综合情况，关乎医院的人才队伍建设，关乎医院人力资源的优化配置，关乎医院的整体发展。医院应重视人事档案工作管理，坚持依法治档切实履行档案工作主体责任，将档案工作与中心工作同部署、同推动、同落实，提升档案管理工作质量。现代社会，医院应立足档案智能化、数字化发展大局，培养档案工作人才，推动档案工作自动化，规范档案工作管理制度，以使档案管理工作落到实处，发挥为医院发展服务的作用。