新时代干部队伍建设视域下高校干部人事档案工作规范化建设探究

文/常州工程职业技术学院 刘志红 蒋晓威

干部人事档案管理是高校人事管理工作的重要组成部分，为高校干部队伍建设提供重要依据。随着党和国家对干部选拔任用的高度重视，干部人事档案逐渐成为不可或缺的重要工具。为深入贯彻落实党中央全面从严管理干部精神，严格执行《党政领导选拔任用工作条例》《关于加强干部选拔任用工作监督的意见》等相关规定，进一步从严管理干部人事档案，中组部先后下发了在全国范围内集中开展干部人事档案专项审核和“全覆盖”工作的通知。因此，坚定不移地落实加强干部人事档案规范化管理工作，确保真正发挥档案应有的作用，是新时代干部队伍建设视域下高校组织人事工作的重中之重。

一、干部人事档案的基本概念

（一）干部人事档案内容。干部人事档案是各单位组织人事及其他有关部门，依据党管干部政策、路线、方针，在各级干部管理、培养、晋升、任用过程中形成的有关干部学历职称、工作履历、政治素养、廉政纪律、道德品质、业务能力以及工作业绩等方面详尽的原始记载信息，干部人事档案是各单位人事档案中不可或缺的重要组成部分。

（二）干部人事档案作用。干部人事档案内容为组织进行人事决策和人才服务提供有力参考和重要保障。干部人事档案的规范化管理，不仅能够为干部教育培养、管理监督、人才评价、选拔任用提供重要依据，而且为有效维护干部人才合法权益奠定良好的基础。

二、高校干部人事档案管理现状

（一）管理方式滞后、过程烦琐复杂。根据干部人事档案工作的管理规定，应当及时收集干部个人资料并于一个月内装入干部档案。此外，为确保档案信息的完整性和安全性，建议每两年对干部档案进行装订和归档。这一过程的落实对于维护组织机构的管理规范和公正性具有重要意义[1]。然而，受传统观念和体制的影响，大多数档案管理人员不能正确认识到干部人事档案工作的重要性，加上每年都有大量的新材料补充进档，高校干部人事档案管理人员持续忙于材料的鉴定、分类、排序、装订、整理等大量烦琐、重复性工作，没有时间和精力去思考、深入挖掘档案中更有价值的信息，导致档案工作流于表面。传统过时的档案管理方式和烦琐复杂的程序与信息时代对档案现代化管理要求发生了严重的冲突。

（二）管理模式缺乏制度保障。干部人事档案管理涉及实际工作内容多，操作烦琐。因此，档案管理部门需要一套完整、规范化的档案管理体系作为支撑，从而确保档案管理的有序进行。但在实际工作中，许多高校对干部人事档案管理重视程度不够，尚未形成完善的干部人事档案管理制度，不能为实现档案管理规范化提供有效的制度保障。尽管一些单位制定了档案管理制度，但因种种原因，在实际工作过程中不能及时更新完善、严格执行，造成日常管理不严，人员职责不清，甚至在档案收集、传递及利用环节，因缺乏有效的监管制度，使得干部人事档案信息发生缺失、造假等的风险概率较大，不利于确保干部人事档案的完整性、准确性和真实性。

（三）档案材料填写不规范、内容不齐全、手续不完备。近年来，我国政治、经济制度改革不断深化，干部人事档案在就业和岗位晋升等方面越来越受到重视。为确保档案材料的准确性和可靠性，各类资料来源和内容必须真实无误，并经过组织严格鉴定和验证。但干部人事档案管理在真正落实及相关研究中，很多档案材料本身存在诸多问题：（1）出生年月、参工时间的多次涂改现象；（2）信息记载不一致，如出生年月、参工时间、工作简历、入党时间等信息在整本档案中存在前后记载不一致现象；（3）档案材料缺失，集中体现在年度考核表、干部提拔过程中的考察材料、干部任免审批表、首次参加工作的合同社保、岗位职级变更的合同、学历学位证书复印件、工资审批材料、中学学籍材料、团籍材料、政审材料等；（4）手续不完备，例如年度考核表等材料中存在缺失“复核意见”“日期”等，入党志愿书转正环节无党委批复意见等；（5）填写不规范，例如将文化程度填写成“硕士”、将攻读“硕士学位”填写成“研究生”学历。这导致档案管理人员在“专项审核”及“全覆盖”工作中无法认定干部的“三龄两历一身份”，工作难度大、效率低、审核质量不高。

（四）档案管理工作人员缺乏专业素养和业务能力。为了提高档案管理工作的质量和效率，近年来各大高校纷纷开展改革干部人事制度，要求档案管理工作人员在上岗前必须参加专业技能培训，以提升整体业务能力和专业素质。然而，实际情况是，仍有许多高校聘用没有经过专业技能培训的工作人员从事档案管理工作，这种做法严重影响了档案管理工作的质量和效率。更为危险的是，有些工作人员对档案管理工作抱有偏见，认为此项工作不重要，可有可无，缺乏工作热情和严谨态度，更有甚者，仅仅投入了少量精力去完成档案管理工作，导致档案管理工作效率低下、文件管理混乱、信息缺失等问题。因此，必须采取有效措施，提高档案管理工作人员的业务能力和专业素质，以便推动档案规范化建设。

三、实现高校干部人事档案规范化管理的重要举措

鉴于上述现状分析，高校干部人事档案管理创新举措研究迫在眉睫。新颁布实施的《干部人事档案工作条例》明确要求，要加强干部人事档案信息资源的规划、建设、开发和管理[2]。尤其是在大数据背景下，高校要积极寻找高效管理干部人事档案的策略和方法，不断探索干部人事档案管理新理念、新手段，多措并举，推进档案工作信息化建设进程，为高校教学、科研、管理以及干部队伍建设工作提供优质服务。

（一）加强培训效果、提升档案意识。“档案意识”所涵盖的概念是对档案及相关工作的认识、了解和重视的程度。高校干部人事档案管理质量不高归根结底是由于档案意识不够[3]。因此，高校应重点加强档案工作人员，特别是中层领导和有关管理部门的档案意识，摆正档案工作位置，按照上级文件规定和要求，配齐配强专职档案工作人员，明确岗位职责。此外，在校园内增强档案价值教育、加大宣传力度，引导全校教职工深刻认识干部人事档案的重要性，积极主动地配合有关部门做好干部人事档案管理工作。档案管理人员在实际工作中要主动学习组织人事部门制定的相关制度法规，深刻领会干部人事档案在高校管理中的地位和作用，切实理顺干部人事档案管理与人事管理的组织关系。要不断加强自我教育和自我提升，积极参加业务培训，了解掌握关于干部人事档案工作的最新政策要求，提升和强化档案管理的业务能力和专业素养。

（二）建立健全规范化顶层管理制度。高校想要规范性管理干部人事档案，必须建立健全档案顶层管理制度体系，包括日常管理、精准收集、鉴定审核、导向整改等机制，明确岗位职责、工作内容方法。制度体系形成后，通过公文发布形式，在高校内部公布制度内容，同时成立专门的监督问责组织，确保规范化管理制度能够真正地落地实施，避免流于形式和表面。

在具体实施过程中，因干部人员流动频繁，产生的人事档案材料种类复杂，内容多样，为确保干部人事档案的完整性，必须严格遵循《干部人事档案工作条例》规定的归档范围、收集制度，不得有所偏差或疏漏，立足源头采集，将普遍采集与精准采集高效结合，规范采集程序，制定严格审核标准，确保档案信息的全面性、完整性、准确性和可用性。同时要制定以问题为导向的长效整改机制，发现问题与整改问题要同步进行、同频共振。对于缺少重要证明材料的要严格按照干部人事档案缺少材料补充办法，经个人举证和组织调查全面取证收集补充，从严执行调查程序，确保整改有效[4]。

（三）加强档案管理人才队伍建设。加强档案管理人才队伍建设对于提高档案管理水平和效率、保障档案安全、增强档案利用价值、推动高校档案事业发展等方面都具有重要意义，是高校档案管理工作不可或缺的重要环节。加强档案管理人才队伍建设需要从多个方面入手。在实际工作中，可以结合具体业务通过制定档案管理人员职务序列和职业资格标准、实行岗位轮岗和技能培训等措施，建立健全档案管理人才梯队体系，为档案管理人员的发展提供合理的晋升途径和广阔的发展空间。针对不同层次和不同领域的档案管理工作人员，开设不同形式和内容的培训课程和教育活动，如专题研讨、培训班、短期进修等，提升档案管理人员的专业素质和业务能力。引进优秀的档案管理人才，建立国内外档案管理人才交流合作机制，推进人才引进和交流，创新人才发展模式，增强档案管理队伍的活力和竞争力。建立科学合理的绩效考核和激励机制，根据档案管理人员工作业绩和表现，给予相应的奖励和晋升，充分调动档案管理人员工作的积极性、主动性和创造性。

（四）探索创新管理模式，建立档案材料收集新渠道。首先，建立专兼结合的档案员制度，严格把关材料收集环节。在高校各职能部门、各二级院系选配兼职档案员，在档案材料形成的初期阶段，兼职档案员负责完成收集、初审和递交工作，然后再经专职档案管理员进行复审、归档。通过改革创新管理模式，建立专兼结合档案员管理的干部人事档案材料收集新渠道，从材料收集的源头和过程中提高档案材料的质量。其次，落实责任制度，对干部人事档案材料归档工作质量进行量化考核。明确各职能部门报送档案材料的范围、时间，对报送材料质量进行量化考核，建立合理完善的绩效考核机制，将考核结果纳入各职能部门、部门领导以及兼职档案员的年度考核中，设立档案工作专项荣誉和奖金，对业绩突出的档案工作者给予精神和物质上的双重表彰奖励，提升职业荣誉度与幸福感。

（五）加强信息化管理，提高档案信息利用率。《干部人事档案工作条例》《干部人事档案数字化技术规范》对各级干部人事档案工作机构提出明确要求，要把档案数字化建设视为一项至关重要的工作，不遗余力地加快这一进程，采用现代化的管理方法，融入科学技术手段加以实施。基于此背景下，高校应从以下几方面展开工作：（1）高校有关部门领导要关注干部人事档案管理模式和状态，严格落实相关部署和要求，加大信息化建设经费投入，采购先进的软硬件基础设备，在局域网内建立并完善干部人事档案信息网络管理系统，扎实有序地推进智库建设。（2）档案管理队伍要持续加强信息化培训，运用现代化手段，使用涉密计算机、复印机、激光扫描仪、摄像机和人事档案管理各类软件，依据国家相关技术标准，将纸质资料转化成数字图像和文本，建立干部人事电子档案。（3）积极推进档案学科研究，建立系统、全面的干部人事档案电子信息库，充分实现资源共享，提高工作效率和质量，为人才队伍建设、人员交流、人才使用提供准确资料，促进人才流动。（4）建立信息安全保护系统，通过确认身份、加密手段、防火墙等方法解决管理权和使用权的问题。此外，要对网络环境和硬件设备进行定期监测和保养，定期升级、维护系统软件，并通过建立防火墙加强防护，对干部人事档案电子数据定期备份，防止因系统崩溃等原因丢失数据。

四、结语

干部人事档案在高校干部选拔任用，干部队伍建设过程中起着举足轻重的作用，档案材料能客观地反映个人的基本情况，是干部升迁、任用的佐证材料。在新时代干部队伍建设视域下，高校干部人事档案管理工作必须随着时代的发展做出相应的改革[5]，加强档案管理人员培训，提升其档案意识，建立健全规范化顶层管理制度，加强档案管理人才队伍建设，探索创新管理模式、建立档案材料收集新渠道，加强信息化管理，提高档案信息利用率，为高校教学、科研、管理以及干部队伍建设工作做出贡献。