以数字化为干部人事档案工作赋能——论深入学习贯彻党的二十大精神

文/济南市济阳区委组织部干部人事档案服务中心 吕秀秀

随着社会的快速发展，科学技术的迭代更新，合理运用数字信息技术把纸质档案信息录入为数字信息已成为当今档案事业发展的必然要求。充分发挥数字信息技术对干部人事档案工作管理作用，以数字化为干部人事档案工作赋能，使干部人事档案工作成为事业单位前进道路上强有力的催化剂，推进事业单位快速发展。

一、干部人事档案数字化的内涵

（一）干部人事档案数字化的含义与内容。1.干部人事档案数字化的含义。干部人事档案数字化有狭义和广义两种理解，其中，狭义的干部人事档案数字化，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的干部人事档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别处理的信息过程[1]。广义的干部人事档案数字化，是指通过借助数字化信息技术将储存在纸质档案信息、以模拟形态存在的档案信息转化为数字形态存在，成为计算机可以识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索、维护的过程。2.干部人事档案数字化的内容。干部人事档案数字化的内容主要包括宏观管理层（环境构建）和微观操作层（资源建设）两个层面[2]。第一层面为宏观管理层，简而言之，是为干部人事档案数字化建设创造适宜的工作环境、提供全面的保障的工作。其中包括理顺管理体制机制，健全法规政策，制定标准规范，培养人才等内容。第二层面为微观操作层，即合理利用数字化信息技术满足干部人事档案工作的需要，以提升干部人事档案工作的管理效率和服务水平。其主要包括资源创建、资源管理、资源服务、系统设计与管理等。

（二）干部人事档案数字化的意义。1.有利于推动干部人事档案的现代化管理进程。中共中央办公厅、国务院办公厅2021 年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：到2025 年，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型[3]。这就为在数字化大背景下开展干部人事档案工作明确了要求和方向。大数据时代下，单位的档案数据信息量堪称卷帙浩繁，单纯地通过库房收藏档案的方式已无法满足时代的需求。因此要充分利用数字技术精心设计档案管理系统，不但可实现许多管理过程的自动化，还可以减少手动劳动，加快工作进程，简化干部人事档案管理工作内容，提升档案管理工作效率，更好地推动干部人事档案管理的现代化进程。2.有利于提升档案工作的综合服务水平。干部人事档案部门承载的不仅是为组织部门提拔晋升考察干部服务，还要为各部门干部人事工作者提供所需的干部信息。档案查阅工作中，在电脑上检索档案所需要的信息比在库房回转柜中寻找查阅纸质档案更加方便、快捷。档案数字化不仅提高了查阅档案信息效率，也大大提高了查阅档案信息的查全率和查准率。这种优势在大规模、综合性的查阅工作中体现得更加明显。档案信息数据库可以一次输入，多次输出，也可以多方面检查档案信息，这样很大程度地为组织人事部门提供所需要的信息，进而提升干部档案服务效率和服务水平。3.有利于实时更新干部成长经历。干部人事档案是选拔任用干部的重要参考依据。在数字信息技术条件下，数字化带来了数据化，大量的数据能发挥“量变引起质变”的强力作用，更好地呈现内容[4]。新时代背景下，传统的纸质档案已无法满足综合、立体地展现干部成长变化的要求。同时，传统的纸质档案可视性差，很难达到综合考察干部的目的，也不能直观呈现干部“德、能、勤、绩”等方面的成长轨迹。将干部档案实现进行数字化之后，档案内容就能更加全面、生动地呈现干部的风貌，实现实时更新干部的各项动态，根据收录的干部经历与基本资料，得出干部的精准“画像”，更加直观地展现干部的个人才能与实绩，为干部人才队伍建设提供强有力的理论支撑，为后续选任干部工作质量和效率上发挥重要作用。4.有利于确保干部人事档案的安全性和完整性。传统的事业单位干部人事档案都是纸质保存管理的，每一次的查询，翻阅都存在损坏原始档案的风险。在档案借阅、转递过程中也存在丢失、篡改相关信息，泄露干部信息的风险。干部人事档案经过数字化之后，利用者可以在电脑上查阅干部信息，从而减少了对原件的损害，档案中的信息也不会被轻易抹去，同时可最大限度地降低信息外露风险，更好地保护干部人事档案的信息安全。另外，原始纸质档案的寿命也是有限的，字迹会消退，图片会模糊，将干部人事档案利用数字化技术转换为数字信息，选择得当的格式，可实现档案信息永久保存，同时也能实现对原始档案的保护。

二、数字化在干部人事档案工作中取得的实效

《“十四五”山东省档案事业发展规划》明确提出，以档案科技为支撑，积极推进信息化为核心的档案管理现代化[5]，这为当地的干部人事档案管理工作提出了新的工作目标和要求。以济南市济阳区委组织部干部人事档案服务中心为例，该单位深入贯彻落实相关政策法规要求，充分发挥数字信息化技术优势，在提升干部档案管理、跟踪干部实况、人才队伍建设等多方面取得了实实在在的成效。

（一）在干部人事档案管理中见实效。智能化设备是智能档案库房建设的基础和保障。该单位投资500 万元建设标准化档案工作室，包括数字化干部人事档案集中管理平台、干部信息全员库、智能化实体档案库、数字化干部档案库。从档案库房基础设施入手，融合档案管理、智能存储、数字扫描、电子查阅、智能控制等功能于一体，配置智能档案柜、可视化监控、安全门禁、干部人事档案审核查询管理等系统，实现档案存取自动上下架、实时自动盘点、24 小时移动端安全监控、库房环境监测、档案在线查询审批等，截至目前已完成8000 余卷、150万份干部档案的数字化，在职干部数字化档案全覆盖。利用“一台三库”很好地实现了干部档案由库房管理向数字库管理转变。

（二）在动态跟踪干部实况中见实效。通过有效利用干部人事档案数字化能够准确跟踪干部成长发展的整个过程，及时发现成长中的问题，不断创新干部人事档案管理[6]。该单位立足市“云组工”平台、本地数字化干部人事档案集中管理平台和领导干部管理综合信息系统为一体，推进数据资源整合应用，实时动态管理干部现实表现情况。具体表现在三个方面：第一，结合PAD 移动数据终端，依托领导干部管理综合信息系统，可实现“1+N”集成查询，推进干部数据信息分类管理、综合呈现、移动查询。第二，协调联动数据收集机制，结合干部考察调研、年度综合考核，及时补充完善干部信息档案。第三，利用本地数字化干部人事档案集中管理平台和领导干部管理综合信息系统提供全面数据保障，2022年以来，该单位累计更新完善各类干部信息5000 余条，为服务干部管理提供全面数据保障。

（三）在干部人才队伍建设中见实效。干部人事档案管理不单单是管理工作，同时也在服务干部人才队伍建设中发挥着独特的作用。干部人事档案数字化可以盘活数据资源，实时调阅干部工作实绩、考核评价、奖惩等信息，通过大数据比对，设置信息查询、名册筛选等数据处理功能，利用各类柱状图、表格等直观展现，可提高决策过程的量化分析水平50%以上，从而更加直观立体化识别干部人才个人表现、能力水平。2022 年，该单位对提拔、进一步使用和晋升职级的380 名干部人才进行了精准“画像”。通过利用数字化技术，为分析研判干部人才队伍建设提供数据支撑，进而提升了为人才队伍建设服务的水平。

三、开展数字化工作中应注意的问题

在当前社会和经济快速发展的新形势下，借助数字化信息技术，济阳区事业单位干部人事档案工作已取得了实实在在的成效，但干部人事档案数字化工作相较于经济和社会的发展有一定的迟延，同时也存在一些问题，需要高度重视。

（一）不断更新档案工作管理制度。管理制度是工作的依据和保障。干部人事档案工作管理制度是档案数字化管理工作的依据，是档案安全和档案数字化成果质量的保证。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率。结合中央和地方的相关制度要求，综合单位实际情况，以及纸质档案和数字档案所存在的差异性，不断健全完善适用于档案管理的工作制度。找准传统和现代化工作方式的结合点，制定涵盖档案的收集、整理、审核、查借阅、转递移交、利用等环节融入人事档案管理工作全流程的制度体系。借助健全与时代相适应的档案管理体系，明确档案管理的职责与工作分工，使干部人事档案管理数字化工作持续有章可循。

（二）加强干部人事档案信息安全措施。在推进数字化进程中，随之增加干部人事档案工作安全方面的“出风口”。因此要堵住“出风口”，确保干部人事档案信息的安全，建立增强干部人事档案信息安全措施是关键。首先，确保库房环境和基础设施安全，排除不适宜的条件，为避免发生档案信息损坏或者丢失，要及时做好备份工作，并按期检查干部档案数据库。其次，健全干部人事档案数字化工作的安全规章制度，做到依法做事，按规办事，保证干部人事数字化档案信息规范管理。再次，注重强化管档人员的信息安全意识，树立正确认知，提升业务技能，提高自身综合素质，从而减少安全事故发生的可能性。最后，强化技术设备利用安全性，根据信息的涉密程度，实行分级保护，严格确定查阅范围和修改权限，对所用仪器设备进行安全性检测和维护，保证档案信息安全。

（三）培养打造高质量专业人才队伍。人才是事业单位发展的第一要素，干部人事档案工作的发展离不开一支专业化人才队伍。第一，牢固树立正确的政绩观。在全国上下全力推动经济回稳的关键时期，档案工作人员要认真学习并掌握档案相关的法律法规，牢固树立正确的政治意识和业绩观，不断提高政治觉悟，提升自身政治素养。第二，加强专业人才队伍建设。培养引进精通档案、数字信息技术专业的管理型人才，不断完善档案工作人员专业化队伍。定期组织管档人员参加上级部门的业务培训，邀请档案管理以及数字化技术相关的专家来单位讲座，为管档人员进行针对性培训充电赋能。第三，加强管档人员职业素养。增强管档人员纪律意识、规矩意识、服务意识，压实责任，坚持原则，守住底线，为更好地完成档案工作贡献力量。

（四）加强档案数字化外包安全规范管理。随着社会的发展，数字化外包服务成为事业单位干部人事档案数字化工作的重要组成部分。数字化外包服务能有效地优化配置干部人事档案管理部门的各项资源，提高人事档案管理的工作效率，但同时也不可避免地存在干部人事档案信息泄露或遗失的风险，对此，需要采取有针对性的预防措施。在项目实施前，要从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等相关资质进行严格审查。在项目实施过程中，检查外包公司的档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行情况。要指派单位专门人员参与档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、安全监控和协调沟通等方面的工作，确保干部人事档案的安全性和信息的保密性。

（五）保障提升档案信息利用价值。促进干部人事档案信息充分利用，提升干部人事档案利用价值是干部人事档案数字化工作的根本追求。首先，要把好数字化档案利用程序关口。严格把控人事档案借用手续，履行审批手续；不断完善人事档案借用制度，定期开展人事档案工作纪律培训，确保干部人事数字化档案利用的安全性。其次，明确服务方向，树立服务意识。干部人事档案服务中心提供综合性强、全方位的信息服务，因此在进行干部人事档案数字化建设时，以组织人事部门的需求为导向，以服务干部人才为本，分析方方面面的需求，把档案数字化做好做精。最后，强化数字化档案数据库建设力度，建设具有稳定安全、大容量数字化档案数据库，是数字化档案利用的重要前提。

四、结语

全面提升干部人事档案事业的发展，关键在人；不断完善干部人事档案工作制度体系，扎实推进干部人事档案工作发展，基础在规。干部人事档案管理工作要找准数字化技术与传统人事档案管理的结合点，提高干部人事档案管理效率，采用规范化、科学化、现代化“三化一体”的工作方式，努力奉行新时代干部人事档案数字信息化发展道路，为促进事业单位高质量、高水平发展奠定坚实基础。