城建档案管理工作为城市精细化管理服务的策略探索

文/泰安市城市建设档案馆 赵向英

随着我国经济的快速发展，城市化进程逐渐加快，城建档案建设对于城市发展的作用日益突出。城建档案工作是一项具有综合性、广泛性、专业性、动态性及现实性等特点的基础性工作。由于这项工作的诸多特点，其在一定程度上对城市未来的发展有着重要的价值和作用。

城建档案建设的核心目标在于助力城市的发展，其属于国家档案工作的一部分。它的主要任务是要遵循国家及党提出的规则和要求，对城市所管辖范围的建设工程档案进行全面管理，保证城建档案管理的安全性和完整性，并充分地发挥城建档案管理的作用，为城市建设和经济发展助力。自从改革开放以来，我国经济建设得到了快速发展，城市化的进程在不断加快，城市道路、地下管线纵横交错，高楼大厦鳞次栉比。伴随着城市化建设的发展，城建档案的数量和种类也在不断增多。针对这一情况，我国各地区越来越重视城建档案管理工作，为了更好地推动城建档案管理工作的开展，相关部门也加强了法律规范和建设，旨在让城建档案管理工作变得更加完善，推动我国城市化进程的全面发展。

一、城建档案管理工作的意义

城建档案根据城市发展档案管理的要求，主要收集了城市规划资料、建设基础档案资料、城市勘测资料，公用工程、市政、交通运输设施工程相应资料，工业、民用建筑工程的档案资料，风景名胜和园林绿化资料，城市防洪、抗震、人防设施资料，城建科研资料等多方面的档案资料，对城市未来的发展有着非常重要的作用。城建档案既是城市发展、建设和管理的真实反映，也是城市建设发展的重要根据。城建档案工作包括了收集、归纳、统计、鉴定及保管等多项内容，每项工作环节在技术档案中都有着重要的作用和地位，城建档案管理工作是城市建设的重要组成部分。第一，城建档案整理工作是城市档案建设的重点内容，城建档案建设的六个环节中，收集是城建档案整理工作的重点内容。为了使城建档案管理更好地被利用，必须将所收集的城建档案内容进行整理和归纳，做好全面鉴定，妥善保管。在城建档案工作的业务内容中，整理工作是核心，需要进行统计、鉴定和保管的工作。第二，整理工作是保证城建档案发挥作用的重要前提。从当前城建档案的业务内容来看，整理工作是城建档案发挥作用的重要前提，只有通过规范化、标准化的整理，城建档案才能为城市的发展助力，才能推动我国城市化进程。因此，需要通过多种形式整理好利用好城建档案，并为使用者提供更加便利的服务。

二、城建档案管理工作为城市精细化管理服务的策略

（一）建立城建档案，强化安全管理。城市建设具有地域性的特点，城市建设是一个动态发展的过程，需要根据城市发展的实际情况做好适时的调整，这就需要城建档案管理部门随机应变，做好城建档案资料的收集和管理工作。城建档案能够真实记录城市的发展轨迹，在进行城市档案建设和管理的过程中，需要结合当前城市发展的特点来完善档案馆及相应数据库的建设，以此来保证档案管理工作能真实有效地记录各行业发展的情况，更好地助推城市发展。同时，需要相应地建立一套完善的消防体系，从根本上提高档案馆的安全和防火能力，保障档案管理的安全。在保护和保存城建档案管理的过程中，相关人员应积极挖掘档案管理的价值，以此来提升档案管理的利用效率。

（二）树立档案理念，优化档案管理。在城建档案管理的过程中，各参建单位的资质审查工作是非常重要的内容，因此，需要充分了解城市发展的具体情况，为城建档案的管理工作打好基础。由于许多建设单位对城建档案管理工作的认知不足，其单位内的很多档案整理工作只是为了应付上级的检查，忽视了档案的保存价值。然而，在实际的档案管理中，有大量的资料需要建设单位进行保存，只有档案馆和建设单位对建设项目档案共同进行管理才能建立一套完善的建设项目档案管理体系。因此，城建档案部门需要积极宣传正确的档案管理理念，使各项目参建单位及相关工作人员都能提高对档案管理的认知，做好各自负责的档案收集整理工作，督促各方尽职尽责。档案管理部门需要在项目实施前做好配合指导、在项目实施中实时监督，才能有效地保证建设单位能够做好档案管理工作。档案管理者需要想方设法拓宽信息渠道，积极开展业务指导和管理工作，并通过互联网形式宣传关于城市发展建设的历程，宣传城建档案的规章制度，介绍档案管理部门的职能、权限和能提供的服务，让广大人民群众真正地了解城市建设档案，还要利用新兴信息技术来提升各参建单位的档案整理和收集归档能力，实现档案信息资源多方共享。

（三）科技建档，加快信息化建设。随着信息技术的快速发展，我国已经进入信息化时代，城建档案管理工作应朝着信息化方向革新管理模式，这更有利于建立完善的城建档案管理机制，能够更好地提升档案信息的利用效率。目前，很多建设单位只注重对纸质档案的管理，忽视了对电子档案的运用。因此，档案管理工作人员要完善文件的电子档案归档工作，做好电子档案信息数据的整理和归纳，不断优化档案管理的内容，提升档案的管理水平，通过提高管理效率为城市精细化管理提供更加有利的条件，推动我国经济的发展[1]。

（四）坚持适才而用，引进专业人才。城建档案管理人员的专业能力和专业水平在一定程度上影响着档案建设的管理水平。当前，许多城建单位聘用的档案人员都属于临时聘用，这些人员对工程建设档案的熟悉程度不同，档案收集和整理水平也大相径庭，且绝大部分人员非档案管理专业出身，许多人员都是从其他部门调任过来的，并未进行专业化的培训工作，对档案管理工作缺乏正确的认知，在具体的工作过程中容易漏洞百出。因此，城建档案管理部门需要坚持学以致用的原则，加强对管理人员的培训力度，从根本上提升档案管理人员的综合素养。同时，随着现代化信息技术的快速发展，城市电子档案的建设尤为重要，需要提高管理人员的信息素养，为电子档案建设管理工作提供更多的指导，实现信息化管理，并采取相应的方式来开发更多的资源。除此之外，档案管理部门还需要积极引进档案管理专业人才，加强人才战略建设，创设优质化的条件，不断地引进档案专业型人才[2]。

（五）加强电子档案建设，提升安全管理水平。对于城建部门而言，电子档案的建设非常重要，为了更好地保证电子档案管理的安全性，应采取行之有效的管理策略。首先，城建档案管理部门需要积极引进网络传输安全技术，保证电子档案数据安全，做好现有数据的备份和管理工作，更加重视档案库房的防潮、防火及防盗管理[3]。为了更好地预防档案信息被恶意删除、修改及盗窃问题的产生，为了更有效地预防网络黑客的攻击，可以使用加密技术、安装杀毒软件、签署安全协议、创建防火墙等安全措施，保证电子档案的完整性和真实性，保障信息在传输过程中的安全，避免由于非法访问而导致电子文件被恶意篡改的情况发生[4]。现阶段，可以考虑采用电子文件使用双轨制的管理方法，这种形式能够保证电子文件数据的安全和稳定性，电子印章和签署则预示着文件的生效[5]。就当前的信息技术而言，通常是以纸质形式保存一些有凭证的法律文件[6]。电子文件的载体和信息技术存在一定的局限性和缺陷，再加上电子文件很容易被人所篡改，因此，应采取硬盘拷贝存档的形式进行保存，更有助于保证数据的安全和稳定[7]。

（六）深入档案基层，做好业务指导。城建档案数据信息的准确、完整和系统，是城市基本建设施工的重要基础。每个基建工地都是城建档案管理的重要组成部分，其中施工技术人员是档案管理的重要人物[8]。作为城建档案管理人员，要经常深入城市建设基层一线，做好相关业务的指导工作，并积极地督促各工程施工技术人员认真做好施工的记录工作，帮助他们掌握计件文件的撰写[9]。同时，还应经常组织施工技术人员学习《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，使其了解档案归档制度，掌握案卷文字排序的方法和整理技术。从城市发展的轨迹来看，城建档案业务管理部门需要不断完善城建档案管理工作，实现“地上清、地下明”，这不仅要保证数据传输的安全可靠，还要保证数据传输的完整性。“地上清”就是要围绕着地面建筑物来整理市政工程、工业建筑、民用建筑、交通运输工程、园林建筑等的建设资料。对于档案失散的情况，要做好相应的收集工作；对于档案不完整、不准确的情况，要及时与相关工程技术人员进行核对和审查，通过不断完善，形成一套准确完整的管理系统。“地下明”就要根据城市地下隐蔽工程，将人防工程、各种地下管线、矿藏及地质条件的档案进行归纳，并通过不断地普查、收集及补充绘制地图，确保档案的准确性、完整性和系统性。

（七）加强顶层领导，提供主动服务。城建档案管理工作是城市建设的主要组成内容。因此，需要重视城建档案管理工作，并将其纳入城市建设之中，使得城市建设事业与城市发展相协调。除此之外，城建档案管理工作也是国家档案管理工作中的重要组成部分，城建档案管理工作被纳入整个档案管理体系中，在国家档案管理相关政策的指引之下，各级地方人民政府应做好监督和管理，不断强化和优化档案管理工作，做好城市未来的规划工作。只有加强上层领导的重视，才能从根源上解决城建档案在整个城市建设中的作用。档案行政管理部门需要强化对城建档案管理的监督力度，要探究城市建设档案管理工作的新内容和新情况，做好新时代城建档案管理工作，更好地为城市的发展建设添砖加瓦。从实践来看，来自上层领导的重视是推动档案发展的关键。作为城建档案工作人员，要始终保持主动服务的态度，提升服务意识。城建档案管理工作对于城市建设而言是一项基础性、服务性和条件性的工作，能够更加准确、完整地展现城市的规划和建设情况，因此，城建档案管理工作必须积极地参与到城市的发展之中。城建档案管理工作应从基层开始抓起，重视质量要求、时间管理等细节。在施工管理工作中，档案管理工作人员需要深入现场检验，特别是施工、竣工验收等阶段，要逐步检查所有的资料，完善所有的资料，并提供相应的服务，真正做到面向社会，通过优化服务工作，推动城建档案建设和发展，为社会可持续发展奠定基础。

三、结语

综上所述，城建档案管理部门要不断提升城建档案管理工作的效率和质量，推动精细化管理的建设，促进城市发展建设的健康协调发展。因此，在进行档案管理工作时，城建档案管理部门要进行深度分析和观察，及时发现工作中存在的不足，不断提升档案管理的规范性。与此同时，档案管理人员需要提升自身的服务意识，加强自身的专业技能，提升自身的综合素养，使城建档案管理工作朝着精细化、高质量的方向发展，进而推动城市可持续发展。