浅谈合同管理的信息化建设

陈丽金（福建省煤田地质勘查院）

引言

合同是开展经济活动的重要载体，合同管理在单位日常生产经营中不可或缺，要需充分发挥合同管理的作用。信息技术已经渗透到社会各个领域，在合同管理中，对信息技术的依赖也不断提高,合同的管理信息化已经成为合同发展中的必然选择。对合同展开信息化管理，已经成为了现代化发展的客观需要，同时也是进行现代化管理建设的一个非常重要的标志。首先，信息化的合同管理能够更加规范，可以更好地降低合同管理的失误概率，并且能不断提升企业的合同管理质量，确保合同管理工作可以有序开展。其次，信息化合同管理能够提高企业的合同管理水平，这也是现代化企业管理非常重要的内容。

一、纸质合同管理存在的主要问题

（一）合同审核部门多，效率低

合同审批参与的人员多，完整的一份合同，由经办人送审到各不同的部门负责人到合同的最终签订，中间的审批时间长达十天半个月。在传统的管理模式下，需要不断提升整体合同在运转过程中的效率，与此同时还需要减少合同管理的周期。有部分业务需求部门工期紧，时间赶，就需要在合同签订之前就先开展相关业务，大大地增加了合同风险。

（二）借阅复杂，易丢失

纸质合同在借阅的过程中，需要管理工作人员对于合同的编号进行查询，然后再前往档案室查找，经过借阅人进行登记之后才能够借阅出来，全过程耗时较长，效率较低。同时，纸质合同的特殊性，有时会出现破损和丢失等情况。

（三）容易被篡改

相较于电子合同来说，纸质合同其实会更加容易被篡改，因为纸质合同本身只是一种物理形式的文件，完全可以通过涂改或者是伪造等一系列的方式来对其进行篡改，而电子合同则完全不同。电子合同主要是通过数字签名等一系列方式来确保合同的真实性以及完整性，能够更好地防止合同被篡改的现象。

（四）不利于环保

纸质合同在应用的过程中需要消耗大量的纸张，包括印刷油墨等一系列资源，这对于环境会造成一定影响，而电子合同则完全可以节约这些资源，有利于环保。最重要的一点是，在数字化时代，纸质合同已经越来越不适用，不符合未来社会发展的主要趋势。

二、合同管理信息化的优点

目前，随着各个单位的不断发展，签署合同的种类、数量都在不断增加，原本需要根据合同的类别包括性质来对其进行管理，但是现在如果依然使用这样的管理方式的话，很难适应目前单位发展现状，合同管理信息化则展现出其独特的优势。

（一）审核效率提高，审核流程优化

在过去使用传统的纸质合同的条件下，整体的签署过程非常复杂。首先，需要打印合同，双方需要根据合同的内容进行探讨，最终修订出一份完整的合同。双方需要根据合同的具体内容来进行签订，而签订也需要双方预约，在某一个时间双方当事人必须都要到场来进行签订，如遇到特殊情况也可以进行异地签订。但是在邮寄合同的时候，可能单份合同就要花费两天或者是更长时间，这会给双方带来很大不便。但是电子合同完全不同，合同管理信息化的电子审核在线上进行，合同的起草和审核均可通过系统一步到位，不需要合同经办人在各个部门之间完成纸质合同的送审跟签字，能够更好地缩短合同签订的时间，因为合同整体的审核都是在线上完成，操作人员无论任何时间都可以登录系统进行审核。在合同管理信息化系统上线之后，整体的审批流程会得到有效缩短，提高了整体合同的审核效率，并且也杜绝了传统的合同审核过程中，合同经办人需要不断寻找相关工作人员补签字等一系列环节，更好地提升了管理效率。

（二）合同台账电子化，查询简单化

合同管理的信息化，能够更好地实现合同编号的自动生成，确保每一份合同的编号都具备唯一性。一般来说，合同都是由工作人员或者是经办人员来负责录入，因为录入的内容较多，如果没有其他人帮忙检查，录入信息时很容易出现错误。合同管理信息化后，合同起草时对合同的基本信息进行逐项录入后，再将word 版合同上传至附件。在合同审核流程中，相关人员对合同信息进行审核的同时可以进行及时发现问题。合同管理信息化后，合同名称、甲方名称、金额，合同号、合同金额和数量等信息一目了然，使合同查询简单化。建立合同跟踪功能，到款信息及开票情况等相关数据都可以在系统上查询。合同查询功能也从原来合同只能由合同管理员查询，升级到可以有多人同时进行查询，提升了工作效率。

（三）有利于实现全流程标准化管理

在合同存档时，将双方签字盖章的合同扫描后上传至系统，合同将被永久保存在系统内，不会出现因为纸质合同的丢失或者是受潮等一系列问题。以前，若合同的管理工作人员调动工作，有可能会导致纸质合同交接不当，甚至在这个过程当中出现丢失等一系列问题。但是合同扫描件的存档能够有效地避免这种问题。合同在经过了扫描之后会直接存档在系统中，有效提高了合同的稳定性。合同的归档实现了已签署合同的线上存档，提高了档案的查询效率，确保信息的可靠性。

（四）实现合同信息共享

建设合同管理信息化系统，能更好地提升合同管理的透明度，有利于业务部门之间的数据共享，也提高了合同审批效率。通过信息化的系统，能够实时地对合同的签订包括归档管理和具体的履行情况等进行检查，真正实现跨部门以及跨业务的信息管控，实现了对整个合同的动态化的管理，降低了因为各种信息不对称所带来的法律风险问题，并且也能够为企业的员工提供了信息共享平台。在合同录入后，审核人员可以根据合同表当中的任意一个关键词，对于整个合同进行查询，真正实现了信息查询时的简单化。

（五）更加方便于存储管理

在传统的纸质合同管理模式下，合同的所有的文本都是以纸质的方式存档的，而这对于有合同非常多的公司来说非常不利。因为对这些合同进行存档，需要占用大量的时间及空间，同时在保存这些合同的时候，也会面临着发霉或者是受潮等一系列问题，导致合同失去了其具体的价值，所以对合同进行管理要求非常高，增加了合同管理的难度。但是电子合同则不同，它属于一种数字化的文件，对于存储来说只需要利用网上的虚拟空间即可，使用U 盘或者是移动硬盘就能够把以前需要放置到一个屋子里面的内容进行存储，在很大程度上节省了合同文件存储的物理空间。不仅如此，电子文件是以虚拟数字的方式进行存储，并不会受到发霉等一系列因素所造成的影响，而且便于工作人员对于所需要的数据文件进行备份，只需要做好设备的防火以及防潮工作即可，就能够更好地确保整体的合同的安全性，再加上电子合同在查找包括传输的时候比较方便，拥有着非常大的优势。

（六）更加节约环保

在对于纸质合同进行管理时，一定会产生各种资源能源的消耗，例如合同打印就会产生纸张或者是油墨方面的损耗，而打印机在运作的过程当中对于电能也会产生一定的消耗，同时对于合同文件进行存储时也会对于各种设备进行消耗，这不仅会增加单位在运转过程当中的成本，与此同时，那些已经失去了利用价值废弃的合同所产生的各种纸张，其实也是一种资源的浪费。但是电子合同跟传统的纸质合同却是完全不同的，因为电子合同并不需要打印，所以就会减少对于原材料的消耗，同时在对于电子合同进行存储时也不需要过多的设备，无论是存储的空间还是环境要求都非常低，因此能够更好地降低存储所产生的消耗。

三、合同管理审批工作流程

合同审核主要由各单位合同管理机构从法律角度进行审核并提出意见与建议。合同审核期间，合同管理机构可邀请相关部门对合同技术和商务等内容进行会审，相关部门指定专门人员熟悉合同条款，提出会审意见，并跟踪相关条款的执行情况。会审人员有权在OA 系统中实时查看参与会审合同的相关内容。

四、合同管理审批系统结构

本文合同信息化管理系统包括系统登录模块、合同信息录入模块、合同跟踪模块、合同信息查询模块和系统管理维护模块。

（一）系统登录模块

系统登录模块是为了保证系统的安全性和不同用户权限需要而设置的。系统为不同的用户提供了不同的用户权限：合同管理员、合同经办人、普通用户和系统管理员。输入正确的用户名和密码后登录系统，通过各自的用户权限，进行下一步操作。

（二）信息录入模块

送审人员在合同信息化管理系统的详细信息表内填写合同的基本信息包括：拟稿人、拟稿人部门、合同编号、合同名称、甲方名称、乙方名称、标的金额、合同附件等信息，并上传合同正文。

（三）合同跟踪模块

合同跟踪模块的主要功能，是对合同开票情况和资金支付情况进行跟踪。

（四）合同信息查询功能

合同查询的主要功能，是可以根据合同编号、合同名称、甲方信息及标的金额进行查询，其主要功能是根据设定的条件，按照不同的检索方式，查询出相应的信息并显示特定的内容。合同的查询功能，能提高工作效率。

（五）系统管理维护模块

系统管理维护模块主要进行系统管理和维护模块，保障系统的正常使用，包括用户管理、 修改登录密码等功能。

结束语

随着社会经济的发展，合同管理是保障甲乙双方重要利益的凭证。随着各企业合同管理意识的增强，合同管理工作不断规范，本文从合同的优缺点出发,通过合同信息化管理系统，阐述了合同信息化审核流程的具体方法。加大对合同的管理力度，有利于工作的有效开展，助力企业实现持续健康发展。