新时期城建档案管理存在的问题及应对策略

林礼斌（福建省莆田市城市建设档案馆）

引言

随着我国经济建设快速推进和城市化进程加快，人民群众生活水平不断提升，对于城市规划管理提出了更高要求，同时也为城市档案工作提供了良好机遇和广阔空间。做好城市档案工作，有利于加强城乡规划管理工作，维护社会稳定，对促进经济社会发展具有十分重大而深远的意义，这就需要我们更加重视并努力做好城建档案管理工作。

一、城建档案管理相关理论

（一）城建档案管理的特征

1.城建档案是指在社会主义国家或地区修建或者使用过的建筑物及其附属设施，主要有：房屋及配套设施；其他工程和基础设施。它既可以是有形之物，又可以是无形之物。按照其性质可将城建档案管理划分为两类：一类是有形资产管理类资料，另一类是无形资产管理类资料。这两类资源都具有一定的价值，但它们不是孤立存在的，而是相互联系着的，并且二者之间还必须通过某种方式来实现信息共享与交流，才能使之发挥出最大效用。前者属于静态范畴，后者属于动态范畴，两者共同构成一个整体，包括道路桥梁等各类建筑以及各种生产经营活动中形成的文件材料。

2.城建档案管理，从狭义上讲，主要指城市建设过程中产生的工程建设项目档案；从广义上讲，则不仅包括建筑工程档案，而且还包括土地使用、市政设施维护及改造、城市规划等方面的档案。其中以工程建设档案最为重要，因此，城建档案管理又称为建设工程档案管理。城建档案管理是整个城镇建设工作的基础，在我国社会主义现代化建设进程中，特别是改革开放以来，随着经济与社会发展水平的不断提高，对城乡建设事业提出了更高要求。为了满足人们日益增长的物质文化需求，必须加快城市化步伐，大力发展基本建设。加强基础设施建设，为经济社会发展服务。

（二） 城建档案管理的功能

城建档案管理的功能主要体现在以下几个方面：一是档案信息收集和利用，可以进行档案资料整理、编研及开发利用，使之成为各级政府决策参考依据；二是提供咨询服务，及时掌握城市各项建设项目进展情况；三是完善管理办法，提高管理水平，保证工作质量等。

（三）城建档案管理的基本原则

1. 法律合规性：城建档案管理应遵守国家和地方相关法律法规的规定，同时符合社会主义市场经济发展规律和社会文明进步的需要。建设单位要依法建立好自身的规章制度和程序，并对其实施监督检查，加强法制教育，增强公民守法意识。积极推行依法行政，规范行政行为。杜绝违法案件发生，确保档案管理的合法性和合规性。

2. 完整性与真实性：城建档案应当完整、准确地记录和存档，任何机构、个人不得伪造或者变造。凡在本办法中提及的有关文字、图表、数据等资料均为原件。所有档案资料都应经鉴定确认后才能作为定案依据。不存在空白区域或遗漏部分，必须真实反映各项城建活动的全过程、全内容[1]。

3. 保密性：城建档案涉及的机密信息或个人隐私应严格保密，不能向社会公开展示，以保证其准确性与可靠性。建设单位及各主管部门要加强对城建档案工作的领导和监督检查，健全完善管理制度，建立廉政风险防范制度。严格执行国家保密法、档案管理法律法规等。严禁泄露城建档案秘密，依法保守国家机密，确保信息安全和隐私保护。

4. 统一性与一致性：城建档案的管理要求统一标准、一致操作，确保各个环节和部门之间的协调和配合，凡符合统一规定条件的机构均应当纳入到城市档案馆体系中。任何组织和个人不得擅自变更或者撤销城市规划区内有关建筑以及设施的规划许可文件，严格落实建设工程勘察设计招投标活动的监督管理。建立健全工程造价动态监控机制，提高工程管理水平，杜绝质量安全事故发生。

这些基本原则能够确保城建档案管理的规范性、准确性、安全性和便捷性，促进城建领域信息的有效管理和充分利用。

二、我国城建档案管理存在的问题

（一）系统规范性不足

城建档案管理缺乏统一的规范和标准，不同地区、部门、单位之间的档案管理做法存在较大差异，缺乏一致性和统一性。各地在加强组织领导的基础上，积极探索建立适应自身特点的地方性法规和政策体系。但由于缺少必要的技术标准和操作指导，一些具体规定还没有得到很好的落实。同时，有些城市还出现了重复建设、恶性竞争等严重干扰环境，给城市规划、设计、施工带来一定影响。造成这种局面的主要原因是信息系统不完备，其中一个重要因素就是制度缺失，特别是对各级政府管理职能的界定不清。

（二） 信息化水平有限

城建档案管理仍然存在较大的纸质档案比例，电子化和数字化水平较低，难以满足信息检索、共享和利用的需要。而传统纸质档案在大量使用过程中也产生了许多问题，如数据采集难度大，录入速度慢、电子文档质量差，不能很好地适应当前办公要求、无法有效地为领导决策服务、文件处理繁琐，工作效率不高等[2]。这些都直接制约着现代化管理水平的提高，影响到城市建设发展的整体速度。因此，加强对城建档案管理的科学化管理，是摆在我们面前非常重要的课题。

（三）档案管理机制不够健全

城建档案管理中缺乏科学规范的管理制度和流程，缺乏专业的档案管理人员和培训机制，档案的整理、归档和维护工作不够规范。一些地方在机构设置上存在重建设轻管理工作的倾向，使很多城市出现了大量闲置或无效的档案资料。这种状况亟待改变，通过建立科学有序的运行机制来推动档案事业健康快速发展，需要政府有关方面予以重视。

（四） 档案利用和共享有限

城建档案的利用和共享机制不够完善，导致社会资源浪费严重，造成巨大经济损失。当前，我国经济正处于转型升级时期，产业结构发生深刻变化，产业结构调整加快，科技创新步伐不断加大，新技术、新工艺、新材料不断涌现，新兴产业蓬勃发展[3]。与此同时，城乡差距拉大，区域差异进一步扩大。各个部门和单位之间信息孤岛现象突出，档案信息的共享和跨部门的利用较为困难。只有加强对城建档案管理工作的组织领导，健全相关法规政策，才能为实现“数字中国”、智慧城市等目标奠定坚实的基础。

三、新时期城建档案管理的应对策略

（一）建立统一的规范和标准

制定城建档案管理的统一规范和标准，确保各个地区、部门、单位的档案管理做法具有一致性和统一性。各级人民政府要建立健全相应的规章制度，并将其纳入本级政府信息化发展规划中，使之与国民经济和社会发展相适应，形成系统完备的城建档案管理制度体系。在此基础上，各地应进一步细化具体要求，做好地方立法，明确各环节之间的衔接关系。鼓励金融机构积极创新金融产品和服务方式，满足人民群众日益增长的住房需求。加快人才培养步伐，优化知识结构，增强业务能力。重视人才队伍建设，打造专业人才梯队，实施高层次人才培养计划。完善国家层面的档案学专业教育和人才培育体制，不断提升行业整体素质。

（二）推进档案数字化转型

加强城建档案数字化建设，推进电子档案的建立和管理，提高信息检索、共享和利用的效率，逐步降低纸质档案的比例。积极运用现代信息技术手段对馆藏档案进行全面整理和开发利用，实现全系统资源共建共治。推动数字档案馆与传统档案馆有效结合，形成以信息化带动网络化发展的新型现代化管理模式[4]。充分利用互联网等新技术，拓宽开放空间，提供高效便捷的公共服务。加快实施“智慧城市”工程，在政务服务平台中整合各类应用系统，完善相关功能，提升服务水平。鼓励开展基于网络的社会服务活动，建立健全安全管理制度。

（三）健全档案管理机制

建立科学规范的档案管理制度和流程，提高档案管理水平，确保国家、省有关文件、资料的真实、准确、完整和及时。强化保密意识，落实信息安全防护措施，防止泄密、丢失或毁损，保障档案及重要数据完整性、准确性和安全性，依法公开档案资料。加大人才队伍建设力度，明确各项工作的责任和流程，加强档案管理人员的培训和职业素养培养。建立健全考核评价体系，对各级各类机关事业单位工作人员进行综合考评，将其作为评先定级等方面的重要依据。完善相关法律法规，鼓励社会力量参与到档案馆事业发展中去，增强公众服务能力。

（四）推进档案利用和共享

加强城建档案的利用和共享机制建设，促进信息共享和协同工作，打破信息孤岛，为各部门和单位提供方便的档案数据。充分利用数字化技术，实现数字建档，提高档案管理水平，满足人民群众日益增长的档案需求[5]。发挥市档案局在城市规划管理和城市信息化建设中的重要作用，推动城市规划与住房城乡建设一体化。建立城乡统一的公共服务网络，创新公共文化服务体系。充分发挥科技支撑作用，通过物联网、云计算等先进技术手段，构建涵盖全市范围内的资源共享平台，并向社会公众免费提供查询使用，最大限度地减少政府机构之间信息不对称现象。

结束语

新时期城建档案管理应坚持以人为本，树立正确的政绩观，注重科学规划，突出特色，不断优化建筑结构，做好建筑节能工作，保护好历史文化遗产。加强信息化建设，提升管理水平和服务能力。创新城市管理方式方法，增强精细化管理水平，提高服务质量和水平。强化责任落实，发挥部门优势，确保各项目标任务落到实处。同时，要积极拓展业务领域，努力增加经济收入，扩大就业规模，切实改善民生，全面推进城镇化进程。