企业档案异地备份工作探讨

王贤

摘 要：档案安全是档案工作的底线，企业对重要档案异地备份是防止重大自然灾害和公共突发事件对档案造成危害的重要手段。基于档案异地备份工作的重要性，文章重点阐述企业档案异地备份的实施过程，即“争制选签，双选做查”八字方针，以期对后续企业开展档案异地备份工作提供参考。

关键词：异地备份；档案备份；档案安全

档案安全是档案工作的底线，对重要档案备份是保护档案安全，减少人为因素和自然因素对档案造成危害的主要方式，而实施异地备份则是防止地震、台风、洪水等重大自然灾害以及战争等突发公共事件對档案损坏的灾备方案，是实现安全、高效、长期保管档案的重要手段。

一、档案异地备份的发展历程

档案异地备份由来已久，早在公元前11世纪的西周，为了便于日常政务利用，保护正本的安全，便会制作档案副本，由各类文书主管部门和有关部门保存，这是档案异地备份早期雏形。20世纪30年代，中央秘书处规定中央下发的文件和各地上报的文件，均实行“三套制”，一份送共产国际代存，一份送文件保管处集中保存，一份呈请中央领导人批办。正是这种异地备份的容灾做法，为保管党内重要档案资料作出了突出贡献。1962年，在“南水北调”工程长江水利办存放水文档案的大楼爆炸事件后，中央提出有关部门要把档案复制四份，存放全国不同地方。

国内档案工作者对档案异地备份的研究，比较早的是1999年厦门市档案馆的曾少雄，从9·21台湾大地震触发对城建档案异地备份的思考。2008年，汶川地震使档案资源遭受重大损失，为档案从业者敲响容灾警钟。2009年，全国档案馆工作会议上提出要各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对重要档案及其电子文件实行异地备份，确保档案信息资源的绝对安全，档案异地备份进入发展期，各专家学者对档案异地备份的紧迫性、备份机制以及管理策略等方面的研究与讨论也逐步增多，持续到2018年后有所回落。

二、企业档案异地备份保存的意义

1.档案安全的要求

实施档案异地备份是保证实体档案安全的需要。2001年，美国“9·11”事件导致大楼中的很多公司因重要信息毁灭而宣告破产。2008年的5.12汶川地震，2010年的青海玉树地震、舟曲泥石流，均导致大量档案资料遭受无法弥补的毁灭性危害。各类自然灾害发生让档案实体时刻处在危险的境遇之中，如不采取异地备份将可能给企业带来不可弥补的损失。

实施档案异地备份是保证电子档案安全的需要。随着企业档案信息化进程的加快，产生了大量的电子档案数据，包括原生电子档案以及纸质档案数字化副本。如果发生软硬件故障、操作失误以及网络攻击等情况，将会导致档案信息遭受非法篡改、删除，使数据失真、受损。为了有效保护档案安全，需要在日常备份的基础上，增加实施异地备份，多重手段、多重防御，以达到提高应对风险的能力。

2.落实相关规定的要求

国家出台了相关法律法规，国家档案局也起草多份国家标准和行业标准，为档案异地备份提供制度支撑。《中华人民共和国档案法》第三十九条规定“档案馆可以对重要电子档案实行异地备份保管”。《“十四五”全国档案事业发展规划》提到，扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径，加强备份工作全过程安全监控，切实保障档案数字资源安全。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》指出，三套载体最好分开保存，有条件的单位应将一套置于距离300公里以上、不在同一流域的地点保存或不同的建筑物内保管。此外，《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等标准中也均对异地备份做出相关规定。

三、企业档案异地备份现存的问题

1.对档案异地备份的重要性认识不足

目前，一些大型国企、央企以及经济较发达城市的档案馆都陆续开展了馆藏档案异地备份工作，但一些小型企业或经济欠发达地区的档案馆，由于存在侥幸心理，对档案异地备份工作重视程度不够，导致工作推进缓慢，至今仍未实施。

2.企业内部缺乏资源支持

实施档案异地备份是一个长周期的工作，且备份后数据安全的维护均需要投入大量的人力和物力。由于企业的资金预算相对紧张，档案部门也并非处于一线生产地位，往往难以得到领导的支持，导致备份工作举步维艰。

3.缺乏详细的规范标准支持

目前，尚未有可以直接指导档案异地备份工作开展的规范标准，仅在相关文件中提出需要实施档案异地备份的要求。但是，对于异地备份开展方式、执行标准、存储要求和安全保密要求等没有更为详细的规定，企业无法及时规范开展档案异地备份工作。

4.选址不符合规范

档案异地备份地点要两地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震带上，对于电子档案备份还不应在同一电网。目前，很多企业选定的异地备份地址未达到该要求，如果两地相距过近，发生的自然灾害会同步受到影响，从而失去了异地备份的意义。

四、企业档案异地备份的实施内容

对于企业档案异地备份，已有大量学者和档案工作人员对其提出了独有的见解。因此，笔者在现有学者和档案工作的研究基础上，对企业档案异地备份实施内容进行总结，即“争制选签，双选做查”八字方针。

一是争取支持。企业档案部门应对分管领导展开专项汇报，让领导认识档案异地备份对于灾后档案重建工作、保护档案安全的重要性，争取企业专项资金支持，用以购买相应的设备，使企业稳定、规范开展异地备份工作。

二是建立制度。企业档案部门应在国家、行业和地方档案管理标准的要求下，结合企业内部实际情况建立异地备份管理制度和工作细则，如企业档案数字化技术规范、异地备份实施策略和机制、异地备份数据恢复方案、异地备份安全管理制度等，细化管理细则、责任划分、备份范围、备份方式和备份周期等，使其更具有操作指导性，为本企业异地备份工作的开展提供完善的制度保障。

三是谨慎选址。加强对备选地址的考察，除满足基础的距离、流域和地震带要求外，还要调查历史上的地震、洪水和泥石流等自然灾害发生频率。异地备份的双方相隔距离越远，气候、地质和水文条件差异越大的同时，受到自然灾害和突发公共事件损害的可能性越小。此外，还要综合考虑备份地点的库房条件、保管设备设施和人员资质等需要。

四是签订协议。为了有效保障双方合作长期稳定，应签订档案异地备份协议，对双方的权利义务、费用、资源、备份介质、移交方式和频率、保管条件和要求、安全保密等方面有明确规定、协商一致，公平公正，以维护双方的合法权益，保证备份介质和数据的安全。

五是选择备份范围。对于需要异地备份的档案范围没有明确规定，有条件的企业可以实行馆藏档案全备份。如果馆藏档案的數量大、种类多，短期内完成全部馆藏的异地备份工作难度较大，应根据重要程度、保管期限、产生时间和使用频率等划分优先级，分步实施，逐步、有序推进。

例如，保管期限为永久的档案、公司运作必需的档案，公司重点、特色业务产生的档案以及利用率较高的档案等优先备份。

六是选定备份方式。企业应当根据馆藏容量、资金和人员等实际情况，综合考虑各类档案异地备份方式和备份载体，既要量力而行，又要尽力而为，有条件的企业可以综合使用多种备份方式，最大限度地保护档案安全。目前，国内档案异地备份方式主要有：

（1）在线异地备份。通过网络技术将本企业的档案资源备份至接收方。在线异地备份的数据可被多台计算机或网络设备读取，方便数据共享，备份频率高。但是，建议通过专用网络传输，以保证档案信息安全。

（2）建立异地备份中心。建立异地备份中心，将重要档案集中备份，存储介质或设备集中部署，性价比高、集中管理效益高，但需要综合考虑异地备份中心的地理位置、配套设施等，一次投入成本以及后续的维护成本较高。适用于大型国有企业，资金实力较为雄厚，且由集团牵头组织建立，统一规划，集团内各成员单位均可使用。此种方式中小型企业实现较为困难。

（3）离线异地备份。将本企业档案资源存储在可脱离计算机保留的载体介质上，并将备份载体运输至接收方保管。离线备份不受计算机和网络的限制，资金投入成本相对较低，操作方便，硬件可便捷配置。但数据量巨大时，存放介质较多，加大管理难度。并且，当发生灾害时需逐份读取恢复。离线备份的介质类型选择较多，表1比较了各类载体类型，企业可根据实际情况综合选择。

（4）异地备份外包。企业将档案异地备份工作外包至其他公司。异地备份的软硬件设备设施由外包公司承担，本企业仅需支付外包租借费用即可。但保密性能得不到保障，市场可以提供专业档案异地备份的供应商并不多，服务效果得不到保证。

企业还可以积极探索与政府所属公共档案馆合作的新模式，专业档案馆异地备份存储条件规范、人员技术有保证、管理系统安全可靠，企业也可为公共档案带来额外的经济效益，双方可互利互惠。

表1 离线备份常见载体对照表

载体类型 容量 价格 硬件

设备 保管时间 有无国内标准 综合评价

光盘 容量小，最大单盘容量300G 单盘价格较为便宜 电脑、蓝光光驱 档案级CD、DVD光盘的保存寿命大于20年，档案级蓝光光盘的保存寿命大于30年 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《档案数字化光盘标识规范》《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》 优点：价格低，便于操作，不易被篡改，保管期限较长。缺点：容量小，备份及读取速度慢。

硬磁盘 容量大 相对较高 电脑 保管时间短，硬磁盘在5年左右 《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》 优点：容量大、传输速度快、使用方便。

缺点：保存时间短、不耐摔。

磁带 容量大，LTO8磁带可达到12TB 磁带价格便宜，但需要的软件（备份软件）和硬件（磁带机）价格较高 专用备份软件，专用磁带机 根据DA/T83-2019《档案数据存储用LTO磁带应用规范》第11.3描述：保存时间超过10年的磁带，更新或转换。因此，磁带作为档案数据存储时的寿命为10年 《磁性载体档案管理与保护规范》《档案数据存储用LTO磁带应用规范》 优点：容量大、稳定性强、传输速度稳定。缺点：保存时间短、更新换代速度快，新版本磁带机可能不兼容旧版本磁带。

缩微胶片 存储密度高，每幅胶片能浓缩A0图纸大小 价格高 胶片扫描仪、胶片冲洗设备、胶片读取设备 保管时间长，100年以上。在一定的温湿度条件下保存寿命可达500年 《缩微摄影技术在16mm卷片上拍摄档案的规定》《缩微摄影技术在A6平片上拍摄档案的规定》《档案缩微品保管规范》《档案缩微品制作记录格式和要求》《缩微胶片数字化技术规范》《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》《特殊和超大尺寸制止档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》 优点：保存时间最长，技术标准最为完善。缺点：部分格式，如数据库文件、三维CAD文件、音视频文件等无法复制成为缩微胶片。数字胶片的出现有望解决该问题，目前正在研究阶段

七是实施备份。万事俱备后，企业便可正式异地传输工作。如果是离线异地备份，需由专人定期将备份载体运送至备份地点，在条件允许的情况下还应当专车运输，需要采用牢固、可靠的方式包装，避免运输过程中载体受损。接收方与寄送方需当面交接清点，保留交接记录。未经允许，接收方不可打开查看和使用。如果是在线异地备份，需通过技术手段保证数据传输的安全，如铺设或租借专用线缆传输数据、增加安全密钥、身份认证、分级授权、预警提醒和断电保护等功能，防止未经授权访问、修改、破坏档案信息，有条件的企业可采用区块链等最新技术维护档案信息的真实、完整、可用和安全。系统中应当保留相关日志记录。

八是定期检查。档案异地备份并不是将备份载体送至接收单位就算结束了，还需要后续的定期检测与维护，一旦备份的数据发生故障、无法恢复，那异地备份将毫无作用。企业需要有专人根据不同载体的检测周期定期抽检，检测时发现问题的备份载体应立即更新和数据迁移，保证异地备份载体的安全和长期可读。通过在线备份方式可以增加数据预警、数据检测、数据保全和数据恢复等各项功能，并定期对备份数据实行恢复测试，确保备份数据在发生损毁时能顺利恢复。

五、结语

档案是整个社会的珍贵财富，在自然灾害和突发公共事件发生频率逐步增高的今天，档案人员必须具有前瞻意识和风险意识，居安思危，未雨绸缪，通过各类手段保护档案实体和信息的安全。同时，要加强对先进信息技术的学习，以适应快速发展的社会环境，只有这样才能提高企业灾害应对能力，促进档案事业长足发展，更好地发挥档案的价值。

参考文献：

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（作者单位：广西防城港核电有限公司）