浅析数字化扫描在医院病历档案管理中的应用

时峰 王丽娜 张丽 魏建海

摘 要：病历档案是医疗机构非常重要的信息资源，记录了患者的诊断、治疗和病情等关键信息。然而，传统的纸质病历档案存在着管理不便、易丢失、占用大量空间等问题。随着信息技术的快速发展，医院病历档案数字化扫描管理已成为现代医院信息化建设的重要组成部分。数字化扫描管理可以将纸质病历档案转化为电子文件，实现病历的快速检索、共享和保存，不仅提高了医院的工作效率，也为患者提供了更好的医疗服务。基于此，文章从多个维度浅析数字化扫描在医院病历档案管理中的应用，以此促进医院病历档案管理工作的数字化转型实践。

关键词：数字化扫描；医院病历；档案管理

病历档案数字化扫描是现代医疗机构的必要工作，提高了档案存储和管理效率、减少了空间占用以及提高了数据安全性、促进了信息共享和协作。在数字化扫描的过程中，医疗机构需要选择合适的扫描设备设施和软件，并建立相应的数据管理系统。数字化扫描后的病历档案对医疗服务质量、信息共享和协作、病历信息的安全性、存储和管理成本等方面都有积极的影响和优势。因此，病历档案数字化扫描是医疗机构提高信息化水平和服务质量的重要手段。

一、数字化扫描技术原理及其局限性

1.数字化扫描技术原理

数字化扫描技术对于现代社会发展具有重要的意义。随着科技的不断发展，数字化扫描技术已经广泛应用于各个行业和领域。数字化扫描技术可以将纸质文档、照片、图画等转换为电子格式，方便存储、管理和分发。数字化扫描技术是通过扫描设备将纸质文档等物理介质转换为数字信号的过程。主要包括以下几个步骤：（1）光学扫描：扫描设备通过激光或LED光源照射到纸质文档上，反射光线经过透镜系统聚焦到光敏传感器上。光敏传感器接收到光信号后，将其转换为电信号。（2）信号转换：电信号经过模数转换器（ADC）转换为数字信号。ADC将电信号分割为若干个离散的幅度值，形成数字化的数据。（3）数据处理：数字信号经过处理器实现分析和处理。可以去除噪声、增强图像的对比度、调整图像的亮度和色彩等。（4）数据存储：处理后的数字信号可以存储在计算机硬盘、光盘、U盘等存储介质上，也可以通过网络传输到其他设备或系统。

2.数字化扫描技术局限性

数字化扫描技术虽然具有许多优势，但也存在一些局限性：（1）成本较高：数字化扫描技术需要专门的扫描设备和软件支持，成本较高。对于一些小型企业和个人来说，可能难以承担。（2）影像质量受限：数字化扫描技术的影像质量受到扫描设备和原始文档的限制。如果原始文档质量较差，扫描后的影像也会受到影响。同时，扫描设备的分辨率和调整参数也会对影像质量产生影响。（3）版权和法律问题：数字化扫描技术可能涉及版权和法律问题。例如，扫描和复制受版权保护的文件可能涉及侵权问题。在应用数字化扫描技术时，需要遵守相关的法律法规。（4）兼容性问题：不同的数字化扫描设备和软件之间可能存在兼容性问题。不同厂家的扫描设备可能使用不同的格式和接口，導致文件的互通性受限。同时，不同的扫描软件可能对文件的处理方式和功能有所差异。

二、数字化扫描在医院病历档案管理中的技术分类及应用方法

1.数字化扫描在医院病历档案管理中的技术分类

（1）光学字符识别（OCR）技术：OCR技术可以将扫描的图像文件转化为可编辑的文本文件，提高了病历信息的利用率和可读性。（2）图像处理技术：图像处理技术可以对扫描的图像展开去噪、增强和压缩等处理，提高了图像的质量和存储效率。（3）数据加密技术：为了保护病历信息的安全性，医院可以采用数据加密技术对病历文件展开加密和解密，防止非法获取和篡改。（4）数据存储技术：医院可以选择合适的数据存储方式，如数据库、云存储等，以确保病历信息的安全性和可靠性。

2.数字化扫描在医院病历档案管理中的应用方法

（1）扫描设备的选择。扫描设备是实现数字化扫描的核心工具，常见的扫描设备包括扫描仪和文档摄影机。扫描仪通常采用CCD或CMOS传感器，能够将纸质档案高分辨率转化为数字图像。文档摄影机则通过拍摄方式获取档案图像，适用于一些难以放入扫描仪中的特殊档案。而医院病历数字化扫描需要使用扫描设备将纸质病历转化为电子文档。常见的扫描设备包括扫描仪、多功能一体机等。在选择扫描设备时，需要考虑扫描速度、分辨率、双面扫描功能等因素，以满足医院病历数字化扫描的需求。

（2）扫描软件的选择。扫描软件是将扫描设备获取的图像转化为电子文档的关键工具。常见的扫描软件包括OCR（光学字符识别）软件和PDF（便携式文档格式）软件等。OCR软件可以将扫描图像中的文字转化为可编辑的文本，方便后续的信息检索和处理；PDF软件可以将扫描图像转化为高度可压缩的电子文档，方便存储和传输。

（3）数据管理系统的建立。数字化扫描后的病历需要统一的分类、索引和管理。为此，医疗机构需要建立相应的数据管理系统。数据管理系统可以包括病历管理软件、数据库和网络存储设备等。通过数据管理系统，医疗机构可以对电子病历分类、索引和检索，提高信息管理的效率和精确度。

三、数字化扫描在医院病历档案管理中的应用优势

1.提高医院病历档案管理效率

传统的病历档案管理方式是将纸质病历文件存放在柜子中，这种方式存在很多问题，如存储空间有限、查找速度慢、易丢失等。而数字化扫描技术可以将纸质病历文件转换为数字格式的文件，通过存储在计算机系统中，解决了传统方式的种种问题。医院可以通过扫描设备扫描纸质病历文件，并将扫描得到的数字图像存储在计算机系统中。通过这种方式，医院可以将大量的纸质病历文件转换为数字格式。传统的纸质病历档案管理方式需要大量的人力和时间，而数字化扫描技术可以大大提高病历档案管理的效率。通过数字化扫描技术，医院可以将纸质病历文件转换为数字格式，提高了存储空间的利用率，减少了查找病历文件的时间。此外，通过建立索引系统，用户可以快速找到所需的病历数据，进一步提高了病历档案管理的效率。

2.减少人工操作

数字化扫描技术可以减少人工操作，降低了错误发生的概率。在传统的病历档案管理中，人为操作的错误是难以避免的，可能导致病历数据的丢失或错误。而通过数字化扫描技术，可以将人工操作的环节减少到最低，减少错误发生的概率，提高病历数据的可靠性。

3.提高病历数据的安全性和可靠性

数字化扫描技术可以提高病历数据的安全性和可靠性。一方面，数字化扫描技术可以加密和备份病历数据，确保数据的安全性；另一方面，数字化扫描技术可以减少人为操作的错误，提高了病历数据的可靠性。例如，在纸质病历文件管理中，由于人为操作的失误，可能会导致病历数据错误或丢失。而通过数字化扫描技术，可以避免这些问题的发生，提高了病历数据的可靠性。

4.方便病历档案信息的共享与交流

数字化扫描技术方便了病历数据的共享与交流。通过将病历数据转换为数字格式，医院可以通过计算机网络实现对病历数据的共享。数字化扫描技术还可以方便医院与其他医疗机构的数据交流。数字化扫描技术不仅可以将纸质病历文件转换为数字格式的文件，还可以索引和检索病历数据。医院可以通过对病历数据展开标注和分类，建立索引系统，方便用户检索病历数据。例如，可以根据患者的姓名、就诊日期、病历号等信息建立索引，用户可以通过输入相应的检索条件，快速找到所需的病历数据。此外，数字化扫描技术可以方便病历数据的共享和交流，如不同科室的医生可以通过网络共享病历数据，提高医疗服务的质量和效率；当患者需要转院时，原医院可以通过将病历数据转发给目标医院，方便目标医院对患者的诊断和治疗。

四、数字化扫描在医院病历档案管理中的应用流程

医院病历档案的数字化扫描是一项复杂而重要的工作。首先，在开展数字化扫描时，需要做好前期准备，包括准备好扫描设备和制定扫描标准；其次，在扫描过程中，需要按照一定的操作步骤，保证扫描的质量；再次，在扫描完成后，需要开展质量控制和文件管理，确保病历的准确性和完整性；最后，可以拓展后续的应用范围，提高病历档案的利用价值。通过数字化扫描，可以提高医院病历档案的管理效率，减少纸质病历的存储空间，实现病历的电子化管理和共享。

1.前期准备

在病历档案数字化扫描之前，需要一些前期准备工作。首先，需要准备好扫描设备，包括扫描仪、电脑和相关软件。其次，需要制定数字化扫描的标准和规范，包括扫描分辨率、文件格式、命名规则等。还需要对纸质病历展开分类整理，确保每份病历都能够被扫描并存储到相应的电子文件夹中。

2.扫描流程

扫描流程是指将纸质档案转化为电子文档的过程。一般而言，扫描流程包括档案准备、扫描设置、扫描操作和图像处理等步骤。在档案准备阶段，需要整理和分类纸质档案，确保档案的完整性和正确性。在扫描设置阶段，需要根据档案的特点和要求选择合适的扫描模式。在扫描操作阶段，通过扫描设备将纸质档案转化为数字图像。在图像处理阶段，通过去噪、增强、分割等技术处理图像，提高图像质量和可读性。在数字化扫描病历档案时，需要按照一定的步驟操作，先将待扫描的病历放置在扫描仪的进纸口，调整好病历的位置和方向。然后，打开扫描软件，设置好扫描参数，包括分辨率、颜色模式、文件格式等。接下来，点击扫描按钮，开始扫描病历。在扫描过程中，需要保持手稳，确保病历的清晰度和完整性。扫描完成后，将电子文件保存到指定的文件夹中，按照病历的相关信息命名。

3.质量控制

质量控制是保证数字化扫描结果准确和可靠的关键环节。主要包括扫描图像质量评估、识别准确性验证和数据完整性检查等方面。扫描图像质量评估主要通过图像清晰度、对比度、色彩等指标展开评估，确保数字化扫描结果与纸质档案保持一致。识别准确性验证主要通过人工和自动识别校验，确保数字化转换的文本准确无误。数据完整性检查主要通过比对纸质档案和电子档案的数据一致性，确保数字化档案的完整性和正确性。因此，在数字化扫描病历档案时，需要控制质量，确保扫描的病历质量达到要求。首先，需要检查扫描的病历是否清晰可读，是否存在缺页或错页的情况。其次，需要检查扫描的文件是否完整无误，是否存在重复或缺失的情况。如果发现问题，需要及时修正和调整，确保数字化扫描的准确性和完整性。

4.文件管理

在数字化扫描病历档案后，需要开展文件管理，便于病历的查阅和使用。首先，需要分类整理扫描的文件，按照患者编号或就诊日期等归类。

其次，需要建立相应的电子档案系统，将扫描的文件存储到指定的文件夹中。同时，需要设置权限控制，确保只有授权人员才能够访问和修改文件。另外，为了保护病历的安全性，还可以数据备份和加密操作，防止文件的丢失和泄密。

5.后续应用

在数字化扫描病历档案后，可以进一步拓展后续应用，提高病历的利用价值。首先，可以集成扫描的病历与医院的信息系统，实现病历的电子化管理和共享。其次，可以利用数据挖掘和统计分析技术，分析和挖掘大量的电子病历数据，为临床研究和决策提供支持。另外，可以利用人工智能和自然语言处理技术，自动化处理和解读病历，提高医疗服务的效率和质量。

五、数字化扫描在医院病历档案管理中的应用趋势

医院病历档案的数字化扫描管理模式是将传统的纸质病历档案转化为电子形式的过程。这种数字化的管理方式可以有效提高医院的信息管理效率，便于医务人员对病历档案的查阅和整理。随着信息技术的不断发展，数字化扫描在医院病历档案管理中的应用将会得到进一步的改进。一是自动化。数字化扫描在医院病历档案管理中的应用过程将更加自动化，包括自动进纸、自动分拣、自动识别等，提高了扫描效率和准确率；二是智能化。数字化扫描在医院病历档案管理中的应用将具备更高的智能化功能，包括文字识别的自动校正、智能排序和分类等，提高了工作效率；三是多模态信息融合。将数字化扫描技术与其他医疗信息系统相结合，实现多模态医院病历档案管理信息的融合和交互，为医务人员提供更全面、准确的信息支持；四是云端存储。数字化病历档案将更多地存储在云端，实现跨地域、跨医院的共享和访问，提高协同工作能力；五是数据分析与挖掘。基于数字化病历档案的大数据分析和挖掘将成为医学研究的重要手段，有助于改善临床决策和医疗质量。

六、结论

综上所述，医院病历档案是医疗机构记录患者病情和治疗过程的重要依据，对于医院的临床诊疗、医学研究以及法律事务具有重要意义。医院病历数字化扫描管理是现代医疗机构的必要工作，其相关技术能够提高信息存储和管理效率、减少空间占用、提高数据安全性、促进信息共享和协作。基于此，在医院病历档案数字化扫描的过程中，医院不仅需要选择合适的扫描设备和软件，建立相应的数据管理系统，更应当从多种应用维度对其展开综合性探究，使其在各环节中充分发挥更大的技术作用与价值。

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（作者单位：1.3.4.潍坊医学院附属医院；

2.潍坊市潍城区北门大街小学）

基金项目：2023年度山东省医务职工科技创新计划项目（单独立项）“一种病历档案扫描存档装置的发明”（项目编号：SDYWZGKCJH2023098）成果。

作者简介：时峰（1974—），男，汉族，山东潍坊人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理研究；王丽娜（1977—），女，汉族，山东潍坊人，本科，中级教师，研究方向：中小学语文教育教学研究；张丽（1974—），女，汉族，山东威海人，本科，主管药师，研究方向：中医药临床及中医药卫生政策、管理研究；魏海建（1975—），男，汉族，山东临朐人，本科，副研究员，研究方向：卫生经济管理、医院政策研究、卫生统计分析研究。