档案安全保障管理机制的构建

李晶

摘 要：随着社会的发展，人们越来越发现了档案的重要性。其主要的原因就在于，档案能够非常好的反应出当时的历史事态。但是在当前来看，我国的档案工作一直存在一些问题，其主要的原因就是我国的档案安全保障管理机制不够成熟。甚至在一些单位中，这种档案安全保障管理机制都是不存在的。基于这种情况，必然就需要进行改革。本文就从当前建立档案安全管理机制的重要性入手，来探究如何来建造档案安全管理机制。

关键词：档案安全；安全保障；管理机制

什么是档案？简单的说就是历史资料。这些历史资料包括的就是当时的历史事件的具体内容，如果这件事情在若干年后依旧没有被人提起，那么这份档案的存在意义就不大。但是多年以后如果关于这件事情依旧被人提起，而且牵扯重大，那么这份档案的价值就非常的高。由于档案是留给未来的，所以，每一份档案的具体价值如何，是很难评判的。在这种情况下，就需要对所有的档案做好管理，尤其是其安全保障管理机制。

1 档案安全管理机制构建的必要性

在当前来看，档案安全管理机制的构建是非常重要的。其主要的原因有这么几点：首先是能够保证档案不丢失。档案丢失是一个非常常见的事情。这其中原因有很多。除了少数被人为偷走的档案之外，大部分的档案都是因为时间太久，在转移的时候忘记而丢掉的。尤其是在早些年，我国的档案都是纸质档案，这种档案会发生严重的腐蚀现象。一些陈旧的档案如果管理的不好，会出现腐蚀自毁的现象。而档案安全管理机制的构建，在很大的程度上是能够保证档案不丢失。其次就是能够确保机密不外流。在很多的企业和事业单位中，其档案中都是会有着一系列的机密。这些机密还不能够销毁，因此只能够将其当做一个机密档案进行储存。所以，建设档案安全保障管理机制是非常重要的。最后就是能够降低其发展风险。因为一个单位的档案库几乎就是记载了这个单位的全部内容，从其发展，到现今，都是记录其中的。在这种情况下，就需要进行全面的保护。

2 案安全管理机制构建原则

第一，全面监控原则。在档案安全管理机制的构建原则中，最为核心的一个原则就是全面监控原则。毕竟，档案作为一个单位重要的内容之一，因为其中涉及到的内容太多，一旦被盗窃，那么所遭受的损失是非常严重的。这还不同于以往的时代，在人工档案的时代，如果档案出现丢失，那么是能够快速发现的。但是在当前社会中，档案都是电子化的。如果对方只是单纯的复制一份，那么是难以发现。因此就需要进行全面的监控，才能够保证其不会出现问题。

第二，相对稳定原则。这个原则是檔案安全管理机制构建原则中第二个要提到的部分。因为在进行档案安全管理机制构建的时候，机制如果不够稳定，那么就会出现很大的问题，让其显得毫无意义。这是不能够允许的。这种机制要长期且具有一定发展性的，能够不断变化，这样才能够满足单位的需求。

第三，实事求是原则。档案安全关系到国家利益问题，也是国家的大事。因此，其安全保障体系要全面规范化和系统化，其要以实践为基础，以各单位的基本条例为保障，一定不能够照抄或照搬国外的相关理论，有悖于我国的国情，造成档案安全保障管理机制形同虚设

3 档案安全管理机制构建设想

3.1档案安全保障队组织建设机制

组织建设是档案安全的基石。为此，建议建立一套完善的档案安全管理体系。综上可知，全面的管理和落实，有利于体现其严肃性和重要性，只有树立起绝对的权威性，才能够真正体现档案安全保障管理体系的重要性，因此，只有将档案安全机构的工作交给的本单位的最高领导人员主管，才能够切实保障其安全性。各级档案安全组织的职能主要是负责与档案安全相关的规划、投资、安全政策、资源利用和事故处理等方面的决策和实施。因此，需根据《档案法》等相关法律、制度和规范，建立各级机构的档案安全保护策略和安全目标以及实施细则，并予以贯彻实施。

3.2制度建设机制

档案管理制度是否具有严密性、合理性、科学性等特点，直接影响到档案的安全与否。档案在搜集、建立、保管的过程中，时刻都存在着被破坏、篡改，严重的情况下，还可能出现丢失的可能性，因此，为了实施档案的安全保管，有必要实施一套完善且严格的管理制度，将不安全因素消灭在萌芽中，以达到档案在管理过程中的安全性。第一，完善档案从保管到保密的相关制度，且认真梳理相关制度和方法，有不完善的地方及时改正，努力做到从档案的搜集到保管的全程管理。第二，归档前要请专业人员做业务指导。一旦形成档案，就不能够更改，同时，其在形成的过程中药权责分明。第三，建立科学的归档制度，档案在进行归档的时候，相关工作人员要对需要建档的档案进行全面且认真的检查，仔细甄别即将归档的档案是否真实且可靠。然后，存储介质要使用可靠且安全的介质，检测其安全性，依据严格的保管制度，完善对其的保管标准。同时要采取不定期检测形式，对载体、存储介质进行检查，以达到档案安全的目的。同时利用严密的维护措施，建立本单位的档案使用制度。特别是对数字档案的使用者做出明确的规定，使数字档案更加安全。

3.3风险管理机制

目前，许多行业的管理都引入风险管理的思想。在档案保管领域，档案安全同样面临诸多自然与人为的风险，因此，建立风险管理机制成为必需。

在这里，我们认为，风险管理就是以可接受的费用识别、控制、降低或消除可能影响档案安全风险的过程。它是以科学的管理方法实现档案最大安全保障的活动的总称。风险管理通过风险评估识别风险大小，通过制定档案安全保护方针、采取适当控制目标与方式对风险进行控制，使风险被避免、转移或降至对档案产生最小破坏的水平。

档案安全的风险管理机制包括档案安全风险计划制定、风险评估、风险控制、风险报告。档案安全风险计划制定是整个风险管理计划的首要环节，是整体协调和控制风险管理的过程。主要是各级档案保管部门根据本单位具体情况，制定本部门全面、动态的档案安全保障计划。

4 总结

档案安全保障管理机制的构建在很大的程度上来看是一个单位发展的重要内容之一。毕竟，如果一个单位的档案都存在着问题，那么其发展也必然是存在一定的问题的。这是时代的要求，也是社会的要求。

参考文献

[1]鲁明君.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技经济导刊，2017（29），199+201.

[2]王桂芳.新形势下档案管理工作的规范化探究[J].办公室业务，2017（13），93.

[3]张艳欣.档案安全保障管理机制的构建[J].档案管理， 2010 （5） ：7-9.

[4]王凯.网络化背景下高校档案信息安全保障体系构建[J].教育现代化， 2016 （39）：171.