试论加强档案安全工作

姚秀杰

[摘 要]档案是党和国家的宝贵财富，是不可再生的珍稀资源，又涉及大量的国家机密、商业秘密和个人隐私，一旦损毁、泄密或被不当利用，将造成难以估量的损失。档案的安全是档案工作的重中之重，档案安全得不到保障，其它工作就无从谈起，如何确保档案的安全，杜绝各类事故的发生。笔者认为应从加强档案安全管理制度建设入手。

[关键词]档案安全；制度；管理措施

档案是历史的真实记录，是重要的知识积累和科技储备，是宝贵的信息资源。有效保护档案资源是所有档案工作者都应承担的责任和义务。随着社会的发展，信息技术的普及，档案资源的开发力度逐渐增大，档案利用的频率逐渐提高，档案的开放性逐渐增强，因而档案如何被及时、有效地保护成为从业人员面临的重要课题。

一、树立安全第一理念，健全安全制度

做好档案安全保护工作，应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，建立和健全各种行之有效的保护制度，避免泄密、丢失等事故的发生。一是建立健全档案保密制度。档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，模范地遵守保密制度，严守保密纪律，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。二是建立健全档案材料接收制度。接收档案应当由交接双方当面清点核对，确认无误后填写交接清单，并由双方经手人签字。入库前要通过机械或手工方式进行除尘，入库后要在总帐、分类帐及其它登记表和检索工具上及时登记，确保数据一致、方便查询。三是建立健全档案借阅制度。借阅档案，应当填写借阅登论表。查阅完毕，需及时归还，如有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理续借手续。档案管理人员应及时催还，避免档案遗失。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按照规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行相关登记手续。涉密档案使用完毕后应及时清队、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。四是建立健全档案统计制度。按照规定的统一格式，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行认真统计，综合分析，准确及时地反映档案管理工作中的变化情况。

二、加强安全管理，完善安全措施

随着社会的发展和技术的进步，影响档案安全的因素越来越复杂，要求我们不断完善、提高档案安全保护措施。一是控制温湿度，档案库房应控制在规定的温湿度范围内，库房安设温湿度记录仪，建立记录本，对库房温湿度进行测量，根据测定结果及时进行调节。二是防虫鼠，库房内严禁存放食品、杂物；档案材料，入库前进行消毒；档案柜架应放置驱虫药，并按要求定期更换，发现虫害及时采取措施消除。三是防尘，库房要保持清洁，经常清扫；工作人员进入库房穿专用拖鞋、外来人员入库穿鞋套；库房要采取密闭措施，防止或减少有害气体进入。四是防水，库房屋顶要防正漏水，地面要有防止水浸入措施；档案不得堆放在库房地面上；库

房内有水管、暖气片及管线时，要及时检查、及时抢修，防止损坏档案。五是防火，根据档案馆规模，在不同角落，配备一定数量的灭火器，并确定专人管理。要安全使用电器设备，定期检查电器线路。库房内不得有明火装置，不得吸烟和存放易燃易爆物品。六是防盗，库房门应包铁皮，上保险锁；平房或楼房的一层库房的窗户应安装铁栅栏；随时检查门窗，如有损坏，及时修理。七是防光，库房应避免阳光直射，有外窗的应安置窗帘或窗板；采用白炽灯作光源，防止损伤档案材料。

三、强化应急管理，切实落实安全责任

档案馆要根据应对突发事件相应法律，结合自己本单位的实际情况，制定相应的应急制度，并保证各项制度跟上突发事件发展要求。面对突发事件，完备的设施建设、先进的技术装备、科学的技术手段，将对处理突发事件起到事半功信的作用。建设档案异地存储库、加快馆藏档案备份工作步伐以及购进必要的运输、转移设备，能有效地减轻突发事件对档案造成的损失。同时，做好危机后的重建工作，尽快使档案工作走向正常轨道，尽快恢复档案服务社会、服务民生的功能。

四、注重电子档案保护，推进档案信息化

随着档案信息化建设水平的不断提高，电子档案的比重逐渐增大，这对档案保护工作提出了更高的要求，档案工作人员要做好防消磁、防泄漏、防病毒等保护措施。①软盘、录音（像）带等磁性载体的保护：存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。每2年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。②光盘的保护：光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%，每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。光盘叱磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备刻录机，将归档电子文件转储到光盘上。

参考文献：

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[4]张雨.你那里的档案安全吗？[N]中国档案报2010.8.19

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