充分认识实现档案管理信息化建设

张淑娟

[摘 要]档案是人类文化遗产的重要组成部分，是人类社会实践和社会文明进步的历史记录，也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。其中，大力推进档案信息化建设，是当前做好档案工作的重要任务之一。

[关键词]档案管理；信息化

电子档案的特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。

一、档案管理信息化的必然性

（一）信息化建设的必然要求

档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，把档案信息转化为生产力。总之，档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。

（二）档案工作发展的必然趋势

随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增，另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善与成熟。应用现代科学信息技术成果，有效地改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一致行动。

（三）解决突出问题的必然出路

在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题：档案数量剧增；新型信息介质和记录方式的出现；如何有效保护档案；如何适应社会需求发生的变化。而传统的手工管理手段和方法无法解决新兴的问题。因此，档案管理信息化成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。

（四）提高整体水平，推进全面建设

1、提高贮存、收藏能力。缩微、光盘等技术应用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。日益增多的档案的存储和管理有了有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮信息的基地。

2、提高信息处理能力。档案管理信息化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等，大大提高档案信息处理能力。提高工作效率和服务水平。

3、提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。其速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。可多次重复利用，联网检索，实现档案信息共享。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。

二、如何有效实现档案管理信息化

（一）转变传统模式，把实体管理变为信息管理

现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用信息化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案

信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。

（二）建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

（三）档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、原则和方法等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题等问题。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题。档案管理部门及相关人员都需要做出理性与科学的思考和研究。

（四）提高专业素质，实现档案管理的科学化

档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，信息化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：第一，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现信息化具有直接作用。第二，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。第三，从档案管理信息化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理信息化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。

（五）提高信息安全素质，实现档案管理的安全化

档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，档案工作者的信息安全素质直接关系着电子文件的安全，并影响到国家的信息安全。信息社会环境中的档案管理工作者，需具备在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识、能力。

三、结束语

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。