电网企业会计档案在线归档实践

俞惠园

本文以“版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案无纸化存储”为主线，推动建立数字化会计电子档案管理体系，推进会计档案电子化归集、报销、入账、归档，着力推进电网企业会计无纸化变革和财务数智化转型。以期落实落地无纸化试点、满足电子凭证法定管理要求、激发企业内生动力，在降耗减碳、创新增效等方面取得显著效益。

会计档案是记录单位经济业务的重要载体和信息记录媒介，是企业的核心信息资源与重要資产。不仅是记录生产经营过程和结果的载体，还是企业决策分析以及价值输出的重要依据。会计档案管理是财务管理的基础。原有的以纸质为载体的会计档案管理模式已不能适应新形势，推进电网企业会计档案在线归档，将传统海量会计档案数字化，不断聚合、挖掘财务数据，“让档案说话、用数据发言”，对于提升电网企业管理水平，赋能高质量跨越式发展具有重要作用。

一、电网企业会计档案在线归档实践的必要性

（一）落实数字化、无纸化战略

数字化已经成为“十四五”时期中国经济实现高质量发展的关键。国家高度重视数字经济工作，要求坚持绿色低碳发展，早日实现碳达峰碳中和目标。国网公司也提出推动无纸化办公，助力实现“碳达峰、碳中和”是公司当前和今后的重大任务。电网企业会计档案在线归档实践就是落实数字化、无纸化战略的具体举措。

（二）落地无纸化试点的具体要求

2021年，四部委联合发布《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》（档办发〔2021〕1号），电网企业作为试点单位，需要推进电子发票在线采集、报销、入账、归档。2022年，财政部等八部委共同发文《关于联合开展电子凭证会计数据标准试点工作的通知》，电网企业承担增值税电子发票电子凭证开具端试点以及电子发票、银行电子回单、电子对账单等六类电子凭证的接受试点任务，电网企业会计档案在线归档实践就是落地无纸化试点的具体要求。

（三）满足合规性管理的具体路径

2020年，财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确要求“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。电网单位的业务涉及的电子票据数量多、范围广，如果只依靠电子发票的纸质复印件判断业务的真实性、可靠性，进行报销、账务处理和存档，存在对虚假发票难以识别的风险，不能满足法定管理要求。所以，电网企业会计档案在线归档实践是满足合规性管理的具体路径。

（四）赋能提质增效的内生动力

电网企业用户规模大、业务条线多、管理要求高，各类原始凭证、发票、银行回单、合同等会计档案种类繁多、数量庞大。这些纸质会计档案的整理、归档、保存耗费大量人力、财力、物力。现有的信息系统无法满足业务处理自动化、智能化的需要，高素质的财务人才无法从低附加值的劳动中解放出来，转为从事高附加值的精益管理和价值创造工作。所以，电网企业会计档案在线归档实践是赋能提质增效的内生动力。

二、电网企业会计档案在线归档实践的内容

将“版式文件全量归集、结构化数据全程在线、会计档案无纸化存储”当做主线，推动建立数字化会计电子档案管理体系，实现会计档案电子化归集、报销、入账、归档，建立一套具备数字化特征的会计电子档案管理机制，形成易于复制、便于推广的典型方案。

（一）贯通电子凭证全域采集通道

梳理电网企业全量业务流程，按照资产、负债、所有者权益等会计要素，梳理购电费、工程支出、差旅费等全量经济业务流程，形成经济业务原始凭证采集通道。针对涉及增值税发票的业务，可依据原始凭证电子化附件，进一步分析来源。建设外部直联通道，搭建在线转版、离线获取影像化资料等采集路径。贯通线上数据直连获取，推动内部数据在线流转，规范离线数据线下采集。将采集的数据嵌入对应的业务环节，构建数据与业务载体的关联关系，促进数据流和业务流的融合，实现全量会计档案源数据电子化、数字化采集。

外部票证在线采集。利用税务、资金等已有信息化成果对接财政部门、银行、税务部门，建设政企、银企、税企数据互联通道，实现外部电子发票、财政票据、银行电子回单等外部电子票证在线采集；内部单据自动流转。对于源系统存在的内部单据的采集，要改造财务系统与专业系统，贯通业务系统与财务系统的数据传输共享通道，收集发生在多种类型系统中的采购订单、ECP（采购供货单）、到货验收单、入（出）库单、领料单、退料申请，项目开工报审表、竣工验收报告等含电子签章或审批流程的版式文件；对于不具备自动生成固定样式的内部凭证，要统一设置固定格式，优化ERP、财务管控、商旅、移动报账等系统，统一系统流程信息，同时在流程线上履行审批手续，再通过电子签章（名）等技术增加一道屏障，实现工资及社保计提表、财务费用计提表、电厂购电结算单、税费计算单、通用报销单等线上固定格式单据的自动生成，实现非结构化数据和结构化数据自动存储；对于企业从外部渠道获取的传统纸质凭证，企业内部线下自制的凭证，利用本地上传功能以及扫描终端线下采集的影像件，OCR智能识别结构化数据等，要制定离线信息影像化提取标准，通过添加水印、数字签名、系统查重等安全防护措施，确保离线信息采集的合规性和可用性，实现会计档案源数据全量归集、有序储存。

（二）提升业务自动智能处理效率

全面应用“商旅+移动报账+电e宝代支付”一体化服务，统一差旅费、日常办公、工程支出等17大类一百多小类费用类型报销入口。运用OCR技术自动识别OFD、PDF格式电子发票，并与发票池中的结构化信息自动匹配，完成发票验证，自动填单。改造ERP系统及E物资相应功能，员工发起报销申请时，通过输入发票号码等关键信息从发票池获取发票结构化数据，实现金额、税额、税率、供应商等报销信息的自动填充，大幅提升报销效率。贯通商旅云、核算系统与数据资源池的数据通道，自动比对采集的电子发票与发票池中发票的结构化数据，从源头上拦截问题发票，避免错票、废票、重复报销等情况。增加配置ERP系统在报销审批、制证入账等业务处理环节在线调阅电子发票等原始附件功能，实现报销全流程线上高效审核，大幅减轻基层审核压力。在线核算系统配置自动记账规则，支持根据发票或单据中的销售方名称、费用类别、商品名称、税率、金额、税额等信息，自动生成记账凭证或预制凭证。完成记账后，核算系统将报销单、发票及记账凭证号等信息反馈至数据资源池，系统自动建立业-票-账关联关系，并控制不可再次发起报销，促进财务核算高效、规范。

（三）搭建电子会计档案管理中心

依托数据终端建立电子信息池，存储符合归档要求的会计档案元数据；依托阿里云OSS组件建立电子文件池，存储与档案相关的非结构化文件及相关的结构化数据信息。搭载应用功能，配備会计档案全过程线上管理应用功能，支持会计档案线上录入、分类储存、多维查询及在线移交。研发RPA机器人，实现财务报表和会计账簿版式文件自动转版，按照数字档案管理要求，将账证卡表及业务数据保存为符合要求的PDF等格式文件，并逐一建立文件与数据的对应关系。经过真实性、有效性和一致性鉴定审核后，加以数字签名，形成不可篡改的版式文件，以电子的形式定时推送到数据资源池。基于业务链条，将线上采集的原始凭证分类制定规则生成编码，通过编码识别、与原始附件搭建关系，将原始附件正确地挂接到记账凭证上。依据系统来源、凭证编码形成入库档案唯一的编码规则，分类整理、有序存储企业凭证、发票、银行回单、固定资产卡片、报表、账簿、业务单据等海量档案数据。融通财务系统与办公系统，开发数字会计档案管理中心与数字档案馆数据传输接口，改造办公室档案系统。在会计档案管理中心整合电子化财务数据，将明细账、凭证、报表、单据等需要归档的电子资料按要求进行“结构化数据+版式文件”完整封装。通过“四性检测”、自动编号形成档案编号，加签电子签章后转入办公室电子会计凭证档案库中。在线生成移交清册回传至会计档案系统，实现从收集整理到归档入库的全流程闭环管控。

三、电网企业会计档案在线归档实践的成效

（一）大幅减少碳排放

本实践在贯通业务、财务数据链路，聚合数据资源，深挖数据资源价值，节省档案管理人力、物力、资金等方面取得显著成绩。移动报账等移动设备的使用，可大幅提升报销的效率，节约了高拍仪、扫描仪等采集设备的一次性投入。全面实现会计档案在线归档，每年节省大量纸张，大幅减少碳排放。

（二）技术提效，规范会计档案管理

本实践可实现自动比对发票池中的结构化数据、在线调阅电子发票等原始附件，实现报销等全流程线上智能审核。配置自动记账规则，自动建立业-票-账关联关系，刚性控制重复报销，促进了财务核算高效、规范、准确。通过系统内置账号管理、签名审批等规则，将电子签章制作、保管、审批等规则以及业务关联校验等风险防控规则转化为自动执行的数据校验及在线稽核规则，确保电子档案的真实性、文件传输的安全性、用户身份的有效性，提升了会计档案管理的规范性。

（三）数字赋能，发挥财务数据价值

本实践成果线上归档会计档案落实了会计档案规范管理的要求，积累了大量的运行数据。通过对全业务、全流程采集的电子会计档案信息进行知识化组织，实现了企业各专业的数据由零散、非结构化变成聚合、结构化，支撑可视化全景分析、展示经济业务形成轨迹，穿透经济业务各环节节点，推进业务可追溯、数据有价值，为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务，发挥财务数据价值。

结语：

本实践以电子发票无纸化流转及归档为基础，进一步扩展至电网企业涉及的所有内外部原始凭证。通过推进外部互联互通和内部全面共享，以电子会计凭证代替纸质原始凭证，以电子签章替代人工签字、线下盖章的传统佐证方式，彻底改变会计基础工作模式，助力实现财务数字转型。由于档案线上归档依赖于管理习惯、信息系统等多个方面的变化，本实践只是结合电网业务实际进行的初步尝试，可供电网企业借鉴。