财务共享服务中心数据维护流程优化与信息管理研究

左丽莎

随着业务的不断拓展和信息技术的飞速发展，建筑施工企业在日常运营和项目开展中产生的业务数据量不断增加，业务数据如何及时、准确转变为财务数据变得愈发重要。财务共享服务中心应运而生，其能更好地满足企业的财务数据处理和信息管理需求。本文主要探讨财务共享服务中心数据维护流程的优化方法以及信息管理的完善策略，进而为建筑施工企业相关工作的开展提供参考。

一、建筑施工企业财务共享服务中心概述

（一）建筑施工企业财务共享服务中心的概念

建筑施工企业财务共享服务中心是指在建筑施工企业内部设立一个专门机构或部门，从而实现集中管理、处理和优化财务相关的业务活动和数据，以实现资源共享、流程优化、信息整合和成本控制等管理目标。财务共享服务中心通过整合财务资源、优化财务流程以及借助信息技术的支持，将不同部门的职能集中处理，进而有效地提高工作效率、降低成本、确保数据准确、支持决策和战略规划等，为企业的财务管理和发展提供重要支持。

（二）财务共享服务中心数据维护与信息管理的重要性分析

1.优化业务流程与提升效率

财务共享服务中心通过标准化的财务数据管理流程，实现了数据在组织内部的高效流动。这不仅有助于减少数据处理时间，还能够降低人为错误的发生率，提高数据的准确性和一致性。业务流程的优化使不同部门之间的协作更加紧密，减少了信息孤岛的存在，从而使整体业务流程更加协调和高效。

2.信息保护与安全

财务数据的保护和安全对于企业极为重要。财务共享服务中心负责确保数据的机密性、完整性和可用性。通过实施严格的数據访问控制、加密技术和安全审计等手段，可以有效地保护财务数据免受未经授权的访问、窃取或篡改。这有助于防止潜在的数据泄露和欺诈舞弊等行为，维护企业声誉和客户信任。

3.风险管理与预警

财务共享服务中心在数据维护和信息管理过程中，能够实时监控财务数据，识别异常情况和潜在的风险。通过建立预警系统，可以迅速发现财务问题，采取相应的对策，降低风险事件对企业造成的影响。这种风险管理的方法能够帮助企业更好地应对市场波动和各种不确定因素，保障企业的稳健发展。

（三）财务共享服务中心数据维护流程优化与信息管理的必要性分析

在财务共享服务中心，数据维护流程的优化及信息管理的完善，具备重要的战略性和实践性。

首先，数据维护流程的优化与信息管理的完善对于数据驱动的决策具有直接影响。在当今市场环境中，数据作为一项重要的资产，为决策制定提供了必要的基础。准确、及时的数据维护和信息管理有助于管理层更准确地评估各种决策方案的潜在影响，进而合理地优化资源配置，实现更好的业务增长和财务回报。

其次，信息管理的有效实施对于促进组织的长期发展具有显著意义，数据维护流程的优化能够为未来的发展需求提供强有力的支持。随着业务范围的拓展和技术的进步，数据量和种类可能不断增加。优化的数据维护流程能够为应对未来的数据挑战做好准备，保障组织的业务灵活性和可持续性。

最后，提升客户满意度。在财务共享服务中心，数据的准确性和及时性对于内部其他部门以及外部客户的信任和满意度至关重要。通过优化数据维护流程，财务共享服务中心能够提供更高水平的信息数据，从而提升对客户和业务合作伙伴的服务质量，促进客户满意度的提升，以及建立长期可持续的合作关系。

二、财务共享服务中心数据维护流程与信息管理存在的问题

（一）数据维护流程存在的问题

首先，建筑施工企业在数据录入、更新以及核对等基础数据维护环节存在着显著问题。在数据录入方面，由于建筑施工企业涉及多个项目和部门，数据来源多样，但部分企业在管理过程中缺乏统一的标准和流程，导致数据格式不一致、信息冗余、错误频发等问题。而更新环节则是受到信息传递障碍的困扰，不同项目间信息交流不畅，容易导致数据更新滞后、信息不准确。核对环节在工程项目的复杂性下也容易出现疏漏，例如材料和人工成本核对不准确等问题，这会进一步加大财务数据的风险。

其次，数据质量管理对建筑施工企业尤为重要，但是在数据准确性、完整性和一致性方面所存在的问题会直接影响财务分析和决策。数据准确性方面，因建筑项目复杂多变，涉及多方合作，错误的数据可能导致成本估算和预算偏差，影响项目盈亏的判断。数据完整性方面，由于建筑施工过程涵盖多个阶段和环节，不完整的数据可能导致遗漏重要的项目成本或收入，使财务报表失真。而数据一致性问题由于施工项目众多，每个项目的数据采集方式和标准不一，可能导致不同项目之间的数据不一致，从而影响整体数据的可比性。

最后，员工在未经足够培训的情况下，可能在数据维护过程中犯下错误，或是执行步骤时因缺乏必要指导而陷入困惑。这些误操作可能导致数据处理流程中的重复工作，浪费时间和资源。更有甚者，由于员工缺乏对数据维护流程的全面理解，可能在处理关键数据时产生延迟，影响数据的及时性。数据延迟不仅可能损害业务决策的准确性，还可能在需要快速响应的状况下对业务流程造成阻碍。

（二）业务审批流程问题分析

首先，审批流程的复杂性与低效率是突出的问题之一。由于建筑项目涉及多个环节和层级，审批流程繁琐，需要经过多个审批节点，耗费时间和资源。这种复杂性导致了审批流程的效率较低，阻碍了业务的迅速推进，进而导致项目进度滞后，影响企业的竞争力和盈利能力。

其次，信息流断层也是当前业务审批流程的一大难题。不同审批环节之间的信息传递不畅，可能导致信息滞后、遗漏或失真。建筑施工企业的项目涉及多个部门和人员，如果信息交流缺乏统一的平台和流程，会导致信息传递延后或遗漏，影响审批的准确性和及时性。这种信息断层可能导致决策基于不完整或错误的信息，进而影响项目的整体管理和运营。

最后，人为干预导致的错误是当前业务审批流程的另一个突出问题。审批决策的主观性和不一致性由于人为因素的介入而显著增加。在复杂的审批流程中，审批人员因个人主观判断或信息不足而做出不合理的决策，导致审批结果的不准确。这种个人主观判断对企业的决策质量和稳定性产生了负面影响。

（三）系统开发模块测试问题分析

首先，财务共享服务中心系统开发模块测试覆盖范围不足，测试工作未能涵盖系统所有功能模块和实际应用场景。在建筑施工领域，系统涉及工程管理、供应链、成本核算等多个复杂模块，每个模块都承载着关键业务功能，但部分模块的测试可能被忽视，导致未被发现的潜在问题进入实际工作中。

其次，缺陷发现滞后。部分建筑施工企业的模块测试工作往往被安排在开发周期的后期，缺陷可能在开发阶段就已存在，但直到后期才被发现，这会增加修复成本、影响项目进度，并对业务流程产生不利影响。在建筑施工领域，项目周期紧凑，每一步骤的高效进行都至关重要。缺陷发现滞后会进一步加剧项目不确定性，导致资源浪费与生产效率下降。

最后，测试环境与实际业务环境之间的差异可能导致测试数据不够真实，无法完全反映真实的业务流程和数据交互。在建筑施工领域，项目涵盖诸多细节，如材料管理、工程进度、人力资源等，而测试环境可能无法精准模拟这些实际情景，从而影响测试效果的准确性和有效性。一旦测试工作的开展脱离了实际，那么部分系统模块的开发与应用也仅是纸上谈兵，无法在实际工作中发挥应有的效用。

三、财务共享服务中心数据维护流程优化与信息管理的完善策略

（一）数据维护流程优化策略

首先，流程简化与自动化是关键步骤。建筑施工企业应对数据维护流程进行精简，去掉不必要的冗余环节，从而减少工作负担和流程耗时。同时，需要引入自动化工具，如数据录入和核对的自动化系统，以此来降低人工操作所带来的错误风险，提高数据准确性。流程的标准化和自动化将显著提升数据维护的效率和可靠性。

其次，建立数据质量监控机制。企业应设立数据检验环节，确保数据在录入、更新和核对过程中得到准确验证。要通过财务共享服务中心实时监控数据质量，如设立数据异常报警机制，以便能够在数据异常出现时及时发现问题并采取纠正措施。数据质量的监控和反馈有助于防范问题的滋生和扩大，提高数据的准确性和完整性。

最后，培训与意识提升是持续改进的关键。企业应投入培训资源，为员工提供有关数据维护的培训课程，包括正确的数据录入方法等。培训不仅有助于提高员工的操作技能，更能培养员工对数据质量维护的责任感。与此同时，还可以通过内部沟通和知识分享，增强员工对数据管理重要性的理解，從而在整个企业范围内形成对数据质量加强管理的共识。

（二）业务审批流程优化策略

首先，流程重新设计是优化财务共享服务中心业务审批流程的关键一步，未来要实现的信息化、数字化都必须建立在流程化的基础之上。建筑施工企业应当深入分析当前的业务审批流程，并逐步进行重构。一方面，要明确审批流程的各个环节和步骤，削减冗余的审批环节，以降低流程的复杂性。另一方面，针对不同类型的审批，可以采用集中审批或者分阶段审批的方式，以提高审批效率。流程的精简和优化有助于加速业务推进，提高项目交付效率。

其次，建筑施工企业要以财务共享服务中心为依托，构建一个更为高效、统一的信息共享平台，以便不同部门和层级之间可以实现实时的数据和信息共享，有效地消除信息孤岛现象，确保信息在不同环节之间的准确和及时传递。与此同时，通过信息共享平台，审批人员可以访问到所需的实时数据，从而更准确地评估审批事项的风险。信息共享平台将提升审批的时效性和准确性，有助于更迅速地做出科学决策。

最后，业务审批流程的优化，实质上就是以业务为核心，从提高效率、降低成本、提高质量、增强风险控制能力几方面综合考虑所形成的一个逻辑活动。财务部门、业务部门、审计部门以及企业对应的组织架构都应该参与到这项活动中，促使业务审批流程得到优化并有效运行。

（三）系统开发模块测试优化策略

首先，制定一个综合全面的测试计划是确保系统开发模块质量的首要步骤。测试的起始阶段，要明确定义各项测试任务、目标和方法，以确保每个功能模块都得到充分的覆盖。特别是针对建筑施工行业的复杂业务需求，测试策略的细化和定制有助于覆盖各种不同场景下可能出现的问题。

其次，开发与测试的紧密合作能够极大地提升测试效果。建筑施工企业需要开发和测试团队之间的紧密协作，通过定期召开联合会议，促进开发和测试团队之间的沟通，及时共享问题和解决方案。这种协作方式有助于在系统开发早期就发现问题，并及时进行调整和修复，从而降低后期修复的成本和风险。在建筑施工领域，强调开发和测试协作，有助于适应项目需求的变化，确保测试工作的灵活性和适应性。

最后，构建真实的测试环境对于确保测试准确性至关重要。建筑施工企业财务共享服务中心应该致力于搭建与实际运行环境相符的测试环境，确保测试环境的数据和配置与实际情况保持一致，以便更好地模拟真实的业务场景。同时，还需要定期对测试环境进行维护和更新，以确保其可用性和稳定性。通过构建真实的测试环境，财务共享服务中心可以更准确地评估系统在实际运行中的性能和稳定性，减少测试与实际运行之间的差异。

结语：

财务共享服务中心作为企业内部财务数据处理的重要枢纽，数据维护流程的优化和信息管理的完善对于企业的健康发展具有重要意义。本文通过对现有问题的深入分析，结合信息技术工具的应用，探究了一系列的优化策略。在实践工作中对财务共享服务中心数据维护流程与信息管理进行不断的优化与完善，进而为建筑施工企业的稳定运营与健康发展保驾护航。