事业单位档案管理信息化建设探究

文/江苏省连云港市赣榆区城市管理行政执法大队 陈宁波

我国经济飞速发展，科学技术日新月异，电子信息化技术已经渗透每个行业。基于此，本文对事业单位档案管理工作现状进行分析，并提出相应的改革措施，以期提高事业单位档案管理效率和质量。

一、档案管理信息化的内涵

随着信息技术的发展和大数据的应用，档案管理工作已逐渐由纸质管理向信息化管理转变。档管工作的数字化，即将数字科技应用于日常的档案管理工作，使用一切可以使用的现代化技术对档案信息资源进行整理、分类、分析、加工、检索以及利用等一系列工作[1]。档案信息化能促进档案管理工作便捷发展，可以将单位的档案管理水平提升至新高度。档案信息化建设的具体内容主要包括以下几个方面：

（一）基础设施建设。为了能管理好档案，单位的基础硬件工作要做好。在档案室设计方面要合理进行规划，建设电子阅览室和数据库服务器等设施。

（二）技术支持。计算机和网络技术在信息管理过程中起着重要作用，在实施档案管理信息化建设过程中可以采用先进的科学技术来进行支持和保障，有效提升工作效率和水平。

（三）专业人才培养。人力资源非常重要，人才建设关系着档案管理工作的开展，引进和培养信息化管理人才是实现档案信息化的重点环节。

二、事业单位档案管理信息化建设的现状

（一）档案管理人员素质不高。总体而言，目前国内部分事业单位的文件工作人员普遍存在着学历较差、缺少相应的业务知识与技术、对信息技术的了解不够等问题。因此，管理人员不能完全利用信息技术的优势，从而限制了事业单位档案管理工作的发展[2]。

（二）档案管理制度不健全。目前，国内不少事业单位存在一个问题，即档案管理制度不健全，在档案管理过程中存在着一定的漏洞和缺陷。部分事业单位缺乏相应的信息化建设标准和规范，导致档案管理工作缺乏系统性、规范性、科学性，进而无法充分发挥信息化技术的优势。此外，事业单位的日常管理工作通常是由一个部门或一个人负责档案管理工作，缺乏有效的沟通和协调，导致档案资源在不同部门之间分散管理。虽然档案管理人员对信息化建设有一定认识，但由于缺乏统一的标准规范和管理制度，以及资金投入不足等问题，无法把档案管理数字化做好做强，事业单位亟待建立健全符合自身实际发展情况的档案管理制度。

三、事业单位档案管理工作信息化的必要性

目前，电子信息化技术在各行各业中得到了广泛应用，档案管理工作也需要借助信息化手段进行改革创新。

（一）电子信息化技术的应用有利于档案管理工作的开展。电子信息化技术可以快速、便捷地收集和保存档案，节省了时间和空间成本，提高了工作效率。近年来，随着我国科学技术水平的不断提高，电子信息化技术被广泛应用于各行各业，促进了各行各业的快速发展。在日常工作中，要想实现高效的数字化的档案管理，必须借助相应的专业系统来进行处理[3]。目前，大多数事业单位都已实现网络办公，在日常工作过程中通过网络就可以实现对电子文件的收集和整理。在事业单位内部，如果想要将纸质文件归档，进行及时归档管理，需要借助电子信息技术来实现。

（二）电子信息化技术可以实现对档案信息的集中管理。电子信息化技术应用于事业单位档案管理工作，可以实现对档案信息的集中管理，大大降低了档案信息的存储成本。对于事业单位而言，要想实现有效的档案信息管理，需要对档案资料进行统一管理。但是，由于工作人员在实际工作中可能会同时处理多项工作任务，所以很难及时、全面地收集和整理相关资料。电子信息化技术可以在统一管理平台上对档案信息进行集中收集、整理和保存。工作人员只需要使用统一的网络系统和客户端软件来完成资料的收集和整理工作，大大减少了档案管理工作中的重复劳动。

（三）降低人力、物力、财力成本，保障档案安全。应用电子信息化技术来进行档案管理工作，可以把传统的纸质档案作为重要的历史资料来管理，有效降低人力、物力和财力成本，档案管理工作效率得以快速提升。如果使用纸质档案进行存放和管理，不但不方便查找和归档，而且容易丢失档案。在事业单位内部，如果出现丢失或者泄露档案信息的情况，不仅会对单位形象产生不良影响，而且还会增加单位的经济负担。档案信息具有重要价值，如果在实际工作过程中出现泄露或者被篡改，将会严重影响社会秩序。档案管理工作中涉及的人员比较多，一旦出现档案信息泄露或被篡改的情况，将会产生难以估量的损失。加强档案管理工作信息化建设不仅可以提高工作效率和质量，还能保证数据安全。

（四）档案信息化建设有利于提高工作人员的素质。电子信息化技术的应用不仅仅可以提升相关人员对档案的处理速度，对于单位相关人员的综合素质提升也有很大作用。我国经济正在飞速发展，各个行业之间也出现了激烈的竞争，档案管理人员只有不断提升自身综合素质，才能适应时代的发展要求。

四、事业单位档案管理工作存在的问题

国内的事业单位在实际工作过程中采取了多种措施对档案管理进行改革和创新。然而，在新时代背景下，事业单位档案管理工作还存在一些问题。例如，有些单位即便有好的管理体系，但在实际操作过程中仍采用传统的人工管理模式对档案信息资源进行收集、整理、归档。另外，一些事业单位虽然在很大程度上利用科技信息化手段对档案进行管理，但是主要管理方式仍为纸质化管理模式[4]。这些问题阻碍了档案管理信息化建设水平的提升。

（一）档案管理意识薄弱。新形势下，事业单位必须加强对文件的认识，加强对文件的管理，以保证文件资料的真实性与准确性。但是，目前许多单位还没有认识到档案管理工作的重要意义，特别是部分领导对文件工作的关注度不够高，不能从观念上给予足够的重视，从而造成了档案工作人员的职业素养不高、基础设施薄弱、人员素质低下等问题。

在实际工作中，部分事业单位仍完全采用纸质化的形式进行档案管理，这也是当前很多事业单位面临的一大难题。

（二）信息化建设水平低。当前，部分事业单位还未充分利用科技信息化手段进行档案管理工作，在实际操作过程中还是采用传统的手工操作模式，在一定程度上限制了事业单位档案管理水平的提升。大部分事业单位对于档案信息化建设并没有给予足够的重视，导致一些事业单位虽然拥有一定规模的档案室但是设备设施配备不全，缺乏专业的技术人员对数据库进行维护和管理。事业单位在实际开展档案管理工作中，需要根据相关规定和制度要求开展工作，但是部分事业单位并没有对此引起高度重视，阻碍了档案管理工作信息化的发展。

（三）数字化档案管理越来越难。一些事业单位在实际工作中并没有充分利用档案管理系统对档案信息资源进行管理，导致档案信息资源散落在各个部门中，很难形成完整的体系，无法发挥档案信息资源的作用。另外，一些事业单位在实际工作中需要对档案信息资源进行收集和整理，这就容易导致信息的分散、杂乱、重复，致使一些档案信息资料不够完整、准确。同时，一些事业单位因为没有进行合理的人力资源配置使得很多工作无法开展，这也阻碍了档案信息化建设的顺利开展。

（四）档案管理人员素质不高。当前，部分事业单位虽然配备了专业的文件处理工，其中有些人依然对这份工作不够重视。另外，一些事业单位在实际工作中缺乏强力的员工，员工缺乏培训和实践机会，很多工作不能处理得尽善尽美，容易出现一些差错。同时，有一小部分事业单位在实际工作中并没有建立完善的培训制度和体系，导致档案管理人员在实际工作中没有受到良好的培训，从而严重影响了事业单位档案管理质量和效率的提升[5]。

（五）档案信息管理存在安全问题。在当前的事业单位档案管理工作中，管理人员往往容易忽略档案文件的安全和完整，档案里的信息达不到要求。同时，一些事业单位在实际工作中并没有充分利用现代技术对档案信息资源进行管理，导致大量档案信息资料散落在各个部门当中，难以集中管理。此外，一些事业单位在实际工作中没有建立完善的安全管理体系，导致了档案信息资料被盗或被破坏等现象的出现。部分事业单位在实际工作中没有对档案进行及时整理和归档，导致大量的资料缺失。

五、事业单位档案管理信息化的建议

时代在发展，科技在进步，各种先进技术层出不穷，档案管理工作的开展也面临着新的挑战和机遇，如何在新时代背景下实现数字化档案管理工作，是国内所有事业单位需要提上日程的一项大事。事业单位档案管理工作是一项长期复杂的工作项目，在实际开展工作过程中需要以科学发展观为指导，积极引进现代化信息技术和理念，在此基础上把档案数字化系统建设好，充分利用科技信息化手段开展档案管理工作，全面提升本单位的综合能力[6]。

（一）建立健全制度，档案管理水平提升迅速。想要实现更好更快的档案管理，第一步就是要完善制度，把每一个岗位的职责量化清楚，使得日常档案管理工作能够顺畅开展。同时，还需要制定完善的考核制度和奖惩制度，通过有效的制度来约束和管理员工，促进员工自觉学习，提升自我能力，加大培训力度，使其能够进一步提升自身职业素养，从而提高事业单位的整体档案管理工作水平。

（二）重视信息化投入，档案管理质量蜕变明显。事业单位应该借着科技发展的东风实现各个工作环节的信息化蜕变，尤其是档案管理工作信息化蜕变，整个单位的所有工作才能有条不紊地开展[7]。一方面，需要在现有资源的基础上完善现代化基础设施建设，确保计算机网络环境能够满足档案存储、查阅、归档等方面的需要。另一方面，需要加大对档案室现代化设施的投入力度，为事业单位开展档案信息化工作提供必要的硬件支持和保障。

（三）提高事业单位数字化办公水平，推动信息资源共享。事业单位想要实现信息化办公水平的提升，首先必须要建立健全数字化办公制度和标准化建设体系。在此基础上需要做好人员培训工作，定期对内部管理人员进行相关知识技能和规章制度培训。同时，在工作中要注意协调好各种关系，充分发挥部门之间、上下级之间等各方面关系的积极作用和功能，推动信息资源共享水平不断提高。

（四）注重与时俱进，创新事业单位档案管理工作模式。新形势下，在进行具体的文件管理工作时，机构应将现代的资讯技术运用到工作中，将一些较好的信息资料进行整合，并以这些资料为依据，对档案管理工作进行创新与改进。此外，还要经常对有关员工进行训练，让他们了解到现代的资讯技术和专业的管理知识，让他们可以更好地为机构的发展提供帮助。事业单位要以自己的具体情况为依据，对档案管理工作中的重点给予重视，加强各个部门间的协作与交流，这样才能将信息化技术和方法运用到一个全新的机构中去，对事业单位的档案管理工作方式进行创新。

六、结语

随着社会的发展，我国的各个行业在工作上都有了很大的改变。与此同时，相关部门要坚决抛弃陈腐的档案管理方式，积极接受先进技术，朝着实现事业单位整体数字化的方向前进，提高档案管理的工作效能和工作品质，使其能够最大限度地利用电子信息技术在文件工作中的优越性，促进事业单位的可持续发展。