档案开放利用及相关概念辨析

陈忠海 吴雁平 刘东斌

摘 要：本文从理论研究和实务两个方面着手，采用文献与数据分析结合的方法，通过文献数据、法律规制、规划任务和统计指标四个维度，对档案开放利用词间的关联性，关联的方向、强度、影响，日后研究的要点与思路进行探讨。研究发现档案开放与档案利用是两个相关但彼此独立的问题，两者间的相关性正向但强度一般，应当将档案开放和档案利用分别进行研究。研究档案开放时应当厘清有限与无限、理论与实际、主体与客体、开放与封闭、情报与档案的不同。研究档案利用时应当弄懂抽象与具体、馆藏与室藏、相关与无关、权属与需要、图书与档案的差异。

关键词：档案开放利用；档案开放；档案利用；档案术语

Abstract： This paper probes into the relevance， direction， intensity and influence of the words used in archivesopening and utilization， as well as the key points and ideas of the future research， from both theoretical research andpractical aspects， with the method of combining literature and data analysis， through four dimensions of literaturedata， legal regulations， planning tasks and statistical indicators. It is found that the openness and utilization of archivesare two related but independent issues， with a positive but moderate correlation. Therefore， separate studies shouldbe conducted. When studying the openness of archives， it is necessary to clarify the differences between finitenessand infiniteness， theory and practice， subject and object， openness and closeness， intelligence and archives. Whenstudying the utilization of archives， it is necessary to clarify the differences between abstract and concrete， librarycollections and office collections， relevance and irrelevance， ownership and needs， books and archives.

Keywords： Openness and utilization of archives; Openness of archives; Utilization of archives; Archival terminology

档案开放利用既是一个理论问题，也是一个实务问题。几十年来，相关研究成果丰硕，但仍有一些问题未及深究。比如：档案开放利用是一个复合问题，还是两个不同的问题？如果是两个问题，档案开放与档案利用是否存在关联性？如果存在关联性，语词相关的方向、强度、影响如何？档案开放与档案利用各自研究的要点与思路又是什么？在词义层面讨论档案开放与档案利用相关性的基础上，尝试从档案理论研究和档案实务两个方面，通过文献数据、法律规制、规划任务和统计指标四个维度，对上述问题一探究竟。

1 档案开放利用的词义、关联性及逻辑关系

1.1 档案开放利用的词义。档案开放利用是一个常用复合词组，但其定义尚无公论。档案开放利用由档案、开放、利用三個词构成，都是标准术语，有着明确词义。档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。[1]利用是指“利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动”。[2]开放是指“档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动”。[3]融合上述三个术语，大致可以推导出档案开放利用的词意：档案开放利用是形成或保管档案的机构，将满足一定条件、不再控制使用的档案，[4]向社会开放或公开，以多种方式，帮助利用者使用档案的活动。[5]

关联性是指各个管理环节之间存在着内在的依存关系。[6]从构成档案开放利用这一词组的各个单词的标准词义看，开放与利用都是围绕档案开展的活动，是档案工作中彼此独立的两个环节。只有在将档案开放利用作为一个词组，开放与利用在围绕档案开展活动时，相互之间才会存在一定的关联性。这种关联性，是“相互影响、相互制约、互为因果的”，[7]但相关的方向、强度、影响如何？是接下来要探讨的问题。

1.2 档案开放利用的关联性

1.2.1 开放与利用是两个问题。（1）从法律规制看，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）对利用和开放均有单独的规制条款。对利用单独进行规制的条款有24条31处之多，约占到其53条的45.28%。对开放单独进行规制的条款有5条13处，约占到其53条的9.43%。

（2）从规划任务看，档案事业发展“十四五”规划中，单独涉及利用任务的有4项（11 、12、19、21）16处，单独涉及开放任务的有3项（6、10、11 ）12处，同时涉及开放利用的只有一处。

（3）从统计指标看，在《中国统计年鉴》23-10所列国家综合档案馆基本情况一项中，有“开放档案”“利用档案”两个指标项，没有“档案开放利用”指标项。在《中华人民共和国2022年国民经济和社会发展统计公报》中列有年末全国档案馆数量和已开放各类档案数量，仅见开放指标项，未见利用或开放利用指标项。在国家档案局《2021年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要》中，分别列有开放档案情况和利用档案、文件及资料情况两个指标项。可见档案开放和档案利用在官方统计中是两个独立的指标项。

（4）从学术文献看，表1是利用知网档案学档案事业数据库，以篇名为检索项，分别以“利用”、“开放”、“利用”（或者）“开放”、“开放”（或者）“利用”、“开放”（并且）“利用”、“开放利用”等为检索词进行检索结果列表。

从表1可以得到如下信息：1980年前，档案利用、档案开放研究是单独进行的；1981年后，档案利用、档案开放研究大多是单独进行的，但有少量彼此相互涉及；档案开放利用共同研究始于1981年，但体量不大。因此，档案开放与档案利用是相关但不相同的两个问题。

1.2.2 开放与利用间关系弱正相关。从法律规制上看，《档案法》对档案利用和档案开放同时进行规制有3条（第二十八条、第二十九条、第三十一条）；从规划上看，档案“十四五”规划同时涉及档案开放与档案利用任务的有1项1处；从统计指标上看，未见到；从学术文献上看，表1显示，档案开放利用共同研究始于1981年，但体量不大。

在知网以“档案”并“开放”为检索词，进行全文项检索，共得到803040篇文献；以“档案”并“利用”为检索词，进行全文项检索，共得到1645149篇文献；以“档案”并“开放”并“利用”为检索词，进行全文项检索，共得到672786篇文献。即83.79%的“开放”文献涉及“利用”，也就是大多数研究“开放”的文献涉及“利用”；40.9%的“利用”文献涉及“开放”，也就是说，超过半数的研究“利用”的文献不涉及“开放”。同时，也表明“开放”“利用”在研究中常常作为单独的研究对象存在的。

以“档案”并“开放利用”为检索词，进行全文项检索，共得到10488篇文献；即1.31%的“档案”并“开放”文献涉及“开放利用”，0.64%的“档案”并“利用”文献涉及“开放利用”，1.56%的“檔案”并“开放”并“利用”文献涉及“开放利用”。随着检索词的颗粒度增大，即将联合词组“开放利用”作为检索时，在三种检索方式得到的文献中，均占比不到2%，几乎可以忽略不计。这就进一步表明，绝大多数“开放”“利用”研究是单独进行的。

单独以“档案开放利用”为检索词，进行全文项检索，共得到4144篇文献；即0.52%的“档案”并“开放”文献涉及“档案开放利用”，0.25%的“档案”并“利用”文献涉及“档案开放利用”，0.62%的“档案”并“开放”并“利用”文献涉及“档案开放利用”。39.51%的“开放利用”文献涉及“档案开放利用”。随着检索词的颗粒度再度增大，即将联合词组“档案开放利用”作为检索时，在三种检索模式下的占比随之下降到不足1%。这从另一个侧面表明，绝大多数“开放”“利用”研究是单独进行的。因此，档案开放与档案利用间的相关性正向但强度弱。

1.3 档案开放利用的逻辑关系

1.3.1 逻辑关系中的必要条件、充分条件和充要条件。由条件出发能推出结论成立的，这个条件就是结论的成立的充分条件；由结论出发能推出条件成立的，这个条件就是结论的成立的必要条件。即如果a<=b，那么a是b的必要条件；如果a=>b，那么a是b的充分条件；如果a<=>b，那么a是b的充要条件；如果a<≠>b，那么a是b的非充分非必要条件。要注意箭头方向，箭头指向左（<=）是必要条件，箭头指向右（=>）是充分条件。

1.3.2 档案开放与档案利用关系中的必要条件、充分条件和充要条件。必要、充分和充要等条件成立的逻辑关系：如果a=开放，b=利用，当开放<=利用时，那么开放是利用的必要条件，当开放=>利用时，那么开放是利用的充分条件。如果开放<=>利用，那么开放是利用的充要条件，如果开放<≠>利用，那么开放是利用的非充分非必要条件。

在现实中，档案开放与档案利用从来就不相等。因为，未开放的档案也有利用。利用者利用未开放档案是《档案法》第二十九条规定赋予的权利：“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他工作的需要，可以按照国家有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”[8]所以，档案开放只是档案利用的非充分非必要条件。

2 档案开放及档案馆馆藏档案开放研究的基本问题

档案开放的基本问题可以用边界、核心、主导、平衡、阈值五个关键词概括，涉及有限与无限、理论与实际、主体与客体、开放与封闭、情报与档案五个方面。其中，职属范围是档案开放时的最大边界、限制使用的控制是档案开放鉴定的核心、档案馆在档案开放中处于主导性地位、档案开放中需要供需关系的平衡、档案情报价值是档案开放中的阈值。

2.1 有限与无限——职属范围是档案开放时的最大边界。从档案开放与档案馆馆藏档案开放的差别来看，前者研究中的档案是一个抽象概念，没有具体范围和实体指向，近乎无限，后者研究中的档案则有具体范围和实体指向，是有限的。

在档案概念体系中，学理档案是高度抽象的概念，外延最大，学术研究中使用学理上的档案开放概念，研究范围宽泛，缺乏专指性。法定档案定义，范围明确，与实践工作中所指的档案重合，学术研究中使用法定档案开放定义，研究范围明确具体，专指性强。因此，在档案开放研究中，依据《档案法》第二十七条之规定：“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。”[9]档案馆向社会开放的是“档案馆的档案”，也就是《档案工作基本术语》中阐明的：“档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动”。[10]

《档案法》规定：“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案。”[11 ]“单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。”[12]“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他工作的需要，可以按照国家有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”[13]但没有要求“有关机关、团体、企业事业单位和其他组织”开放其保存档案的规定。

因此，档案开放是国家档案馆的一项职务行为，应当在其法定职属范围内进行。在国家档案馆开放档案法定职属范围没有改变的情况下，学术界不应随意变更该领域研究的对象和范围。

2.2 理论与实际——限制使用的控制是档案开放鉴定的核心。由于对档案属性与特性持不同观点，对档案开放鉴定也有众多不同观点，这在理论研究上是好事。但在档案开放或档案馆馆藏档案开放研究中，需要分清楚研究的是理论问题，还是实际问题。

从信息论的角度，档案信息是一种限制使用的信息。[14]因此，限制使用就成为档案的属性之一。而档案开放鉴定的核心要务则是确定“存有期”[15]的“期”和“用有度”[16]的“度”。

2.3 主体与客体——档案馆在档案开放中处于主导性地位。从理论上说，档案开放应当包括档案馆开放和档案室开放两种，但在法定档案开放的职属上，档案法规只规定了档案馆开放，没有规定档案室开放。确切地说，按照《档案法》的规定，其档案馆指的是“县级以上各级档案馆”，[17]即国家和地方档案主管部门直接管理的档案馆，不包括企事业单位内部的档案馆。因此，从档案开放的主体上讲，法定档案开放主体只有档案馆，或者说，在没有明确主体的情况下，默认的档案开放主体就是档案馆。这就确定了档案馆在档案开放中的主导地位，档案馆在档案开放问题上有全权、负全责。在档案开放或档案馆馆藏档案开放研究中，学者们应当明确档案馆在档案开放中的主体和主导地位，以便提高学术研究成果的针对性和适用性。

2.4 开放与封闭——档案开放中需要供需关系的平衡。在档案开放和档案馆馆藏档案开放问题上，利用者期望开放度越高越好，即开放得越早越好，开放得越多越好；保管者从安全和维护形成者利益的角度，则持谨慎态度。因此，在对待开放与封闭问题上，需要根据法定要求，尽可能地取得不同利益诉求方的平衡。

《档案法》规定：“檔案开放的具体办法由国家档案主管部门制定，报国务院批准。”[18]“档案馆不按规定开放利用的单位和个人可以向档案主管部门投诉”[19]“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定”[20]“馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。”[21]“向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。”[22]……诸项规定，充分体现出法律在不同利益诉求方的考量。开展这方面研究时，需要全面理解和吃透新《档案法》的精神内涵，避免片面化和极端化。

2.5 情报与档案——档案情报价值是档案开放中的阈值。在档案开放鉴定研究中，最难最不易把握的就是开放的具体标准，现有的保存价值标准缺乏可以度量的“刻度”。但如果综合“档案具有情报价值”[23]和“档案记事”“情报探事”[24]的观点，参考“美国国家档案馆目前鉴定工作的基本准则，就是以档案是否具有情报价值，是否关系到个人的合法权利，是否表明政府各机构如何行使职责和做出决定等三方面作为依据”[25]，从限制使用的角度，将档案是否还具有情报价值，作为档案开放的“阈值”，这或许是档案、情报一体化的方向之一。

3 档案利用研究的基本问题

档案利用研究涉及的基本问题，可以用标的、范围、相关、权属和价值五个关键词概括，具体涉及抽象与具体、馆藏与室藏、相关与无关、权属与需要、图书与档案五个方面。其中，利用标的物具体化是档案利用的前提、归档和移交范围是档案利用的边界、相关性是档案利用的核心判别要素、尊重权属是档案利用的基本原则、图书传播价值是档案利用的参照系。

3.1 档案利用标的物具体化是档案利用的前提。档案利用与档案馆利用、档案室利用，在研究上的最大差别在于，档案利用研究中的档案是一个抽象概念，没有具体范围和实体指向，近乎无限，而档案馆利用、档案室利用研究中的档案，是指馆藏档案或室藏档案，有着具体的范围和实体指向，是有限的。因此，在档案利用研究中有必要强调档案利用标的物具体化，即需要明确研究的对象是具体的档案还是抽象的档案。这样做有利于研究者专注于一定的目标，缩小范围，划定语境，消除歧义，增强研究成果传播的可靠性。同时，有利于读者在阅读研究者成果时，明了研究者研究的具体对象为何，确保与研究者在同一语境，减少误读，避免误会，增强交流的有效性。

3.2 归档和移交范围是档案利用的边界。法律法规对不按规定归档或超范围归档，均有限定和规制，如《档案法》第十三条详细规定了应当纳入归档范围的直接形成的对国家和社会具有保存价值的材料类型；第十四条规定：应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，从当归和不当归两方面做出了明确规定，如第四十八条第六款规定，对“不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的”，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。这就是档案的“收有限”[26，27]特征。

档案馆或档案室的归档和移交范围，就是档案馆或档案室提供利用的范围。这一点在档案法律法规中也有明确规定。比如，《档案法》第十条明确：中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。第十九条强调：档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用……再如，《机关档案工作条例》第四条机关档案部门的基本任务第二款规定：负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。第二十一条规定：机关档案部门应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。又如，《机关档案管理规定》第十条机关档案工作的基本任务第四款规定：“负责管理机关的全部档案并提供利用”。第四十六条规定：机关应当积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的需经本单位负责人批准。这就是档案的“用有度”[28，29]特征。因此，不仅在理论研究和从事档案利用实际工作时，要使档案利用标的物具体化，还要有明晰的档案利用边界意识。在边界内思考，在边界内做事。

3.3 相关性是档案利用的核心判别要素。档案利用主体与馆（室）藏档案之间存在的某种关联性即相关性。理论上，档案利用主体是所有利用者，但事实是，就某一具体的档案馆或档案室而言，其利用者绝大多数与其归档和移交范围内的机构、部门有着某种相关或关联——或是基于职能、职务、业务、职属，或是基于区域、区划、历史、沿革、社区、社团，抑或是基于组织、民族、族群、企业等。这种关联性在档案利用时，是档案机构判别利用者是否合法、合规、正常利用的核心要素，也是其提供利用时，以最快速度找到利用者所需档案的有效关联要素。

3.4 尊重权属是档案利用的基本原则。尊重权属是指利用档案时，需要尊重档案所有权者和保管者的权益。在档案利用中，利用者大多强调自己的知情权和利用档案时的隐私权，往往忽视档案所有权者和保管者的所有权和处置权。

对于利用者的知情权保障，《档案法》第二十八条第二款规定：“单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。档案馆不按规定开放利用的单位和个人可以向档案主管部门投诉，接到投诉的档案主管部门应当及时调查处理并将处理结果告知投诉人。”第三款规定：“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。”[30]第二十九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他工作的需要，可以按照国家有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”[31]第四十八条第七款规定：“不按规定向社会开放、提供利用档案的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。”[32]

对于档案所有权者和保管者的所有权及处置权，《档案法》第三十条规定：“馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。”[33]不论移交到档案馆的馆藏档案所有权是归档案形成单位或者移交单位还是归档案馆，都表示档案形成单位或者移交单位对移交到档案馆的馆藏档案的开放具有法定处置权。

《档案法》第三十一条明确，向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见……对于利用档案中，有“擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的”[34]，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。学者们对该方向的关注不多，成果较少，是学术研究中的短板。

3.5 图书传播价值是档案利用的参照系。在档案利用鉴定研究中，最难最不易把握的就是《档案法》第二十七条规定的“经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放”[35]的开放标准。这一标准缺乏可以度量的“刻度”。但是，如果综合“档案具有历史价值和文化价值”[36]和“档案记事”“图书传事”[37]的观点，参考卢贤中“图书的本质属性所在”是“有意识地系统地记录并传播知识”[38]的观点，从传播知识的角度，将档案是否还具文化价值和传播价值，作为档案利用的“参照系”。这或许也是档案、图书一体化的一个方向所在。

*本文系2017年度国家社会科学基金重点项目“法律规制视域下中国档案工作规范体系建设研究”（项目编号：17ATQ012）的后期成果。

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（作者单位：1.郑州大学信息管理学院 陈忠海，博士，教授，博士生导师；2.开封市档案馆 吴雁平，副研究馆员；3.濮阳市档案馆 刘东斌，副研究馆员 来稿日期：2023-05-24）