强化交通运输档案管理的思考

摘要：交通运输行业作为经济发展基础部门，不论是在社会事业的进步上，还是在国民经济的发展中，均占据着举足轻重的地位。对于交通运输管理工作而言，运输档案管理通过对历史资料的保存、对现实工作的服务等途径发挥着其不可替代的作用，为交通运输行业的正常运行奠定坚实的基础。文章对强化交通运输档案管理进行了思考。

关键词：交通运输；档案管理；档案服务；档案利用；道路交通规划 文献标识码：A

中图分类号：G272 文章编号：1009-2374（2016）34-0255-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.34.122

现如今，随着国民经济的发展与社会的进步，交通运输行业不断发展，同时对交通运输档案管理工作的要求日益提升，以往传统落后的管理观念与管理模式已难以适应当前交通运输行业的发展需求，因此必须通过有效的改革措施强化交通运输档案管理，提升管理水平，改善管理质量。基于此，本文在对交通运输档案管理工作的重要性及存在问题进行分析的基础上，重点探讨了强化交通运输档案管理的有效策略，以期促进交通运输事业的健康发展。

1 交通运输档案管理工作的重要性

1.1 从交通运输与经济发展的关系上看

就我国道路交通发展进程来看，道路交通规划已逐渐被规划至国民经济范畴之内。现如今，道路交通运输在推动国民经济发展方面，发挥着至关重要的作用，不仅迎合了当前我国经济的发展，而且在很大程度上满足了国民经济的发展需求。就道路交通运输行业而言，稳定的发展可有效改善运输水平，提升运输能力，在一定程度上减少运输成本，进而实现以最低成本获取最高利益。但是从另一个角度来看，道路交通运输对国民经济的发展水平并不能起到完全的影响作用，虽然通过改善道路交通运输可提升国民经济的整体发展态势，但对于不同的地理地域而言，其作用也会存在较大差异。对于交通便利的区域，在交通运输道路建设中增加人力及物力的投入，并不会明显增加经济及社会效益；而对于交通落后的区域，在交通运输道路建设中增加人力及物力的投入，能够有效提升当地的物流流动效率，提升该地区的经济发展水平，进而促进地域发展。

1.2 从档案管理与经济发展的关系上看

交通运输档案管理工作的实施是针对国民经济的发展应运而生的。从某种角度而言，档案管理工作是对经济发展的文字描绘，可以说其是一种文字型缩影。对交通运输信息资源进行合理规划，充分发挥信息资源的价值，同时有效激发档案管理价值，进而促进国民经济的健康稳定发展。另外，交通运输档案管理信息能够将当前的经济发展态势明确清晰地反映出来，并作为今后经济发展的有效依据，通过为经济实践活动提供理论基础，进而获取更好的经济效益与社会效益。

2 交通运输历史档案管理问题

从某种角度来讲，交通运输档案记录着所有参与交通运输的车辆及驾驶员信息，通过对相关信息的记录与保存，反映运输车辆与驾驶员的驾驶情况，便于相关部门进行有效管理。对于以往交通运输档案管理工作而言，其管理模式主要采用传统的纸质档案。该类管理模式主要存在以下问题：

2.1 耐久性差

在纸质档案管理模式中，档案耐久性受到多种因素的影响，例如纸张质量、酸碱含量、粘胶质量等，以上因素中如有一种因素不合格，便会对档案耐久性产生不利影响。另外，在纸质档案的保存与管理中，因借阅、复制等行为的影响，容易出现人为损坏、机械磨损等不良情况，也会影响纸质档案的耐久性。

2.2 检索困难

交通运输档案涉及部门多、时间跨度长且道路信息复杂多样，因此检索起来非常困难。如果针对某一车辆信息资料或某一名机动车驾驶员的信息资料进行检索，其工作难度相当大，耗时耗力，工作效率低下。

2.3 保存空间大

在对纸质档案进行保存时，不仅要有必须的文件及资料，而且每份档案均需特定的档案袋进行包装保存。对于重要文件档案，则需要进一步装订，同时需要对档案目录进行编制，保存起来占用空间相当大，对档案场馆造成一定的压力。

2.4 共享困难

在我国，交通运输档案的管理通常坚持属地管理原则，也就是对车辆与驾驶员的管理由车辆所在地、户籍所在地的交通运输管理部门负责，对车辆、驾驶员的相关信息进行检索、查阅时，必须在档案管理部门的支持下展开，因此要想实现全国共享存在很大困难。

3 现有体制下档案管理问题

随着经济的发展与社会的进步，道路交通运输档案管理工作步入改革进程。在实际管理工作中，尝试探索计算机管理模式，但在探索之初还存在较多问题亟待解决。具体如下：

3.1 人员素质低下

在交通运输档案管理工作中，相关人员存在一定的思想偏差，认为档案管理工作只是简单地对档案资料进行分类、整理，缺乏科学管理意识，人员素质参差不齐且缺乏相关的培训途径，甚至部分管理人员存在混日子的想法。

3.2 管理制度欠缺

交通运输企业在运行过程中，自主经营、自我管理、自负盈亏，其管理活动主要围绕增加效益而展开，所以在经营过程中，追求经济效益的最大化。但是在实际的管理工作中，企业决策者往往对档案管理工作产生忽视，未建立起科学合理的管理制度，导致档案管理工作缺乏系统性。

3.3 档案利用率低下

交通运输档案管理工作价值在于实现档案的有效利用。但是，就现阶段而言，档案管理工作存在“重藏轻用”的现象，对业务建设过度重视，而对档案利用严重忽视。虽然在实际工作中，对相关档案进行了整理与保存，但是多处于封闭状态，利用率不高，且利用面较为狭窄，无法真正体现档案管理价值。

3.4 信息化水平不高

当前社会正处于信息化、网络化日渐发达的态势之下，信息技术被广泛应用于社会各个领域。交通运输档案管理部门对信息技术的应用，不仅有效解决了以往纸质档案耐久性差、检索困难、共享难度大等问题，而且提升了档案管理效率，改善了档案管理水平。但是，现阶段，档案管理工作信息化水平还较低，部分还在沿用手工检索方式与纸质档案模式，未实现全面信息化档案管理。

4 强化交通运输档案管理的有效策略

4.1 强化档案管理意识，规范管理方法

第一，提高认识，规范管理。交通运输档案管理是一项基础服务性管理工作，涉及多岗位、多层次与多部门，对信息档案的充分利用，可实现各部门的有效连接，与企业中心工作同步进行，进而对企业的经济增长起到一定促进作用。因此在实际工作中，应进一步提高认识，争取企业领导对档案管理工作的支持，促进管理制度的落实，加大档案基础设施的投入力度，促进管理工作的顺利进行。

第二，重视档案的收集与整理。在档案管理工作中，要想使档案价值得以充分体现，首先就要保证档案资料的完整性，这就对档案收集工作提出较高要求。在档案收集工作中，应充分把握档案形成规律，适时收集，及时规整，定时更新，确保各类档案资料及时归档。另外，在对档案资料进行整理时，应明确归档范围及保管期限，对档案分门别类地进行鉴定与甄别，以进一步提高档案检索率。

4.2 改革档案服务模式，提升档案利用效率

在交通运输档案管理工作中，对档案的管理是最基础的工作手段，而对档案的利用才是档案工作的最终目的。就企业来讲，档案的利用主要是在企业内部进行，通常针对的是内部工作人员。而对于档案信息中不涉密的资料，完全可以实行对外开放制度，特别针对同行业人员，如此一来，可有效实现资源共享，形成优势互补，进一步提升档案资料的利用效率。作为档案管理人员，应积极探索多种渠道与途径，对档案信息进行全方位、跨层次开发，从企业的重点服务对象、行业特色及经营管理决策等方面入手，总结企业文化的建设成果，形成良好的企业文化氛围。

4.3 增强人员素质，强化队伍建设

对于交通运输档案管理工作而言，工作人员的素质对档案管理水平与管理质量起到直接的影响作用。因此为保证档案管理工作的有效性，提升档案利用价值，必须强化档案管理队伍建设，提升人员素质。对于企业而言，在对档案管理人员的选用上，应将政治素质放在首位，重视对管理人员业务能力的培养，同时加强对档案管理人员的业务培训，由档案部门专门组织，并定期检验培训成果，鼓励其加强对档案管理知识的学习，增加经费支持，以此强化档案管理队伍建设。

4.4 提高档案管理信息化程度

交通运输档案管理信息化背景下，信息管理系统逐渐广泛应用于档案管理工作中，不仅有效提升了档案管理效率，减轻了管理人员工作压力，而且将档案信息从以往寿命有限的载体中得以释放，实现档案信息的无限备份。但是当前阶段，许多档案管理组织仍在沿用以往实体管理模式，仅仅将纸质档案转变成电子数据，其工作对象仍然是传统档案载体。因此，在实际工作中应根据不同时期的不同需要建立对应的管理网络，加强各项档案信息的联系，完善档案演进过程，充分发挥信息化档案管理的价值。

5 结语

在交通运输行业的正常运行过程中，提升档案管理水平，改善管理质量，有利于促进档案管理服务作用的有效发挥，进而推动交通运输业的稳定发展。所以作为交通运输档案管理人员，应认清当前社会发展新形势，充分认识档案管理工作的重要性，正视管理工作问题，通过创新管理措施，提升自身素质，充实管理知识，端正管理态度，充分发挥档案管理工作价值，为推动交通运输行业的发展贡献力量。

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作者简介：方月（1968-），女，湖南怀化人，怀化市道路运输管理处鹤城所馆员，研究方向：文书档案。

（责任编辑：周 琼）