基层公路档案开发利用现存问题与改进对策分析

文/德州市公路事业发展中心齐河分中心 李燕华

得益于国家改革与社会建设的持续推进，基层公路建设愈发受到相关部门的重视。作为公路工程建设、养护、路产权保护等工作的信息记录载体，基层公路档案的开发利用与公路管理工作能否高质开展之间存在密切关联。但在多方面因素的影响下，使得现阶段基层档案管理仍存在些许问题，进而对档案资源的有效开发与利用产生限制。鉴于此，探讨如何借助科学措施来促进公路档案开发利用的改进，对促进我国公路工程建设、养护管理工作的有效开展有着重要影响。

一、基层公路档案的概念和特点

（一）概念。依托于档案资源对公路建设、养护、公路巡查保护、公路安全等全过程进行客观、准确反映，继而为公路管理高水平开展，并为后续相关公路工作提供科学参考。得益于相关规定制度的提出，强调相关部门需明确认知基层公路档案管理的必要性，提高对公路档案开发与利用的重视度，并要求相关人员以《档案法》为参照，对公路档案管理过程进行严控，以期在工程运维与建设中最大化体现出公路档案的价值与作用[1]。

（二）特点。当前基层公路档案主要特点包括：1.真实性。即要求档案的形成务必以相关制度规定为参照，需对公路工程建设以图文一体化的形式进行真实、客观的反映，能够以档案为载体对公路项目相关流程、工作的实施进行全面且真实的体现。同时，档案构建强调对原稿内容的收集，通过对原始信息内容的记录来为后续公路项目的运维、建设提供真实参考。2.复杂性。现阶段公路项目建设存在覆盖面广、施工线长、工程量大、任务多、周期长等特征，使得公路档案的形成面临复杂条件。同时因公路项目建设经历漫长周期，使得档案资源的收集、整合难度增大。再加上公路档案涉及对项目施工全过程、全方位的记录，促使公路档案呈现出复杂性特点。3.交叉性。公路档案形成时涉及多方面内容的记录和采集，具体囊括上级管理部门下发文件、参建单位之间文书往来、党政机关下发要求、项目勘测与监管资料、施工单位建设信息等。同时，结合对公路档案建设要求的分析，在档案形成时还需将周边拆迁、环境信息等纳入其中。所以，基层公路档案资料的形成具有交互性。

二、基层公路档案开发利用的现存问题

（一）档案资源共享要优化。现阶段公路项目建设与运维过程中，公路档案资源可作为重要依据，但在实际档案利用过程中，受限于部门、岗位之间缺乏有效联动等因素的影响，使得公路档案呈现出分散化、零散化的管理状态，无法以集中的方式对档案资源进行有效管理与控制，进而对档案资源的共享利用产生负面影响[2]。同时，因部分人员尚未做到对信息化技术的全面掌握，致使公路档案共享无法以先进技术作为支撑，相关人员难以对公路档案资源及时、全面获取，进而对公路档案的高效化利用造成限制。

（二）档案管理水平有待提高。基层公路档案能否高效开发与利用，受到档案管理队伍建设的直接影响，但因部分基层管理人员素质缺失，在实际开发与利用期间尚未对公路档案资源价值形成正确认知。同时，相关部门对于管理队伍的高素质建设不重视，未做到在开发与利用过程中定期为相关人员定期开展培训教育，致使管理人员的配备无法满足公路档案管理岗位实际要求，档案管理水平不尽如人意。

（三）监理人员作用没发挥。受到人员复杂、施工范围广、参建单位多等因素的影响，导致公路建设项目管理难度增大，倘若在项目施工中相关监管职能的发挥不到位，极易因资料信息的缺失影响到公路档案的开发与利用，并对公路档案资源价值体现产生负面影响。同时，部分项目建设期间，相关监管人员将全部精力投入到机械设备、人员、材料等方面的监管中，对档案资源监管缺乏重视度，限制了档案开发与利用的高效开展，无法以完善、科学的公路档案作为公路项目建设的重要参考。

三、基层公路档案开发利用的改进对策

（一）优化档案资源共享。要想实现在公路管理期间最大化发挥出公路档案的价值，需以档案资源的充分共享为前提。鉴于此，需做到在开发与利用过程中积极引进先进技术，依托于数据库的建构为档案资源的充分共享与利用提供载体，通过全面共享来实现对档案资料的有效利用。同时，需在共享利用中重视对数据库的持续完善与更新，结合对公路档案管理要求的分析，借助扫描技术来丰富档案内容，以数字化形式来取代纸质版档案，并利用数据库对数字化档案资源进行整合、归档[3]。以齐河分中心智慧公路建设为例，基于智慧化管理系统的构建，进一步促进公路管理信息化、数字化、科学化发展，实现工作全程留痕。截至目前，已形成全面且真实的电子数据库，真正做到对公路、涵洞、桥梁、沿线附属设施等路网信息的全面采集，各机关科室可将智慧公路平台作为载体，实现对相关档案的随时调取与精准把握，朝着“一路一档”的方向持续发展。需注意，公路档案的开发利用离不开完善的档案目录，所以在不断整合、完善公路档案内容的同时，以相关制度要求为参照对科学设置档案目标，以确保相关人员能够利用目录快速、精准检索所需公路档案资料，以实现对档案资源的高效化利用。

（二）提高档案管理水平。为避免公路档案开发利用受到人员问题的影响，相关单位需明确人才队伍建设对公路档案价值体现的重要性，在此基础上持续加大对高素质档案管理队伍的建设力度，以期为公路档案的深入开发、高效利用提供人才支撑。在实际管理期间，需在明确掌握管理人员能力现状的前提下，定期开展关于专业知识、管理技术等方面的培训活动，或者是聘请领域内专家对管理人员进行实地讲授或学术交流，能够对公路专业、档案开发、养护建设业务等方面知识的系统性学习，真正做到借助自身专业知识与能力经验来解决实际开发与利用问题，推动档案管理队伍朝着高素质、复合化的方向发展[4]。以帮助管理人员加强对素质能力的建设，确保其管理队伍的建构符合档案开发与利用要求。在公路档案管理新形势下，要想实现对档案资源的深度开发与利用，档案人员还需重视对党和国家方针政策的学习与了解，致力于自身思想政治素养的不断提升。摒弃传统“坐等上门”的思想，树立主动服务意识，以动态化、综合化服务模式来取代传统工作手段，深入到基层公路档案资源的挖掘与利用中。

（三）完善档案管理机制。档案资源能否实现高效开发与利用，受到档案管理制度建构的直接影响，所以需在管理阶段重视对相关机制制度的完善建构，并强调将制度机制落实于档案管理全过程中，以此为档案开发利用提供科学指导，并助力档案管理工作的规范化开展。鉴于此，管理单位应结合管理现状进行制度原则的制定与落实，在具体项目建设中，可依据档案管理要求的分析，于项目筹备阶段落实竣工文件编制管理制度，并构建契合档案开发与利用需求的档案管理考核制度、实施细则，在指派专人负责后，要求人员以规则制度为参照开展规范化、标准化档案管理工作[5]。需注意，档案人员需重视对相关制度机制的严格遵循。而要想促进档案管理的高效化开展，并以动态化考核的方式来加强档案质量控制，管理人员应做到对考核制度与奖惩机制的有机落实。

（四）创新档案服务形式。现阶段档案的开发利用受到其服务机制、形式的直接影响，所以为转变当前开发与利用现状，管理人员需以全局观念的树立为前提，立足中心视角对档案开发与利用进行思路与形式的创新，以期为各部门、岗位提供更为优质的档案服务。鉴于此，可结合以下几点来促进档案管理服务的创新：1.创新服务形式。即在日常开发利用期间，除提供借阅、查询服务之外，还可结合实际需求进行跟踪服务、定题服务、复制、咨询、跟踪服务等的增设，以保证档案服务的提供能够满足用户多元化需求。2.创新服务内容。基于对公路工程建设现状的分析，以档案室室藏内容为基准进行服务内容的拓展与创新。在转变思想意识的前提下，加大对档案编研的控制力度，利用先进技术来取代传统纸质档案查询的模式，让用户在检索查询时获取更为丰富、多元的档案资料内容。同时，可为用户增设数据统计、数据共享等功能，借助多层次档案内容来促进服务质量创新。3.创新服务效果。利用效果的反馈获取，不仅有助于改善档案服务质量，亦可为档案深入开发与利用提供参考。鉴于此，管理人员可利用《查询利用档案登记表》来获取所需信息，具体包括查询内容、查询者、查询目的、查询次数、查询部门等，基于对上述信息的统计与分析来确定档案资料利用的具体情况，并以信息分析为基准来确定不同部门所需的档案资源类型、内容，以此作为参考来促进档案的开发与利用，将当纳开发利用作为提升单位“生产力”的重要枢纽。

（五）引进信息技术。公路档案开发与利用效果的提升与信息化技术的应用之间存在密切关联，所以需立足档案管理现代化发展视角，借助信息化技术来促进档案管理模式与方法的转变。若依旧采用人工手段对内容繁杂且种类多的公路档案进行分类、组卷处理，不仅影响到公路档案的开发与利用效率，同时因人为失误的频繁出现影响到档案管理有效性。鉴于此，需借助先进技术来推进档案管理的信息化建设，结合对档案开发与利用实际需求的分析，依托于多媒体显示、计算机检索、光盘存储等技术来促进档案管理的信息化开展，结合对自动编目、自动归档、多途径检索、自动组卷等功能的增设来达到简化档案管理的目的，以期让管理人员在档案开发与利用中投入更多精力。以齐河分中心为例，实现借助平台对业务人员进行平板端任务派遣，做到日常养护病害巡查、路产维护、安全隐患上报等，做到从巡查计划制定到下达执行、上报再到路产赔偿、隐患上报等流程的一体数字化留痕灌流，借助信息技术为档案资源的收录提供支撑。要想最大化体现出公路档案资源的价值，需要以计算机互联网的有效应用为前提，以此为档案开发与利用提供技术支撑，确保其档案服务的提供有助于促进我国公路事业的可持续发展。

（六）加强档案编研控制。公路档案能否实现深度开发与利用，与档案编研工作的开展质量之间存在密切关联。所谓档案编研，是指在确定档案馆藏资料为主体的前提下，以档案信息的报道与提供为核心任务，基于对档案资料内容的深入研究与分析，以特定题目范围为参照开展档案资料采集、筛选、加工等处理，并实现对多样化类型出版物的转化，以此为公路管理或类似项目建设提供参考。作为公路档案开发与利用的关键性环节，档案编研开展成效直接影响到公路档案事业的可持续、创新化发展。所以，在档案管理事业重要性逐渐体现的当下，相关部门需重视对科技信息资源的开发，并依托于编研工作来实现对相关公路档案信息的集中化、系统化处理，进而为用户提供高价值、针对性档案信息。以公路工程图纸的管理为例，可筛选出其中标准配件、常用图纸等元素，编研成《国道图集》《历次公路维修情况》《通用图集》《省道图集》《军用地图》等出版物，以满足用户实际档案使用需求，促进公路档案利用率的显著提升。

（七）加强档案保密处理。无论是加强公路档案管理，还是促进档案资源的深入开发利用，均需以档案安全保密为前提。要求人员在革新自身管理观念的前提下，提高对档案保密处理的重视度。在实际档案开发与利用期间，可依据实际管理要求的分析，结合以下几点来强化安全保障：1.加大对相关制度法规的宣传力度，以增强档案管理、使用人员的保密意识，能够主动做到对个人、集体、国家利益的维护。2.结合对实际要求的分析，在确定档案保管期限的基础上，对不同类型、种类等档案进行保密等级的制定，并以国家相关规范为参照，对档案保存价值、保密等级、保管期限进行精准定位。3.以相关制度规定为基准，积极开展档案密级调整处理，并在开发与利用过程中做到对涉密内容保密规则的严格遵循，并结合相关惩处机制的落实来实现“违法必究”。另外，在公路档案保密处理期间，需对不同档案的利用范围明确界定，以确定哪些档案可全面开放利用，哪些档案资料对用户权限、使用审批存在要求，进一步促进档案利用的标准化、安全化、规范化开展。4.相关管理单位需加大对档案资源开发与利用的监管力度，倘若在使用期间出现违反规定、私自泄露等情况，应严格按照规定进行严肃处理，以确保档案开发利用与安全保密相辅相成，为公路档案资源的高价值利用创设理想环境。

四、结语

综上所述，公路档案的有效开发利用，可在促进档案管理服务高质量提供的同时，实现在管理期间最大化体现出公路档案资料的价值。对此需明确档案开发与利用的重要性，在此基础上深度剖析当前档案开发利用的现存问题，通过完善档案管理制度机制、加强档案管理队伍素质建设、积极引进现代化技术、全面发挥监理人员职能作用、加强档案编研工作控制、优化档案安全保密处理等措施实施，在促进公路档案有效开发利用的同时，为我国基层公路事业的发展贡献助力。