知识管理视域下企业档案精细化管控模式研究

文/江苏省科学技术情报研究所 吴晓行

所谓知识管理就是利用各种方法和工具，对企业内部的知识进行有效的获取、组织、传播和应用。将知识管理引进企业档案管理是实现精细化管理的重要步骤。据相关研究表明，目前许多企业档案室的管理建设无法满足知识管理的需求。为了在提升企业现有档案管理效果的不同，整合资源、获取并更新知识，企业应作出改变。首先，企业应通过整合各种资源来获取知识，并确保知识与时俱进，不断跟上时代的步伐。同时，在补充知识系统的过程中，也要运用知识管理的方法和理念加强企业档案管理的建设。这样，企业在进行知识积累的过程中逐步形成智慧资本。在该背景下，本次研究在知识管理视域下进行自发性的企业档案精细化管控模式改革研究。

一、知识管理背景

知识管理是科技飞速发展的产物，也是一种先进的管理方式。知识管理是“集百家所长”的综合性概念，涵盖了经济理论知识、互联网信息技术、现代管理理论以及企业管理思想等多个领域，旨在整合知识资源并深度挖掘知识内涵。在企业管理中，知识管理占据了重要地位，以满足工作需求和用户深度需求为主要目标。知识管理的重要性已被广泛认可，并纳入主流商业课程中，被视为管理者必备的核心技能之一。进入21 世纪以来，拥有高质量的知识几乎是所有成功企业的共同特点，而知识管理对于知识资产的重视超过其他任何管理形式。通过充分利用知识资源，企业可以创造竞争优势，促进企业的可持续发展[1]。

二、企业档案管理存在问题

（一）档案管理制度不完善。很多管理水平薄弱的企业都有同一个特性，就是拥有模糊不清的档案管理制度与职责，没有严格的考察方式，也没有根据企业发展方向对档案管理进行规划与更新。大部分企业通常都会忽视档案管理工作，只注重企业规模方面的中长期发展，考虑全面一点的企业可能会在意企业设备以及企业专业技术人员方面的发展，考虑最周到的企业管理者也只会对企业人员结构等方面进行及时的更新与详细的规划。大部分企业都受到档案管理以及档案设备不需要额外投入规划的传统观念禁锢，忽视档案管理制度现象的普遍存在，导致企业档案管理与企业发展步调不一致，造成了企业资源档案收集困难、企业档案资料不具备完整性的问题，而企业档案管理更新滞后会对企业整体的管理水平与基础技术水平带来较大的消极影响。

（二）档案管理分散。缺乏大局观的企业在初期阶段，都会在企业技术、企业生产规模、监管产品质量等方面投入大量的人力物力。考虑周全一点的企业会注重人事管理相关方面的建设，如人事管理制度和人事管理责任等。在档案管理制度与档案管理责任认定方面却存在缺陷。这种差异和不均衡的现象会对企业档案管理的后续工作进展造成影响，如企业档案资料的完整性等方面，这是由企业档案资料分散性零散性的特点造成的，企业档案管理工作的这种特殊性也对企业的归档工作产生了消极作用。即使是已经归档的档案资料也不具备规范性，相关的使用制度体系混乱，没有设立最基本的考核与监督体系，企业档案管理工作停滞不前。究其根本是因为企业对档案法规的认识不够深刻，没有发现档案对于企业自身发展的重要性。大部分企业部门为贴合自身利益只强调自身工作的特殊性与重要性，不能从企业整体发展出发理解档案归档的现实意义，使档案管理工作停滞不前。在某些企业的工作人员眼中，一些重要会议资料和录像等材料不具备重要性，不需要投入时间和精力留存记录，这阻碍了企业的高效发展[2]。

（三）企业档案管理人才培养能力弱。企业各部门的档案意识薄弱并受到自身管理水平的限制，对档案工作的监督过程产生了消极的作用，同时，降低了对档案质量的把控能力。这种消极作用会伴随企业管理体系发展，并随着企业规模的扩大被不断放大，放大后的负面影响将直接阻碍企业档案管理工作的进展。企业档案管理人员往往将大量的时间浪费在琐事的处理上，缺乏系统性培训的档案管理人员的专业能力不能适应企业整体发展的需要，造成这种现象的主要原因是档案管理专业知识的匮乏，接收档案资料的同时不能判断所接收文件的完整性，导致出现档案与资料错配的现象[3]。

（四）档案管理流程出现问题。即使是二十一世纪，也有很多企业部门仍然使用传统的档案管理形式，采用人工分类的传统管理流程，这种管理形式在浪费大量的人力资源和时间的同时，并不能保证档案的完整性，甚至会造成档案残缺、字迹模糊等情况。

（五）归档存在问题。企业档案的归档过程中往往会出现员工处理不及时、档案管理收集工作进度缓慢、工作效率低、归档内容不符等问题。这些问题导致了企业档案不具备真实性，这为档案管理的后续工作带来了极大的阻力，如果不能及时解决，会对企业整体工作进度造成负面影响。出现这种问题最直接的原因就是企业对档案管理工作的忽视，导致大部分企业的档案管理工作没有标准依据。

三、知识管理视域下企业档案管理的改革措施

（一）管理理念的精细化。企业档案管理的改革创新离不开精细化管理。这种精细化在社会分工方面有所体现，又与服务质量相联系，是企业档案管理创新的基本保障。在传统企业档案管理的基础上，引入精细化理念，可创造出新的企业档案管理模式，“开源节流”的同时使企业档案管理形成“知识化、网络化以及社会化”三位一体的成熟档案管理体系。精细化管理概念极具前瞻性，在满足时代发展需要的同时，展现了企业档案管理的现代化理念，对复杂的管理行为进行了简化与规范，扩展了企业档案管理工作的范围。精细化档案管理中的“精细”主要针对档案管理责任，是企业在分析档案管理理论与实际工作经验中得出的最佳答案。企业应该对档案管理工作进行责任划分，将责任具体明确给每一个负责档案管理的员工，每一个档案工作者都需要完成自身职责，总结档案管理工作经验的同时发现问题，做到档案管理工作一步到位。

（二）岗位设计与流程设计。企业档案管理业务拥有复杂冗长的工作流程，具体包含档案整理、测试档案内容真实性、编写档案目录、进行档案分类、档案上架、将档案装订成册、文件档案归档以及移交档案室鉴定等。随着信息化时代到来，企业档案信息的复杂性与零散性暴露在大众视野中。导致档案管理人员在档案整理的过程中即使认真仔细核对，也无法避免地存在一些档案错误。在档案形成之后有大量的工作需要跟进，所以积极构建高效科学的精细化企业档案管理机制刻不容缓。档案管理水平的提升顺应企业飞速发展的需要，岗位设计中最主要的内容就是将任务、责任以及权力与单个岗位相联系。在档案管理的服务对象以及任务改变的过程中，企业档案管理模式也应该随着档案管理服务对象的改变而发展。流程设计侧重于制度以及信息化管理，档案的实效性、完整性、明确性都得到保证的前提下，健全企业档案管理流程，使精细化企业档案管理得到可持续性发展。在重视企业实际情况的同时，严格设立档案管理工作标准，使档案管理工作得到有效控制。岗位设计涵盖了企业档案管理工作的职责范围、责任义务以及表彰评价等多个方面的内容，在对企业档案管理进行全方位调整的同时对企业档案管理流程进行优化[4]。

（三）档案信息资源精细化。将精细化管理理念引入企业档案管理，构建企业局域网，适应新时期企业档案管理工作的同时，广大用户的服务体验感得到提升。企业档案管理人员要认识到档案管理工作中完整性与精确性的现实意义，积极开发利用企业档案资源并将其作为企业的首要工作目标，构建更加系统化、合理化的企业档案管理方式。迈入信息化时代以来，更加零散复杂的企业档案信息使档案管理模式多元化，以达到企业档案信息合理分类与企业档案管理有效的目标。在企业档案精细化管理过程中，打破了企业部门之间各自为政的传统观念，使企业档案归档过程更具系统性与条理性，完成信息系统的完整建立与一体化管理[5]。

（四）精细涉密档案管理制度。由于企业档案管理制度要求具有针对性，需要加快企业信息化档案管理系统平台的建设，精细化整合企业内部档案信息资源，分析企业档案信息内容，挖掘企业档案信息内容价值性。涉密档案工作需要科学技术以及严密的监督措施加持，同时部门之间通力协作也是企业档案保密管理工作成功的关键。《中华人民共和国档案法》等相关法规是企业进行档案管理保密准则制定的方向，企业涉密档案管理工作应该依据相关法律法规开展，并严格遵守企业档案管理保密准则。为了约束管理人员，减少企业档案管理工作过程中问题的发生，企业从自身实际发展状况出发，降低泄密事件发生的可能性，如进行企业档案管理的专业化培训，在培养企业档案管理复合型人才的同时加强警示教育工作，将“泄密就是违法犯罪”的口号刻在档案管理人员心中[6]。

（五）更新企业档案管理理念。企业档案管理需要应用新的系统来顺应企业自身发展需要。档案管理人员必须明确档案管理的工作内容以及相应职责所在。打破传统档案管理思想的禁锢，接受新时代档案管理理念发展，只有接受精细化改革并将精细化档案管理理念奉为圭臬的企业才能更好地进行企业档案管理工作。与此同时，企业必须为员工提供必要的培训，才有可能完成精细化档案管理转型。企业档案管理工作流程复杂、档案种类繁多、档案涉及面广等问题的存在，大多数企业的档案整理工作质量并不高。为解决企业档案管理存在的问题，提升企业档案管理工作质量，档案管理工作部门必须贯彻执行精细化档案管理理念，将精细化档案管理理念传递给企业档案管理人员[7]。除此之外，企业档案管理人员也需要顺应企业档案管理工作需要，通过企业档案管理培训提高自身的档案管理能力，成为企业发展需要的档案管理人才。

（六）营造档案管理工作的竞争意识。竞争不可避免地出现在档案管理工作中，适当的竞争有效激发了档案管理人员的潜力，也激发了档案管理人员的危机意识，促使档案管理人员不断提升自身的档案管理能力，满足企业发展后档案管理的工作需求。受传统的档案管理思想禁锢，企业并不能发现档案管理工作中竞争存在的现实意义。企业因忽视档案管理中竞争的重要性，导致档案管理人员的存在感低、档案管理部门的活力低，对档案管理人员业务素质的提升产生了消极作用，企业档案管理部门不能发挥出自身的全部实力。在档案管理工作中使用竞争机制，营造良好的竞争氛围来改善档案管理工作环境、重视档案管理人才，并通过引进人才的方式，促进档案管理人员提升自身的档案管理能力[8]。

（七）建立健全档案管理制度。企业档案管理工作受传统档案管理思想的禁锢，错误地认为档案管理以存储为主。这种错误的认知导致一半以上的企业不能对档案管理的重要性产生正确认知，更不会建设完善的档案管理制度。档案管理工作不受企业重视，导致档案管理人员在完成档案管理工作时只能依靠自身的工作经验，这就造成了档案信息混乱、丢失的情况不间断地发生。建立完整且贴合企业自身发展情况与目标的企业档案管理制度可以大大降低这种情况的发生。企业档案管理工作的精细化发展有效实施、企业档案管理制度的建立，对企业档案管理精细化工作有积极的促进作用[9]。

四、结语

创新的企业档案管理模式可在提升档案管理效率的同时，有效减少档案管理中存在出现的错误。目前，对档案进行精细化管理手段是企业的正确选择。企业在进行规划时应该将档案管理工作纳入其中，树立企业档案管理人员的责任感与使命感，更新企业档案管理模式，以此来推动企业稳定发展[10]。