公文写作认识与方法

文/北京农商银行办公室（安全保卫部） 郭海婷

公文写作是机关工作人员应该具备的基本技能，然而单位中愿意写公文、会写公文的人并不多。有人这样描述写公文的心情：“天不怕、地不怕，就怕总结和计划”，体现了对公文写作的畏难情绪。毛主席在《实践论》中指出，“常常听到一些同志在不能勇敢地接受工作任务时说出来的一句话：没有把握。为什么没有把握呢？因为他对于这项工作的内容和环境没有规律性的了解，或者他从来没有接触过这类工作，或者接触得不多，因而无从谈到这类工作的规律性。及至把工作的情况和环境给以详细分析之后，他就觉得比较地有了把握，愿意去做这项工作”[1]。思想是行为的先导，方法是实践的指南。要写好公文，必须对公文写作有正确地认识，并掌握基本的方法。

一、公文写作重在为公

公文姓“公”，公文虽然由文字秘书执笔写作，但其法定作者是发文机关，不是执笔人。这与文学创作和学术论文不同，后者的作者和执笔人是一体的，反映的是个人的思想、观点和感情[2]。相比之下，公文不代表个人的意志，而代表发文机关的意志，因此不能自己想怎么写就怎么写，应忠实于发文机关的意图。具体来说，应满足以下要求：第一，要讲政治。公文是党政机关决策和办事的载体和工具，是党政方针落地生根的“大动脉”，政治性是公文的第一属性，讲政治是公文写作应遵循的首要原则。起草文稿时要全面准确地吃透上级政策精神，在引用政治性表述时要精准无误、慎之又慎，千万不可出现错误。在涉及政治性问题或其他重大敏感问题上，必须与中央精神保持一致。第二，要谋大局。常言道，“不谋全局者不足以谋一域”，机关单位工作是一个统一体，任何单位或个人只承担其中某一方面的职能，如果缺乏对整体工作的了解和思考，在研究问题时就难免陷入片面和孤立。这就要求写作者提高站位，强化系统思维，拥有全局视野，以发展的眼光研究和分析问题，做到“身在兵位，胸为帅谋”。第三，要多沟通。公文要准确体现组织意图，做到多维度沟通一致。以写领导讲话为例，要通过参加会议、查阅批示、主动请示等多种方式了解领导意图，努力实现思想上与领导同频共振；涉及多部门的工作事项，应与相关部门沟通一致，必要时还应履行会签流程，以保证文件下发后得以顺利执行。

二、公文写作贵在得法

有的同志曾经开玩笑说写公文时感觉是“胸中一团火，脑中一团乱，笔下一团麻”，这很有可能是没有掌握公文的写作方法。人们常说“文无定式，水无常形”，不同的人有不同的喜好和风格，但是也必须承认，任何事物都有其自身的运行规律，公文写作也不例外，因此我们说“文无定式，但有章法”，掌握写作方法至关重要。一般来说，公文写作要有如下步骤：

（一）明确主旨。主旨是公文的灵魂，像一条红线贯穿文章的始终。结构的安排、材料的取舍、语言的表达都要为主旨服务。主旨应当清楚明白、集中单一，符合党和国家的路线方针政策，客观反映事物的本质和规律。在确定主旨前，应先明确以下几个问题：第一，写作目的。要准确把握行文意图，也就是为什么要写这篇文章。比如写这个材料是对重要工作进行动员部署，还是对重大问题进行解答说明，或是针对相关情况总结经验教训。目的不同，需求不同，文章的布局和表述也大不相同。第二，给谁写的。也就是说，首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。比如高层领导、中层领导、基层领导，正职和副职，身份不同，在思维方式、问题角度、内容中心、口吻措辞等方面都是不同的。比如高级领导讲话就不能太具体和琐碎，一般干部讲的东西不能过于虚化和宏观。第三，写给谁看。也就是要搞清楚稿件的受众对象，明确我们写的材料是向上级领导汇报还是对下级部署工作，是给机关干部讲课还是给基层群众搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。

（二）收集素材。常言道，“巧妇难为无米之炊”，充分的材料是写好公文的重要前提。在素材收集方面，要注重全面性和系统性。材料越丰富和充分，看问题就会越全面和客观，也就越有可能接近事物的本质和规律。好比盲人摸象，只摸到大象的耳朵、鼻子、身子、腿和尾巴都不能正确地认识大象，而只有对这些部分都有所了解，并且知道它们之间的关系，才能对大象有正确的认识。因此我们要尽可能丰富素材库，尽最大可能占有素材。写作过程中要注重收集以下几方面的信息：第一，上情。搞清上情，把上级的重要文件和上级领导的重要讲话、批示、指示精神梳理清楚，可增加文章高度。第二，下情。搞清下情，特别是充分了解基层单位工作的实际情况，挖掘基层可复制可传播的亮点做法，可以使材料更接地气，更加务实，更有可操作性，可增加文章温度。第三，内情。搞清内情，需要把历史沿革、现状、下步举措梳理透彻，这也是一个材料是否有个性、有针对性的关键，可增加文章厚度。第四，外情。搞清外情，特别是广泛了解同业情况、借鉴兄弟单位的经验做法，会使思维视野更加开阔，提升文章的广度[3]。

（三）搭建架构。架构指文稿的组织形式、排列次序和内部构造，即通常所说的布局谋篇。工匠建房，必须先筹划好整体架构，才能开始建造。文稿起草，也应先设计出蓝图，才能开始动笔。需要注意的是，在艺术创作中有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由读者来填补，能更好地调动读者进行审美再创造的积极性，但是这一做法在公文写作中不宜采用。公文写作应做到“有头有尾有中段”，即开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可缺失。此外，应适当注重形式的美感，各个部分要相对饱满，大体相当，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。从总体上看，公文一般采用两种方式组织结构：第一，横向组合结构。这种结构的思路是横向布局，可以按空间分布、组成部分、性质归属等维度展开。具体来说，可以围绕主旨需要，把选用的材料进行分类，然后逐项并列排出，条理清晰，让人一目了然，比如办公纪要、法规、合同等公文常采用这种结构；或者先围绕主旨进行概括性地表述，然后辐射式地展开叙述，并列的各部分分项分条安排，分别围绕主旨阐述一个问题或者说明事物的一个方面。第二，纵向组合结构。这种结构的思路是纵向展开的，是纵剖的思路。具体来说，可以时间先后为序，或者以事情的发生、发展或变化过程为序，一些内容单纯、叙事性强、时间性强的文章（比如一些工作方案）等，常采用这种写法。对于一些说理性较强的文章，或者是针对性解决问题的文章，可以按事理的展开，或认识过程的深化来安排结构，如提出问题、分析问题、解决问题，由浅入深，层层推进。

（四）填充内容。文章的内容源于素材、高于素材。在充分占有素材后，要围绕文章的主旨和结构去粗取精、去伪存真，对素材权衡取舍、合理分配，按恰当的逻辑关系进行组合，形成文章的内容。具体来说，撰写时应把握好以下关系的运用：第一，总分关系。撮要分条式是总分关系的常见应用。也就是先概括性地说明，然后具体说明和阐述，仿佛纲目关系，或者树的主干与枝丫的关系。需要注意的是，公文中总分关系的运用，多为先总后分，很少先分后总，这样做有助于更加明确地表达主旨。当然小说不能这样写，如果把结论放在前面，那样就没有人看了[4]。第二，递进关系。指能够表示在意义上进一层关系，展示事物不同的发展阶段。包括时间方面的递进：“古代、近代、现代、当代”；空间方面的递进：“国际、国内、本地”；工作方面的递进：“武装头脑、指导实践、促进工作”。使用时要注意排序得当，切忌表达混乱。第三，主次关系。研究和分析问题，要抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。写作中经常按照“重要内容在先，次要内容在后”的习惯来排序。比如写总结，把工作亮点写在最前面；写部署性文件，把领导最关心、最重要的工作写在前面。第四，虚实关系。所谓虚，是指谈认识、谈道理；所谓实，是指有数据、有案例。比如党建类文章总体上可能偏虚，可以运用一些事例和数字使其更加充实；经营管理方面的文章可能比较具体和琐碎，可以引用一些原则性的政策要求提升文章的高度。概括为一句话，就是写文章要做到“原则话、具体事，方式方法加数字。”

三、公文写作赢在学习

持续学习是写好公文的重要前提。与文学作品写作往往是触景生情、有感而发不同，公文写作是受命而为，“写的不是心情，而是任务”。没有平时的学习积累，很难高质量地完成任务。持之以恒的学习既是提升工作能力和业务素质的必然要求，也是缓解写作者焦虑情绪和提升写作质效的客观需要。第一，加强对基础知识的学习。公文规范与否是衡量一篇公文质量的重要内容，掌握公文基础知识是保证公文规范的前提。2012 年印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式国家标准》等公文规范是当前公文处理工作的根本遵循，需要我们认真学习，对文种、行文规则、公文格式等知识加以了解和正确运用。从工作实践来看，如果一篇公文出现了明显的文种、格式上的错误，对单位来说，难免让人对其管理水平和运行状态产生怀疑，对个人来说，其文字和业务水平恐怕也难以让人信服。因此，必须时刻紧绷“从严”这根弦，以严谨认真、精益求精的态度对待公文处理工作。第二，加强对方针政策的学习。“问渠那得清如许，为有源头活水来。”公文写作是一件“时髦事”，坚持学习积累、不断补充新知识是写好公文的重要前提。要紧跟党和国家的大政方针政策，及时了解单位工作实际，掌握新政策、新导向、新提法并加以运用，才能保证文稿的鲜活。现在的工作和生活节奏越来越快，通过学习强国、权威媒体的微信公众号能使我们可以充分运用碎片化的时间学习。伴随着科技的不断进步，各种现代化记录工具层出不穷，如手机记事本、云笔记、微信收藏功能等，不仅极大地提升了记录的效率，而且分类方便、调用便捷，应与时俱进加以应用。第三，加强对交叉学科的学习。陆游曾经教导他的儿子：“汝果欲学诗，功夫在诗外。”公文写作也有相似之处，加强对相关交叉学科的学习，对于提升公文写作能力大有裨益。学好哲学，能使我们更好地认识事物本质和规律，毛泽东同志的《实践论》《矛盾论》，李瑞环同志的《辩证法随谈》《学哲学用哲学》都是我们学习马克思主义哲学的宝库。学好逻辑学，对于我们提高思维能力，理清写作思路十分重要，《金字塔原理》为我们训练结构化表达提供了很好的教材。学好心理学，有助于我们更好地理解受众的需求，选取更合适的内容、以更恰当的方式传达信息，使文章更好地满足受众的心理情感和接受程度[5]。

四、公文写作成在实践

毛主席曾经指出，“一切真知都是从直接经验发源的。”公文写作是实践性非常强的工作，必须经过一段时间的磨炼，才能真正掌握写作方法，达到熟能生巧。这就要求我们做有心之人，勤奋学习，精于练笔，才能日有所进，不断提高。第一，要勇于动笔。有的同志对写公文感到很头疼，觉得自己文笔不好，肯定也写不好公文，这种看法是不对的。公文写作有其特有的思维方式和要求，并不需要多么华丽的辞藻堆积和动人的修辞装饰。公文写作需要的是研究分析、逻辑思维、业务理解、换位思考等能力，这些能力是可以通过学习和锻炼获得和提升的，因此要对公文写作有信心，勇敢地提笔写作。第二，要勤于练习。我们在写作中可能有这样的体会：动笔前自己觉得已经想清楚了，下笔才知道还有很多不清楚的地方；或者确实已经想清楚了，但是写出来后却觉得表达的意思并不是自己想说的。可见，从对事物的清晰认知到清楚地用文字表达，需要经过一番思考和锻炼，这是一个艰苦的过程，没有捷径可走，需要下一番苦功夫。第三，要乐于修改。写文章是思考的过程，修改文章是思考不断深化的过程。任何文章都不可能一下就达到绝对好，而要通过不断的推敲、打磨，一次比一次更好。正如一位大笔杆子所说，“当你在文稿结尾如释重负地打上最后一个句号的时候，千万不要以为大功告成了，因为这不是结束，而只是追求完美的开始。”[6]要将修改文稿作为学习和锻炼的重要途径，认真比对改后的差别，深入思考修改的原因，并将获得的经验运用到今后的写作中，只有这样，才能更快地提升写作能力。