石油企业文书档案管理现状及创新路径

文/延长油田股份有限公司志丹采油厂档案室 刘德霞

石油企业文书档案管理工作是企业管理中的重要环节，相关文件档案可以在一定程度上反映出企业的历史与现状，同时也可以为企业的经营决策提供强有力的数据支撑。而现代化的档案管理工作是在信息化基础之上将档案资料管理工作与信息化技术进行有机整合，实现档案管理、借阅的便捷。

一、石油企业创新文书档案管理的必要性

（一）发挥文书档案的信息参考价值。对石油企业的文书档案进行有效的管理，可以充分发挥文书档案的信息参考价值。文书档案管理部门作为石油企业中的服务部门，其管理的文书档案可以在掌握基本的经营信息上为石油企业提供助力，同时也可以为石油企业的发展方向提供具有实际价值的数据支撑[1]。在现代化背景下，对石油企业的文书档案管理工作进行创新研究，其主要目的是提高文书档案整理优化效率，为石油企业提供更好的数据参考服务，同时，依托于信息化的发展，利用先进的计算机技术，对文书档案进行高效准确的管理，使其满足石油企业快速发展的需要。

（二）满足现代化发展的需要。石油企业在适应现代化发展的同时，也给文书档案管理工作带来了一定的考验。石油企业的运营模式与管理机制也在不断的创新与进步，其中包括文书档案管理的方法与模式，信息化、智能化、数字化已成为其发展的趋势，也是提高石油企业市场竞争力的必然选择[2]。基于上述观点，对石油企业的文书档案管理工作进行创新研究，是石油企业满足现代化发展的重要工作，不仅可以促进石油企业从根本上提高企业的市场竞争力，还能够提高石油企业的内部管理水平，实现石油企业的可持续性发展。

（三）促进企业的创新。对石油企业文书档案管理工作的创新，能在一定程度上推动企业的创新。其作为石油企业日常工作的重要环节，不同的工作方法、工作模式与工作理念直接关系到石油企业的运作与管理模式，对其有着极其深远的影响。尤其是现阶段的文书档案管理工作，因管理的资料档案烦琐冗杂，制约着企业的稳定发展。所以，对文书档案管理工作进行创新优化，弥补传统档案管理工作中的不足，实际上也是对石油企业内部机制的改革。只有通过不断地改革创新，适应时代的发展，才能使石油企业充满活力，长远发展。

二、石油企业文书档案管理的现状

（一）文书档案的管理制度欠缺。在当前状态下，大部分石油企业在管理制度上存在缺失，缺乏相应的可操作性与合理性[3]。一般情况下，石油企业文书档案管理工作在党群信息、经营管理信息、行政管理信息、生产管理信息以及科研类文档的收集与管理方面都有严格的规章制度，但是在实际生产工作中，工作人员只注重行政管理信息的档案收集与整理，对于其他档案信息的收集并没有遵守相应的规章制度，这就导致石油企业文书档案材料出现内容不全面、信息不完整等问题，使石油企业的经营状态与发展情况无法通过文书档案反馈出来。这对于文书档案的信息参考价值有很大的影响，不能给石油企业在发展经营决策提供有效的数据支撑。同时在实际的文书管理工作中，文书档案的收集与整理、存档工作缺乏有效的奖惩制度支撑，导致工作中重管理、轻收集，档案资料的收集、整理、审核工作效率低下，影响企业资料的完整性，拖慢企业的发展步伐。

（二）文书档案的收集工作需要加强。首先，石油企业的文书档案管理工作需要相关工作人员对档案管理的流程有比较清晰地认知与了解，对于日常工作中哪些方面会产生哪类档案都需要有所了解，才能够保证档案资料收集的准确性与高效性。但是在实际工作中，由于文书档案管理工作有一定的枯燥性，导致档案管理从业人员流动性大、技能不熟练，石油企业的文书档案在管理上缺乏系统性与连贯性。其次，在文书档案管理日常工作中，工作人员对于档案的收集没有给予足够重视，档案收集的工作力度较小。另外，实际工作中的现代化先进技术的利用率不高；对于文件档案的收集，多进行实地收集，极大地影响了文书档案的收集效率，也无法保证文书档案的准确性与完整性。鉴于此，对文书档案收集工作进行改革创新，是石油企业当前亟须面对的问题。

（三）管理意识有待加强。部分石油企业的文档管理工作的管理意识还需要加强，日常工作中经常会将文书档案与其他档案混淆，导致增加查阅难度，致使文书档案的利用率降低[4]。同时也存在着对文书档案收集与归档工作不重视的问题，相关管理人员缺乏足够的认知与专业素养。在日常工作中，没有对文书档案按照级别进行分类，只关注重要性较高的文件管理，对于其他的文书档案并没有给予足够的重视，这极易导致文书档案收集归档工作的效率降低与质量不过关。同时也存在珍贵文书档案的收集与归档不完整的情况，更有甚者出现丢失、损坏的情况，无法保证文书档案的真实有效性。

部分工作人员的责任意识不到位。他们是文书档案收集、归档工作中的执行人员，一旦工作态度与素质出现问题，就会降低工作效率，无法高效地利用文书档案资料。在日常工作中马虎大意，比如，工作人员在对文书档案进行整理时没有对相关资料的出处以及来源进行核实标记，导致在进行查阅时无法快速地找到相关资料，也无法保证相关资料的有效性以及真实性，一定程度上违背了文书档案收集归档工作的规范性与严谨性。

三、石油企业文书档案管理的创新性路径探讨

（一）管理理念的树立。首先，石油企业应该对文书管理工作的相关知识不断地加大宣传力度。在耳濡目染的环境下，让文书档案管理工作人员以及企业其他部门员工能够正确认识文书档案管理的重要性，掌握必要的档案常识，明确自身工作职责，在日常工作中自觉地履行自身的职责与义务，帮助企业完善文书档案的管理流程[5]。其次，石油企业管理层也要加强对文书档案管理工作的重视，关系到企业的发展。在没有文书档案相关资料的参考下，企业难以在经营决策方面做出正确的战略决策，从而影响企业的发展。同时也要将文书档案的管理工作放在与企业战略发展相同的地位，肯定其在企业发展中的重要作用与关键地位，为企业营造一个重视文件档案管理的工作氛围，及时解决档案管理工作中的人员以及资金问题。只有给予足够的资源保障，文书档案管理工作才能不断地进行优化与创新。最后，石油企业的文件档案管理人员要勇于创新，能够打破传统思想的束缚，在工作中不断进行创新，要善于将现代化、信息化的技术不断融入档案管理工作中去。一套轻松高效的管理工作程序是需要不断改良优化的，同时也要认识到文书档案管理工作在石油企业中的重要性，在日常工作外，要不断加强自身的专业素养，积累相关管理知识，促进档案管理工作的优化与创新。

（二）管理队伍的建设。在当前情况下，要提高文书档案管理工作的效率与质量，首要任务是提高管理队伍的综合素养，建立一支具备先进管理理念与丰富管理经验的管理队伍。如此，才能充分发挥文书档案管理工作的相关职能与价值，实现企业综合实力的快速增强。为了完成上述目标，首先，石油企业应该加强对文书档案管理人才的重视，提高人才的引进力度，提高管理队伍素养水平。可以通过社会人才选拔与高校招聘会，将高素质、高学历、综合能力强的专业化人才吸纳进企业文书档案管理工作队伍中。也可以与高校相关专业进行合作，吸纳实习生参加文书档案的管理工作，借助大学生的先进管理理念对文书档案管理队伍进行不断的优化，表现良好的大学生在取得毕业证书后可直接转正入职，这样能够使大学生对于实习企业产生归属感，有利于企业的发展与高校就业率的提高，实现双赢。其次，石油企业内的文书档案管理层也要加强对基层员工的培训力度，定期组织基层员工参加专题座谈会，或者到高校、其他企业进行学习与进修，不断加强其专业素养与理论知识。提升基层员工的综合素养，确保企业向更高的目标前进。最后，在加强队伍建设时，要注重对管理队伍的考核评审工作，制定切实可行的、具备较强针对性的奖惩机制，对于业务能力突出、对管理工作提出建设性意见的员工给予丰厚的精神奖励与物质奖励。而对于工作态度不正确、消极的工作人员进行惩罚，屡教不改者，予以辞退。通过针对性的奖惩机制，有效提高文书档案管理人员的主观能动性，进一步提升石油企业文书档案管理工作的效率。

（三）管理制度的完善。首先，石油企业应该完善管理制度，一方面，要对文书档案进行分类管理，将行政信息与其他信息区分开来；另一方面，要对企业日常工作中产生的党群信息、经营管理信息、行政管理信息、生产管理信息以及科研类文档及时收集并归档处理，尤其是在石油开采过程中产生的地质资料要进行有效的管理[6]。因为石油勘探开采项目的综合性与专业性比较强，在勘探开采过程中需要应用到很多专业知识。为了使石油地质档案管理工作清晰明确，可以根据专业对档案进行分类整理归档，实行统一化的管理模式，有效保证石油地质档案的合理性以及完整性。在信息化时代背景下，石油地质档案的管理可以根据石油开采过程中勘探、测量、钻井、测井、测油等不同的专业进行档案的分类收集。通过计算机技术设计统一标准的文本资料模板，要求档案收集人员按照模板进行资料整理，并做好信息标注，建立资料库。对相关资料进行录入、扫描、整理存档。要确保档案收集的实效性、客观性以及准确性。其次，在加强分类整理收集的基础上，还要对相关资料的借阅程序进行完善，严格遵守文书档案管理规章制度，在借阅相关资料时，管理人员要对借阅人的信息详细登记，登记信息主要包括：姓名、联系方式、所在部门、借阅时间以及归还时间等，避免人为因素造成的文书档案遗失以及重要信息泄露等情况的出现。最后，石油企业要不断完善文书档案的管理制度，在对相关资料进行专门管理的同时，要定期对文书档案进行整理更新，确保资料的实效性，能够清晰地反映出企业的发展方向以及历史背景。

（四）信息化的管理方式。为了使文书档案的管理工作跟上时代的发展进程，石油企业需要资金上的支持。提高文书档案工作中的相关硬件配置，为文书档案的管理发展提供坚实的后盾。其次，建立在线档案数据库，利用计算机技术的强大计算能力，有效提升文书档案管理效率，并且根据相关目录进行档案的收集，可以通过计算机既定程序快速发现未及时上交或遗漏的档案资料，档案收集人员根据计算机反馈的数据进行资料的催收与整理。再次，石油企业要鼓励工作人员对文书档案管理工作进行研发创新，营造一个不断创新、争先创优的研发环境，鼓励工作人员能够在管理技术的研发上投入一定的精力与时间，推动文书档案管理工作在技术上的创新。最后，石油企业需要依托于信息技术支持，构建完整的信息化文书档案管理系统，将信息录入、借阅、整理、更新等相关工作数据化，借以提高文书档案管理工作的效率。

（五）信息化服务能力的提高。各单位要按照《国土资源部办公厅关于印发<地质资料信息集群化共享服务平台建设方案>的通知》（国土资厅发〔2012〕26 号）要求，不断完善信息集群化共享服务平台的功能，推进建设工作[7]。

共享服务平台的不断完善，为各地区范围内的地质档案汇交功能的优化提供了助力。目前，国内大部分省、市级石油资料管理单位已经初步实现了地质资料管理信息系统的安装与使用，整体上初步实现了相关资料管理单位与地质档案汇交的信息化管理。极大程度上提高了石油地质档案管理工作的安全性、准确性与工作效率。

四、结语

综上所述，石油企业的文书档案管理工作对于石油企业的发展有很大的作用，文书档案管理工作可以促进企业的创新，为企业决策提供数据支撑，同时也是石油企业满足现代化发展的必要条件。但现阶段的石油企业在文书档案管理方面仍然存在一定的欠缺，只有不断促进文书档案管理的创新与优化，将信息技术融入档案管理工作中，才能切实提高其工作效率，为石油企业的发展提供助力。