大数据背景下石油企业档案管理业务提升策略

文/延长油田股份有限公司志丹采油厂 王丹

随着信息时代的来临，越来越多的企业开始意识到信息对于企业发展的重要性，在石油企业中企业的各类信息大都通过档案的方式进行存储，高水平的档案管理工作具有保障公司的合法权益、促进公司发展、保证工作效率和质量等诸多益处。通过规范的档案管理工作，可以帮助企业记录经营活动，了解企业的运营历程，提高工作效率和质量，制定更好的风险管理策略，保护企业的机密信息，进一步促进企业健康发展。

一、石油企业档案管理业务的内容及其重要性

石油企业的档案管理业务非常重要，因为它们需要处理大量重要的数据和文档，包括合同、采购订单、发票、财务报表、技术规范、环境报告等[1]。其工作内容包括：1.档案分类，对所有档案进行分类，以便于管理和检索。分类可以按照业务类型、时间、部门、地点等多种方式进行。2.档案采集，采集企业产生的各种档案，包括合同、技术文件、行政文件、财务文件、研发文件、产品信息、法律文件等。3.档案整理，对采集到的档案进行整理、分类、编号和标记，以便于后续的存储、管理和检索。4.档案存储，根据档案的特性和保密级别，选择合适的存储介质和存储设备，对档案进行安全存储，保证其完整性、可靠性和可访问性。5.档案检索，通过档案检索系统，对存储的档案进行快速准确的检索和查询，以满足企业业务运作和管理的需求。6.档案借阅，对于需要查阅的档案，进行借阅管理，保证档案的安全性和完整性。7.档案销毁，对于已经失效、过期、重复的档案，按照公司规定的程序进行销毁，保证企业档案的规范化、整洁化和安全化。

石油企业档案管理工作的重要性体现在以下四个方面：第一，保证企业合法合规。石油企业需要遵守各种法律法规和规章制度，对企业的经营和管理都有明确的要求。通过档案管理工作，能够记录企业的经营活动和管理行为，保证企业合法合规，避免出现违法违规行为；第二，保护企业利益。石油企业涉及业务和资料非常重要，包括采购订单、合同、技术文件、财务报表等。通过档案管理工作，能够对这些重要资料进行保护和管理，保障企业利益和知识产权，避免信息泄露和损失；第三，提高工作效率。石油企业需要处理大量的信息和数据，档案管理工作能够对这些信息进行分类、整理、存储和检索，提高工作效率和准确性，避免因为信息管理不当而出现的错误和漏洞；第四，保证业务连续性。石油企业涉及复杂的业务流程和产品生命周期，档案管理工作能够对这些业务流程和生命周期进行记录，保障各个阶段业务的顺利开展。档案管理工作在石油企业管理中发挥着重要的作用，它能够对企业的经营和管理起到关键的保障作用，提高企业的竞争力和发展潜力。

二、大数据背景下企业档案业务管理的特点

大数据背景下企业档案管理工作的基础就是推动信息技术在传统档案管理工作中的应用，这使得这一时期的档案管理工作出现了独特的特点。首先是数据量庞大。随着企业数据量的不断增长，企业档案管理需要处理大量的数据和文档，需要借助先进的技术和工具进行存储、管理和检索。其次是数据类型多样化。企业档案管理涉及数据类型和格式非常多样化，包括文本、图片、音频、视频等多种形式，需要针对不同的数据类型进行分类、管理和检索[2]。再次是数据价值高。企业档案管理涉及到的数据和文档都具有非常高的价值，对企业的经营和管理都有重要的作用，需要对这些数据进行精细化管理和保护。最后是数据共享性强。在大数据背景下，企业档案管理需要实现数据共享和共用，以便于多个部门和人员之间的协作和共同使用。在大数据背景下企业档案管理还需要保障数据的安全性，防止数据泄露和信息损失，需要采用高效的安全措施进行数据保护和风险控制。大数据背景下企业档案管理的这些特点，需要企业有针对性的采用科技手段和管理方法进行管理和保护，以实现数据的高效利用和管理。

三、目前石油企业档案管理业务中存在的不足

（一）档案全面性不足。部分企业的档案管理工作覆盖面过窄，只强调了对重要档案的管理，忽视了部分基础性档案的管理工作，导致档案信息不全面。档案全面性不足的问题主要体现在三个方面：一是档案收集不全面，石油企业拥有大量的文档、图纸、图片等资料，如果收集不全面，会影响企业对历史数据的分析和对未来发展的规划；二是档案整理不全面，档案整理是档案管理的关键环节，如果整理不全面，档案后续的管理工作都难以开展，会直接影响到最终的档案管理工作；三是档案利用不全面，石油企业的档案资料可以为企业的业务开展提供重要依据，如果利用不全面，将无法发挥档案的作用，影响企业的发展。

（二）档案数字化程度不足。石油企业的档案大多以纸质形式存在，缺乏数字化管理，导致档案管理效率低下。石油企业涉及大量的勘探、生产、销售等业务，这些业务产生的各种档案包括合同、协议、报告、图纸等，如果全部以纸质方式保存，将占据大量的存储空间，而且查找、检索、维护都需要人工操作，效率较低。纸质档案容易受到自然灾害、盗窃、火灾等意外事件的破坏，这会对企业运营造成不可估量的损失。而数字化档案可以进行备份和存储，可以更好地保障档案的安全性。

（三）档案管理不规范。档案管理不规范是石油企业档案管理工作中最突出的问题，体现在四个方面：一是档案保存的环境、条件不够合理。如存放在潮湿、通风不良的地方，或者使用的储物柜、文件夹等不符合标准，导致档案易受到损坏或遗失；二是企业没有建立规范的档案检索体系，没有进行档案归类和索引工作。导致档案检索不便，浪费了大量的时间和人力；三是企业没有建立规范的档案管理记录系统，无法对档案的借阅、调取、存储等情况进行跟踪和管理，难以确保档案的安全和完整性；四是档案管理人员的专业素质不高，没有经过专业培训和资格考试，无法对档案进行专业管理和维护，导致档案管理工作效率低下、质量不稳定。

（四）缺乏完善的档案管理机制。档案管理机制不完善是石油企业档案管理工作中存在的最核心的问题，部分企业由于档案管理工作滞后，没有形成完善的档案管理机制，直接影响到相关企业的档案管理工作。具体体现在以下三个方面：一是部分企业没有制定适用于自身的标准化档案管理制度，无法规范档案的收集、整理、归档和使用等流程。导致档案管理缺乏统一标准，是的档案内容的规范性和有效性无法得到保障；二是部分企业缺乏相应的权责制度，档案管理工作中没有明确的职工对具体的事项负责，这使得档案管理的效率与质量都无法达到预期；三是企业缺乏档案管理的信息化手段，如档案管理软件、数字化存储设备等。这使得档案管理的工作效率和质量无法得到有效提高，同时也会增加档案遗失和损坏的风险。

（五）档案保密工作不到位。由于石油企业档案中包含大量敏感信息，如果没有做好档案保护措施，容易被不法分子盗取或丢失，对企业造成重大损失，但部分企业的档案保密工作不到位，给企业的档案管理工作带来隐患[3]。首先是企业档案管理人员和员工缺乏保密意识，无法正确识别和评估档案的保密等级，导致档案保密工作无法顺利开展。其次是企业缺乏档案安全管理机制，没有设置档案保管室、档案审查制度等安全措施，档案容易被非法窃取、篡改或泄露。最后是档案存储环境不安全，如存放在通道较多、进出口不受限制的区域，可能被未授权人员访问、拷贝、窃取等。

四、依托大数据技术提升石油企业档案管理业务的途径

针对石油企业档案管理业务中存在的不足，石油企业需要加强档案管理的规范性、系统化和信息化程度，注重档案数字化、分类和管理机制的完善，加强档案保护和安全控制，能够有效提高档案管理的效率和质量。

（一）加强档案管理的规范性。加强档案管理的规范性需要企业从三个方面入手：一是建立专门的档案管理机构和专业化人员队伍，负责企业内部档案的管理和维护。确保档案管理人员具备相应的知识和技能，能够完成档案管理相关工作；二是进一步完善企业的档案管理制度，将档案工作的各项内容进行明确规定，规范档案的收集、整理、归档、借阅、调阅和销毁等流程。确保档案管理工作具有明确的制度、标准和流程，避免工作重复或错漏；三是加强档案管理与信息管理的协同机制，提高信息的共享和利用效率。同时，将档案管理和企业经营管理相结合，将档案作为企业重要的管理资源和知识资产，为企业发展提供支持和保障。

（二）推进数字档案系统的建立。数字档案系统（图1为常见的数字档案流程）的建立是大数据背景下石油企业开展档案管理业务的基础。首先，结合当下石油企业档案管理内容进行分析，了解企业的档案类型、数量、存储方式和需求等[4]。同时也需要考虑企业未来的档案管理需求，以便针对性地选择数字档案系统的功能和技术。其次，根据需求分析结果，确定数字档案系统的功能、技术、架构等方案，并进行系统设计。设计包括数据模型设计、系统模块设计、用户界面设计等。按照系统设计方案实施，包括系统的硬件设备、软件安装、数据导入、系统调试等。在实施过程中需要注意保证数据的安全性和完整性。最后，数字档案系统建立后，需要对系统进行定期维护，包括数据备份、安全管理、系统更新、性能优化等，以确保数字档案系统能够持续稳定地运行。

（三）完善档案管理机制。完善档案管理机制需要石油企业根据自身的业务需求形成科学的全流程工作模式，其核心工作包括三个方面：第一，制定针对企业档案管理的规章制度和工作流程，明确档案管理的职责和权限，规范档案的收集、保管、利用、处置等环节，确保档案管理工作的规范化、制度化和可控性[5]；第二，为档案管理人员提供专业的培训和教育，使其能够熟练掌握档案管理工作的方法和技能，提高档案管理的专业水平和能力；第三，加强对档案管理工作的宣传和教育，提高员工的档案意识，让他们明白档案管理对企业的重要性，积极参与到档案管理工作中来。

（四）加强档案的安全性保障。大数据技术在石油企业档案管理中可以提高档案管理工作的安全性，通过数字化档案管理系统、数据备份和恢复、数据安全监控和防护、数据隐私保护和数据安全培训等措施，保证档案信息的安全和完整性，确保石油企业档案管理工作的稳定和可靠性。

五、未来石油企业档案管理业务的发展趋势

随着大数据技术在石油企业档案管理业务中的应用，人们对于档案管理业务的认知水平不断提高，这使得未来石油档案管理业务将会朝着数字化、共享化、规范化的方向发展[6]。首先是数字化。随着信息技术的不断发展，石油企业的档案管理将更加数字化，借助信息技术对档案内容进行重新梳理，通过对档案内容的分析对所有档案进行分类，提高档案的利用率。其次是共享化。随着企业之间信息共享的加深，石油企业档案管理将更加注重档案信息的共享和交流，以提高企业的协同工作效率。在这个过程中石油企业档案管理将更加注重档案安全保护，加强档案保密措施，保障档案信息的安全性和完整性。最后是规范化。随着管理模式和方法的不断升级，石油企业档案分类方式将更加规范化，对档案进行标准分类，方便档案的管理和检索。石油企业档案管理将采用多种档案管理工具，如移动应用、云存储等，以提高档案管理的效率和便捷性。

六、结语

综上所述，石油企业在传统的档案管理业务中存在诸多问题，通过大数据技术在石油档案管理业务中的应用能够有效解决这些问题，通过大数据技术完成企业档案系统的建立，并在此基础上推进档案管理的规范化，完善档案管理机制能够有效提高石油企业的档案管理水平。未来石油企业档案管理工作将更加数字化、信息共享性增强、档案分类方式规范化、采用多样化的档案管理工具以及强化档案安全保护，以提高档案管理效率和质量，支持企业做好决策、规划和管理。