企业档案管理的创新策略分析

文/陕西交通电子工程科技有限公司 谢霜

作为档案管理的重要工作内容，服务创新对于企业优化工作效率、提升信息互通具有重大意义，应当结合实际需求及发展状况提出精细化举措。计算机技术的快速发展及普及，极大地促进了档案管理工作变革，并在新时代下展现出了更为多元的价值。

一、档案管理创新策略的重要性

（一）促进档案信息共享。得益于互联网技术的支持，档案管理人员能够对各类档案信息实时动态进行提取、调用、传输、下载及处理。此外，“互联网+”时代下的档案数据也可以进一步实现自动化分类储存，显著提升办公安全性和便捷性，促进传统人工档案管理向信息化模式转变。在这一发展趋势下，企业各管理部门能够打破传统局限于线下的沟通方式，拓展高效共享的线上渠道。可通过互联网技术所具有的实时共享、高交互及远程通信等特点改进档案管理效率，有效支持各部门日常工作的开展。

（二）优化档案处理质量。在档案管理实际工作中，推动数据化、数字化及信息化建设能够显著提高档案信息整合质量与效率，在缩减档案数据处理所需时间的同时，还应尽可能提升数据分析精度，并结合大数据技术、数据探索及智能存储等多种功能不断改进档案管理的数据维护机制，持续矫正工作思路，促进档案处理水平全面提高。

（三）挖掘档案资源价值。在数字化技术快速发展、推广的背景下，人工智能、大数据等高新技术都在档案管理中得到了广泛应用，并持续提供创新空间[1]。一方面，“互联网+”时代下收集信息资源的渠道、形式更为多元化，且其所附属档案信息也更为完整，这也为开发、应用档案信息价值奠定了有力基础。另一方面，“互联网+”时代下档案开发的领域也趋于多元化，这也为档案管理人员带来了更为多样的应用空间，能够在深入剖析档案信息的基础上，有针对性地挖掘其中的重大价值，并以此进行进一步提炼、筛选，拓展档案资源价值维度，凸显档案资源重要性。

二、档案管理现存主要问题

（一）管理理念不完善。对于企业的实际档案管理工作而言，档案数据信息的开发、管理理念应当契合管理部门所建立的科学性、整体性目标，以此确定信息管理体系具有足够的高效性及协同性。但就当前已有的实践调研结果来看，各地档案管理部门虽然已经在管理体系数字化建设中投入大量人力、物力和财力，但由于缺乏正确规范的指导，部分单位仍沿用传统管理机制，使得管理工作欠缺战略性。除此之外，资源开发、整合等环节也存在信息化建设程度不足、数据转化率低下的问题，分级数据库、信息通道及技术标准模块的建设也欠缺统一化尺度，对档案数据综合化管理产生了一定阻碍。

（二）风险抵抗能力弱。信息化技术目前已逐步进入各领域管理工作中，并对提升管理效率、优化管理模式发挥着至关重要的影响。以“互联网+”为例，在相关信息产业深入结合、交融中，逐步形成了现代化网络互联的战略格局[2]。快速变化的外部环境，也会使得档案管理面对更为复杂风险挑战。譬如网络数据库缺乏完善防护体系可能会导致信息数据泄露并引起难以预估的安全风险；管理团队安全防护意识不足可能会导致管理权限划分不明确、储存设备应用不规范，并间接带来信息管理风险。同时，部分管理人员未能深刻认识信息技术变革对于管理工作的影响，沿用传统管理技术或档案管理操作不熟练，埋下潜在安全风险。档案管理是构建信息化管理体系的基础，需要管理人员定期排查网络风险，为档案管理构筑可靠的保护屏障。

（三）管理团队专业化水平不足。“互联网+”大背景下，档案管理受到多重因素的制约，其中一个主要原因在于当前管理团队普遍存在职业素养不足的问题，对于档案管理缺乏科学、正确的认识与理解，导致信息管理现代化层次严重不足，阻碍企业各项工作的开展。此外，专业能力欠缺也是一类影响档案工作质量的关键因素，并对管理团队结构化建设具有负面影响。对于部分快速发展的企业，其人才选聘、培养体系往往较为完善，对档案信息管理管理提供稳定支持。

（四）数据中心监管不足。数据共享是新时代下档案管理最为显著的特征，也是影响企业信息处理、应用最为核心的因素[3]。因此，数据监管中应当充分重视数据安全，避免信息泄露、权限不明等问题的发生，降低可能存在的安全管理风险。近些年，伴随大量新型电子产品出现，传统数据监管也逐步被信息化监管技术取代。同时，档案管理机制的快速更迭，也随之产生了大量档案数据及多种数据类型，微缩仪、扫描仪等设备在档案信息共享中也发挥着越来越重要的作用。但就目前实际档案管理工作来看，大部分企业未建立针对性数据共享监管手段，其主要原因在于监管设备不齐全、监管技术不适配。此外，档案管理硬件建设也存在诸多不符合实际要求的问题，譬如易燃易爆品摆放不当、档案资料密封不好，也会对数据监管制度的落实带来一定不利影响。

三、档案管理服务创新策略

（一）改进档案管理理念。信息时代下，大数据、云计算等多种高新技术在社会生产生活的各个领域都得到了充分发展与广泛应用，并深远影响着行业结构变革、技术更新，其在档案管理中也展现出了独特优势。伴随档案体量、类型的快速增长，档案管理趋向于复杂化、综合化，需要管理人员能够建立正确管理理念，以“互联网+”为基础积极探索用户需求、传播媒介、管理维度，借助各类网络技术搭建创新管理模式[4]。就具体工作来看，管理人员可试水多种新媒体媒介，推动管理对象向信息化、数据化转型，并通过网络数据完成存储、分析、优化，明确海量数据体的基本特征，基于项目实际条件精细化管理理念。对于传统档案管理而言，其常用管理手段为实体纸质媒介，需要管理人员对海量进行收集、筛选、归档、储存及维护。在这一管理模式下，不仅会产生大量枯燥烦琐的人工劳动，同时也会制约管理效率、产生管理风险。“互联网+”时代下，档案管理也面临着更多工作模式转变的契机，各类现代化技术的出现为档案管理提供了可靠的技术路线，有助于打造更为可靠的管理系统，确保各环节都能够满足相应标准要求，使系统内各板块都可以发挥预期作用。总体来看，企业应当充分加强“互联网+”模式在档案管理中的应用层次，并结合实际需求积极引入先进计算机、网络管理技术，以国内外已有成功案例为借鉴，打造具有针对性、适应性的管理理念。

譬如，我国某企业顺应“互联网+”时代需求，采取以下措施完善了档案管理模式：由于该企业缺乏档案管理工作经验，因此向主管部门主动申请邀约档案管理专家到场指导工作，以现场教学的方式培养员工专业技能、工作思路，并快速搭建档案管理工作标准流程，补足过往经验不足的缺陷。在培训过程中还设置了考核筛选环节，通过对员工的大量选拔建立专业素养合格、管理理念先进的管理团队。最后，整理、归档过往传统管理模式下所积累的各类纸质材料，全面实现档案管理信息化，形成现代化的管理理念。实践表面，档案管理信息化不仅有助于提升管理效率，同时还可显著提升档案机密性。自该企业推动档案管理信息化开始，建立了记录表日常更新制度，使得历史档案、信息档案能够有效融合，完善“互联网+”时代下的档案管理制度建设。除此之外，该企业也基于档案管理意义展开创新，推动档案管理自线下向线上转变，呈现更为复合化的服务结构。

（二）落实安全防范。当前，数据信息泄露已经成为一类广泛存在的安全问题，尤其是在通信技术快速发展的大背景下，档案管理所面临的网络安全风险越发突出，亟待优化防范措施来保障档案管理工作的顺利进行。档案管理人员应当充分明确档案安全的意义，在存储各类档案信息时应注意环境安全，保证档案管理室的门窗及时锁闭。同时，在日常档案管理中也应配备一定安保人员驻守、巡场，防止无关人员非法闯入引起资料失窃。管理人员也应当建立良好安全防范意识，保障工作顺利进行的同时，建立尽可能完善、周密的管理制度，并在实际工作中严格落实。企业可通过定期组织安全防范讲座来强化员工安全意识，并培养员工应急处理未能的能力。此外，企业也应当根据实际需求指定针对性安全管理制度，对于各类安全风险作出明确划分，违反规定的行为也应依规做出处罚。

企业的安全防范管理可具体从以下几个方面入手采取措施：首先管理人员应当厘清档案管理的工作流程及操作原则，并根据档案保密层级划分访问权限，这也是安全防范最为有效的措施之一，这不仅能够预防不法分子侵入档案系统，同时还有助于厘清档案信息结构，形成明确的档案管理体系。其次，防火墙技术也是档案管理安全防范的重要手段，能够在不同网络环境下建立独特防护屏障，避免外部网络对内部信息的访问、修改，营造良好的档案管理条件。最后，企业也应充分发挥病毒防护的作用，通过加装病毒保护软件等方式抵抗外部病毒侵入[5]。

（三）完善团队管理制度。在“互联网+”时代下，档案管理技术、理念处于不断更新、迭代的过程中，同时也要求人才梯队建设持续创新。档案管理工作的推进依赖于专业化人才的支持，但当前大部分企业存在团队专业水平不足的问题，且人员组成上以刚毕业大学生为主，不具备相关工作经验。针对这一问题，企业就需要积极调整招聘条件，基于业务结构、人员规划制定人员录用制度，加强对专业化人才的引入强度，主要加大具备档案工作经验的管理人员，确保员工入职后能够快速上岗完成既定工作。同时，企业也需要加大对内部管理人员的培训、选拔，可结合行业发展动态设置定制化课程，保障员工能够掌握与档案管理最为契合的先进技术、理念。譬如“互联网+”时代下档案管理所应具备的计算机操作、新媒体制作、信息安全管理等知识。通过这一方式，逐步建立起一支素养过硬、经验丰富的专业化档案管理团队。

在人员选用环节中，应协调好不同类型人员组成结构，以具备丰富经验的档案管理人才为核心，同时广泛吸收管理学、信息化等多领域的年轻力量，形成复合化、多维度的人才结构。特别地，人员考核标准应将创新性作为重要指标。可在员工考核评价中引入电子码制度，对档案管理人员分配专属编号电子码，并将其与员工绩效、访问权限等相关联，提升员工管理的连续性，并保持独立性、保密性。在员工考核时可调取对应电子码快速检索、查阅员工基本情况，并仅对面试官开放访问权限，以此保证面试公平性，并降低考题泄露的风险。

（四）健全监管机制。作为档案管理数字化过程中最为关键的环节，搭建共享数据平台能够为平台间交互、运输及共享提供可靠支持，以档案管理人员为导向提供更加便捷高效的信息服务，全面改善企业日常工作的运转时效与管理精度。因此管理部门应当积极推动“互联网+”、档案管理间的深度交融，建设动态化、体系化的监管机制。创新管理模式，需要持续完善资源库数据，确保档案内部监管系统可以更加高效地为企业提供服务支持。此外，管理人员也应当注重对纸质档案的确认、查验，根据档案分类设置对应服务端口，便于档案调用过程中的及时查阅。为保障大体量档案管理工作的效率，管理部门应当结合项目实际情况搭建动态化数据监管及追踪机制，以数据平台为基础及时登记并覆盖，对企业财务能力、业务决策等工作提供科学参考。

四、结语

总体而言，为有效提升企业公共管及服务职能，各单位管理人员应当立足业务需求，积极拓展多维度视野，不断开发、改革档案管理模式，结合现代化管理技术与理念，深入挖掘档案信息的潜在价值，尤其是对制度建设、管理决策及发展规划等的积极作用，通过外部引入、内部培养相结合的方式建立符合“互联网+”时代的档案管理服务。