基层审计机关审计档案管理工作

丁艳

摘 要：审计档案是考察审计工作成绩，借鉴优秀优秀审计成果的重要依据，做好对审计档案的搜集，整理和保管是基层审计机关的重要职责。因此，在实际管理过程中，要明确审计档案检查方式，引入数据化的档案管理方式，强化基层人员的归档意识，细化档案责任，提高整体的工作效率

关键词：层审计机关；审计档案；管理工作

审计业务不断扩大，不仅涵盖经济业务，也涉及到合同管理、集中采购、招投標等多项业务。审计档案朝着多元化、数据化的方向发展。因此，在实际管理过程中，应该明确审计档案的基本原理，遵循审计档案的内在逻辑，提高档案查询效率，推动整体档案的信息化、数据化管理。

一、基层审计机关审计档案管理工作的概述

审计档案是国家档案的组成部分，基层档案信息来审计实践活动，主要包括政策审计、绩效审计。不同的审计样态，具有完全不同的审计对象，基层审计机关审计档案来源跨行业、跨部门、跨机构。在整理审计文件过程中，可以及时查缺补漏，提高审计质量与效率，审计档案系统反映了审计实施的全过程，通过查阅各项审计档案资料，真实客观反应审计人员的责任分工与完成情况，准确评价审计人员工作业绩。

二、基层审计机关审计档案管理中遇到的问题

（一）细节问题繁多

审计档案内容涉及范围广，文件资料多，在归档中发现了审批程序不完善、文件时间错乱、审计要求不明确等一系列问题。基层审计机关业务复杂，缺乏专业的档案管理人员，审计人员对档案管理和信息化建设的必要性和重要性认识不到位。

（二）数据调用复杂

受传统观念影响，对档案管理工作不够重视，单纯认为档案管理就是对档案保存，没有考虑到审计档案本身的特殊性，对审计档案的教育价值挖掘有限。审计档案中，包括被审计单位的机构设置、工作职能、业务范围、规章制度、财务收支等重要信息，一旦遭到损坏，会造成巨大的危害。基层审计档案共享系统不完善，限制了不同审计档案服务信息主体之间的合作交流。审计主体和被审计单位之间相互孤立，审计信息缺乏追踪性和共享性证据支撑。

（三）业务范围增多

审计是对经济活动进行审查的一个过程。在经济审查过程中，会存在大量的数据信息，基层审计机关从开始接受委托到审计档案归档过程中存在一定的时间差。

三、基层审计机关审计档案管理工作的优化

（一）加大人才培养力度

审计档案中包括机构名称，机构情况，业务流程，财务报表，审计证据，审计报告等重要内容，在实际管理过程中应该强化整体的信息管理，有效解决审批程序不完善，文件资料倒置等问题。档案管理人员作为档案管理中的关键，基层审计机关日常面临的工作较为繁杂，缺乏专业的档案管理人员。因此在实际管理过程中应该合理安排工作内容，明确审计整个流程信息，积极引进人才。及时跟进审计进度，对于完成的资料进行及时归档，提高审计档案内容的质量，扩大审计监督的工作范围，有针对性的开展审计项目，开展专项的合同审计、仓库审计成本审计、绩效审计，以优化整体的管理空间。

例如，要做好对档案专业人才和复合型管理人才的培训，坚持引进去与走出来相结合的人才培养战略，外积极引进人才。档案管理工作繁杂，作为审计档案管理人员要坚定政治立场、要坚守职业底线，强化自身的政治立场、严格遵守各项保密政策，承担起时代赋予自身的伟大责任，真正做到事无巨细，从内心热爱自身的工作，有着高尚的道德素质和职业素养。

（二）保证档案信息安全

新时代，新征程，新起点。对档案管理工作也提出了新的要求，在档案管理过程中应该强化硬件支撑与软件建设。档案在保存过程中面临着物理、化学、生物等不同因素的风险，还面临着档案载体转换，数据备份，信息安全、真实性等信息化风险。因此，档案管理部门需要以现代计算机技术为主要依托，构建由传统载体为基础的修复技术，优化库房管理，信息调用技术等。

例如，从硬件层面上，要打造专用的档案存储房和查阅室，确保办公、档案库、查阅室相互分离，互不相容。当物理储存介质损坏时，要及时进行维修，到期报废，甚至采取擦除或者是销毁等一系列方式，做好档案检验和记录工作，上报保密局的认可，防止数据泄露，已达到保证数档案据安全的目的。同时档案库要具备一定的环境监控报警设备，有良好的门禁摄像头等安防监控设施，保证温度控制在15～25℃，湿度在35%～50%之间。在查阅重要档案时，要做好档案查阅记录。在软件层面上，要支持关键词索引和系统，利用区块链技术进行分布式储存，P2P网络可以点对点交易，有效减少第三方的干扰。内置加密算法和共识机制，利用区块链技术，可以根据档案的保密级别，设置公有链，私有链和联盟链，实现数据的分层保存，实现节点式分布，提高审计档案信息管理效率。保证审计单案的原始性、真实性，从源头上的的杜绝信息篡改行为。

（三）强化审计档案检查

档案管理是一个复杂的流程，需要大量的校对，尤其是基层的审计档案管理中涉及到大量纸质档案的管理、核查。审计档案的管理直接体现了基层职工的工作态度和工作能力。因此，要明确各方责任。审计组主管和审计负责人要承担主要的检查和核查责任，确保程序合法合规，并做好审核督查工作。对未按审理要求整改的资料不予接受。在整理过程，通过组卷、分类、排列、编号编目等步骤，做到五查五看，完成归档整理，优化档案管理考核机制，完善审计办法，提高审计档案管理水平。

（1）时间逻辑。审计档案具有较强的先后顺序，在规在阅卷过程中要看档案资料编写是否存在时间倒置的情况。以审计通知书签发之日为起点，重点检查各项审计工作是否按照审计流程要求，先后形成审计档案资料。档案资料中是否包括批复审计通知书、下发审计通知书、编制调查了解记录、审计报告等文件。

（2）文书逻辑。审计文书具有一定的逻辑关系，彼此可以相互印证。例如，审计取证单可以印证审计工作的底稿是否事实清晰、证据明确，而审计工作底稿可以印证审计工作是否按照审计实施方案。在核查文书逻辑时，要重点检查文书填写是否按照规定的格式、是否存在错漏，而审计取证单描述的数据文字是否有合同、财务报告等数据支撑。

（3）审批逻辑。审批贯穿整个业务管理的重要部分。审计是对被审单位全面清查的过程，在对被审计单位进行审计时，需要多个领导进行审批。因此要及查审批日期是否符合审批流程。在审计调查时，应该由审计组主管在底稿中审批。审计组负责人在汇总底稿中审批。定期召开审计组会议，查看是否形成审计组会议纪要，检查纪要纪要内容是否与审计报告相矛盾。

（4）纸张逻辑。在审计工作中，会产生大量的纸质材料。因此在在检查过程中要看页码编写和纸张摆放是否规范，保证有字的页面均有页码，确保页码连续、资料档案不得摆放破损页，如有破损页应该及时更换或者用A4纸进行粘贴修复，及时取出残留订书钉、别针等金属件，打造高质量的审计档案。

四、结束语

审计档案作为记录审计工作发展的重要材料，对基层审计机关有着重要的指导意义和借鉴价值。因此，作为档案管理人员，要提高自身的认知，不断更新技术特点，充分做好档案保管工作，确保审计档案的真实性、完整性。

参考文献：

[1]王钰娟. 浅谈审计档案管理的地位与作用[J]. 活力， 2023， （13）

[2]王颢. 区块链技术在审计档案信息管理中的积极作用[J]. 档案天地， 2023， （9）