内部控制视角下事业单位固定资产管理

祁安旭／文

事业单位主要负责社会各个领域的工作，包括科学、医疗、教育等。事业单位依靠固定资产为社会公众提供各项服务。固定资产属于国有资产的范畴。事业单位的固定资产管理水平不仅决定了其服务水平，也决定了国有资产管理水平。在我国公共管理体系不断改革的背景下，事业单位管理要求也在不断提高。事业单位只有建立内部控制机制，才能有效防范风险。固定资产作为事业单位为社会提供各项公共服务的基础，起着至关重要的作用。在资产管理中，要充分重视财政资金投入产生的效果，确保资金在使用过程中符合要求。文章对事业单位固定资产内部控制进行分析，探讨如何基于内部控制视角优化单位的固定资产管理流程。

内部控制 事业单位 固定资产

随着市场经济的不断发展，事业单位资产规模日益扩大。本文通过对事业单位固定资产管理进行探讨，论述事业单位固定资产管理流程中的重点环节，认为事业单位只有不断改进固定资产管理体系，才能提高管理水平，降低风险，为各项工作的有序开展奠定基础。

内部控制视角下事业单位固定资产管理存在的问题

管理组织不健全

当前，很多事业单位在开展固定资产管理工作的过程中，没有形成规范的管理组织，对管理工作的要求没有进行细化分解，员工不了解自己在资产管理中的具体工作任务和要求。由于资产管理职责没有落到实处，没有组建专门的组织进行管理，所以资产管理工作任务难以得到严格执行。

风险防范机制有待改进

固定资产管理流程中各环节存在一定的风险，但部分单位对风险不够重视，忽视了管理流程中存在的风险，等风险发生之后才“亡羊补牢”，可能遭受不必要的损失。

固定资产管理流程存在漏洞

固定资产管理流程包括从预算到处置的全流程，是内部控制工作中最重要的组成部分。部分单位的资产管理流程存在漏洞，关键管理环节的工作要求落实不到位，给单位的正常管理带来了风险。

信息管理机制相对滞后

部分单位在开展固定资产管理工作时，信息管理水平较低，无法借助信息技术有效监控固定资产管理状态。

监督机制不完善

部分单位在固定资产管理过程中，未建立相应的监督机制，无法第一时间应对单位内部发生的各类管理问题，不利于动态优化固定资产管理流程。

内部控制视角下事业单位固定资产管理措施

健全管理组织

提高固定资产管理人员的素养

事业单位的固定资产管理是由单位内部的全体成员共同配合完成的，并非某一部门可以独立完成的工作。开展固定资产管理工作，要求全体员工紧密配合，认识到固定资产管理的必要性和重要性，让员工之间形成相互配合、紧密协作的体系，全方位关注单位的长远发展，从而为单位的固定资产管理提供必要的支持。

首先，单位管理层要认识到固定资产管理工作的重要意义，完善管理框架。管理层要统筹领导，与各部门紧密配合，将资产管理的规范性作为管理的重点，最大限度提升资产管理效率，加大对资产管理相关工作的资源投入力度，以提高资产管理水平。其次，单位要加强对基层人员的教育。单位的基层人员作为固定资产管理工作中的重要主体，要了解固定资产管理工作的要点，在思想认识方面做到与时俱进，了解最新资产管理要求，学习管理工作流程，提升管理能力，不断丰富固定资产管理的相关知识、技能等。

建立完善的固定资产管理组织框架

事业单位开展固定资产管理工作，要明确人员的具体分工，将管理工作任务落实到具体的人员。通过形成紧密配合、相互约束的管理体系，确保单位能够有序落实管理要求，从而形成分级管理、紧密配合的控制模式。事业单位在开展固定资产管理工作的过程中，要提升专业性、规范性，确保管理受到严格控制，以便对管理的每个步骤和环节作出妥善规划与安排。通过制定科学的管理流程，确保资产管理尽可能全面，并科学设置资产管理的相关岗位，形成完善的组织分工机制。

首先，单位要搭建固定资产管理组织，可以在内部成立固定资产管理小组，由单位负责人任组长，财务等相关部门人员参与其中，负责统筹领导固定资产管理工作，主动开展协调分工，明确固定资产管理工作相关责任主体的工作要求。固定资产管理小组要对固定资产管理的全环节负责，监督和约束管理活动，并制定完善的固定资产管理体系，做好对资产管理的统筹规划与科学控制。通过明确固定资产管理工作相关主体的任务要求，确保固定资产管理的全流程得到有效监控。

防范管理风险

提高对风险的重视程度

在单位的固定资产管理中，要分析固定资产管理面临的风险，做好对资产管理环节风险的防范，结合单位风险承受能力、风险严重程度，制定科学合理的控制措施。通过全面监控与评估各类风险，结合风险情况，制定科学的管理规划，从而严格控制风险。

全面评估固定资产管理中的风险

单位在成立固定资产管理小组后，要由固定资产管理小组评估管理环节的风险，调研单位常见风险。

一是在采购环节，由于采购之前没有进行有效沟通，所以资产采购回来之后难以得到高效使用。在采购部分资产之前，没有编制具体的预算表，资产管理计划不科学，没有全面分析资产的各类要素，导致资产预算管理不合理，出现重复购买、资源浪费等问题。在资产购置完成之后，若未对各类数据进行准确登记，就可能发生风险。针对这类风险，单位要编制固定资产采购预算，并严格按照预算执行采购计划。完成购置之后，要第一时间登记固定资产账目信息，确保信息真实、准确，确保验收环节的资产质量符合要求，保障所有资产都能够被充分使用。

二是资产领用环节，主要风险在于未对领用的资产进行核实，资产管理的责任界定不清晰。针对这一问题，在领用科室提出领用申请时，应登录单位的信息平台查看资产配置情况，确保其确实需要领用，办理交接手续，登记领用台账。领用完成之后，及时更新资产信息，并对信息进行维护。

三是资产日常使用环节存在的风险在于资产浪费，降低了资产使用价值。针对这一风险，在资产的日常使用过程中，要形成标准的规章制度，明确具体的维修、养护标准以及管理要求，将资产效用发挥到最大。

四是在资产清查环节，部分单位没有制定规范的清查制度，在清查时应付了事，没有形成详细的固定资产清查报告。针对这一风险，单位要制定完善的清查方案，并及时登记清查结果，建立固定资产盘点表，针对发现的问题，要及时明确成因并落实责任。

五是资产处置环节，包括资产管理小组未认真核实资产报废、损坏等情况，存在无价值资产长期闲置不予处置的问题。针对这一风险，要建立规范的处置流程，明确处置的条件，确保资产处置符合要求。

规范固定资产管理流程

优化预算管理

事业单位作为依赖财政资金发展的组织，购买固定资产也依赖财政拨款。在资产管理环节，要重视资产管理和预算管理相结合的机制，明确资金使用工作的安排。通过对固定资产进行分析，明确所需要编制的固定资产预算，确保预算科学、合理。在编制固定资产预算时，应该由固定资产管理小组与单位各部门参与其中进行沟通和交流，结合资产清查结果，分析资产的具体配置规划和安排。在编制预算时，不仅要作出细化的预算安排，编制资产配置申请表，还要详细安排资产管理的具体任务规划，包括明确具体资产采购名称、采购环节人员安排等信息。在资产预算编制完成之后，由财务部门汇总，并经过审批方可执行。

优化固定资产采购与验收流程

在固定资产采购环节，要建立严格的监督机制，避免监督不力。单位的固定资产管理小组要明确具体的采购程序，按照规定步骤采购。对于大型固定资产的采购，要向上级主管部门报备，由政府组织招标，规范采购流程。针对小额零星采购，单位要特别重视，由单位安排人员进行全过程跟踪和监督，以确保采购流程合法合规。在采购的固定资产到达单位之后，单位要形成规范的验收流程，逐一核对资产的相关信息，按照合同、发货凭证等相关材料检查资产是否符合要求。对于大型固定资产采购，应组织第三方验收，并且在验收之后进行试运行，确保资产的质量符合要求才能完成登记，对于验收时发现不合格的资产，要退货或更换。

重视资产使用过程的维护

在固定资产日常使用过程中，要健全固定资产登记制度，准确记录固定资产的各类信息，明确使用过程中的各责任主体要求，规范记录资产存放地点、管理情况等方面的信息，确保资产在后续可查找、可追溯，并客观反映资产的价值，包括资产变动情况等信息。在资产管理环节，只有确保各类信息都得到准确登记和整理，才能形成科学的维护机制。在整理完资产信息之后，单位要对资产进行分类，结合不同资产的使用效率、使用要求等，对资产进行全面分析，明确资产的具体维护计划。同时，单位要制定完善的资产维修规定，定期检查设备，并聘请专人维护，确保资产能够正常使用并延长使用寿命。单位在使用资产时，要按照资产的实际情况形成具体的保养方案，明确资产保养计划和资产日常使用规范。对于在日常使用过程中出现故障的资产，要及时处理；对于频繁维修的资产，应格外关注，明确出现问题的原因。若资产频繁出现问题是由于人员操作失误，则要对人员进行追责。

健全固定资产清查机制

固定资产清查作为资产管理工作中的重要环节，单位资产账实不符在很大程度上是由于清查不到位。清查能够让单位对资产形成正确的认识，并针对资产使用问题和闲置情况制定相应的措施。在清查资产时，单位要妥善安排资产清查工作，制订周密的计划，明确资产清查的具体工作任务和要求。

首先，单位的固定资产管理小组应和各资产使用部门人员联合开展资产清查盘点工作，并且在此过程中，财务部门人员要进行监盘。在开展清查工作时，全体成员应主动配合清查工作。其次，要按类别和归属责任开展固定资产清查工作，逐一核对固定资产卡片、登记簿、明细账等数据，不仅要检查资产实物情况，还要检查资产的资料、档案情况。最后，在完成清查之后，要编制固定资产清查报告，由单位固定资产管理小组、财务部门、资产使用人员签字，确保资产清查报告真实、可靠。若发现盘盈或盘亏问题，则要明确成因，并制定处理方案。

优化资产处置管理

在资产处置环节要形成科学的处置制度，确保闲置或低效资产得到及时处置，避免出现资产被搁置的问题。首先，事业单位要建立严格的资产处置审核制度，监督资产处置情况。其次，在处置资产的过程中，对于报废处置，要建立严格的监督程序，分析报废的具体原因。如果报废是资产损耗导致的，则要通过报废程序报废；若是人为因素导致的，则要追责。

完善信息管理

随着信息技术的高速发展，越来越多的事业单位借助信息技术优化自身管理体系。事业单位在管理固定资产的过程中，要充分借助信息技术提升管理效率。在固定资产预算、采购、使用、维护、清查、处置等环节，都要通过信息系统来管理，实现无纸化办公。例如，在资产状态发生改变时，要通过信息系统第一时间录入相关信息，为单位提供更加标准、高效的管理服务。同时，单位要重视信息共享，避免出现“信息孤岛”问题。

强化监督

一方面，事业单位在固定资产管理流程中要形成严格的监督机制，由内部审计部门对资产管理全流程进行监督，从而提升内部控制的有效性。而没有内部审计部门的单位，应该组建内部监督小组，由其他部门人员参与其中，负责对资产管理全流程进行监督。监督资产管理情况，有助于强化人员的责任意识，避免人员工作不当产生重大风险。

另一方面，事业单位在内部监督的基础上，要主动接受上级主管部门和财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督。通过主动接受外部主体的监督，及时发现管理流程中存在的问题，提升管理工作的有效性。

本文以事业单位固定资产管理为研究对象，重点探讨了内部控制视角下事业单位固定资产管理措施。固定资产管理是事业单位管理中的重要环节，相关管理人员要认识到固定资产管理的重要意义，通过健全固定资产管理体系，解决固定资产管理中存在的各类问题，帮助单位提高固定资产管理水平，防范风险。