三合一制度背景下几个档案整理业务问题的探讨

■ 仝莉 蓝岚

关于档案整理的标准和业务要求，国家出台了一系列的制度、规范、办法及细则，有的还以部门规章、规范性文件作出了规定，省、市（州）档案部门也制定了相应的配套措施。但由于对制度规范理解的偏差、制度规范的不合理性或滞后性，带来档案整理还存在不统一、不规范的问题。笔者认为，应该以三合一制度的全面推行为契机，加以统一和规范。

一、目前档案整理业务中常见的几个问题

（一）归档章

归档章是文件、档案的属性变化和管理责任移转的重要标志，是档案管理的专用章，具有一定约束力。因此，其项目、内容、栏目设置，盖印和填写内容的方法等应该是规范统一的。但从目前档案主管部门、其他行业主管部门制定的制度规范来看，存在式样多，格式不统一，要素不全，盖印和填写不规范统一等问题。

1.归档章种类多，且格式不一。2000 年《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）发布实施后，以件为单位整理的档案要求在每件归档文件首页加盖归档章。项目包括全宗号、年度、室编件号、馆编件号、机构或问题（选项）、保管期限等项目。2015年，修订后的《规则》将归档章室编件号、馆编件号合并为件号，增加页数项。期间，一些业务主管部门发布实施了专业档案管理办法，归档章式样出现了多样化，包括一部分以卷为单位整理的专业档案，如伤残抚恤人员档案、生活无着的流浪乞讨人员救助档案、婚姻档案等也使用了归档章。除归档章外，以卷为单位整理的科技档案、文书档案使用档号章，有的专业档案以卷为单位整理的也加盖科技档案档号章或文书档案档号章等。

以上的每种归档章或档号章都只是孤立的针对某一门类档案而言，没有站在全宗档案的角度和整个国家档案资源建设的高度考虑。这些归档章、档号章栏目要素设置各行其是，相同栏目数量的归档章栏目要素也不尽相同。全部归档章均未设置一级档案门类，归档章上档号要素不全，对盖印、内容填写等也没有作出具体的规定。这样各行其是的做法，让档案整理者无所适从，也达不到方便档案管理和利用的目的。

2.归档章式样与示例混淆。在《规则》给出的归档章式样中，加注括号的文字为提示性文字，是用来说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。但是，由于理解上的偏差，有的州市、县区和单位使用了12 格归档章（图1）。

图1

3.归档章要素不全，不能完全体现档号。归档章内容能够完整地反映档号要素，是提高档案检索、存取等工作效率的有效途径。国家档案局在解读《规则》时，把归档章定义为“归档章是档号在纸质文件上的具体体现”。《规则》所规定的档号结构里也有“档案门类代码”，但在归档章里却没有与“档案门类”相关的任何信息。网上查到的省市区实施细则，仅江苏在归档章年度栏列入了档案门类（WS2022）。玉溪市在2016 年实施《规则》时进行了一些探索实践，在归档章加入了档案门类，但未使用代码，而是使用汉字，比如2016 年文书档案在归档章年度栏标识为“文书·2016”。三合一制度实施之前，一个立档单位仅仅文书档案按照《规则》整理，归档章“档案门类”标识与否，影响不大。三合一制度全面推行后，文书档案、专业档案甚至会计档案、科技档案都可以按照《规则》来执行。这样一来，同一年度、不同门类的档案其档号如果不在归档章中体现档案门类，那就会出现归档章内容完全一样的两份档案。比如专业档案数量较大的立档单位，专业档案与文书档案都使用年度-保管期限-机构分类，就会出现文书档案与专业档案归档章内容完全一致的2 份档案，极不便于档案的管理和利用。

（二）归档文件件内文件排序与编号

按照《规则》规定，在组件时，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。排序时，文件处理单在前，收文在后，正本在前，发文稿纸和定稿在后。同时要求纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。由于有编制页码的要求，对于收文来说，一件收文的页码编写从文件处理单开始，然后是正文，两者页码相加才是一件收文的总页数。按照正常的行文规范，正文上面都有一个独立的页码编号，也就是原始页码。这样的编号规则就使正文出现了两个页码，一个是原始页码，一个是归档页码，只是标注位置不同。收文整理时，档案工作人员要对正文进行重新编写页码，仅此一项工作就需要大量的工作时间，一些收文较多的机关单位，工作量非常繁重。

（三）备考表

1.种类繁多。备考表就是对卷（盒、册）内档案情况进行必要注释说明，用于卷（盒、册）内档案管理的一种专门文件材料。它是卷（盒、册）内档案形成与管理的重要记录，是查验档案情况和确定相关人员责任的重要凭证。通过查看备考表相关记录，可以知悉有关档案文件之间的有机联系，了解卷（盒、册）内档案存在的问题，也可以明确相关人员责任，便于档案保管和提供利用。按照备考表的功能要求，各门类档案使用同一个格式的备考表就可以满足工作需要，而实际上并非如此。笔者梳理发现，目前的实际工作中，几乎每一个一级门类档案，甚至二级门类的档案，都有自己的备考表，如文书档案、科技档案、会计档案卷内备考表，归档文件盒内备考表、婚姻登记档案备考表等。

2.要素缺失。在各种备考表中，除了科技档案备考表有档号、互见号外，其他的备考表均没有这两个关键项目。从对备考表的要求来看，各种备考表都是放在档案文件的最后，有的印制在卷皮上，以卷为单位整理的还与档案装订在一起。目前各门类档案整理的规范，对备考表均无装订要求，而且现在的档案装订均没有与档案卷皮钉在一起，档案卷皮已经成为了装具，不再是案卷的一个部分。在这样的情况下，备考表中档号的缺失，很容易造成备考表的丢失，给档案的管理带来极大风险。随着三合一制度的实施，各门类档案纳入归档范围，同一个内容的档案，有不同的载体的情况就会成为常态，而没有互见号，同一内容、不同载体或不同门类档案之间无法建立关联，不便于档案的利用。比如查阅某个重大事件的纸质文书档案，如果没有互见号，其照片、录音录像、科技、专业等门类档案可能就会被忽视。

3.填写不规范。备考表填写材料随意性问题普遍存在，有铅笔、圆珠笔填写的，有的甚至是纯蓝墨水，不利于长久保存。有的立卷人或整理人、立卷时间或整理时间、检查人、检查时间不是由责任人亲笔签字或签章，而是用电脑打印，无法确认其真实性有效性。有的所填写的整理（立卷）人、检查人并非本人，责任不清。比如档案整理服务外包的，在填写整理（立卷）人时，不是填写整理档案服务机构及其人员姓名，而是填写了发包方档案管理人员姓名，检查人应该填写发包方档案管理人员或其他检查人员姓名的，普遍填写了档案服务机构人员姓名。

二、对解决问题的实践探索

（一）关于归档章

为便于全宗档案管理利用和国家档案资源建设，应该把各类归档章、档号章放在同一个理论框架中来设计，将不同归档章、档号章融合，统一使用栏目要素完整且规范的归档章，不再使用档号章，并对盖印和填写内容的方法、材料作出具体明确的规定。

1.统一归档章栏目和格式。三合一制度要求一个立档单位的档案分类方案应当涵盖本单位所有档案门类，并明确应当采取年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的分类方法进行分类，不同门类、载体或形式档案分类方法相对统一、相互呼应。特别规定档号结构以《规则》为基础，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。档号编制的统一，给统一归档章式样带来了可能。虽然国家档案局对《规则》解读时指出：“为贯彻' 简化整理' 的理念，一般不建议在归档章上增加其他额外项目，以免给整理工作带来不必要的负担。”但笔者认为，在归档章中增加“档案门类”，并适当调整其规格，不仅不会给整理工作带来负担，而且更加方便管理和利用。在《规则》给出的归档章式样6 格栏目不变的情况下，在年度栏加入一级、二级档案门类代码，特殊的情况可以加入三级门类代码，在机构或问题栏目增加案卷号选项，并对归档章规格作适当调整（如图2—图4），一颗归档章就可以满足卷、件整理需要。

图2

图3

图4

2.统一盖印和填写要求。统一使用符合档案保护要求，不易褪色，不涸化的字迹材料。用红色书画印泥加盖归档章，碳素墨水、耐久性好的签字笔填写内容。禁止使用水质印泥、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料盖印和填写内容。填写时，除页数填写自然数外，全宗号、案卷号、件号应与档号位数对应，补足相应位数，以便于区分。

（二）关于归档文件件内文件排序与编号

针对因文件处理单在前，收文在后给档案整理编号带来增加工作量的问题，笔者认为，在归档文件整理时，只要调整一下收文处理单与正文的排序，这个问题就会迎刃而解。2016 年后，笔者单位就一直是这样做的。也就是将正文排列在前，文件处理单排列在后，这样编写页码的时候就从正文开始，然后是文件处理单，借用正文的原始页码，在文件处理单与正文相应位置顺延标注页码即可。这样不但使归档文件页码显得整齐划一，既保持了归档文件的完整性，更为关键的是节约了档案人员大量的重复劳动，提高了工作效率，节约了人力成本。其实，无论正文在前，还是文件处理单在前，正文和文件处理单都是一个整理和保管单位，对其完整性和保管利用不会造成任何影响。

（三）关于备考表

各门类档案的整理统一使用一种格式的备考表，内容包括档号、互见号、说明、立卷（整理）人、立卷（整理）时间、检查人、检查时间。填写时使用黑色墨水等耐久性书写材料，禁止使用铅笔、圆珠笔等不利于档案长久保存的书写材料。立卷（整理）人、检查人要本人签名。服务外包的，立卷（整理）人、检查人是服务机构人员的，应填写档案服务机构名称+个人姓名。

三、结语

对上述三个档案整理的具体业务问题的探析，是笔者对所在地区和单位档案管理工作的一些探索。档案整理不统一、不规范的其他业务问题也还存在。建议档案主管部门结合“三合一制度”的全面推行，以制定实施细则、工作手册、业务指南等方式，加强监督指导，进一步规范档案整理业务。