智慧医院科研管理系统建设与应用*

——秦 洁 许 昌 谢 君 苏夏雯 石 宇 陈 芸

在“互联网+医疗健康”背景下,大数据、数字化和人工智能成为医院创新发展的重要驱动力[1]。2021年5月,国务院办公厅印发《关于推动公立医院高质量发展的意见》(国办发〔2021〕18号),强调推进智慧医疗、智慧服务、智慧管理“三位―体”的智慧医院建设。作为智慧管理的内容之一,科研管理是智慧医院建设中不容忽视的组成部分。科研创新已成为智慧医院综合发展的核心动力之一[2]。科研管理系统是医学科学研究的管理平台,为医院科研项目的申请、实施和全流程管理提供保障[3],对于科学评价医院科研绩效具有重要意义[4]。囿于传统医院科研管理系统在信息资源整合与管理效率提升等方面还存在不足[5],当前应结合数字化转型发展思路[6],充分发挥信息技术在智慧医院科研管理中的重要作用。本研究以北京大学深圳医院为例,探讨了如何通过信息技术提升医院科研管理效能,为智慧医院科研管理系统建设提供参考。

1 医院科研管理现状

北京大学深圳医院是国家首批数字化示范医院、国家卫生健康委“改善医疗服务行动计划示范医院”、国家现代医院管理制度试点单位和广东省高水平建设医院。该院以医、教、研为主体,以智慧管理和临床研究为两翼,通过差异化策略,打造了智慧医院。2022年,该院共获批立项科研课题140项(其中国家自然科学基金立项21项),立项数连续3年保持50%高增长;发表SCI论文228篇。但是,仍存在着科室之间科研发展不平衡,科研精细化管理程度不够,科研项目申报质量有待提高,科研能力未进行量化评估等问题。同时科研数据体量的高增长对科研管理系统也提出了新要求[7]。因此,该院根据科研管理政策,结合实际,自主研发了智慧医院科研管理系统。该系统针对科研工作的各个环节进行全流程管理协同,促进了医院科研管理工作的数字化进程,调动了医护人员从事科研工作的积极性,增强了科研建设的内驱力。

2 智慧医院科研管理系统的设计架构

系统的建设目标是实现对科研工作的一站式管理。通过对科研试剂耗材采购、材料管理、科技影响力统计、科研经费管理、科研管理等业务的模块化管理及信息关联,建立了一套涵盖医院科研各个环节的信息管理系统,实现了对科研相关工作的智能管理、进度管控和汇总统计(图1)。

图1 智慧医院科研管理系统设计架构

3 系统功能

3.1 科研信息数据的一体化部署

系统综合参考了多家兄弟医院和科研单位的科研管理模式,以数据化的方式对医院科研信息实时集成,以满足科研数据的全面搜索;同时可跨系统快速对接医院办公系统。此外,通过对用户数据、项目管理数据、科研数据和费用数据一体化部署,能够确保科研管理平台高效运行。

3.2 数据存储与可视化

传统的医院数据存储模式已不能满足科研数据共享需求,科研数据可视化分析与数据挖掘是智慧医院新的需求[8]。通过医院科研管理系统“科研驾驶舱”模块,科室主任和院领导可以实时查看全院科研情况,提高了管理效率。例如,既可以按项目、按人名、按部门统计科研概况,也可以按年份统计全员项目经费使用情况和成果产出情况,实现了医院各项科研数据的一站式统计分析。

3.3 项目监控与结题流程

系统能够自动监控项目进展,并对项目管理进行提示,有利于科研管理人员、项目负责人随时了解各项目进度计划以及实际进展情况;对有逾期风险的项目及已经逾期的项目有警示功能,并提示逾期项目相关负责人、逾期原因等信息。针对已结题的项目,系统提供了线上结题考核模块,考核结果以报告形式呈现,报告可进行线下存档和备案,并作为医院科研人员绩效考核和医护人员职称晋升的参考依据。

3.4 无纸化非接触式办公

系统可覆盖科研核心业务网上办理场景,支持各类移动设备操作,确保随时随地办理科研业务申请和审批。例如,项目申报书、审核结论、申请单、报销凭证等均支持在线打印、线上审核及签字。发票、证书、论文收录和全文检索等各种科研活动所需凭证均支持在线上传。各级审核会发送短信通知审核人,并支持移动端审核。审核人不便时,可以通过系统授权他人代为审核。

3.5 全流程的数字化系统

系统建立了可控的数据赋能平台,可动态呈现个人、科室及医院整体的报表及档案,在界面首页实现数据分层次、可视化交互展示。传统的科研论文数据采集是通过人工手动录入,易出现数据格式不统一、数据不准确等问题。该系统采用与文献数据库联动方式,自动导入论文数据,管理员进行二次核对,保证了系统数据的准确性和数据录入的高效性。

在数据处理方面,该系统汇总了课题、论文、专利、奖项、著作、任职等方面的实时数据,供医护人员一站式查询。另外,在系统内置算法辅助下,可实现各项学科建设指标的量化。例如,依托科研管理数据为个人、科室及团队建立科研档案;动态展示科室各项科研成果、经费使用及同其他科室横向比较情况,可提示科室主任关注团队短板,指导学科建设。在数据质控和应用方面,科研人员可在PC端和移动端实时上传实验数据、图像、记录,系统会详细记录全程操作和修改痕迹,保证了科研数据的真实性、可靠性和可追溯性。此外,系统数据录入后可长期使用。在不同场景使用时,只需检索并选择对应数据即可自动填写,无需重复输入。通过结合医疗数据与科研产出数据,多部门加强业务对接,以数据创新带动了业务创新。

3.6 临床科研一体化平台建设

系统设置了“临床研究方法咨询”模块,整合项目申报、科研门诊、统计平台等功能,规范了院内临床数据资源管理和使用。对于项目申报、审批和资助拨款均可在系统在线完成。科研门诊纳入了基础理论、实例剖析、进阶设计等实操指导;统计平台提供了样本量计算、数据分析、协助撰写统计分析章节等功能。系统还设置了涵盖专病队列建设、指南标准制定、临床人才培养、成果转化等临床研究项目考评体系,便于对临床研究项目进行多维度考评。

4 效果评价

以科技量值(Science and Technology Evaluation Metrics,STEM)为例。中国医学科学院2018年提出了STEM概念,围绕科技活动全流程、创新活动全链条进行测算评价,倡导突出科研贡献[9]。该院积极对标STEM体系,在科研管理系统设置了“科技量值(STEM)报表”模块,模块涵盖了科技条件、科技产出、学术影响等反映科技活动影响广度和深度的综合测算维度(表1)。在2022年9月发布的中国医院科技量值(STEM)评价报告中,该院妇产科、心血管外科、泌尿外科等8个学科STEM进入全国百强。

表1 医院科研管理系统科技量值(STEM)报表模块

在平台算法方面,医院科研管理系统设置了与STEM维度对应的内容和功能,既可查询医院总体科技核心数据,也可根据需求条件组合查询,汇总并导出STEM全流程科技数据。针对高水平智慧医院提速增效要求[10],该院不断完善科研管理系统的信息化建设功能,结合科研管理平台STEM数据模块进行医院科研管理综合集成。通过整合资源、凝练优势、重点培养,促进各学科深度融合,在国家自然科学基金立项数、高质量论文、省市级重点实验室等方面不断实现突破,持续提升STEM。另外,智慧医院科研管理系统将项目申请及立项、经费管理、执行情况、绩效数据、成果登记等模块进行有效连接,提升了医院教研服务的质量和效率。

5 讨论

如何利用信息化技术提高科研管理工作效率,推动科研工作进一步发展,已成为科研单位必须面临的重要课题[11]。本研究中,智慧医院科研管理系统基于大数据,高效整合了临床数据资源,实现了科技数据的高效统计分析,为临床科研提供了理想的数据平台[12]。数字化管理系统的应用,提高了医院科研教学管理工作水平和效率,实现了对人员、项目、经费、成果等的全方位管理[13],并使广大临床和科研一线人员获得了有效服务[14-15]。同时,系统采用STEM体系,赋予其全面的数据架构并不断完善功能,成为该院自我审视,多维度对比,促进科技基础平台建设和提升科技创新水平的量尺。

目前,该院智慧科研管理系统已初步实现了对课题、成果、经费、人员、绩效考核、报销、预算等的统一管控。然而,该系统尚未开发出功能完善的协同管理角色模块。科教部门和其他部门的关联业务包括但不仅限于财务报销、职称评审、仪器资产招采等。部门之间业务处理主要依赖于人工传递,科研系统与其他业务系统协同管理角色缺失,难以形成高效联动。另外,信息化建设标准不健全[16],导致数据规范标准不统一。究其原因,各业务系统由不同厂商设计开发,数据对接与共享标准不同,易因对接标准、对接费用或管理机制差异等产生分歧。对此,一方面需要继续完善与人事、财务、设备等信息系统的对接;另一方面要不断优化短信、邮件、微信公众号等相关系统平台传送功能,逐步实现各类数据实时共享。智慧科研管理系统的建设还处于逐步完善的过程中,科研项目的全生命周期管理尚未形成闭环。在健全科技成果评估上,可参考企业科研项目全生命周期管控平台的“后评价”模式[17],根据不同项目类型制定差异化评价维度,分层次评价验收期和已完成项目的经费使用效率、持续效益和科技成果转化等。