数字化时代RPA在中小企业费用报销中的应用研究

蔡雅旋　周蕊

摘 要：在数字化时代，机器人流程自动化RPA（Robotic Process Automation）为中小企业在业务流程与数据处理方面提供了很大便利。以我国中小企业为例，针对其目前财务共享服务中心费用报销存在的现状及问题，从票据识别、发票自动查验、自动付款、凭证归档四个方面分析RPA在费用报销流程中的价值体现，提出流程优化后的效果评价以及配套措施。基于RPA技术的企业费用报销业务，使中小企业实现报销业务流程的自动化、智能化发展。

关键词：RPA技术；数字化；费用报销；中小企业

一、引言

随着科技在全行业的深入渗透，机器人流程自动化RPA（Robotic Process Automation）在中小企业的费用报销业务中得到越来越广泛的应用。RPA技术是利用机器人软件来模拟和执行企业业务流程中重复性、规则性任务的一种技术，例如数据录入、文件处理、报表生成等。在企业报销流程中，RPA机器人不仅可以代替处理企业费用报销流程中的重复性任务，避免人为错误，提高报销数据的准确性，降低成本，提高效率，还可以清晰便捷地进行报销资料的后续管理，为中小企业财务费用报销业务流程的优化提供了新的思路。财政部《会计改革与发展“十四五”规划纲要》提出“变革融合、提质增效”的中心思想[1]，加快RPA技术在中小企业费用报销业务中的应用，可以为企业提质增效，促进数字化转型增添新的动力。目前有关RPA技术以及费用报销流程优化的研究很多，戚赛[2]针对高校财务“报销痛点”，介绍RPA技术在高校财务报销审核、处理、结算三个方面带来的效益，提出高校财务部门应将预算管理软件、财务核算软件、网络报销系统、人员经费软件以及国库支付等软件进行互通，进而解决“信息孤岛”的影响。黄怡凡[3]通过探讨RPA财务机器人在农业企业的应用，提出RPA技术在农业企业费用报销中票据识别、发票核验、自动付款、汇总报告这四个方面的应用及优势，同时，提出其限制。龐晓宇和袁伟[4]从流程整合和数据管理角度探究数字技术搭建智能财务场景的方法，以实现费用报销流程的数字化发展。

综观上述文献研究，大部分研究都集中在应用RPA技术后带来的效果，没有将现有业务流程与RPA技术融合过程中进行的改进与优化设计。结合业务发展要求，RPA技术能够在财务费用报销业务中提供强大的科技支撑。本文分析中小企业财务报销业务流程的现状及问题，对RPA技术在数字化时代中小企业财务报销业务中的应用及优化进行研究，促进中小企业数字化发展，提升整体效能。

二、RPA费用报销流程优化效果

（一）提高工作效率，降低成本

利用RPA技术，企业可以快速处理大量的费用报销任务，减少人工干预的工作量，提高企业费用报销流程的效率。RPA技术自动验证票据信息，提高了信息的准确性，有利于后续的财务处理与分析。同时，RPA技术实现数据的自动化录入与整理，为后续的管理和财务报表的生成提供了极大的便利，减少了人工处理的时间，降低错误率，提高了工作效率和准确度。其中，由于RPA机器人取代了部分人工操作，因此也减少了企业在费用报销方面的人力成本。其凭证自动化归档功能也为企业减轻了后续审计和查询工作的压力。RPA技术在企业费用报销的应用中，实现了企业财务的自动化处理和管理，促进企业数字化转型。

（二）降低风险

应用RPA技术进行企业费用报销，不仅简化了费用报销流程，减少了繁琐的环节，提高流程的透明度和效率，而且使报销流程更加的规范化，降低了违规行为的风险。费用报销需要经过多个环节的审批，由于人工操作和传递环节较多，容易出现数据泄露和篡改的风险。RPA技术的自动付款功能可以帮助企业员工减少处理付款的工作量。由于RPA自动付款是根据提前设定的规则以及票据的支付信息进行支付操作，避免了人为粗心的录入金额等风险，提高了付款的速度和准确性。同时，RPA机器人记录和跟踪费用报销的详细信息，提供完整的审计轨迹，增强了监控和审计的能力。RPA机器人可以根据预设的规则和流程自动执行费用报销任务，确保报销过程符合企业的合规要求，解决员工对企业费用报销相关规定不熟悉的问题。此外，通过收集和整理费用报销的相关数据，RPA机器人能够提供实时的报销分析和洞察，帮助企业更准确地进行预算控制和决策制定。

（三）提高工作质量

传统费用报销流程多为人工报销，不仅报销需要提交的资料多，而且流程复杂，很可能因为一时疏忽而写错金额或资料提交不完整。而应用RPA技术，可以自动化费用报销流程，准确率几乎为100%，极大地保证了数据的正确性；可以减少人为错误，实现数据的自动化录入，提高速度与准确性，让员工不再需要花费大量时间和精力处理繁琐的报销流程。

三、中小企业费用报销的现状及问题分析

本文以中小企业为例，分析在数字化时代中小企业财务费用报销业务的现状以及存在的问题，在应用RPA技术的基础上提出企业费用报销流程优化带来的效益与优化后的配套措施，为中小企业进一步完善财务报销系统提供思路。

（一）中小企业财务报销业务流程现状分析

中小企业费用报销流程采用先审批后支付的原则，按照规定的制度进行层层审批，最终确认报销，如图1-1所示。报销人员需根据企业费用报销的相关制度和规定，整理好报销所需的发票或单据等资料，并粘贴整齐，按照要求填写好《费用报销单》，交由部门主管、部门经理审核业务是否属实。同时，报销的种类不同，要根据相对应的报销要求准备报销所需的资料，例如，采购物品报销需附上总经理签字确认的《采购申请表》。部门经理审核签字后，将报销单据提交给财务部，由财务部会计人员进行报销费用的确认，审核其发票、金额以及预算。审核通过后，交由财政总监签字，由主管副总或总经理签字审批同意。财务部出纳根据总经理批准的报销单据支付报销款项。

（二）中小企业财务报销业务流程问题分析

这种纯人工的工作不仅耗时长，容易导致流程效率低下，而且出错率较高，增加了企业员工的操作成本和时间成本。在这种传统的模式下，中小企业费用报销业务流程存在以下痛点：

1.報销流程繁琐

中小企业的费用报销流程需要报销人员先对报销的发票或单据进行粘贴整理，并填写好《费用报销单》等资料，即报销人员需要填写大量的表格，提交多份文件后，才能进入审批流程。这一过程需要耗费大量时间和精力，尤其是当员工需要频繁报销时，填写大量的《费用报销单》等会增加工作负担。如果提交的资料不完整，则需要报销人员重新整理相关凭证。报销资料提交后，需要经过多级审批，审批环节经过部门主管、部门经理、财务部、副总或总经理。每个环节都需要等待审批意见，审批通过后才能报销。若某一级审批不通过，则需要返还到报销人员手中，改正后重新提交的发票或单据，要重新进入审批流程，可能出现这种多次返工的情况，导致整个审批流程较长。企业通常会有一些报销准则和政策，员工需要严格遵守这些准则和规定才能顺利报销。这涉及到员工对报销政策的了解，如果不熟悉企业相关规定，可能又会导致报销申请被拒绝或返工的情况。在报销人员较多时，可能出现等待时间较长才能获得报销批准的情况。

在财务部支付报销款时，也可能出现财务部门付款项目较多的问题，员工报销款项到账的时间可能还会因此拉长。在企业费用报销业务中，财务部门要对员工的报销申请进行严格审核，确保费用合理、合规，这需要各级财务部门对每个报销项目进行详细核对，费时费力。在此过程中，报销人员也难以及时清楚地了解自己的报销状态和进度，造成对企业的不满。

2.缺乏有效监管措施

费用报销流程主要为多级审批，有赖于各级审批人员仔细认真的工作态度，但在报销流程中可能存在一些环节监管不足，容易导致员工或管理者在报销过程中出现违规行为。企业费用报销中较常见的违规行为有：虚报报销，员工故意虚报费用，如虚构差旅费、餐饮费等；重复报销，员工重复报销同一笔费用，或者多次报销同一张发票；私人费用报销，员工将私人费用伪装成企业费用进行报销；滥用公司资源进行报销，如员工可能滥用公司资源，将公司车辆用于私人事务，或者将公司信用卡用于个人消费的情况等。

3.信息安全风险

费用报销过程中经过多个环节，涉及员工个人和财务的信息容易在某个环节中泄露，如员工在提交报销申请时，可能将敏感信息（如银行账号、身份证号码等）发送给不安全的渠道，导致信息泄露，个人和财务信息被滥用的情况，对于员工对企业的信任造成不良影响。同时，使用纸质文档进行报销，存在存档和管理不便等问题，容易造成文件丢失或损坏，对于日后的清查也存在不便的问题。

四、基于RPA技术的费用报销流程优化

RPA技术与中小企业现已经在进行使用的报销软件工具融合，从而实现无缝的数据交换和流程协同，此外，随着企业的发展，财务报销业务将会变得更加复杂，RPA技术可以适应企业高速发展的现状，更快地扩展其应用，满足新的业务要求。

（一）票据识别

利用RPA技术实现自动化的票据处理，将纸质票据中的信息快速而准确地提取出来。RPA机器人自动化获取票据的图像或电子文件，并通过使用图像处理技术，对获取的票据图像进行预处理，提高票据图像的还原性，便于后续的识别。使用OCR技术。RPA机器人可以实现将票据图像中的文字内容，如发票号码、金额、日期等转化为可编辑的文本。

（二）发票自动查验

RPA技术利用机器人软件与企业的财务系统或数据库进行集成，自动验证票据信息，同时将识别和提取的票据信息自动录入企业的财务系统，根据设定的规则自动进行分类和整理。

（三）自动付款

通过RPA技术，企业可以实现自动化付款。RPA机器人自动登录财务系统或银行系统，根据识别的票据内容，包括收款方信息、付款金额等，在设定的金额限度内实现自动化付款。若出现异常情况，如银行余额不足、信息不匹配等，则会自动暂停该项目的付款，在人工解除异常情况后，才可以重新进行该项目的自动付款流程。

（四）凭证自动化生成

RPA机器人自动从不同的渠道和系统中提取费用报销所需的数据，包括发票、收据、差旅报销等相关文件和信息，将提取到的数据进行处理和验证，确保数据的准确性和完整性，同时根据预先定义的规则对数据进行校验，避免错误或重复的报销。基于采集到的数据，RPA机器人可以自动化生成费用报销的凭证，包括费用明细、账务科目、金额等。凭证的生成可以根据企业的会计准则和标准进行灵活配置。在凭证生成后，RPA机器人可以自动将凭证发送给相关的审批人员，执行审批流程，可以根据预先设定的规则和权限进行审批流程的自动化管理，加速审批的速度和提高准确性。凭证审批完成后，RPA机器人自动将凭证传递给财务系统或会计软件进行记账处理，确保费用报销的正确入账，并更新相关的财务数据。

五、基于RPA业务流程优化的配套措施

（一）RPA机器人的监督与管理

由于RPA机器人是根据既有的设定与固定的程序进行数据处理，对于突发的业务仍需要有专业的人员及时适应变化的业务需求进行处理，因此，需要培训员工来管理和监督RPA机器人的运行，进而及时地解决突发情况。

RPA技术应用于费用报销中大部分都是用软件工具进行自动化处理，为了防止财务信息泄露，需要强大的安全防护体系和监督机器运行的专业人员。专业人员需要定期对报销流程进行检查，发现问题及时纠正。企业要限制员工的报销权限，确保只有授权的人员能够访问和操作报销系统。同时，实施强密码策略，定期更换密码，并禁止员工将密码共享或使用弱密码。

（二）适应现有系统、流程的改造

RPA机器人通过适用于中小企业的Uipath云实施立即启动，并根据需要将Orchestrator无限扩展场所或第三方云中的其他一些功能，在费用报销中，将RPA机器人与企业现有费用报销系统进行深度集成，简化和优化报销流程，实现轻松的凭据管理，解决流程效率低下的问题。在这一过程中，RPA机器人需要先适应企业现有的系统、流程，确定可优化的环节，两者进行融合协调，同时应设计更加灵活的流程，使其能够适应不同的情况和需求，提高流程的应变能力。

（三）完善相关制度规范

1.员工培训制度

企业在应用RPA技术进行费用报销业务流程的处理时，对于新应用的系统操作，企业员工需要花费时间去了解和适应。RPA技术的应用，更需要有专业人员的维护与管理，这要求企业培养或任用相关的专业人才，完善企业员工培训體系，将对新型应用技术的系统学习纳入培训内容，提高员工的应用技能。同时，加强员工教育和培训，提高员工的信息安全意识和防范能力，教育他们在报销过程中的信息安全注意事项。

2.费用报销制度

完善费用报销制度，以便员工更加便捷的理解。费用报销的制度规范应遵循以下原则：一是简化费用报销流程。RPA技术的应用是为了提高工作效率，在应用后，更应该体现出RPA技术可以代替重复性、规则性工作的这一功能特点。在费用报销制度中体现费用报销流程的简便性，有利于提高员工对RPA技术应用于费用报销流程的认可度，更好地开展工作。二是表述简洁明了。企业费用报销需要各种资料，且提交的资料要求具有真实性、完整性、规范性、正确性的特点，对资料的质量要求较高。因此，在费用报销制度中应用简洁的语言概况出流程和所需的资料及其要求，提高员工费用报销的效率，避免因资料提交不完整、资料信息不规范等问题进行返工。企业应创新费用报销流程的表述，如可以用思维导图的形式，这样不仅不容易看漏内容，且简单明了，易于理解，减少重复查看的时间。

3.人员安排制度

企业费用报销业务应用RPA技术后，极大地减少了报销人员、审核人员的压力，提高了工作效率，同时，对企业财务工作的人员安排提出了更大的挑战。一方面，应用RPA技术使得报销人员、审核人员的工作量减少了很多，这需要企业根据自身实际情况重新明确岗位工作内容，重新调整费用报销流程中工作人员的工作内容，使财务人员的工作内容安排更加科学化、合理化，以促进企业更好地发展。

六、结语

在数字化时代，无论是工作、学习还是日常生活，数字化技术都起到了重要的作用，帮助我们提高工作效率，更加高效地完成工作任务。应用RPA技术优化中小企业的费用报销流程，对实现企业的数字化转型升级起到了极大的推动作用。通过分析目前中小企业费用报销流程的现状以及存在的问题，基于RPA技术应用于费用报销的优化过程及配套措施，期待能进一步提高中小企业数字化水平，提升竞争力。

参考文献：

[1]李梦芸，谭宏.企业在数字经济时代如何降本增效——基于RPA机器人费用报销业务优化研究[J].新理财（政府理财），2022（07）：36-38.

[2]戚赛.RPA技术在高校财务报销中的应用研究[J].投资与创业，2022，33（20）：79-81.

[3]黄怡凡.RPA在费用报销当中的应用——以农业企业为例[J].中国乡镇企业会计，2023（07）：180-182.

[4]庞晓宇，袁伟.数字化背景下企业财务共享费用报销优化研究[J].中国集体经济，2023（12）：146-149.

作者简介：蔡雅旋（2003—），女，汉族，广东汕尾人，广州工商学院会计学院学生。

指导老师：周蕊