信息化环境下物资采购审计路径分析

林 杨

(陆军勤务学院，重庆 401331)

1 引言

伴随数字经济发展和普及，在云计算、人工智能、物联网、区块链和大数据等方面都取得了显著成效，加速了部分行业向数字化、信息化变革进程，极大地提升了工作效能。基于大数据分析能力，信息技术在项目经营管理活动中的应用越来越广泛，尤其是项目全过程的业务流程、项目管理体系和运行效率都发生了巨大的变化。以物资采购审计为例，信息化对于推动项目物资采购审计科学化、规范化发展产生了十分积极的作用。

2 信息化环境对物资采购审计的影响

信息化的快速发展，为物资采购审计提升工作效率、有效降低或者规避风险提供了更多可能。首先，从物资采购审计流程角度考虑，引入信息化相关技术能优化部门之间工作流程，提升物资采购审计工作效率，降低因人员、部门协作、时间或者空间限制等方面的风险因素，从根本上改善物资采购审计全工作流程。其次，从物资采购安全发展角度考虑，信息化物资采购审计能够压缩工作成本，提升工作效率，及时发现问题并解决问题，实现动态监测物资储备、对比价格、跟踪材料价格发展趋势等，为物资采购全过程争取更多准备时间，高效提升自身发展实力和行业竞争力。再次，从信息化特点分析，在物资采购审计全过程中引入信息化技术手段，能够提升工作精准度，有效避免人为因素影响，特别是涉及数据计算、整合与提取方面，简化了工作流程，有助于从根本上提升工作效能。最后，信息化物资采购审计改变了原有物资采购审计的风险类型，部分因流程因素或者人为因素造成的物资采购审计风险，由于信息化技术的运用，转变为计算机网络安全方面的风险，因此，从信息化角度考虑，物资采购审计受信息化影响，不仅会改变物资采购审计风险类型，还会对项目整体宏观发展目标和发展路径产生根本影响。

3 信息化环境下物资采购审计工作的主要内容及发展现状

3.1 主要内容

结合物资采购审计工作全过程等，信息化环境主要是指基于现代信息通信技术、网络安全技术、数据库等信息存储技术等，结合物资采购审计各项目工作流程、信息存储方式等，将相关数据汇总到固定数据库，以方便动态完成物资采购审计相关工作，并为项目决策、项目审查提供必要依据的一种技术方式。现代信息技术的快速发展，以及其在其他领域与相关技术的较好融合，为物资采购审计相关工作提供了更好更快的发展思路。根据信息化物资采购审计实际工作情况，总结其主要特点为信息数据化、范围网络化、数据可视化、计算智能化等。所谓信息数据化，主要是指将物资采购相关信息上传至指定数据库，以方便后续调取、对比、分析、查找、审计等工作的开展，通过这种方式，物资采购相关信息将获得更加广泛的运用；所谓范围网络化，主要是指信息化让物资采购整个流程突破了时间限制和空间约束，只要通过计算机或者其他电子终端链接到网上，就可以通过网络开展物资采购审计相关工作流程，为推动项目提供便利；所谓数据可视化，主要是指通过计算机软件，让数据和信息的读取实现可视化，更加便捷地推动项目物资采购审计整体工作流程。另外，通过图表、配色等方式，有时还能帮助相关工作人员快速精准的发现问题并解决问题，帮助项目规避风险，为领导科学决策提供更多时间；所谓计算智能化，主要是指针对计算机的数据处理能力，通过上传相关数据，实现自动智能计算，帮助相关工作人员动态掌握物资仓储情况、价格波动情况、相关技术革新情况等，为整体物资采购提供参考，为后续项目发展决策提供可视化的数据支撑。

3.2 发展现状

伴随信息化技术的广泛推广，信息化在国内外物资采购领域也有了一定的运用，并累积了显著的经验。国外方面，比如英国，其政府各个相关部门采取了十分积极的政策推动物资采购审计相关工作，特别是在预算控制、个人责任以及监督方式的选择等方面。另外，为了推动物资采购审计相关政策的落地和实施，英国财政部门还组建了政府部门人员和行业相关专家组成的专门负责采购的单位，以分析项目采购计划和相关材料市场价格发展趋势等，为政府部门等的采购提供决策依据。再比如日本，其在政府物资采购特点、法律规范的制定和对国内供应商的保护政策，甚至是计算机信息化的使用等方面都对人们在信息化开展物资采购审计相关工作具有一定的借鉴作用。日本开展物资采购审计电子化的进程较早，其需要解决的难点问题主要集中在两个方面：一是受计算机普及程度影响，如何能够推动物资采购审计电子化进程。二是电子信息化虽然带来了便利，但是在主要佐证材料的真伪方面，还需要加强鉴别能力，只有这样才能保障后续电子信息化进程更好推动物资采购审计相关工作。再比如德国，在政府物资采购监督管理方面，机构设置比较完善，职能比较健全。其本身开展物资采购审计相关工作时间较早，多数主要为三种模式，主要根据岗位工作内容开展相关内部审计工作。德国十分重视网络信息化基础建设和大型数据库的建设，通过大型数据库，可以将分散在各个政府部门大量数据整合起来，使德国的政府信息资源得到了很好的利用。另外，德国还十分注重信息安全在物资采购审计方面的作用，在数据保护和信息安全方面具有一定借鉴价值。国内方面，虽然信息化在各行业得到广泛运用，并积累了一定的使用经验。但是，忽略行业使用限制，结合我国信息化程度和现阶段物资采购使用实际，通过信息化手段推动物资采购审计工作高效开展，仍需要厘清以下两方面关系：一是本行业开展信息化物资采购审计工作的优势和劣势，以及在实际运用中的可行性分析。二是信息化推动物资采购审计工作需要和企业长远发展之间的关系，对企业组织架构、管理架构的影响和意义等进行可行性分析。

4 信息化环境对物资采购审计工作需要重点解决的问题分析

4.1 从物资采购审计工作角度分析

首先，物资采购审计工作范围具有复杂性。由于物资采购审计全过程涉及部门多、时间跨度大、具体经手人员复杂等，导致物资采购审计全过程影响因素较多，在具体开展物资采购审计工作中，信息化技术手段的介入虽然在数据分析上具有一定优势，但是在涉及跨部门协作、佐证材料验证方面，部分企业在信息化技术的使用深度上仍然不够，制约了物资采购审计全流程工作效率。

其次，物资采购审计工作内容具有综合性。受物资采购工作性质影响，物资采购审计工作涉及价格审计、招投标管理审计、物资管理审计等方面，每个方面涉及的部门复杂，专业内容较多，为物资采购审计工作带来一定困难。另外，虽然为基于信息化环境下开展物资采购工作带来一定的便捷，但是，在具体实施过程中，受物资采购工作性质影响，部分企业在开展物资采购审计工作过程中缺少对相关制度和文件的解读，导致在通过信息化技术手段开展物资采购审计相关工作时，在物资采购数据采用的标准化、相关制度的执行等方面，还存在一定漏洞，严重影响了后续物资采购工作的开展和相关结果的应用。

再次，物资采购审计工作结果具有建设性。企业组织开展物资采购审计工作，其目标并不只是发现问题，更多的是解决组织管理上的漏洞，从而为组织效益带来实质提升。一些企业在开展物资采购审计工作过程中，虽然应用了一定的信息化技术手段，但是某些部门态度消极，未能充分使用信息化技术，导致物资采购审计工作开展困难，或者范围不够全面，影响了物资采购审计结果的后续使用。

最后，物资采购审计工作过程具有创新性。在满足制度和标准的前提下，物资采购审计工作伴随物资采购类别、应用场景、开展方式等的不同，在审计执行过程中也会产生多种实施途径，具有一定的创新性。在信息化环境下，部分企业主体认为只要应用了信息化技术，就是创新开展了物资采购审计相关工作，将信息技术的使用作为审计工作的执行目标，忽视了审计工作本身的创新性，制约了企业在信息化环境下物资采购审计工作的应用效果。

4.2 从信息化特点角度分析物资采购审计工作

首先，信息化与物资采购审计工作内容的衔接还有待完善。大部分企业能够认识到信息化技术手段对于推动物资采购审计工作的重要意义，但是在实行信息化技术手段时，由于不了解信息化技术产品性能，或者是人力物力资源有限，在通过信息化技术手段开展物资采购审计工作过程中，难以实现全过程物资采购审计信息化，仅能满足部分流程实现信息化，这势必造成物资采购审计信息化进程落实难的问题，制约了物资采购审计工作成效。

其次，信息化物资采购审计数字处理能力有待加强，物资采购审计信息化全过程在数字处理能力分析方面还有待加强，特别是涉及管理核心信息的保护和数据安全等内容，探索如何既能完成规定物资采购审计工作步骤，又能保护主要核心信息，成为大部分企业在物资审计工作中需要面对的重要难题。另外，还有部分企业只通过对部分物资采购审计内容进行数字分析，而未充分认识到信息化数字处理能力在动态展现全过程数据信息上的优秀表现，导致物资采购审计信息化未能充分发挥其数字分析的能力，制约了信息化在物资采购审计工作中的应用效果。

再次，信息化环境下抵御人为等可预见因素对物资采购审计影响的相关问题。在计算机网络信息安全操作的前提下，还有一个网络信息安全隐患，即由于人为操作，或者经过特殊信息化手段的技术攻击等，都可能造成一定的数据缺失、篡改、截取等网络信息安全隐患。基于计算机网络安全角度，对物资采购审计全过程可能出现的安全隐患进行分析，大部分企业缺少有效的应对措施。除此以外，项目在物资采购过程中，是否能及时掌握新技术、新材料发展趋势，及时更新材料价格等方面，也是制约信息化能否推动物资采购工作快速发展的关键因素，严重影响物资采购审计工作结果。

最后，信息化物资采购审计创新人才队伍建设亟须提升。部分项目在开展物资采购审计信息化进程时，主要通过引进相关信息化技术平台来推动物资采购审计信息化工作，在引进平台时，由平台设计人员对具体使用人员开展相关培训。这直接导致项目在物资采购信息化全过程中受信息化平台制约严重，具体执行人员缺乏物资采购信息化创新性，短期内看虽然可以实现物资采购信息化全过程，但是长期看，物资采购审计过程较为复杂，价格波动、技术革新等突发事件频发，物资采购审计工作人员没有创新性，势必会影响物资采购审计工作长期开展，或者影响工作成效。归根结底，是缺少相应的信息化物资采购审计创新人才队伍建设能力造成的。

4.3 从物资采购审计风险角度分析

结合物资采购工作风险种类，信息化普及程度和与企业物资采购审计工作结合的深度角度考虑，主要从两个方面分析信息化环境下物资采购审计工作可能存在的问题。

一是基于物资采购计划风险的审计。在物资采购计划和物资采购需求审计方面，信息化的数据处理和分析能力带来一定优势，但是在实际应用过程中，部分企业的物资采购审计工作对于物资采购计划和物资采购需求方面合理性审计标准较难确定，在标准执行的信息化程度上普遍较弱，在信息收集、整理、甄别、留存等方面未能充分发挥物资采购审计信息化的工作效能。

二是基于物资采购合同风险的审计。大部分企业在物资采购合同全过程的审计还有较大的提升空间。物资采购合同是整个物资采购审计过程的重要凭证，其信息化中需要解决的重要问题就是信息内容的准确性和真实性甄别，以及合同的管理等。部分企业由于信息化进程深度不足，导致合同残缺或者丢失现象比比皆是，为物资采购审计工作开展带来了困难。

5 信息化环境下物资采购审计工作优化路径分析

5.1 物资采购审计工作内容角度的优化路径

结合物资采购审计工作的复杂性、综合性、建设性、创新性特点，信息化环境下开展物资采购审计的工作路径可以从以下四个方面开展：一是注重物资采购审计工作的顶层设计，在物资采购审计工作开展以前，充分研究和分析企业内部管理制度、法规、文件等信息，在企业管理流程下制定具体物资采购审计工作方案。需要注意的是，由于企业管理制度不定期会进行更新，因此，需要通过信息化技术及时掌握企业管理制度发展动态，并在物资采购审计工作流程中予以体现。二是注重物资采购审计工作重点内容，根据不同物资采购内容，通过信息化技术手段有甄别地开展具体物资采购审计工作，这样不仅可以缩短工作流程，节约工作时间，还能将审计工作信息局限在规定范围内，避免审计信息的外泄。三是注重物资采购审计工作全过程，信息化程度贯穿物资采购审计始终，在计划采购、询价、比价、合同、结算、付款等每个过程都合理使用信息化技术。另外，要注重物资采购审计结果的运用，尤其是在制度层面审计、资金层面审计和管理层面审计等，都要针对性地合理运用物资采购审计结果，提升物资采购审计工作成效。四是注重物资采购审计工作的创新。在信息化环境下，根据物资采购内容的改变，有针对性地通过信息化技术手段创新开展物资采购审计工作，比如信息数据处理的优势，不仅能够帮助物资采购审计工作快速完成今年物资采购工作总结，还能将具体数值同往年进行对比，从而为领导决策和制度优化提供依据。

5.2 从信息化物资采购审计数字处理角度的优化路径

物资采购审计工作在信息化环境下具体可以从以下三个方面精准高效开展。一是注重基于物资采购审计工作流程的信息化优化方式。从节约人工、突破时间和空间限制等角度，运用信息化技术手段对物资采购审计工作流程进行优化，这是最基本的优化方式。需要注意的是，两者在结合过程中，要从总体考虑设计，注重流程的衔接，从而为后续物资采购审计工作的开展打好基础。二是充分发挥信息化数据处理效能，推动物资采购审计工作更好发展。具体可以从提高数据质量、采用有效的数据挖掘技术和处理方法方面进行具体考虑。比如在物资采购信息的收集和采用中，如何通过大数据信息化、数字化能力，快速筛选和甄别出有用信息，提升物资采购水平，这将是提升物资采购审计质量的重要方式之一。三是有针对性地提升信息化物资采购审计人才队伍建设力度。在完成基本物资采购信息化进程的同时，还要注重加强相关专业人员的基础培训力度和创新能力培养，一方面，要提升现有物资采购审计工作相关人员的信息化技术水平，通过信息化平台培训、审计制度培训等方式，持续更新现有审计工作人员知识储备，为物资采购审计工作的有序开展提供基础人力储备；另一方面，要注重吸收一批具有丰富审计经验，或者具有较高专业知识储备的物资采购审计人才，探索与专业审计机构的合作交流机制，充分利用社会现有相关领域专业人才，将这部分人才吸纳到项目物资采购人才队伍建设中来，充实人才队伍整体实力，促进团队创新能力的培养，为后续物资采购信息化的普及和发展提供人才支撑，提升审计工作的整体水平，带动企业内部审计工作更好更快发展。比如要充分利用信息化平台优化培训的机会，增加项目主要技术人员同其他项目技术人员的交流和沟通，避免因信息化平台漏洞造成的物资采购审计风险。再比如注重对重点物资采购审计流程的信息化升级工作。

5.3 从物资采购审计风险角度的优化路径

信息化技术手段为物资采购审计工作的开展提供了更多可能，以物资采购审计工作风险为例，提出了新的创新优化路径。一是注重运用信息化技术对物资采购计划风险进行审计。在对物资采购计划和合理性审查方面，利用大数据分析能力广泛收集库房储备、市场价格、物资采购清单内容等相关数据，提出分析报告，提出有针对性的修改建议。这部分审计工作需要整合库房储备、市场价格和内部机构运行等多个工作环节，信息化技术的使用必定能带来时间上的优化，为物资采购工作提供更加准确、翔实的工作数据。二是注重对采购合同的管理。针对物资采购合同管理不力方面，在物资采购审计过程中，可以通过采用电子密钥等方式，加强合同真伪性的甄别能力。另外，通过信息化手段构建不同的物资采购工作流程，划定管理人权限，加强合同的管理效能，可以为后续合同的调取和查阅提供基础保障，极大地缩短物资采购审计工作时间，为物资采购结果的合理运用提供更多空间。

6 结论

综上所述，信息化环境下开展物资采购审计工作是企业自身提升内部管理的重要措施，对于优化部门协作、缩短工作时间、打破部门等空间限制，提升物资采购审计工作效能具有十分重要的意义。结合物资采购工作的内容、特点，以及信息化技术手段的特殊属性，结合企业实际，在信息化环境下探索物资采购审计工作的路径较多，在这一背景下，不管是从数字信息化角度，还是从物资采购审计角度考虑，注重信息化物资采购审计工作人才队伍建设，优化相应硬件设施，对后续物资采购审计工作以及企业高标准化发展，都具有十分重要的推动作用。