“互联网+”背景下档案数字化外包工作的风险防控研究

王颖

摘 要：档案数字化外包过程中存在诸多潜在风险，如信息安全风险、技术风险、质量控制风险以及服务商稳定性风险。文章通过分析风险因素，提出防控策略：加强档案数字化保密管理，选择合适的外包服务商，建立风险管理机制；建立完善的数字档案管理系统；选择成熟、稳定的技术方案；建立严格的质量管理体系。

关键词：互联网+；档案数字化；外包工作；风险防控；服务商稳定性

当今时代，档案数字化已经成为档案管理工作中不可或缺的一部分。[1]随着“互联网+”时代的到来，档案数字化外包成为许多档案机构的选择。[2]然而，数字化外包在提高档案数字化效率和质量的同时，也带来了一系列风险和挑战。为了更好地保障档案安全和完整，有必要对数字化外包工作的风险进行防控研究。本文分析风险的来源和特点，以青岛大学综合档案馆为例，提出相应的防控措施，以期为档案数字化外包工作提供参考和借鉴。

一、 档案数字化外包工作风险分析

1. 信息安全风险

档案数字化外包过程中，档案数据常面临泄露、篡改、丢失等风险。若外包服务商管理不善、系统存在漏洞、内部人员滥用职权等，就会带来信息安全风险。例如，档案数字化有时涉及大量的敏感信息，外包服务商在扫描、录入、传输和存储过程中，如未采取严格的安全措施，将导致数据泄露。由于外包服务商需要访问和处理敏感数据，也为非法访问者提供了机会。黑客或内部人员可能利用系统漏洞或者滥用权限等方式，非法获取档案数据，甚至恶意篡改档案数据，影响数据的真实性和可靠性，导致严重的法律纠纷。档案数字化后，数据的安全存储和备份也至关重要。若外包服务商的数据存储设施出现故障，或者备份不完善，将导致数字化档案数据丢失，给档案管理带来困难。在档案数字化过程中，病毒和恶意软件可能通过扫描设备、存储介质等途径传播，对档案数据造成损害。

2. 技术风险

档案数字化外包工作需要依赖先进的信息技术。然而，技术更新换代速度快，可能带来数字化档案格式或系统的兼容性问题。在档案数字化过程中，若扫描设备性能不佳或存在故障，易导致扫描图像不清晰、颜色失真、数据丢失等，进而影响数字档案的可用性；图像处理软件、数据库管理系统、档案检索系统等软件和系统之间的兼容性问题易导致数据丢失、处理效率低或系统故障等；若外包服务商未采用通用、可长期保存的数据格式，易导致数字档案在未来无法正常访问和使用；如果存储设施存在故障或存储介质质量不佳，则易导致数据丢失或损坏。

3. 质量控制风险

在档案数字化过程中，扫描质量直接影响数字档案的可读性和可用性。若对原始数据进行处理和转换，如进行文字识别、图像处理时出现错误，可能导致数字档案与原始档案数据不一致，影响数据准确性。若数据传输、存储或处理过程中出现中断、延迟或错误等问题，导致数据丢失或损坏，可能导致数字档案的数据不完整，影响档案的可用性。若操作人员未按照规定流程、标准进行操作，可能导致数字档案出現质量问题。外包服务商在开展档案数字化过程中，可能出现扫描质量不达标、数据录入错误、文件损坏等问题，影响档案数据的准确性和完整性。

4. 服务商稳定性风险

在档案数字化外包工作中服务商的稳定性至关重要，服务商在扫描设备、图像处理技术、数据安全等方面的技术能力对档案数字化工作的质量具有重要影响。若服务商技术能力不足，可能导致数字化质量不达标、项目延期等问题；若服务商项目管理能力不足，可能导致档案数字化工作出现进度延迟、成本超支、资源浪费等问题；若服务商财务状况不稳定，可能导致其在项目实施过程中出现资金困难，进而影响档案数字化工作的进度和质量。若服务商存在法律和合规风险，可能导致项目陷入纠纷，影响档案数字化工作。若服务商人力资源不稳定，如员工流失率高、技术团队不稳定等，可能导致项目实施过程中出现人才短缺问题，影响项目质量和进度。

二、档案数字化外包工作风险防控策略

1. 加强档案数字化保密管理，选择合适的外包服务商，确保数据安全

首先，要加强档案数字化的保密管理。以青岛大学综合档案馆为例，一是联合学校保密行政管理部门下发《关于进一步加强档案数字化保密管理的通知》，并配套印发《涉密档案管理工作手册》；二是组织全校所有档案数字化单位建立清单台账，全面开展自查；三是组织对部分单位的档案管理系统进行随机抽查。其次，档案数字化应该选择具有丰富经验和良好信誉的外包服务商。一是对其进行安全评估，了解其信息安全管理和安全保障措施，与外包服务商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，约定服务内容、价格、期限、保密及违约责任等条款，并对合同进行法律审核。二是设立相对独立、专业的技术管理岗位，积极引进专业对口、高素质的电子档案管理人才。在实际工作中，依据最新的政策和制度，充分运用诸如病毒查杀工具、木马检测工具、电子档案“四性”检测工具，全面提升电子档案保密管理工作水平，实现物尽其用、人尽其才，构建安全有保障的档案管理体系。三是对外包服务商的工作进行监督和验收，定期检查其工作进展和质量，确保按照合同约定进行工作，及时发现和解决问题。最后，要建立档案数字化外包工作的风险管理机制，包括风险识别、评估、控制和应急处理，及时发现和解决可能出现的风险和问题。

2. 建立完善的数字档案管理系统，推动数字档案的全面普及和使用

建立数字档案管理系统，可以更好地实现档案馆之间在档案信息业务上的相互协调与衔接，构建网络化档案查询服务体系。青岛大学综合档案馆注重数字档案的宣传和推广，通过宣传活动、专题讲座等形式，向学校各部门宣传档案数字化管理的优势和意义，增强大众对档案管理数字化的认识和支持。在广泛宣传的基础上，经常组织相关人员参加档案数字化管理的培训和学习，提高其档案数字化管理能力，推动数字档案管理工作的顺利进行。

3. 选择成熟、稳定的技术方案，确保数字档案的长期可用性

一是选择经过市场验证的成熟扫描设备和数字化技术，确保扫描过程中档案数字化的图像质量，从而保证数字档案的质量和可用性。二是采用成熟、兼容性好的软件和系统，确保档案数字化过程中的各个环节顺畅运行。三是选择具有广泛应用和兼容性的文件格式，如PDF、TIFF等，这些格式具有较高的稳定性和可靠性，能够在多种操作系统和设备上顺利打开，减少因格式问题导致档案损坏或丢失等风险。四是采用稳定、安全的数据传输方式，如VPN等，降低数据传输过程中的风险。五是采用高质量的存储设施和存储介质，定期进行设备维护和数据备份，确保数字化档案数据的安全存储。

4. 建立严格的质量管理体系，确保档案数字化的优质高效

应建立严格的质量管理体系，一是确定档案数字化的标准和流程。标准应该明确档案数字化的质量要求，包括清晰度、分辨率、格式、文件大小等。流程应该明确档案数字化从采集到保存的各个环节，包括采集、处理、存储、检索等。二是应对扫描设备进行定期维护和校准，确保扫描过程中的图像质量。要采用成熟、高精度的数据处理技术，如OCR文字识别、图像处理算法等，提高数据准确性。三是建立完善的数据校验和备份机制，确保数据的完整性。制定详细的操作规程和质量标准，对操作人员进行培训和考核，确保操作规范性。建立有效的质量管理体系，对数字化档案的质量进行全程监控，及时发现和处理质量问题。与外包服务商建立良好的沟通和协作机制，明确质量要求和责任划分，确保双方在质量控制方面达成一致。

注释与参考文献

[1]徐拥军，王兴广.治理视域下档案服务外包安全监管研究[J].档案学研究，2022（4）：116-122.

[2]金波，晏秦.从档案管理走向档案治理[J].档案学研究，2019（1）：46-55.