高校招标采购工作的风险及防控策略

王 凯

(长春师范大学,吉林 长春 130032)

高校作为教育机构和科研单位,经常需要进行各类货物、服务以及工程项目的采购。招标采购作为高校采购的一种重要方式,具有公开、公平、公正的特点,被广泛应用于高校采购领域。然而,随着高校招标采购项目规模逐渐扩大,高校招标采购工作的风险也逐渐增加。如果高校在招标采购过程中不能有效应对风险,将导致采购项目出现进展延误或采购的货物、服务无法满足实际需要等不良后果。因此,对高校招标采购工作风险防控的研究具有重要意义。

一、高校招标采购风险防控的必要性

(一)提升采购的透明度和公正性

提升采购透明度和公正性对高校招标采购工作具有积极影响。其一,确保招标采购过程中的公平竞争。公开透明的招标流程让所有潜在供应商了解采购项目的要求和细节,促进供应商之间的公平竞争。其二,防范腐败和不当行为。透明的采购过程有助于防范腐败和不当行为,减少暗箱操作的可能性,保障采购过程的廉洁性。其三,透明公正的招标采购过程有助于高校建立良好的声誉,吸引优质供应商参与采购活动。

(二)保障资金使用的安全性和效益

保障资金使用的安全性和效益对高校招标采购工作至关重要。其一,强化采购项目预算管理。风险防控会确保高校招标采购项目在预算范围内进行,有助于防止采购项目超支。其二,确保资金合理配置。细致的风险评估有助于高校招标采购项目资金得到合理配置和使用,能够避免将资金用于高风险项目,确保将有限的资源用于最具效益的采购项目。

(三)提高招标采购效率和效益

提高招标采购效率和效益对高校招标采购工作具有极其重要的意义。其一,节约时间成本。有效的风险防控有助于合理规划采购流程,避免由意外情况导致的采购项目延误,确保采购工作按计划进行,提高采购效率。其二,避免法律风险。风险防控有助于避免合同纠纷,及时发现合同履约过程中的风险点并采取措施进行规避,确保采购项目顺利进行,保障采购效益。

二、高校招标采购工作的风险

(一)招标采购工作流程不规范的风险

招标采购项目的完成需要通过一系列采购环节来实现,采购环节中的风险主要聚焦在如下几点。

1.采购需求的确定

采购需求的确定是高校招标采购过程中的一个重要环节,涉及拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。在采购需求的确定环节存在以下两项潜在的风险。其一,采购需求不完整或不科学,可能带来负面影响。如果项目部门在确定采购需求时缺乏充分的讨论和市场调研,且未及时征求相关领域的专业意见和建议,就可能导致采购需求不够全面,缺乏必要的技术参数和标准。例如,采购需求中未标明采购项目的所有技术和商务要求或功能,以及质量指标的设置未充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素,最终导致供应商无法准确理解实际需求,进而提供不符合要求的产品或服务,导致采购的货物或服务的质量无法满足实际需求[1]。其二,频繁变更采购需求,可能会带来不利影响。项目部门频繁变更采购需求,可能增加采购成本,并导致项目延误。变更采购需求会增加采购成本,从而消耗额外的时间和资源。此外,频繁变更采购需求可能导致采购项目进度的延误,因为每次变更后需要重新审查和调整采购计划。

2.采购实施计划的确立

采购实施计划的确立是高校招标采购过程中的一个关键因素,是指围绕采购需求对合同的订立和管理所作的安排。它涉及采购项目的预算、开展采购活动的时间安排、采购组织形式、采购方式以及供应商资格条件和评审规则等。这一环节的潜在风险主要集中在以下几项。一是供应商资格条件的设定不合理。采购人设置带有倾向性或排他性的资格条件,如将供应商的规模条件、所有制形式、组织形式、所在地等作为资格条件或以其他不合理条件限制、排除潜在供应商,存在不按规定进行采购的风险。二是评审规则的设置不规范。采购人将未在采购需求中列明的技术参数、产品功能作为评审因素,或设定的技术、商务条件以及与之对应的评审因素与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关[1],也会对采购造成风险。三是采购方式的选择不合规。不同采购方式涉及的法律法规和规章制度不同。采购人在选择采购方式时未充分考虑相关法律合规性,会导致采购项目违反法律规定,引发法律风险。例如,采购预算达到公开招标数额标准的项目,原则上以公开招标作为政府采购的主要采购方式,但是由于公开招标的采购执行周期较长,因此采购人在面对一些时间要求比较紧的特殊采购需求时,出现为加快推进项目执行进度将采购项目拆分或更换采购方式的潜在风险[2]。

3.采购项目的项目评审

项目评审是采购项目中的一个重要节点,项目评审过程中的风险点主要体现在以下几项:一是未按规定查询、记录、使用、保存供应商的信用信息;二是谈判、磋商小组所有成员未集中与单一供应商进行谈判、磋商,未给予所有参加谈判、磋商的供应商平等的谈判、磋商机会;三是向评标委员会、竞争性谈判小组、竞争性磋商小组或者询价小组的专家作倾向性、误导性的解释和说明;四是违规泄露信息,即在开标前泄露潜在投标人的名称、数量或者其他可能影响公平竞争的有关招标、投标情况[1]。

4.采购项目的合同签订

采购项目合同签订中的风险主要有如下几项:一是未按照采购文件的确定事项签订政府采购合同,或者与中标、成交供应商另行订立背离合同实质性内容的协议;二是合同的文本内容不完整,未包含法定的必备条款等;三是向中标、成交供应商提出不合理要求,将之作为签订合同的条件;四是未在采购合同中约定资金支付的方式、时间和条件[1]。

5.采购项目的履约验收

履约验收是采购项目执行过程中的最后环节,直接关系到采购项目能否顺利完成。履约验收过程中的风险主要有如下几项:一是合同履行过程中追加的采购金额超过原合同的采购金额的10%;二是擅自变更、中止或者终止合同的执行;三是未按照采购合同规定的技术、服务及安全标准组织对供应商履行情况的验收[1]。

(二)招标采购工作的内控制度建设不完善的风险

招标采购工作中不完善的内控制度是导致风险发生的主要原因,主要体现在以下几点。其一,采购流程不规范。缺乏完善的内控制度会导致招标采购工作缺乏标准化的业务实施流程,出现采购流程混乱、不透明的现象,导致出现违法违规风险。其二,业务分工不明确。如高校内控制度未合理设定业务岗位职责和权限,工作人员对职责的认知模糊不清,不同业务岗位、不同工作环节之间不能相互制约、相互监督,出现职责交叉的情况,导致招标采购工作出现风险隐患。

(三)招标采购工作的监督机制建设不健全的风险

在高校开展招标采购工作过程中,除了需要建立完善的内控制度,还需要针对招标采购工作强化监督机制建设。目前,高校招标采购工作监督机制建设尚不完善,主要存在以下几点问题:其一,高校招标采购工作的风险点排查不到位,采购负面清单不充分;其二,高校关于招标采购工作的联动监督机制不健全;其三,高校针对招标采购工作的监督检查措施的执行力不到位。

三、高校招标采购工作风险防控应对策略

(一)规范采购行为,优化采购程序

高校在采购项目执行过程中应参考以下采购程序。一是立项评审。项目部门需成立立项评审委员会,结合部门实际需要,对采购项目进行调研论证,开展需求调查。二是确定采购需求。采购需求应当符合法律法规,遵循学校的预算、资产和财务等相关管理制度,符合采购项目特点和实际需要。三是编制采购计划。根据法律法规、政府采购政策,结合采购需求的特点,确定采购计划。四是履行采购审批手续。五是造价审计(咨询)。根据造价审计(咨询)结果,设定采购最高限价。六是实施采购意向公开。按照政府采购信息,公开采购意向,方便供应商提前了解采购信息。七是实施采购程序。根据采购项目特点,确定采购方式,依法依规组织项目评审,确定成交供应商。八是签订采购合同。项目部门应履行合同签订手续,代表学校与成交供应商签订政府采购合同。九是履约验收。项目部门应当严格、规范开展履约验收,切实维护学校利益。

(二)健全采购内控制度建设

为加强采购风险防控工作,防止风险防控工作流于形式,高校要根据招标采购工作建立全方位、全过程的内控制度,通过制定制度、规范流程、健全机制、完善措施等手段,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的采购内部控制制度,确保将风险遏制在萌芽之中。具体来说,需要在以下几个方面进行完善和落实。

一是确定采购主体责任。高校应当科学设置采购机构,明确各部门职责分工,明确采购人员的权责分配,做到职责清晰、责任到人。在每个工作环节,都应该配备专门的工作人员,由其严格依法依规开展工作,落实采购主体的相关责任。在发生问题时,要在第一时间对相关责任人进行问责,使工作人员敬畏制度、遵守制度,提升工作人员的工作水平[2]。

二是完善采购规章制度。高校应当结合工作实际,进一步健全招标采购工作制度,制定或修订符合自身特点的采购管理办法和实施细则,建立完备的工作流程和内控机制,持续提升招标采购工作的透明度,使招标采购工作能够依法依规有序开展,力求做到规章制度完善、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位,减少人为干预和操纵的可能性。

通过以上措施,可以强化内控制度的建设水平,防止风险防控工作落实不到位。同时,还可以提高招标采购工作的程序化、透明化和规范化水平。

(三)建立健全有效监管体系

高校招标采购制度的有效实施,离不开完备、规范的监管体系。为建立健全监管体系,高校可以从以下方面入手。

首先,梳理风险点。高校需要在明确招标采购工作流程的基础上,全面梳理每个工作环节的风险漏洞,形成完善的采购行为负面清单,使工作人员清楚了解开展采购工作过程中可能出现的风险点,主动地承担起自己职责范围内的风险防控责任,进而采取相应的防控措施,破解风险点,降低工作风险,保障招标采购工作的正常进行。

其次,建立监督检查机制。要充分发挥高校审计、纪检、监察等部门的监督和问责作用,以定时检查和随机抽查相结合的方式,建立多渠道、多层次、全方位的招标采购监督检查机制,在招标采购过程中加大监督力度,依法依规查处违规行为,使有效监督贯穿于高校招标采购全过程。此外,高校招标采购工作还需要加强与社会公众的沟通,接受广大群众的监督,实现全方位的监管。

最后,落实监督检查内容。高校在开展招标采购监督检查工作的过程中,需要持续加强监督、检查工作内容的落实,对学校的重点项目、重要监督对象、采购工作的重点环节以及工作过程中法律法规的执行情况进行监督、检查,及时发现和处理监督、检查过程中出现的问题。

四、结语

高校要想有效规避招标采购工作中的不良行为和潜在风险,需要在规范采购行为、优化采购流程方面持续下功夫,并且结合高校招标采购工作的特点,不断加强招标采购工作内部控制制度建设水平,充分发挥学校内部审计、纪检、监察部门的监督作用,形成有效的监督体系,突出监督、问责的震慑效应,从根本上杜绝腐败的发生,真正实现高校的阳光采购。