残联业务档案的规范化管理研究

刘丽芳

［摘 要］随着社会的不断进步与发展，有关部门对于残疾人管理事业投入了更多的资金与资源，也对残疾人管理工作提出了更高的要求。残联业务档案作为残疾人日常管理工作中最为基础的材料，对于残疾人员的康复、就业、扶贫、培训、管理等方面具有重大作用，因此，建立完善的残疾人保障制度应当从残联业务档案的规范化管理入手。基于此，笔者就残联业务档案的规范化管理展开研究与分析，对当前残联业务档案管理存在问题以及优化策略展开讨论，为残联部门完善基础工作提供参考。

［关键词］残联业务档案；规范化管理；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.049

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）15-0162-04

0     引 言

本文对残联业务档案管理工作进行研究。文章分为三个部分，第一个部分就残联业务档案的重要功能进行分析，并就残联业务档案的管理要求进行归纳总结；第二个部分就当前残联业务档案管理方面存在的现实问题进行总结，并就这些问题可能导致的严重后果展开分析；第三个部分就残联业务档案的规范化管理策略展开研究与讨论，希望能为残联部门的基础业务提供一定的帮助。

1     残联业务档案的具体功能与管理要求

1.1   残联业务档案的具体功能

残联业务档案主要记录两个方面的内容：一方面是残障人员的康复状况、训练状况、就业状况以及贫困帮扶政策的落实程度；另一方面是各项工作在各个时期的相关数据、资料和文件。残联业务档案的具体功能之一是为残联部门的工作提供指导与依据。例如，残联业务档案会对在某一执行政策下对工作的完成度、残障人员的满意度等进行记录，通过分析与总结，可以对该政策的可行性与现实意义进行评估，为残联部门的政策执行以及未来的运营方向提供数据支撑与理论依据。此外，残联业务档案对于落实各项助残工作十分有利。例如，残联内部针对每一位残障人员建立单独的档案，并对其致残原因、残疾状况、生活是否存在贫困、训练状况以及就业状况等进行记录，并根据残障人员的实际状况对档案内容进行更新，不仅有利于各项助残、护残政策的落实，还能够为每一位残障人员提供恰当的服务。

1.2   残联业务档案的规范化管理要求

对残联业务档案进行规范化管理的主要目的是提高帮扶工作、培训工作以及康复工作等相关业务的实际效率，切实为每一位残障人员提供帮助。当前残联业务档案规范化管理要求如下：对残联业务档案进行妥善保管与利用；及时对残联业务档案进行记录与更新；建立“整体—个体”模式的业务档案管理机制，提高档案管理的效率与科学性。残联业务档案包括纸质档案，需要对其采取防盗、防火、防水、防腐蚀、防尘、防霉变等多种防护措施，可以将其保管在特制的保险柜中，延长纸质档案的保管年限。另外，各个残障人员的致残原因以及身体康复状况不尽相同，定期走访残障人员，并对其个人档案信息进行记录与更新有利于残联与其他社会志愿组织帮扶措施的实行。除此之外，在大数据时代，可以利用计算机技术构建残联业务档案管理信息化平台，对每一份业务档案进行管理，提高管理效率与业务开展效率。

2     当前残联业务档案管理存在的问题

2.1   档案管理人员专业素质不高

当前残联业务档案管理存在的严重问题之一是档案管理人员专业能力与综合素养低下，无法妥善管理残联业务档案。部分档案管理人员缺乏档案管理专业技能，在档案管理过程中未能根据档案内容、档案日期等因素进行分类管理，导致残联业务档案出现混乱，相关工作人员在调用纸质档案时，需要耗费大量时间进行查找。此外，部分档案管理人员综合素养低下，工作态度不够严谨负责，对于档案分类与整理工作较为敷衍。例如，残联部门会定期探望残障人员，对其身体状况以及家庭贫困状况进行调查，走访结束，需要业务档案管理人员对相应的残障人员的档案信息进行填写或更新，部分业务档案管理人员为减少档案查找与整理的工作量，会集中对残障人员的业务档案信息进行填写与更新，这就极有可能导致信息错漏现象的产生，这对于残联业务与残障人员都是极为不负责的。除此之外，根据残联工作对于纸质业务档案的管理规范要求，档案管理人员应当定期对纸质档案进行防护处理，但部分档案管理人员存在偷工现象，私自降低纸质档案的养护处理频率，对纸质业务档案保护不力，导致部分纸质业务档案出现受潮、受尘、受腐蚀等问题。

2.2   档案管理手段较为落后

部分区域残联部门的档案管理手段较为落后，甚至将纸质保管作为档案管理的唯一形式，致使档案管理工作效率低下以及残障人员帮扶工作效率低下。纸质业务档案容易受潮、受腐蚀、被虫子啃噬，随着时间的推移，会出现字迹模糊、纸质泛黄等现象，十分不利于保管。纸质业务档案无法建立高效率的检索机制，当需要对档案信息进行更新时，只能建立新的表格内容，十分不利于业务档案的整理与更新。部分残联部门虽然利用計算机信息系统对业务档案进行管理，但是未建立稳定、高效的检索机制，检索条件单一且信息查询效率低下，在同一时间段对档案进行多次访问时，可能会出现宕机现象，计算机信息管理系统亟待更新。

2.3   缺乏完善的档案管理体系

当前不同地区的残联部门未就业务档案管理建立统一且完善的管理规范，致使各个地区业务档案内所收录的信息项并不相同，当残障人员易地搬迁或者外出时，会产生诸多不便。例如，不同地区的残联对于残障人员的帮扶政策有所不同，当残障人员的长期居住地出现变更时，其享受到的帮扶政策会有所不同，这会对残障人员的实际生活状况以及身体康复状况产生直接影响，这与残联的创设理念是相违背的。由于残联部门对于业务档案管理未设立统一的标准，部分地区的残联部门对于所有的档案信息未经筛选都统一进行记录，统一保存，导致业务档案管理系统出现信息冗杂现象，不仅加重了档案管理人员的业务负担，还极有可能导致业务档案出现混乱，影响调研工作与帮扶工作的开展与落实［1］。

3     残联业务档案的规范化管理策略

3.1   对档案管理人员进行培训，提高管理人员的专业能力与核心素养

残联部门应当重视对档案人员进行业务培训，提高档案管理人员的专业能力与核心素养。首先，对档案管理人员进行档案管理技术培训。例如，对档案人员开展信息检索、档案整理、档案信息的记录与更新、档案信息搜集等方面的培训，全面培养档案管理人员的综合能力。在对档案管理人员进行信息检索培训过程中，可以将首字母检索法、时间检索法、关键词检索法等作为主要教学内容，并针对档案管理人员的信息检索效率进行训练。其次，还应当对档案管理人员就残联相关业务内容展开培训，使其了解残联业务流程与残障人员的实际困难。例如，残联部门在招聘档案管理人员时，可以对其展开为期一周的业务培训，由残联管理人员担任培训指导老师，为实习人员普及残联相关业务以及档案管理规范。

残联部门还应当注重提高档案管理人员的综合素养，残联部门的全体工作人员应当将“全心全意服务与爱护残障人员”作为职业信条，档案管理人员也不例外。例如，残联部门在开展相关业务时，可以带领档案管理人员探望残障人员，通过近距离接触残障人员，能够切实了解到残障人员的生活境况，从内心萌发对于残障人员的爱护之情与责任感，在业务档案整理与分类工作中会更加严谨负责。档案管理人员还负责对档案信息的记录与更新，因此需要对“残障等级”“致残原因”“贫困状况”“康复”以及“就业”等专业名词的界定范围充分了解，应当由残联部门鉴定人员对档案管理人员进行培训。在培训期结束之后，应当对档案管理实习人员的业务能力进行考核与鉴定，通过考核并满足残联业务档案管理工作要求的实习生可以获得转正资质。除此之外，残联部门在对档案管理机制进行优化调整时，可以向档案管理人员征求意见，通过让档案管理人员参与更高层次的档案管理建设工作，提高其作为残联部门员工的归属感与责任感。

3.2   更新档案管理手段，引进信息化管理技术

残联部门应当更新档案管理手段，提高档案的保存年限与信息检索效率。残联部门应当丰富档案管理方式，可以将计算机信息系统作为档案管理的主要手段，将纸质保管作为辅助手段。例如，残联部门可以建立程序化业务档案数据库，系统内部设置两个档案条目，其中一号档案条目用于记录与管理残障人员的相关信息，档案信息项包括残障人员的姓名、年龄、致残原因、残疾等级、康复状况、就业状况以及家庭贫困状况等，该条目下的档案以“1”作为编号开头数字；二号档案条目用于记录与管理残联政策的执行进度以及有效性，档案信息项包括政策条目、政策执行有效日期、政策受惠人员名单、支出明细等内容，该条目下的档案以“2”作为编号开头数字［2］。

同时，还应当建立业务档案管理系统，并将其与档案数据库联通，利用计算机对档案信息进行检索、填写与更新。残联部门可以向软件公司定制专门的业务档案管理系统，系统应当具备对档案信息进行增删改查、页面访问、信息锁定等功能，可以采用多种检索算法提高信息查詢的效率，如采用关键字检索、首字母检索、时间段检索以及残疾等级检索等。为保障业务档案的信息安全，应当根据档案管理员的级别进行授权管理，对于普通档案管理员应当予以信息查询与页面访问的权限；对于高级档案管理员应当予以信息填写与修改的权限，且每一次信息填写与修改都需要生成动态密钥，提高残联业务档案信息的网络安全性。

残障人员的亲属应当携带相关证明到残联部门进行建档，由工作人员对相关信息核实之后建立档案，对残障人员的相关信息进行登记。

3.3   建立完善的档案管理体系，加强对档案的保护与利用

残联部门还应当对档案管理体系进行完善，加强档案的保护与利用，切实解决残障人员的生活困难与就业困难［3］。例如，全国残联部门应当建立较为统一的档案记录与管理规范，对业务档案所要记录的信息项以及档案格式进行统一，解决残障人员常居地变更带来的困难。全国残联部门可以采用统一的业务档案管理系统，并对其进行联网操作。例如，可以对各个地区残联部门的业务档案管理系统进行升级，将档案管理机制调整为双层管理机制，其中上层管理机制面向全国的残联部门，对残障人员的相关信息以及帮扶政策的落实进行记录与管理；下层管理机制面向区域性残联档案管理工作，对当地所实行的帮扶政策进行记录，对残障人员的康复状况以及就业状况进行记录与更新。

残联业务信息的准确性对于残联工作的开展以及具体政策的落实影响较大，因此，应当及时对残障人员的相关信息进行更新。信息更新方式有两种：残障人员亲属携带相关证明到当地残联部门进行更新；残联部门对残障人员进行探望，对其康复状况、生活困难状况以及就业状况进行实地考察，根据考察结果对业务档案信息进行更新。为了给残障人员提供生活与就业上的帮助，残联部门可以将部分信息与其他部门或机构共享。例如，可以将残疾鉴定信息与铁路售票部门和景区售票部门共享，为残障人员提供购票优惠与其他优待服务。除此之外，部分残障人员存在康复的可能性，应当建立完善康复档案管理体系，对相关工作进行落实，有利于为残障人员提供针对性帮助。例如，残联部门可以和医院建立康复档案管理平台，对残疾人士的诊断状况、治疗状况和恢复状况等信息进行紧密追踪，并根据相关信息对残障人员采取不同等级的帮扶政策，合理调配公共资源。

4     结束语

残联业务档案对于残疾人员的管理、康复、训练、就业安排以及贫困帮扶等方面具有重大作用，规范化的残联业务管理能够有效提高上述工作的效率，切实为残障人员解决医治、复健与就业等方面的问题。在残联业务档案规范化管理研究过程中，应当立足于档案管理现存的实际问题，注重提高档案管理人员的综合素养与专业能力，更新档案管理手段，利用计算机技术构建信息化档案管理系统。除此之外，还应当建立完善的残联业务档案管理体系，对档案进行有效保护与利用。

主要参考文献

［1］刘悦.新形势下公立医院干部人事档案规范化管理对策研究［J］.品牌研究，2021（15）：117-119.

［2］李芳玲，尹达.科技计划项目管理档案规范化管理的措施研究：以淮安市为例［J］.兰台世界，2021（12）：102-106.

［3］李姗姗.新时期推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究［J］.兰台内外，2021（21）：150-151.

［收稿日期］2023-04-07