高校财务智能报销系统开发与应用的关键成因探讨——以T 高校为例

张 璐 朱志良

一、高校财务智能化管理的进展概述

财务报销系统智能化体现在智能采集、智能识别、智能填报、智能检查和智能分析等多个板块。将财务智能化运用到高校日常业务以及信息管理工作中去，可以提高学校财务工作的管理水平和财务信息的处理水平，一方面让流程更加规范化，将潜在风险控制在预约报销的前期，从而节省了报销人和财务人员的时间和精力，另一方面也保证了财务数据的完整性、准确性与一致性，系统管理员可通过数据整理与统计发现存在的漏洞，也可以通过数据分析和预测为领导层的决策提供强有力的支持。

财务报销系统智能化符合教育部对高校“放管服”改革的要求，也是财务部门遵循规律、科学应变、主动服务学校事业发展的重要举措之一。通过智能报销来让系统承担更多规则判断、信息读取和业务流转的繁杂工作，减少了不必要的人工干预，既可以节省出时间让报销人将更多的精力投入到教学和科研活动中去，也可以通过前期控制和后期稽核规避可能存在的风险，让财务人员有更多的时间专注于服务师生的质量提升和实现管理模式的创新。

二、传统报销流程特点及局限性分析

（一）传统报销流程

传统报销的基本流程如图1 所示。该流程看似简单，但在实际操作过程中，会因为传统报销模式的各种局限性，造成“报销难”和“报销繁”的情况出现。

图1 传统报销基本流程图

（二）传统报销存在的局限性及其影响

1.财务信息不对称。高校财务具有其特殊性，涉及的经费、人员和业务种类繁多，相关流程也会根据国家政策和审计要求而不断调整。尽管财务部门通过多种渠道开展广泛的宣贯活动，但是报销人对相关流程和规定的了解程度依旧有限，难免会在报销过程中遇到各种问题。

2.报销信息手工录入。为了推动业务报销信息化和数字化的发展、实现自动填录报销信息的目标，T 高校前期上线了电子发票扫描小程序和设备验收单信息同步等功能，但是，除此之外，还有其它大量信息需要报销人人工选择和填写，不仅需要花费很多时间，也增加了错误率，导致退单率一直无法得到有效的降低。

3.线下签字与投递。在传统报销模式中，报销人需打印报销单交由项目负责人及验收人签字并投递至财务部门审核大厅。线下跑腿费时费力，在高峰时期还容易产生报销人多次往返于审批人办公室的情况，在报销大厅排队投递也会造成人员聚集。

十队是在60年代末由两个生产队合并而成，所以，在日常劳作中，社员总会习惯性地分成两组。为了公正记录工分，两边各推选一名记分员记录对方的工分，同时还另选一名总记工员，两位记分员每天都要把各个社员的工分汇总到总记工员处。由于社员在一天内经常做不同的工种，如果自己记了本组社员的工分，另一个记分员则要把他们的工分、工种抄回去，所以我们在工分簿上看到很多“√”。当时出工就画一个圈，不出工则打个叉，并作相关说明，以免社员日后翻旧账。

4.纸质材料不易查阅与保存。财务部门近年通过推进凭证影像化系统建设，将报销相关的纸质材料扫描并上传至服务器，供财务档案留档和报销人查阅。但是，由于业务量巨大，从报销人结束报销到工作人员完成扫描通常会有一个月左右的间隔，若报销人存在紧急需求，仍然只能线下翻找。

三、智能报销系统特点及优势

（一）智能报销流程

智能报销的基本流程如图2 所示。从图中可以看出，和传统报销相比，智能报销做出的最大改变就是将原本需要人工完成的判断、选择以及录入交由系统通过信息识别、数据同步和自动填充等方式辅助完成。

图2 智能报销基本流程图

（二）智能报销的特点

1.支持移动端。智能报销系统支持多端并行，所有功能可同时在PC 端和微信小程序中实现。通过微信小程序，报销人和项目负责人可以随时随地完成报销及审批，也能够及时掌握报销流程进度和项目预算的执行情况。

2. 填报智能化。智能报销系统支持多种票据信息采集方式，包括微信小程序即时拍摄、图像上传、Excel 批量导入和系统同步（差旅平台、集采平台和微信电子票夹）等。

第一步，系统会自动识别关键的票据信息，连接税务系统查验真伪，并在财务数据库中查重。对于通过微信小程序即时拍摄和图像上传的票据，系统内嵌了OCR 引擎自动提取相关信息。对于因某些特殊原因（字迹不清、损毁等）造成的无法识别的情况，系统也提供了人工修改和Excel 批量导入两种方式来完善信息采集流程。所有经过人工干预的信息，都会保留修改记录，以提示财务人员重点核对。第二步，对于审核通过的票据，系统会根据识别到的信息自动关联业务大类，并且智能匹配可报销的项目供报销人选择。这种方式能够通过票据来决定报销类型和报销项目，降低了报销人记忆项目预算模板和学习相关报销规定的成本。第三步，系统通过识别的票据和报销人选择的项目，结合财务数据库中的信息，智能填充报销单。对于系统智能生成的报销单，报销人可根据需要进行修改和补充。通过从人工录入到系统自动填充的转变，不仅减少了报销人花费在报销单填写上的时间，也降低了财务人员信息核对的压力，从而最大程度保证了信息的正确性与完整性

3.流程标准化。在预约报销的过程中，系统会结合前期控制与后期稽核，最大程度保证报销流程符合内控管理要求。前期控制意在限制报销范围，在采集票据信息时进行第一步审核，检查票据的合规性，在报销人补充报销单信息时进行第二步审核，检查所填信息的准确性和补充材料的完整性，在报销人提交报销单时进行第三步审核，对报销单所有信息进行最后的统一检查。在任何一个环节，只要出现错误，便第一时间予以提醒，将退单的可能性拦截在报销单流转至财务人员之前。后期稽核意在通过数据整合与分析，找到前期无法控制和未曾发现的风险。对于风险数据需要及时进行排查，对既定的违规现象也需要及时进行处理。对于后期发现的风险，需综合考量将其纳入前期控制的可能性，通过不断完善系统控制的方式，做到在保证系统运行效率的同时，进一步提高报销业务的质量与安全性。

4.在线审批与流转。智能报销系统实现了线上审批功能，审批步骤自动流转，清晰透明。推广线上审批不仅能减少线下接触与跑腿，增加审批时间的自由度和灵活性，也能够督促审批人对报销业务的真实性和准确性负责，强化审批人对经费使用的监管意识，使审批流程更加标准与规范。

5.减少线下投递。若报销材料中不包含必需的纸质材料，则可直接委托财务人员打印，无需报销人前往现场投递。对于委托打印的报销单，财务人员会在审核完毕并完成制单后统一打印，保证了格式的一致性，方便统一归档整理。

6.附件即时归档。传统报销的凭证影像化依靠后期扫描并上传，不仅需要花费人力，还存在时间差。而智能报销系统中所有票据和材料均通过电子版或影像版上传，即时存储在专用的数据服务器上，可供报销人、财务人员和管理人员实时阅览和下载，无需再前往库房现场查找，达到了减员增效的目标。

7. 数据多平台共享。智能报销系统增强了跨部门业务协同，不仅让财务部门与信息办、人事处、资产处等多个部门实现了数据共享，打破了信息壁垒，将校内数字资源有效整合在一起，也和银行、税务局、携程商旅等校外机构进行了数据对接，不仅给报销信息自动填录功能提供了支持，也保证了数据的统一性和规范性。

四、智能报销体系的推广应用和可持续运行

（一）前期推广

在智能报销系统上线初期，需要先后开展财务处内部测试和面向小部分报销人的外部测试，以发现程序中存在的错误和流程设计中隐藏的漏洞。在测试阶段和前期推广阶段，智能报销系统需要与传统报销并行使用，因为如果刚上线就大范围开放，不仅会给开发人员的修改工作造成巨大压力，也会影响报销人的使用体验，实际效果不佳。为了更好地推广应用智能报销体系，财务部门可以从以下几步入手：

1.在测试阶段主动收集财务人员和报销人的用户反馈，及时解决系统中存在的问题，并根据使用者的用户体验，对流程做出合理的改动，提高系统的用户友好度。

2.对所有财务人员开展新系统内部培训。作为智能报销系统的直接用户，财务审核人员必须熟练掌握相关功能的具体使用方法。

3.通过微信公众号、网上培训系统和学校邮箱等多种方式对新系统进行宣传，并开展宣讲会对新系统进行介绍、演示和答疑。广泛的宣传不仅能够吸引更多的使用者，也能够提前避免使用过程中遇到问题。

4.积极推动辅助系统的上线以完善智能报销服务，比如合同原件必须线下投递的问题，可以通过合同备案系统进行优化，从合同管理部门将信息直接同步至财务处，或者进行线上备案录入及审批，以进一步实现智能报销系统业务全线上办理的目标。

5.实现智能报销系统与传统报销系统之间的数据互通，这一方面能够让报销人通过一个系统便能获取所有信息，无需再对多方信息进行整合，另一方面也能够实现数据的统一管理，以保证报销范围的严格控制。

6.硬件设备需进行更新以支持智能报销系统的顺利运行，如审核人员现在使用的针式打印机已经无法满足智能报销系统上线后成倍增长的打印压力，需要替换成性能更高的激光打印机，避免因硬件设备跟不上对财务工作造成影响。

（二）后期完善

1. 在智能报销系统运行稳定且和各类用户磨合顺利的前提下，可以逐步关闭传统报销入口，将所有报销业务转移至智能报销系统，实现业务流程的统一性和一致性。

2.高校财务的建设不能仅仅依靠财务部门，也需要其它部门的共同配合，智能报销系统亦是如此，在后期的完善过程中，需要加强与周边业务系统的数据关联和流程对接，将校内资源整合在一起，打破系统孤岛，实现服务事项的跨系统、跨部门联动。

3.财务部门可以依靠智能报销系统收集到的数据，搭建数据分析及决策服务平台，实时监控相关数据，定制个性化报表，一方面为领导层决策提供数据支持，另一方面也可以及时发现系统运行过程中存在的问题，不断对系统进行优化和完善。

五、智能报销的未来展望

（一）发展前景

为了满足一流大学建设对未来财务管理和服务的需求，智能报销在顶层设计的过程中需要结合长远的规划，为未来的优化升级和功能拓展留下空间。比如，可以将机器学习运用到智能报销系统中。机器学习是人工智能的重要分支，可以通过对历史数据的训练，模拟报销人在智能报销系统中的使用习惯，在保留报销人主动性的前提下，替代报销人对业务规范做出判断、完成报销流程，并通过对以往数据和经验的学习，不断进行自我优化。另外，可以朝审核全自动化的方向进行探索，让系统完成所有材料核对和信息审核的工作，财务人员只需要进行综合管控，注重后续复核与支付。这不仅提高了财务工作的效率，减轻了财务人员在重复、机械劳动中的工作负担，可将人力运用到需要更高专业技能和更多创造能力的工作上去，也促进了高校财务人员从业务型人才向管理型人才的转变，使得财务人员能够发挥出更大的工作价值。

（二）需要面对的挑战

要设计开发出高效实用的智能报销系统，并得到推广应用，必须既切合实际，又与时俱进，必然面临众多挑战。

1. 系统管理员和开发人员必须共同承担起系统设计和维护的重任。智能报销系统给系统管理员开放了许多设置权限，这不仅增加了高校财务的自由度，也减少了管理员与开发人员的沟通成本，提高了系统维护的效率。但与此同时，这也对管理员提出了更高的要求，不仅需要熟悉管理模块、学习设置方法，也要在设置时做到没有差错。

2. 智能报销系统要求进一步提升财务人员的业务能力和水平。财务管理智能化的发展离不开所有相关人员的支持和努力，为此高校应当利用自身资源优势，加强复合型人才的培养，比如定期组织培训课程，从专业技能、法律法规、信息技术与应用等多个方面提升职工的整体能力。

3.需要进一步加强信息安全意识。在智能报销模式中，对流程和标准的把控都非常依赖于系统，并且将大量数据保存在了网络服务器中。系统是复杂的，网络环境也是多变的，其中任意一环发生了问题，没有被及时察觉，都会造成非常严重的后果。所以必须要加强财务信息网络安全的管控，以应对系统隐患和数据泄露的风险，真正保障高校财务工作的有序开展。

六、总结

综上所述，智能报销系统的目的是通过建立一个全线上办理的无纸化报销模式，实现高效优质的财务报销管理和服务，为学校事业发展提供更好的支持。虽然现阶段尚处于过渡期，财经制度对纸质材料还有硬性要求，无法达到理想的状态，但是，高校财务工作对智能化管理和服务创新的追求永远不会停止，随着智能报销系统的不断建设和优化、辅助系统和流程制度的不断完善，财务智能化的发展也将会不断迈上新的台阶。