产业化科技项目档案管理问题及对策——以汉中市畜牧业科技项目档案管理为例

贺丽霞

(汉中市动物疫病预防控制中心 防疫科,陕西 汉中 723000)

党的二十大报告提出,坚持创新在我国现代化建设全局中的核心地位,加快实现高水平科技自立自强。加快建设科技强国实施产业化科技项目是加快行业科技进步、实现产业化、迈向现代化的重要措施。而产业化科技项目档案是国家科技项目档案的组成部分,是项目单位及科技工作者进行科学研究的真实记载,是对地区科技创新建设过程中的科技项目和工作过程的原始记录凭证,也是行业产业化发展历程的全面反眏。加强产业化科技项目档案管理,对推动产业高质量发展意义重大,各级项目管理部门单位必须担当起保存和完善产业化科技项目档案管理重任。

关于产业化科技项目档案管理的研究,延竞文[1]认为,在“十四五”时期,科技项目档案管理必须实现现代化,提高档案现代化管理意识,加强安全保护工作和信息化基础建设至关重要。高朝阳[2]则探讨了国家科技重大专项档案管理的问题,从管理体制机制、制度规范、协同管理、整理标准和安全管理五个方面提出了优化对策。滕连泽等[3]通过开发科技成果档案数字化管理系统,实现了科技成果档案的采集、管理、查询以及统计分析,有效提升了科技成果档案的信息化管理水平。针对畜牧业的档案管理,任金芳[4]提出了构建畜牧科技档案管理体系的办法,包括强化部门认知、完善规章制度、构建检索体系和提升人员素质四个方面。贺丽霞[5]从贯彻新发展理念的角度探讨了加强畜牧档案管理工作的对策,创新提出了绿色发展、开放提升和成果共享的理念。从当前的研究成果来看,大多数都是针对科技档案的管理,少有学者针对畜牧业产业化科技项目档案管理进行研究。

对于畜牧业来说,做好产业化科技项目档案管理,不仅是实现畜牧业高质量发展的必然要求,也是推动畜牧业统筹发展和安全发展的应有之义[6]。本文以汉中市畜牧业科技项目档案管理为例,通过分析其特点及存在的问题,提出对策和建议,为规范产业化科技项目档案管理提供借鉴。

一、汉中市畜牧业科技项目档案管理的特点

科技项目的实施过程及其详细情况,是需要通过档案资料来进行记录的。档案资料记录越详细,对于科技项目的产业化发展越有利。尤其是对于畜牧产业这种涉及各类数量、产值、增长率等较多的行业来说,做好了档案资料的记录和管理,就更加便于分析畜牧产业的项目发展状况,调整项目的发展措施。以汉中市为例,该市在发展畜牧产业的同时,就开始了畜牧产业的科技项目档案资料记录与管理,为该市发展畜牧产业的科技项目提供了详实的数据支撑。据汉中市畜牧产业化科技项目档案资料介绍,近年来汉中市畜牧产业化高质量发展取得长足进步,2021年全市畜牧业产值125.16亿元,比2015年增长了16.4亿元,占农业总产值的38.73%。汉中市畜牧业以生猪为主,2021年,全市生猪存栏166.82万头,出栏254.78万头,生猪产业产值82.94亿元,占畜牧业总产值66.27%,比2015年增长2.69亿元,占农业总产值25.67%。

以上资料数据均来自汉中市畜牧中心档案资料。在查询档案资料过程中发现目前汉中市档案资料管理较为复杂,数据查询没有明显的对比图示,只是简单的数字堆积罗列,不能清晰直观地看出各个年份畜牧业产值差别,但与信息化时代之前相比也呈现出一些新特点。

一是档案资料种类较为详细。过去,由于无法利用计算机进行档案资料的录入管理,汉中市畜牧中心档案资料大多为纸质化档案,且档案资料种类相对单一,除了每年的养殖规模、经营成本和销售收入等资料外,缺少其他档案资料。目前,汉中市畜牧中心在涉及畜牧种源品种、区域规划、养殖规模、科技项目、技术路线、试验数据、论证结论、科研成果、疫病防控等各类一手资料和信息的收集整理中均编制科目、目录、文件、数据、文献、图片等各门类,可以按照不同门类进行选择查询。

二是档案管理专业性较强。经过多年的发展,汉中市畜牧中心的档案管理无论是在人员还是在内容上都越来越专业化。汉中市畜牧管理的档案资料从项目类别、项目编号、项目申报、项目批复、实施方案、项目进度表、评估报告、验收报告、推广示范和综合利用等各方面,系统地对畜牧产业化科技项目档案进行了收集整理和集中统一管理,可以使来访者熟悉畜牧产业发展规律、了解畜牧产业科技项目基本情况。

三是档案管理基本实现信息化。2015年以前,汉中市的畜牧档案管理虽然也使用了计算机,但是对于信息化的运用不够深入,仅仅停留在利用计算机录制各种档案资料数据。近年来,随着互联网信息技术的飞速发展,大数据技术的兴起运用,汉中市已建立畜牧业大数据库,通过与网络科技公司建立合作关系,构建了畜牧产业化科技档案数据管理平台,科学规范了畜牧产业化科技项目资料管理,极大提高了数据容量和管理效能,更加方便科技人员进行资料查询与学习交流。

四是档案管理意识逐步提高。汉中市畜牧中心以往的工作是以对下指导和监督为重点,不太重视畜牧档案的管理。近年来,随着汉中市畜牧中心信息化意识不断增强,其内部建设也逐渐受到重视。其中,畜牧科技项目档案的信息化管理成为了该中心的重点工作之一。当前汉中市畜牧中心已经成立了专门的畜牧科技项目档案管理领导小组,定期召开档案管理工作会议,解决当前档案管理工作中存在的矛盾问题。同时,对于档案数字化信息化建设的经费投入也不断增强,还选派了专门人员参加档案管理业务工作培训。

二、产业化科技项目档案管理现存问题短板

科技档案管理工作作为一项专业性和技术性很强的工作,当前科技档案管理呈现复杂多元化、专业化和信息化水平发展趋势和特点,对科技档案管理的要求也在提升,然而目前的科技档案管理中还存在诸多问题,给科技创新带来严重挑战。

(1)专业能力有待提升。产业化科技项目管理专业性强,如一些科研、试验的资料数据具有非常高的使用价值,更需要甄别、整理形成档案,这就要求从业者具有一定的业务知识和专业水平。但档案管理人员专业知识相对匮乏,思想、观念、知识比较陈旧,技术、管理手段相对落后,不能适应产业化科技项目规范化管理的需要。“重藏轻用”现象比较普遍,没有对产业化科技项目档案资料进行很好地开发利用,档案管理的作用难以发挥[7]。以汉中市畜牧中心为例,虽然档案管理基本实现了信息化,汉中市也建立了畜牧业大数据库,但能够将档案管理信息化系统充分运用,并结合大数据进行档案管理的专业能力还有所欠缺。

(2)人才结构不够合理。据统计,汉中市、县区从事科技项目档案管理的人员中,档案管理专业人员占30%,第一学历为档案管理专业的仅占21.5%,绝大多数是非专业人员兼职,且年龄偏大。受编制影响,近年来对于档案专业人才的招聘不足,随意安排非专业人才从事档案管理工作,尤其在基层档案管理人才更加匮乏。人才缺乏已成为制约科技项目档案规范化管理的主要因素。

(3)档案管理不够规范。对产业化科技档案管理标准不高,规范化管理不能落实到位,因平时对单位、科室、科技人员的要求不严、相互配合不够,有时会出现文件资料归档不及时、不完整、不齐全问题,从而造成档案遗失。其次是档案管理人员专业水平有限,档案整理和分类不科学、保管不集中,不便于使用者查找;档案密级设定和管理没有严格按规定执行,部分档案管理存在安全隐患。

(4)作用发挥亟需加强。产业化科技项目的档案管理,是为了更好地推动产业化科技项目实施,为产业化科技项目提供详实的佐证数据和资料而开展的重要工作。但从当前来看,许多产业化科技项目的档案管理还不够规范,不仅编号和标题不够规范,一些案卷还缺少关键材料,有的则组卷混乱,这些问题都使得产业科技化项目的档案管理作用无法充分发挥。例如,对于汉中市畜牧中心来说,虽然引入了档案管理信息系统,但系统的录入工作并不重视,一些年代较久的科技项目档案录入不完整。当需要查阅该项目档案时,能够获得的资料和数据不够系统全面。

三、对策及建议

针对产业化科技项目档案管理中的上述现象,需要制定相应对策加以有效解决,否则可能影响科技档案管理工作的持续开展与档案科技项目成果的推广应用。结合汉中畜牧业科技项目档案工作实际,需要从以下方面重点加强改进。

(一)对标要求,教育培训提能力

产业化科技项目档案管理工作任务重、责任大,对管理档案人员能力素质提出了新要求,除应具备一定专业知识和能力,熟悉档案管理规定和流程外,还需具有良好的政治素质、科学严谨的作风、认真负责的态度、吃苦耐劳的精神。各级行政主管部门和科技单位要高度重视档案管理人才队伍建设工作,拓宽用人渠道、招贤纳士,通过档案管理人才招引、自主培养等方式,确保市、县区畜牧业务单位配备一名档案管理专业人员[8];加强教育培训,经常组织学习习近平新时代中国特色社会主义思想、党的创新理论和各项方针政策,提高思想政治素质,增强责任担当意识;定期开展档案管理专业培训,通过举办业务培训班、委托培训和外出观摩、学习交流等方式,不断提高专业知识和业务工作能力,当好“保管员、保密员、保育员”[9]。同时,建立科技项目档案管理的内部学习系统,推送全国乃至全世界范围内的最新科技项目档案管理技术与方法,落实到手机APP端,让科技项目档案管理人员能够及时学习最新的先进技术,更新档案管理理念。

(二)直面问题,完善制度促规范

针对产业化科技项目档案管理中存在的标准要求不高、收集整理不规范、保管保密漏洞多等问题,要按照档案管理有关制度规定,在管理创新、模式创新中建立完善档案管理制度,并将这些制度贯穿落实到档案的收集、整理、鉴定、保管、编研、利用等各个环节,做到科学规范、管理有序、使用方便,全面提高档案工作管理规范化水平。收集是档案是规范管理的关键环节,要在制度体系上给予重点保障,切实将档案收集工作落实到各职能部门、业务单位和具体责任人,对产业化项目在申报、审批、实施、评估等过程中形成的各方面资料,在实施过程长期积累的数据、图片、文字、试验数据、论证结论、技术路线、科研成果等第一手资料,及时、完整、准确收集,科学、系统、精准地整理、分类、编号、建档,确保科学严谨、原始完整、准确系统地保存下去。例如,可以以市为单位,市直有关档案管理部门牵头制定出台《科技项目档案管理制度》,对项目的研究范围、申报与管理、程序及条件、经费管理、结题管理等加以明确,同时制定奖惩措施,对于科技项目档案管理优秀的单位,可以由市档案局向国家档案局、省档案局和有关部门推荐科研项目。

(三)搭建平台,数字赋能强时效

档案信息化可省时省力省资源,可实现远程服务、资源共享、提高档案信息利用的时效性。档案资源数字化是档案工作适应社会发展的客观要求和深度开发利用档案资源服务社会的必然选择。要尽快制定产业化科技项目数字化档案信息资源开发利用和安全管理规划,依托“智慧汉中市”基础平台和电子政务数据交换平台,建立各个关联行业项目的管理数据库,构建可以覆盖主管部门、业务单位以及下属各级单位,实现各级单位间互联互通,能满足各级单位档案现代化管理,开放的、易于扩展的档案管理平台,利用云平台、项目APP等网络产品进行数据管理分析,实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一。例如,可以引进档案管理智能化平台系统,由集智能密集架管理、RFID实体档案管理、安防报警、门禁系统、视频监控、环境监控等功能于一体的智能化档案管理系统构成篇[10]。该系统综合采用人工智能技术、物联网技术、RFID射频技术、视频采集和传输技术、多生物识别技术等先进技术,各子系统和设备之间数据相互共享、既独立运行又互相协作联动运行,让智慧档案馆环境更合理,档案存放更安全,档案管理更高效,人员身体更健康。

(四)重视编研,开发利用增效益

编研是开发档案信息资源的重要手段,也是提供档案服务的重要方式。要做好高层次、高水平的产业化科技成果档案的编研工作,加快科技成果转化,强化实用技术的推广应用,捕捉产业发展中的热点、难点、焦点问题加以研究,及时了解生产、科研者档案信息的需求,充分利用档案信息资源,编研出科技含量高、利用范围广、实用性强的科技信息产品,形成直观、易懂、宜用的音像资料和科普知识录像片等,满足用户对信息的广泛性、多样化、综合性的需求。产业化科技项目档案的信息加工利用,是档案工作的中心环节,也是档案资料由收藏型向现代化型转变的重要标志。对于畜牧产业来说,可以借鉴2022年国家档案局表彰的优秀科技成果,如中国航天科技集团、中国人民大学档案学院、国家电网等单位,针对自身工作需求研发的卫星三维模型归档技术、北京奥运档案遗产管理以及工程矢量馆大数据平台等项目,研发出更加具有针对性的畜牧产业发展管理档案系统或技术。

总之,要强化档案信息的管理利用工作,首先,要认真做好档案馆(室)指南工作,编写分类目录和地方特色档案目录等检索工作,实现产业化科技档案信息资料共享。其次,要加强档案资料的宣传工作,做好档案窗口开放,开展咨询服务工作。最后,应当树立市场观念、服务观念,变被动服务为主动服务,多开发利用率高、利用量大的档案信息,尤其加强农业类档案资料的更新管理工作,实现信息科技档案资料的价值。