财务分析模板数据的自动采集处理

编制财务分析报告是企业的常规工作，其中包含大量的财务数据计算和财务指标分析，工作量大且容易出错，综合利用财务软件、Excel、Word编制财务分析报告模板，实现数据采集和计算的自动化，对于减少计算错误，提高工作效率具有重大实用价值。财务分析模板数据的自动采集处理通过利用报表软件从账套中取数、利用Excel进行数据加工中转、利用Word创建报告模板三部分实现。

财务分析报告包括报表分析、运营分析、指标分析等多种类型，不同单位对报告的格式和内容要求也不尽相同，但其本质是一致的，都包含大量数据计算表格，配以对数据的文字分析，因此编制分析报告模板的重点是各种表格的数据采集与计算。当前各单位使用的财务软件不同，下面结合普遍使用的用友UFO报表软件对报告分析模板的编制进行说明。

一、利用报表软件获取财务数据

主要包括设计表格模板、定义取数公式和生成数据表三部分内容。

（一）设计表格模板

用友UFO报表软件的操作与Excel相似，但功能、灵活性不如Excel强大，如果是复杂表格，可以先在Excel中进行设计编辑，再用UFO报表软件打开，另存为报表rep格式文件即可，但可能表格有些格式因不兼容而丢失。如果是简单表格，可以直接设计。

UFO报表有“格式”和“数据”两种状态，通过表格左下角进行切换，设计表格模板是在“格式”状态下进行。

建议将财务分析报告中的所有表格都放在一个文件里，这样既便于管理，也便于设置取数公式。

1.新建一个空白报表，在其中按照财务分析报告中需要表格的内容、样式进行设计，如果是常规财务报表，也可以在财务软件内置模板的基础上修改使用。

2.设置关键字，UFO中的关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以指定表格取数的账套时间，在菜单“数据—关键字—设置”下设置，也可以调整位置、取消，如图1所示。

（二）定义取数公式

定义取数公式是最关键的步骤，可以使用工具栏中的公式向导f（x），也可以在相应的单元格直接输入，格式正确后单元格会显示“公式单元”，单击公式单元格，可在工具栏中显示定义的公式，如图2所示。

根据公式定义的复杂程度，常用的定义方式大致可分为三类：

1.本文件当前表页单元格——直接用单元格地址

UFO报表一个文件也可包含多张工作表，在同一张表页中计算、引用单元格数据时，可以直接写单元格地址，例如：本表b10单元格等于b6到b9的合计，记为：b10=b6+b7+b8+b9或用函数b10=ptotal（b6：b9），如果单元格公式只是简单地加减乘除，可以使用拖拉快速填充，但要注意检查确认，不同财务软件都有自己的函数，与Excel不完全一样。

2.本文件不同表页——用@符号表明表页页码

如果公式中取数涉及其它表页的单元格，则需要指明是哪一表页，避免不同表页相同单元格地址重复。例如：本页b2单元格取当前表第3页c5单元格的值，记为：b2=c5@3；本页c2等于第1页d3值除以第5页e3乘以10，记为：c2=（d3@1/e3@5）×10。

3.不同文件表间取数——标明路径和文件名

路径表示方法：“路径＼报表文件名.rep”->单元格，注意公式中的标点符号全是英文，如误用了中文，会显示公式错误。例如，令当前表页d5单元格取数d：＼bbfx＼资产负债表.rep第2页d5的值，记为：d5=“d：＼bbfx＼资产负债表.rep”->d5@2；再例如，定义财务指标计算公式，存货周转次数=销售收入/平均存货，涉及利润表和资产负债表两个文件的多个单元格，记为：d5=“d：＼cwbb＼利润表.rep”->c5×2/ （“d：＼bbfx＼资产负债表.rep”->c15+“d：＼bbfx＼资产负债表.rep”->d15），如果两个文件在同一文件夹下（路径相同），路径可省略，只写文件名即可。

（三）生成数据表

1.从账套文件中取数

切换表格到“数据”状态，在菜单“数据—关键字—录入”中录入表格取数账套的日期，系统会自动重新计算，按照先前定义的公式，从账套或相关报表文件中取数计算，就可以生成数据表了，如图3所示。

2.保存表格模板

建议在除C盘之外的硬盘上单独建立文件夹，在其中再建几个子文件夹，分別保存表格模板、财务报表等数据源、导出的Excel格式数据表。建议文件夹及文件名称使用简明易懂的字母或数字，尽量避免使用汉字，因为数据表在定义公式时会用到作为数据源的文件名和路径，否则写起来会很麻烦，也容易出错。

将设计好的数据表模板rep文件保存，以后就可以在UFO报表软件中打开使用，如果表格模板只涉及到从账套中取数，只需要更改取数的日期就可以生成新的数据表；如果表格模板涉及到从其它文件中取数，一定不要忘记更新数据源文件。

3.将数据表格另存为Excel文件

UFO报表软件支持Excel文件，但并不能很好地兼容，在相互转化时，部分格式、公式、图标等不兼容的方面会丢失。制作财务分析报告模板只需要UFO的表格数据，其它方面可以用Excel完成，将其保存在事先建好的数据源文件夹内。

二、利用Excel软件完善数据和格式

财务软件一般只能对账套内的财务数据和生成的rep格式的会计报表进行取数和计算，如果涉及财务软件外的数据，以及对表格的格式、图形等进行设计，则需要使用Excel的强大数据处理功能。

（一）新建数据表格

从UFO报表软件中导出的Excel数据表格，建议只作为数据源使用，因为它可能只有财务分析模板数据表的一部分数据，而且其格式也不是最终样式。新建一个Excel数据分析表，设计好财务分析模板中需要表格的内容及格式，这项工作和UFO报表的表格设计基本重复，先做好一个，另外一个可以在前一个的基础上修改即可。

（二）补充其它数据

通过定义公式来实现取数和数据计算，方法与UFO报表定义公式类似，公式不太一样。同一表页内的取数与计算很简单，在此不再赘述，重点说明表间取数。

表间取数的公式格式为：路径＼[文件名.xlsx]表页名！单元格地址。（引号是英文单引号，较老版本的Excel文件扩展名为xls，较新版本为xlsx，看数据源表是什么格式）。 同一文件夹下不同文件间取数路径可省略，同一文件不同表页间取数只需写明表页名。例如：当前文件f5单元格取d：＼yx.xlsx文件的sheet1表页的f3单元格数值，记为： f5='d：＼[yx.xlsx]sheet1'！f3。

通过表间取数，从UFO导出的Excel数据表中将财务数据采集到新表中，如果是可以在新表中引用和计算的单元格，则既可以从导出的数据源表中取数，也可以另行直接在新Excel表中重新设置公式，后者更方便一些。定义好取数公式或表内计算公式后，可以通过拖拉实现快速填充公式。

（三）完善图表等功能

有些单位可能要求财务分析报告图文并茂，以增加阅读的直观性，Excel功能丰富，可以根据不同表格数据直接生成图表，如图4所示。

三、利用Word编辑报告模板

利用Word强大的文字编辑功能对整个模板进行格式设置，对于文字分析部分，首次需要按照单位要求结合数据表格进行撰写，之后在此基础上修改使用即可；对于复杂的表格部分，则可以直接从Excel数据分析表中取数，并自动随着数据分析表的变化而变化，不需要任何处理，大大简化了编制财务分析报告的工作量，提高工作效率和工作质量。

（一）将数据表复制为图片对象格式

在Excel数据分析表中选择复制报表模板中需要的表格，在Word财务分析报告模板适当的位置，打开“选择性粘贴”，在形式中选择“Microsoft  office  Excel 工作表对象”，左侧选择“粘贴链接”，确定后就将数据表格粘贴过来了。粘贴后的数据表是图片对象格式，不能单独编辑，表格内数据和格式都随着Excel表的变化而变化，所以表格的格式要根据Word模板需要的格式事先在Excel中调整好，图5所示。

（二）将数据表复制为表格格式

在Excel数据分析表中复制需要的表格，在Word中直接粘贴，先不要进行其它操作，这时在表格的右下角会出现一个粘贴选择项图标，打开后选择“匹配目标区域表格样式并链接到Excel”，这样粘贴的表格就是Word表格样式，可以直接进行格式编辑，它只從Excel数据分析表中取数，格式不会随数据源表变化，但不兼容的特殊格式将会丢失，如图6所示。

对于图表对象，复制粘贴方式同表格一样，第一种方法其格式、数据都随着数据源表变化，第二种方法只有数据变，格式不变。以上两种方法各有长处，可以根据自己的喜好习惯选用。

财务分析报告模板编制完成后，每次打开时都会提醒“此文档包含的链接可能引用了其他文件，是否要用链接文件中的数据更新此文档？”，关闭时提醒“是否将更改保存到文件中？”，选择“是”，更新数据，如果确信数据没有新变化，也可以不更新。

四、总结

财务分析报告模板编制要综合利用各软件的长处，账套财务数据由UFO报表采集，非财务数据和数据计算由Excel处理，报告模板和文字处理由Word生成。为减少工作重复和计算错误，建议如下。

（一）建立一个文件夹，单独存放数据源文件，包括UFO报表生成的财务数据和Excel格式的其它数据，文件夹和文件名要用简明的字母数字，便于以后设置取数公式。以后每次编制报告，只需替换数据源文件即可。注意，替换文件要与原先文件除数据外其它如文件名称、类型、包含表格和位置等都必须一样，否则取数公式就会取数错误。

（二）编制新财务分析报告时，先打开UFO报表数据模板，从账套文件中取数，保存为Excel格式文件，替换原数据采集源文件；其次打开Excel数据分析表，自动按照设置的公式从数据源文件更新表格数据，最后打开Word报告模板，自动从Excel数据分析表中调用更新表格。

（三）编制模板要经过仔细测试，确保设置正确，为避免以后误操作，可以将一些关键的表格或单元格设置保护。

（作者单位：潍坊职业学院）

作者简介：刘珍刚，男，1973年生，山东潍坊人，潍坊职业学院副教授，硕士，研究方向：管理科学与工程。