企事业单位人事档案信息化项目风险管理研究

［摘 要］人事档案是企事业单位的重要资产，档案记录员工的个人履历、业绩评价等关键信息。本文首先分析企事业档案信息化项目风险管理存在的主要问题，其中包括档案管理重度程度不高、缺乏精细化管理、档案管理技术落后、档案管理制度体系不健全等，并根据上述问题制定针对性的解决措施。通过做好人事档案信息化项目风险控制，能够更好地提升档案风险控制能力，可为企事业单位人事档案的现代化管理做出贡献。

［关键词］企事业单位；人事档案；信息化；项目风险；管理

［中图分类号］G27文献标志码：A

目前，档案信息化建设成为企事业单位现代化转型的关键步骤，对人事档案信息化管理项目的风险进行控制成为企事业单位管理人员关注的焦点。然而，在信息化背景下，人事档案管理的复杂性较强，难度较大，档案管理过程涉及人员、技术与管理流程等多种因素，档案信息化管理造成的风险隐患问题同样值得关注。此外，企事业单位的信息化建设水平不足、管理制度不健全也会影响人事档案信息化项目的实施质量，并出现管理流程不畅通、效果不明显等现象。为解决上述问题，工作人员应分析企事业单位人事档案管理存在的诸多问题，并对易出现风险的环节做出准确识别、评估与监控，确保档案管理具有安全性。

1 企事业单位人事档案信息化项目风险管理存在的问题

1.1 对档案风险管理的重视程度不高

档案管理是企事业单位内部管理的重要组成部分。然而，随着档案管理技术的革新，人事档案管理风险项目增加，对企事业单位人员的风险控制能力与管理水平提出了更高的要求。分析当前企事业单位档案管理人员队伍基础可知，部分管理人员的信息技术素养较低，对档案信息化管理过程中存在的风险因素未能做好识别，导致档案信息的真实性与可靠性降低，增加了企事业单位对信息化档案管理的难度。

对目前企事业单位人事档案的管理现状进行分析可知，部分单位在管理信息化档案期间，未能深度开发信息化管理平台，同时也未能做好关于人事档案风险的定期评估与分级工作，使得档案管理的风险程度增加。此外，档案管理人员在技术、管理与业务等方面存在不足，未能接受正规专业的人事档案管理培训。上述问题长期存在，将影响企事业单位的档案管理质量，间接提升了档案泄漏与丢失的风险概率。

1.2 缺乏档案精细化管理

部分企事业单位在开展人事档案管理工作时，未能制订动态化管理方案，制订的档案管理目标与当前单位人事工作现状不符，使得档案信息化管理中存在较大的安全隐患。档案信息化管理是人事档案管理的发展趋势，部分企事业单位由于在人事档案管理中缺乏经验，并且未能及时对不同风险等级的档案进行差异化管理，由此增加了信息化档案风险事件的发生概率。

例如，在某企事业单位的档案管理中，其信息化管理平台存在较大的安全隐患，在平台的最初开发阶段，未能采取可靠的安全认证与加密技术。档案管理人员在使用信息化管理平台完成人事档案管理时，暴露了诸多的安全隐患，甚至存在部分档案数据丢失的问题。基于上述情况可知，缺乏精细化的管理是造成人事档案管理项目风险隐患的主要原因，档案管理人员需要对此提高重视。

1.3 档案信息化管理技术手段落后

档案管理信息化技术的应用水平影响管理质量，因此需要对档案管理技术做出及时更新。然而，有些企事业单位在开展档案管理工作时，采取的技术手段相对落后，未能对现有的网络环境进行检查，使得档案管理存在较为明显的安全隐患［1］。在对人事档案进行增删改查时，使用的技术措施也不够先进，造成档案管理质量下降。

分析企事業单位的档案信息化管理项目实施现状可知，档案管理平台的安全漏洞问题仍然十分明显，部分人员在档案管理中，缺乏对关键档案信息的有效审查与查询资格认证，由此增加了人事档案信息化管理风险隐患。在开展档案信息化管理工作中，部分管理人员的安全意识较差，未能形成良好的安全操作行为。上述问题的存在，会增加档案管理风险，降低人事档案管理的规范性。

1.4 档案信息化项目风险管理制度不完善

目前，企事业单位在档案管理中存在管理制度不健全、档案管理制度缺乏全面性等问题。上述问题的存在不仅影响档案管理工作水平，而且不利于企事业单位的内部风险控制，对其现代化管理体系的构建造成不良影响。此外，在人事档案的信息化风险控制中，管理部门制定的风险控制策略未能得到落实，缺乏必要的监督执行制度，也是导致企事业单位档案风险等级升高的主要因素。以事业单位干部人事档案的管理为例，其档案包括干部在成长过程中的履历、学历、政审与党团材料，涉及的数量较多，档案内容十分复杂。由于档案管理制度不完善，对其进行管理所投入的技术与精力较多，管理风险也相应增加。

2 企事业单位人事档案信息化项目风险管理对策

2.1 加强人事档案信息化建设

新时期，企事业单位加大了对人事档案编制工作的风险控制力度，并注重将最新的信息化技术手段与档案风险控制工作紧密结合，使得档案风险控制具有较为明显的现代化特征，由此可防范与化解档案在编制过程中出现的风险。在人事档案信息化建设的全过程中，企事业单位有关人员需要提高对档案管理的重视程度，及时指出目前人事档案信息化建设存在的主要问题，据此提出具有针对性的解决方案，加快档案信息化建设步伐。

例如，在某机关事业单位的人事档案管理中，单位对档案部门工作人员的信息化素养提出了严格要求，要求相关人员具备较强的风险识别与评估能力，并且能够综合利用现代化技术手段，做好事业单位人事档案的分类管理工作。在具体的管理环节，也要求管理人员熟练使用档案管理信息化平台，做好全部档案的定期查阅与风险评估工作，并划分合适的风险等级，针对不同风险等级采取差异化的管理策略。在档案风险管理中，企事业单位相关部门应授予档案管理人员权限，要求根据企事业单位实际情况，对档案进行增删改查，使得人事档案更加准确，满足当前信息化风险管控的要求。

此外，企事业单位在人事档案管理中，应对档案管理人员进行培训，实现信息技术资源的合理配置。在此期间，也要做好信息化风险控制，在技术、管理与业务等多个方面开展相关工作，由此强化管理人员的信息素养与专业技术能力，为人事档案信息化项目的落实夯实基础。为提高有关人员对档案风险的重视程度，管理部门需要将信息化风险项目责任落实到个人，对人事档案管理中软件与硬件的使用权进行分配，同时搭建或租用服务器，专门用于管理档案，保证档案安全。

2.2 做好人事档案信息的精细化管理

在人事档案信息化管理项目的落实期间，企事业单位应重点做好风险控制措施的细化、优化工作。在整个项目的实施过程中，需要制订风险控制计划，对不同原因导致的档案管理风险进行分级，并根据现有技术方案做好风险控制与管控措施调整，使得信息化档案管理具有动态性［2］。为确保人事档案管理呈现出实时性特征，企事业单位档案管理人员需要关注最新的档案管理技术，将最新的管理手段与技术框架引入人事档案管理实践中，并及时识别与控制新增的信息档案风险事件，为企事业单位电子档案安全做出贡献。

由于事业单位人事档案涉及大量的个人信息，档案信息的敏感性较强。鉴于此，档案管理人员需要强化技术应用标准，构建较为完善的档案保密制度，采取必要的加密存储、网络隔离、防火墙等手段。在人事档案的访问与修改方面，则推荐使用更加安全的认证与加密技术，如使用带有Spring Security框架的档案信息化管理平台。基于对上述档案管理技术的应用，能够很好地提升人事档案管理的安全性，有效防范与化解企事业单位档案信息化管理项目的风险。

为确保企事业单位人事档案风险管理迈入新的台阶，要求单位内部管理部门建立完善的风险管理制度体系，在项目进度、人员队伍建设与档案技术应用等多个方面做好风险控制。在档案风险管理项目的实施期间，也需要建立信息化沟通机制，通过及时可靠的沟通，反馈档案管理风险隐患，确保管理人员能够利用信息平台掌握人事档案管理中存在的风险因素。表1是某企事业单位人事档案类型与风险等级的案例。

2.3 更新档案管理的信息化技术手段

为了提高企事业单位人事档案的安全性，有关人员需要将数据安全加密技术引入管理方案中，对员工的个人敏感信息进行加密处理与存储，并采取数据隔离技术，区分内部与外部网区域，建立专属于本单位的档案数据仓库。在档案信息化管理项目的落实过程中，也需要应用数据备份与恢复技术，在档案管理系统运行期间，对数据节点进行更新，做好更新数据的及时存储，避免个人信息的安全性受到影响。对企事业单位档案数据管理技术进行更新，能够加快信息化管理进程，避免因系统故障和管理员误操作造成档案信息丢失的事件发生［3］。

为实现上述管理目标，企事业单位有关人员需要将安全审查技术手段应用在本次更新中，注重對外界操作与接入信息进行监查，对任何可疑信息做出标记，为后期追踪提供技术支持。同时，加大对档案信息历史记录的管理力度，当档案数据库出现访问、修改与删除等操作时，需要做出标记，并提交记录，为安全审查提供数据参考。

在档案信息化项目的实施期间，有关人员也需要采取必要的安全管理和漏洞修复措施，对档案管理系统存在的安全漏洞进行定期审查，并及时做好系统更新工作，确保档案安全管理方案被落实到位。为进一步增强档案管理人员的安全意识，在企事业单位档案的安全管理过程中，要求相关部门对档案管理人员进行系统而全面的培训，定期组织管理员参与安全培训、应急安全演练等活动，使得档案管理人员养成安全管理与规范操作的习惯。在实际的安全管理中，也建议对信息化管理系统进行监控，并构建较为完善的安全应急响应机制，及时发现安全风险事件，并对其进行处理，防止其对企事业单位档案信息的安全性造 成影响。例如，在某企事业单位的人事档案管理中，档案部门根据行业规范制定了专门的保密空间法规，为事业单位提供保密空间设备，并做好人事档案的物理隔离，预防个人信息被非法获取。建议企事业单位定期更新病毒数据库，在运行档案管理平台的计算机上安装专业的杀毒软件，对计算机进行全面保护，防止档案管理软件被恶意脚本攻击。

2.4 健全档案信息化项目风险管理体系

根据《干部人事档案工作条例》，企事业单位档案管理人员需要对当前本单位的人事档案进行精细化管理，做好档案信息化项目管理风险的控制工作，并健全档案管理制度，使得档案管理质量得到显著提升［4］。在档案管理实践中，建议有关人员结合本单位档案信息化建设的现实状况，建立人事档案管理信息网络，主动识别人事档案管理过程中存在的风险隐患，同时做好风险等级分类与控制管理。一般来说采取合适的档案管理监督执行措施，能够最大限度提升档案管理的安全性，避免出现档案缺失、不实等问题［5］。

为提升人事档案的管理质量，也要求企事业单位档案管理人员能够正确使用档案信息化管理系统，并且在严格的档案管理制度体系下，完成实体人事档案与电子档案之间的同步管理，并做好档案的动态管理与更新工作。在档案信息化项目风险的控制中，企事业单位应根据最新的档案管理制度，将物联网与大数据技术引入档案管理体系中，通过相关技术做好档案查询与风险控制，确保企事业单位的档案信息化项目风险管理迈入新的台阶。

3 结语

通过加强人事档案信息化、做好档案信息的精细化管理、更新档案管理的信息化技术手段、健全档案信息化项目风险管理体系，能够降低档案丢失与不真实风险，并且可解决档案管理技术的应用难题，为企事业单位人事档案风险控制提供有益参考。

参考文献

［1］曾晓英. 加强人事档案信息化管理的实践性思考［J］. 就业与保障，2022（11）：148-150.

［2］宇伟光. 新时代人事档案信息化管理的实践路径［J］. 黑龙江档案，2022（2）：157-159.

［3］安苑嘉. 信息化背景下企事业单位档案管理工作探索［J］. 数字通信世界，2021（9）：222-223.

［4］郁永娜. 新时期人事档案信息化管理与服务工作浅析［J］. 文化产业，2020（14）：94-95.

［5］李林波. 机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究［J］. 传播力研究，2019，3（28）：297.

［作者简介］李海滨，男，山东莘县人，淄博市社会保险事业中心，中级经济师、中级档案馆员，本科，研究方向：人力资源管理、档案管理。