浅谈档案编研中大事记的收集编写方法

文/上海交通大学医学院附属第九人民医院 张红

档案编研是指对某一方面的档案材料进行整理，并按照一定的原则和方法对这些材料进行分析、研究、加工，揭示其中所包含的历史知识的活动。在档案编研过程中，大事记是编研的核心部分之一。大事记具有简明扼要、内容翔实、时间精确等特点，是编研工作中不可缺少的一环。将大事记纳入档案编研工作体系，能有效整合档案资源，对宣传党和国家方针政策、推动教育事业发展、推进精神文明建设起到积极作用。但在实际工作中，由于种种原因，有些单位对大事记收集编写工作不够重视，导致大事记收集编写工作流于形式。为此，本文结合个人多年经验就大事记在收集编写方面存在的问题及解决办法提出了几点建议。

一、当前档案编研工作中存在的问题

（一）编研工作缺乏计划性。档案编研工作是一个系统工程，需要做好统筹安排，需要有计划、有步骤地进行。目前许多单位都存在档案编研工作无计划、无目标的现象，缺乏系统的业务规划，而且有的单位只注重编研成果的出版，而忽视了编研成果的使用及反馈。要在档案工作中建立一套完整、科学、合理的编研计划与实施方案是十分必要的，它能保证档案编研工作顺利进行。但是有些单位对此没有足够重视或缺乏相应的规划，从而造成有些单位和个人对本单位和个人已形成的文件材料只收集不整理、只编不用等现象[1]。

（二）编研方式比较单一。目前，档案编研工作大多停留在传统的方法上，编研出来的成果多数以本单位档案目录、资料汇编等形式存在，用的人也不多。可以说档案编研工作已经进入了瓶颈期。要改变这种局面，就要从思想观念上进行突破。笔者认为档案编研工作要适应新形势下对档案编研工作提出的新要求、新挑战，必须更新观念，开拓思路，创新方式，大胆探索新路子。

一是变被动为主动。变等待上级部门安排任务为主动寻求课题进行编研，变被动接受为主动深挖研究对象；二是加强档案信息资源建设。随着市场经济体制的逐步确立和发展，社会对信息资源需求越来越大；三是突出档案编研特色和优势。注重编研成果的实用性、针对性和实效性，编研成果要具有深度、广度和高度，能帮助人们认识问题、分析问题或解决问题。只有这样才能最大限度地满足社会对档案信息资源的需求。

（三）编研成果质量不高。由于档案编研工作不受重视，缺乏经费支持，相关配套制度不完善，编研人员业务素质有待提高等因素影响，导致了档案编研成果质量不高。有的虽然也有选题，但选题不够集中、新颖，缺乏新意；有的虽有选题，但内容单薄，缺乏深度；还有的虽然选题广泛，但质量不高。有很大一部分档案编研成果只是把整理后的文件材料简单装订成册，不仅内容陈旧简单，还缺乏学术性和系统性；有的档案编研成果只是简单复制文字或将文字复制粘贴到一起；有的则是单纯的摘抄一些他人撰写的文章，没有自己的独到见解。这说明档案编研工作人员的综合素质还有待提高。这就需要我们多组织档案专业知识培训和开展多种形式的业务竞赛活动来提高档案编研人员的素质。

（四）编研人员知识结构单一，知识面不宽。档案编研人员除了要具备必要的政治素养和专业知识外，还应具备一定的社会文化知识及文献检索能力，以及一定的历史知识和文学常识，以保证其编研工作不会出现“断层”现象。但在实际工作中，不少档案工作者对自身的“硬功夫”没有足够重视。有的档案工作者虽然有一定的历史文化知识和文学常识，但不能把这些知识有效地运用到编研工作中去，仅凭自己的经验和感觉去编研，这样就会出现历史概念模糊、编研质量不高的现象。在一些编研项目中，一些人对档案文献、史料、文物等了解不够，缺乏理论功底和实践经验。再加上现在的档案工作者较少从事历史研究工作，这就造成了部分编研人员对档案文献、史料等了解不深不透。

（五）编研队伍素质有待提高。档案编研人员对档案编研工作认识不足，缺乏主动性和创造性。没有把编研工作作为自身的重要任务来完成，只注重档案整理，忽视了档案编研工作。工作方法和手段比较落后，不能适应社会发展对档案服务的要求。有些档案工作者对所编利用材料不能进行深入研究和分析，不能提出有价值的建议，也不能将自己搜集到的材料提供给利用者使用。造成了馆藏档案的开发利用效率低，利用效果差。同时也影响了档案馆（室）的形象与声誉。

编研工作是一个庞大而复杂的系统工程。只有在实际工作中不断研究新情况、解决新问题、总结新经验、探索新路子，才能使编研工作不断适应社会发展和时代进步的需要。通过实际工作中遇到的问题探索出解决问题的办法才是关键所在。

对于档案编研工作者而言既要有“志不求易”的执着精神也要有“路不求远”的创新思维。

（六）编研基础设施不健全。档案编研出版，需要有良好的基础设施作为保障。从当前情况看，一些档案馆馆藏尚不能满足编研出版的需要，有些档案馆编研室的编制还停留在10 人以内的水平上；有些档案馆没有专门从事档案编研出版工作的人员，也没有配备相关的技术人员、设备和场地。这些因素都会影响编研出版质量与水平。档案编研室的功能应定位于：按照《档案法》《档案法实施办法》及有关规定，对档案进行整理、鉴定、保管、统计和利用；围绕各级党委、政府中心工作开展编研工作；做好各方面利用和开发档案信息资源工作；推进档案信息化建设；组织编写地方或部门年鉴等。还要加强与上级档案馆及有关部门之间的联系，积极争取政策、经费等支持[2]。

二、如何提高档案编研中大事记的收集编写水平

（一）注重资料收集，拓宽征集渠道。要做好大事记的收集工作，首先要做好资料的收集工作。只有收集到充分、可靠、有效的资料，才能保证编研工作的顺利进行。因此，在进行编研工作前，要根据单位实际情况拓宽征集渠道，把收集的重点放在单位各部门形成的文件材料上。对收集到的资料要及时整理归档，并将其与单位发展相结合。

一是通过对单位各部门形成的文件材料进行严格审查，发现有重大历史价值、文化价值和学术价值的资料及时予以登记归档，为编研提供丰富翔实的档案资源。二是通过向单位各部门了解和走访，可以了解到相关部门在工作中形成了哪些档案资料及存在问题。三是可以通过对社会上发生的重大事件、有影响的事件进行收集，形成对单位发展具有重要意义的档案资料。四是在日常工作中要做好信息收集工作，及时整理和收集本单位新情况、新变化等有关信息。五是通过与社会各界人士建立联系，可以了解到不同领域、不同行业产生或发生过哪些具有重大影响和意义的事件和现象。

（二）统一归档时间，规范汇编格式，作为档案编研成果，大事记应该做到及时收集，统一归档。应在文件材料形成后的一个月内把文件材料全部收集齐全，并及时向档案馆移交。但在实际工作中，由于档案移交时间和归档时间的不统一，给编研工作者造成了很大困扰。例如某单位在开展“院际交流”活动时，由于没有档案部门提供相应的档案材料，无法对此项活动进行归档；还有的单位虽然提供了相关材料，但在编研人员收集整理时未及时归档。针对这种情况，编研工作者应把这些材料进行梳理整理并统一归档时间。

另外，文件汇编是大事记收集编写工作的重要部分。目前大多数大事记都是由“大事记汇编”形式编印而成的[3]。虽然汇编形式不需重新编排内容和格式，但在编写时应尽量采用统一格式要求、统一排版要求和统一时间要求等规范方式进行编排制作。否则会给档案编研工作带来很大困扰。

（三）加强业务培训，提高编撰水平。编研工作人员的业务能力对其自身能力的提高起着重要作用。档案编研工作不仅要求其有扎实的文字功底，还要求对所研究对象、时间、地点、人物、事件等要素进行准确的把握和深入的挖掘，从内容到形式都要进行创新。因此，应加强对档案编研人员的业务培训，使他们充分认识到档案编研工作需要具备更高的知识水平和素质。

一是强化业务培训。在编研过程中，对于编写内容涉及其他部门资料时，要积极征求相关部门的意见和建议，避免出现错误。同时档案人员也要加强自身学习和总结，不断提高自身业务水平。二是加大编研人员工作责任心。为保证大事记材料质量和时间准确无误，应加强对档案编研人员工作责任心的培养，要求其严格按照编写规范进行编写，杜绝出现错误、遗漏等情况。同时应加强对大事记汇编资料的审核力度，确保资料齐全完整。

（四）明确记载范围，分类规范编撰。要使大事记收集编写工作更有效地开展，最根本的就是要明确大事记的记载范围，将其列入编研工作的范围。为了更好地服务于教育事业，并能更好地对教育事业进行总结和回顾，使大事记真正起到服务教学、科研和社会发展的作用。首先，要明确编写大事记的目的。编研工作是为了总结单位建设经验、改进单位工作、推动教育发展而设立的一种学术活动，其主要目的是“鉴往知来”“鉴人知己”。因此，编写大事记是为了服务于单位建设和发展而设立的一个学术活动过程。其次，要对大事记的记载范围进行规范和确定。对于记录范围广、涉及内容多的大事记项目，编研者应该有选择地将其列入档案编研目录中；对于一些内容集中、较少涉及单位建设和发展的大事记项目，可不列入档案编研目录中。最后，要明确编研工作人员的责任范围。

（五）建立数据库，实现资源共享。大事记编研数据来自单位各职能部门，一般情况下，一些事件总会有某个或几个重点的职能部门牵头开展，与此同时也会形成大量相关的其他档案材料，比如照片、视频、实物等，这些档案材料具有重要的存档价值。因此为保证最终归档和大事记编研信息完整准确，必须由各主办部门的人来进行收集整理后转由专职档案部门进行汇总。

可以利用计算机技术建立一个数据库，在事件发展之初或刚刚完毕后，将所有需要编研的档案材料同步进行录入，并输入数据库内。通过计算机录入后，编研人员可以根据需要随时调出使用，方便快捷。这样不仅提高了工作效率，而且便于查找利用。例如：在院史馆中可设立《发展大事记》子数据库供各部门查阅；也可以在档案编研室设立《大事记》子数据库供各部门查阅；还可以设立《大事记》子数据库供新闻媒体查询等各种途径。这样就实现了资源共享、信息互用。不仅能更好地为领导和师生提供服务，而且提高了编研工作的效率和质量。

（六）加强单位内外合作交流，充分利用社会资源。通过各种渠道加强与各单位之间的联系，多沟通。建议医院档案部门主动与本院及兄弟医院相关档案部门进行联系与沟通，虚心向兄弟单位学习交流。

一是通过书面交流方式，借鉴兄弟单位经验做法，不断改进自身工作；二是加强与兄弟单位档案工作人员之间的横向交流学习，以借鉴他们的工作方法和管理经验。

此外，加强院内外合作编写大事记也是一种有效途径。例如可请有关专家、学者为我们编写大事记提供参考意见等。编研工作只有专家们的指导，才能更加科学、有效地进行。

综上所述，要提高大事记收集编写质量，必须首先树立“大事必编”的意识，在思想上高度重视此项工作；其次是规范编研流程。严格按编研流程办事，规范编研过程；最后要加强档案资料的收集与整理、加强单位各部门之间的沟通与交流、加强社会资源利用。

（七）建立完善的管理制度和奖惩机制。单位领导要对大事记收集编写工作重视起来，建立完善的管理制度和奖惩机制，对每一年的大事记收集编写工作进行跟踪记录，并将完成情况纳入绩效考核，使大事记收集编写工作经常化、制度化、规范化。同时，要定期举行相关会议或主题讨论，交流工作经验，讨论编研成果；定期对相关人员进行业务培训；鼓励干部职工积极提供整理资料。总之，要让编写大事记成为单位每一个人的自觉行为和一种习惯，从根本上解决一些单位对编研工作不重视、不支持的问题，使编研成果真正发挥其应有的作用。只有这样才能使编研成果有价值、有意义。

三、结语

医院档案编研中大事记的收集编写是医院工作的重点环节之一，也是档案工作的一项基础性工作。医院档案编研中大事记的收集编写，需要从多角度、多层面来进行分析。首先，要做好组织、动员、宣传等工作，让每个人都充分认识到编研中大事记的重要性，进而积极参与其中；其次，要充分了解医院发展脉络和历史沿革，才能将每一个发展阶段的大事做好记录；再次，要做好业务培训、经验交流等工作，让每一个人都能够熟悉和掌握相关知识及技巧；最后，要充分利用计算机等智能化手段，对收集编写大事记的信息进行跟踪记录和总结分析，并合理的提供给各项查阅服务。通过信息化手段对单位大事进行汇总和有效处理。只有这样才能使档案大事记编研成果真正发挥其应有的作用，为社会提供更多有价值的服务。