数字化时代企业档案管理转型发展探讨

文/菏泽市财政金融研究院 林娟

数字经济是一种全新的经济形态，数字化知识和信息是其关键的生产要素。我国经历了农业经济和工业经济发展阶段，已正式迈入数字经济快速发展时期[1]。数字经济的出现基于现代计算机技术的成熟和数字通讯技术的迅猛发展。数据算力和网络通信技术为经济社会提供了智能化和数字化服务，因此，数字经济具有冲破时空的及时性、便捷性、直接性和数字化特点。数字经济时代，数据资源是最重要的生产要素，数据可变形、扩展和共享，因此数据资源不具备传统意义上供给资源的封闭性特质，它诞生于信息技术和经济产业的多种合作之中，能够为企业的决策和生产提供强有力的数据支撑[2]。也正是在数据资源的影响下，企业的档案管理系统亟待突破和重组，传统资源管理模式显然不能应对数据资源的保护要求。因此，是数字经济的发展催生了企业档案管理系统的变革。

一、数字化时代企业档案管理转型的挑战与机遇

（一）来自数字化时代的环境挑战。数字经济时代，社会经济发展的不确定性、突破性和跳跃式特点导致企业在捕捉信息的过程中无规律可循。但越是不确定性数据资源，其本身带有的发展空间可能更大，可为企业带来更大的发展机遇。因此，合理控制数字信息的不确定性质，辨别并有效控制数据资源，能够极大地拓宽企业的发展空间，是提高企业市场竞争优势和核心竞争潜力的关键。

当今时代，数字化转型已经成为企业战略发展的核心要素，但数字经济大环境下能够为企业创收的“具体机遇事件”存在极大的不确定性，企业将面临全方位的挑战[3]。档案管理是企业运行和发展的基础，但外部环境的改变直接影响了数据资源的产生模式和数据本体构成，企业的信息数据产生与储存都出现了颠覆性的变化。例如线下文件和线上电子文件需求开始趋同，电子文化数量越来越多，储存要求越来越高，技术含量越发丰富。数字信息的产生使得传统且单一的管理模式无法发挥出自己的管理价值，因此，根据信息和数据本体来为企业构建新的档案管理模式，是未来发展的必然。

（二）信息化转型影响为企业带来的发展机遇。数字经济时代，挑战与机遇并存。从大环境对企业整体建设发展实力的影响这一角度观察，优先具备数据资源管理能力的企业，就能先一步建设和完善智慧发展驱动力。未来档案系统的构建，数字化、网络化是关键，因此企业数字化转型越积极，对大数据资源和综合管理系统的转型需求就越大，正向积极的影响下，其处理实力也就越强。从企业内部智能驱动整体建设角度观察，档案管理机制的转型影响着企业整体信息系统的构建。档案管理负责有序维持企业的发展优势，它处理的所有信息内容来自企业的各个岗位和项目执行的各个单元。因此档案管理本身持有全流程、全范围、全方位的特点[4]。档案管理系统数字化、网络化发展将进一步帮助企业内部其他单元实现服务智能化和执行网络化。因此，在信息化转型影响下，企业将迎来自己的发展转型高峰期，摆脱传统的经营模式束缚，从档案管理系统入手，利用信息技术代替传统的技术种类，帮助企业凝聚数字经济时代下更多的智慧数据资源，这是提升企业核心竞争能力，占据更大市场话语权的关键。

二、数字化时代企业档案管理的转型发展内容

（一）基础业务转型。基础业务包括企业档案管理制度、档案管理模式、档案管理业务流程等内容。基础业务就是帮助实现企业档案管理系统有序运转的框架式内容，也是传统管理风格最鲜明的部分[5]。基础业务是企业基于自身发展情况和当下发展环境构建起的管理框架，在这个框架内部，企业可以实现档案管理的有序运转，不同的档案内容都可由框架汇总进行分类管理。而以上这种较为简单的基础业务执行手段，适合传统的业务形式。数字化时代，基础业务也需要具备数字化转换能力，以保障企业能够为更多的数据资源提供储存和管理的空间。基础业务转型需要考虑两点：（1）基础单元改革，最需要“大刀阔斧”斩断的通常是业务管理程序，很多不必要的传统管理流程应当集中去除，全面肃清基础业务，保证业务执行效率；（2）档案管理制度，需要按照企业的实际发展需求，实行双套制或单套制管理。制度的改变以企业数字化业务的执行能力为基准，单套制是未来企业档案管理转型的必然，但在完全实现单套制之前，企业需要保证数据资源和传统的文件档案资源均得到有效的保护。

（二）档案数字化转型。档案数字化转型完全独立于传统的档案管理形式，是在数字化背景下新生的档案管理内容。已有的存量档案也需要按照要求完成数字化加工，存量档案中电子数据的存量较小，大多数是传统的纸质档案，因此数字化加工过程中需要考虑两点内容：（1）要在传统档案管理模式构建基础之上对传统的文件档案进行分类整理，先行确定文件档案的准确性、完整性，后连接数字化档案管理制度，按照数字化档案处理标准，以原有档案分类的形式完成对其扫描、上传、刻录、整理等工作，在联网系统中顺序性编号，并对应留出查阅端口，第一步实现档案数字化后查阅便捷、取用便捷、管理便捷[6]；（2）要遵照档案管理制度的要求，按照档案文件的应用价值、情报价值来先后信息化处理文件档案，原本为电子档案的信息应该浏览和查阅信息的完整性，并获取信息本源，后统一按照传统文件数字化后的形式进行保存，不必刻意划分传统文件与电子文件信息，除非是在系统更新后出现的直接性数字化信息，则直接交由数字化档案处理系统进行保管，不必遵照档案转型这一程序。

（三）数字化档案管理体系建设。电子档案管理信息系统是数字化档案管理体系的最终形成模式，也是数字化经济大背景下企业档案管理转型的最终落脚点。管理信息系统的建设需要企业能够运用现代科技手段，完全实现档案管理数字化，保证线上运行能力。体系建设为企业提出的硬性要求是要实现完全数字化管理，当企业档案管理转型到这一阶段，完成体系建设之后，就代表转型成功。传统管理形式的影子将不复存在，取而代之的是完全数字化系统管理。在此，企业需要具备：（1）数字化管理软件系统，操作系统可享受一体化信息服务；（2）智能信息传输系统，操作系统可充分接触到任何部门的任何项目，实现数据资源的及时储存；（3）数据信息共享平台，可将数据信息上传平台，完成企业内部完全共享，扩大档案资源的管理价值，实现数据的共享利用。

三、数字化时代企业档案管理转型的主要方向

（一）双套制向单套制转型。双套制就是传统意义上的档案管理常规形式，也是如今大多数企业正在应用的档案管理形式。单套制摒除了传统的纸质档案管理，只保留电子文件内容，在档案归档时只处理电子文件，保留形成电子档案，而不再生成和管理纸质档案[7]。单套制是未来企业档案管理转型的必然，因为伴随着数字化时代的不断发展，电子数据资源的应用场景无限拓宽，应用价值、应用需求、应用形式都可无限的转换和发展，相对的纸质文件因为并非数据类文件，受时间和空间的限制，无法发挥更多的数字化效能。但目前单套制的执行制度和标准尚未完善，其应用仍存在一些问题。

单套制是一种描述档案管理载体的形式，将档案以完全数字化形式呈现就是单套制的应用目标。实际上无论何种数据资源、现实资源、纸质文件，都可以看作是在生产经营过程中析出的文件档案副本，真正归档到档案系统中的都是副本资源，因此按照档案管理价值的概念，无法真正认同这些档案文件的价值，这是单套制操作过程中的问题之一。除此之外，单套制和双套制的运行轨迹及生命周期规划不同，文件的生命周期对档案管理工作来说至关重要，所以管理需要以档案的析出为前提，如果析出档案是双套，刻意执行单套制属于本末倒置行为。

总结以上问题，企业在向着档案单套制管理方向发展时，还需要考虑两点内容：（1）完全丢弃纸质文件是否会影响企业其他单元的运行，单套制管理需要限制在档案管理这一具体单元，但为了避免在执行过程中出现本末倒置的行为，需要加强与企业其他部门的联系，实现整体信息化模式运营，才是单套制管理真正展现管理效率的重点[8]；（2）档案价值如何保持，目前单套制的执行并没有科学的概念划分，因此一切执行过程都是按照纸质档案管理时期的标准来进行的，这样一来，其文件价值被忽视，脱离了档案本身的本质属性，价值丧失会影响企业后续对档案文件的应用，因此在单套制管理执行的过程中，要关注档案管理单元提出的电子档案归档方针，按照最新方针政策完成档案管理转型工作，而不是一味地遵循单套制管理要求，忽略实际形势的变化。

（二）传统模式向信息化模式转型。档案管理本身有影响力外扩的特点，企业在完善和转变档案管理形式的过程中，不能将其单拎出来进行对应管理，而是要从管理模式整体出发进行转型。传统模式能够生存和应用的最根本原因，是企业整体发展形式按照传统概念在运转，因此信息化水平在企业内部是持平的，档案管理系统不属于信息化水平最集中、需求最大的集体，因此企业也就不需要单独对档案管理的相关内容进行改革。如今，外部数字化环境的发展打破了企业传统发展思路，信息化模式自上而下地影响了企业的各个单元，不止档案管理。因此，为了实现资源的有序流转，企业应当将档案管理模式的信息化转型思路与企业运行发展思路结合起来看待，在形成档案管理信息化、智能化的同时，也要同步构建企业内部整体信息化运行框架。其一，保障企业内部信息流通的对应性，双轨流转则归为双轨管理，单轨流转则归为单轨管理，不同单元信息档案的析出均与档案管理系统有相应的维持端口，通过端口可直接连通信息数据，完成线上档案的及时保存和处理。其二，避免出现信息孤岛，为后续建设信息共享平台打好地基。内部信息的流转最终在档案管理单元完成集合，而信息数据资源彼此之间缺乏必要的沟通机制，实现内部信息化只是平台建设的第一步。

（三）金字塔管理向扁平化管理转型。数字资源的流通并不存在明显的等级关系，又因为在数据资源电子化保存的过程中无法对档案的原始价值进行呈现，因此档案管理系统也无法实行金字塔式管理。金字塔管理是传统档案管理系统的执行方式，自上而下根据档案本身的价值进行划分，对不同的档案资源按照金字塔级别进行归类。但是这种管理模式无法及时捕捉电子档案信息，因为电子档案缺乏实体支撑，可能在金字塔运行过程中丢失。在数字化时代，数据资源的流通在更为广阔、平坦的空间，因此需要将金字塔管理向扁平化管理形式转变，扁平化管理有两点特征：（1）对内管理扁平化，不同的数据资源，按照各自的归档需求进行归类，保证真实性、安全性和长期可读性，并与各自的资源流通渠道进行连接。除此之外，不对档案的其他内容进行过多干涉；（2）对外执行扁平化，所有单元、项目、部门析出的档案资源均通过平等、一致的渠道流向档案管理系统，中间不对档案内容进行划分，而是按照各自的汇总路线完成明显信号的标记，之后将电子档案根据其性质进行归类。

这样的管理模式公平、公正、公开，符合电子档案的保存需求，档案不容易在缺乏实体支撑的情况下失去痕迹，造成档案损失。数据信息数量越多，越需要稳固窗口和汇总渠道，这是保障数字档案管理系统的关键。

四、结语

企业档案管理数字化转型符合时代发展要求，也满足企业的发展需求。因此企业应当充分了解数字经济时代大背景下，档案管理的未来发展出路及具体转型目标。档案资源实现数字化、信息化发展是大势所趋，单套制档案管理系统是未来的主流管理内容，企业当从管理手段开始转型，进而牵动管理模式和管理制度，实现企业整体的数字化发展，体现企业在数字化时代下的实体驱动力。