中职院校档案管理创新方向探索

文/山东省临沂卫校 米尧勇

在现代化建设进程不断加快的情况下，数字化、信息化的发展也得面临着更好的机遇，尤其是数字化校园的建设，已经成为目前各个中职院校重点关注的内容。通过数字化档案管理工作的有效开展，能够在充分利用网络资源、高新技术的基础上，为全校师生提供更加全面的服务，这也是中职院校实现全面发展的必要条件。但是在实际创新过程中，要考虑的因素较多，包括思想意识、规章制度、信息安全等。因此，在了解相关因素的基础上，有必要基于数字化校园考虑如何促进中职院校档案管理实现创新，为档案管理的现代化发展指明方向，进而更好地发挥档案作用，为中职院校的积极发展和进步奠定良好的基础。

一、数字化校园背景下中职院校档案管理创新机遇

（一）符合学校管理需求。通过数字化技术来管理中职院校的档案，不仅可以有效地满足学校的管理需求，而且还能提升效率。档案管理作为学校日常经营、管理的重要环节之一，由于其自身具备较为突出的复杂性特点，一直以来都受到全社会的关注。管理好中职院校的档案对于提高教学质量至关重要[1]。数字化技术的应用可以促进专业建设，提升学校的整体水平。尤其是随着社会对于职业人才需求不断增大的背景下，适用于中职院校档案管理工作的模式也开始得到积极开发和应用。数字技术的应用，能够在对档案进行科学管理的同时，为专业建设提供基础资料，为学校开展各类教育管理工作提供支持。数字化的档案管理可以大大提高教学效率，并且可以更加直观地反映学校教学的成果。如人才档案可以帮助学校更好地了解学生的基本情况，从而更有针对性地进行教学评估；通过实施档案管理数字化，可以使评估单位更加清晰地了解本校的人才培养情况，从而更好地评估本校的办学水平；有效的人才管理模式也可以有效地反映出高等学校的现代化程度，可以作为评价高等学校现代化水平的指标。

（二）提升档案利用效率。通过采用数字化技术来管理中职院校的档案，不仅可以满足档案利用的需求，而且还可以有效地提升档案的开发和利用效率，从而避免浪费有价值的档案资源。随着科技的发展，传统的档案管理方式已经不再适用。由于技术水平落后，档案一旦归档就很难再调出，大大降低了它的利用率[2]。此外，纸质档案自身的独占性特点，要求同一时间内不能够有两个以上主体共享档案重点信息。而在数字化校园的背景下，数字技术的应用可以实现对中职院校档案的有效管理，也可以大大提升档案的利用率，从而更好地满足院校发展的需求。同时，数字化档案的应用，不管是学生档案还是学校档案，均能够被需要者广泛浏览，这对于更好地提升院校学生管理质量、教育教学质量、社会知名度，均有着很大的帮助。

（三）满足时代发展要求。数字化对中职院校的档案管理，首先体现在满足时代发展需求的方面。由于经济社会对新型职业人员的需要量逐年增加，职教迎来了蓬勃发展的黄金时代，我国也越发重视职教[3]。为了适应产业亟须的高技能、高技术、实用型的第一线人员，中职院校积极响应“培养”“科研”“服务社会”“传承”四大功能，并且加大档案管理力度，以期达到更好地培养效果。由于经济社会的蓬勃发展，传统的档案管理方法已经不能适应当前社会的要求，必须寻找新的解决方案。而在数字化校园的背景下，建立数字化、信息化档案管理机制就显得非常重要。这不仅是对以往档案管理模式的一种改造，也是在充分利用网络、信息技术优势下，促进中职院校档案管理工作找准创新方向的有效途径。

二、中职院校档案管理的现状

（一）认知不足，观念落后。档案管理工作是一项重要的工作，它既要记录信息，又要为学校提供服务。然而，有些院校没有真正意识到它的重要性，档案管理工作在当今时代尤为重要[4]。档案管理工作对于学院的发展至关重要，随着时代的发展，许多中职院校的档案管理已经不再局限于纸质文件，而是采用信息化存档的方式。但是由于意识不足，不仅造成档案管理工作无法实现创新，也阻碍了学校数字化的建设进程。

（二）体系不全，制度缺失。由于人力资源紧缺、学院财政状况不佳等原因，部分工作人员无法及时跟上时代发展的步伐，导致档案数字化管理的进程遭到了严重的阻碍。此外，学校档案部门与一些行政管理职能之间的关系也不够紧密，使得院校档案管理工作的统一性、科技保障和信息安全管理受到了严重的限制[5]。这些问题与制度不够完善、管理体系不够健全均存在着一定的关系。此外，由于职业学校的档案管理工作需要更多的时间来实现正规化和制度建设，对于制度及时性、有效性的要求非常高，但是各项制度的制定和执行却无法落实在实际中，导致实际工作中出现相互推诿的问题，严重影响了数字化校园背景下档案管理工作的创新发展进程。

（三）人才匮乏，素质较低。以往档案管理对于管理人员的技能和能力没有太高要求，但随着社会和科技的进步，信息化和数字化已变成中职档案管理岗位的必然趋势。随着信息化、网络化、数字化的发展，档案管理人员却没有具备更高的管理水平和计算机操作技能，无法跟上时代的步伐，并利用领先的高新技术和现代化管理手段[6]。同时，学校对于建立一批具备管理、研究、服务和技术能力的归档队伍也没有给予高度重视，造成中职院校档案管理工作的队伍素质不佳，无法胜任数字化校园背景下档案管理的实际要求，进一步影响了档案管理工作的创新发展进程。

三、数字化校园背景下中职院校档案管理创新方向

（一）树立正确理念，强化基础建设。为了提高中职院校档案信息化管理的效率，应该加强领导，增强对档案管理工作的重视。为了更好地推动中职院校数字化校园建设，必须加强对数字化建设的领导，进一步提高工作人员的专业技能，进一步提高档案管理工作效率，进一步提高服务质量。实践过程中，应该解放思想，分阶段、分步骤、按计划地推动档案管理信息化的发展，以实现这一目标[7]。通过建立和实施完善的档案管理程序等，积极推进共同统筹资源的建设，继续开拓多样化的会计信息获得途径。利用档案信息资源，实现职能的深入发展，为学校管理和发展提供更加有效的服务。同时，要树立正确的意识，积极加强基础设施建设。为了更好地实施档案信息化管理工作，中职院校应当积极引入现代化的信息技术设施和信息管理软件体系，并纳入校园信息化建设规划中，以我国要求的标准进行文档信息化基础设施建设。形成具备中职院校特点的数字化软件系统，不断对院校自身的档案资源数据库、查询管理系统进行建立和完善。以此保证能够提升档案信息化水平，促进电子化控制与档案信息化的有机结合，进一步提高我们的工作效率和服务质量。

（二）健全机制制度，形成管理网络。为了确保各项数字化管理建设、实施能够准确地落实在实际中，并发挥应有的作用，需要构建一个档案管理网络。这个网络由学校办公室的档案室担任顶层领导，其中包括院领导和办公室主任。并且，学校各职务部门负责人也应该承担档案保管责任。同时，为了保证这一过程顺利进行，各职能部门应指定一名工作人员负责收集档案材料[8]。通过这些措施，可以构建一个完善的档案管理系统，可以有效地确定各职务管理部门负责收集和管理档案的各项工作流程，避免分散管理带来的问题，如上班拖延、疲劳等。此外，还要建立健全数字化档案保管机制，从搜集、梳理、鉴别、立卷、管理、研究、统计、利用等各项工作领域方面都要有严密的规定，而且要严密地依照规定办理，对于有保留价值的电子化物料，要按时予以接收和归档、备份。为了有效地推动档案保管各项工作的规范性和制度标准化，各职责机关的重要主管应当担负起首要责任者的角色，专职档案保管工作人员则应当承担直接责任，将档案保管各项工作列入年度目标考核和党员干部个别评优考核内容，以保证档案管理各项工作的有效实施和规范运行。

（三）引进先进设备，更新管理系统。为了更好地管理文件，要引入先进的数字化设备、系统、软件等方式，并且做好对应的线路、系统建设等相关问题。确保机房电路处在安全水平，为后期技术设备的引入做好充分准备。并且，学校还将购置新型的智能化档案馆存储设备，以适应数字化发展的多种需求[9]。如智能设备平台登录、学员身份验证、学生信息压缩处理、自助报备、云端管理发布等，同时保证价格合理、质量合格，以适应不断变化的数字化环境。如果条件允许，可以安装备用电源装置，以确保在断电前能够正常关闭设备，避免影响数据的安全保管。同时，在完成设备采购工作后，要确保机械设备可以获得厂家的正确维修，增长其寿命，应当与厂家签订维修合同和技术培训合同。此外，在引进设备后，学校档案管理人员应当将文档根据类别、科科、名称、年代、评价、备注等要素加以分门别类，以便在必要时可以迅速查找各种文档。文档室管理者应当将互联网数字化文档与大学网络进行有效的链接，学员能够通过学号、身份证号和密码快速登录，轻松获取自己的文档内容，并且能够打印和复制，从而满足学生、教职工和学校对于在线档案管理的需求，缓解文档室压力，提升效率。

（四）应用安全措施，加强监督控制。学校档案数据是一种宝贵的现代社会教育资源，它不仅关乎学员、老师和教职工作者的自身隐私，也关乎其他机密，尤其是高等教育秘密和职业文档更极易被他人滥用。因此，院校领导应该重视安全管理措施的实施，以确保档案信息的安全性。学校档案信息管理措施旨在确保高校档案信息系统在网络条件下的安全性，以及确保查阅者能够有效地识别和保护档案信息，因为一旦信息泄露，将会带来不可逆转的严重后果。然而，令人遗憾的是，目前大多数学校缺乏如何维护现代数字化归档信息系统的成功经验，使用的密码技能较为单一，这使得LAN 管理无法充分发挥现代数字化档案管理系统的优点[10]。因此，为了解决这个难题，院校领导通过与科技公司协商，通过协商确定派人定期维护数字化管理档案系统，并对其状态进行二十四小时监控。如果遭到网络攻击，技术企业的科技人员作为管理者可以予以打击，以保证高校数学化档案系统的安全性。同时，院校负责人在与技术机构签订保护运行协定的时候，还要严格遵守保密工作条款，以确保信息安全，防止出现监守自盗的情况。信息安全是当今社会发展的重要方向，只有加强信息安全管理，才能为高校师生创造更加安全、可靠的工作，从而更好地实现信息时代的变革目标。

（五）加强人才建设，完善管理队伍。为了实施学校的文档信息化管理工作，加大归档人才队伍建设是至关重要的。因此，中职院校应该给予档案管理人才充足的支持，实施“引进来”和“走出去”战略，为档案管理岗位配备足够的专业和兼职人员，以确保他们具备良好的岗位能力和丰富的工作经验，能够胜任档案信息化岗位。同时，为了达到档案信息化建设的目标，不仅要招募具备专业知识、计算机技术和创新精神的新一代人才参与，还要对已有的专兼职档案管理人员开展技术培训，采用技术培训、研修班、教学经验交流活动、行业专家引导等方式[11]。根据“提高素质、精于经营、严格监督管理、优良服务水平”的目标，分阶段、分层级，按计划、有步骤地开展业务技术培训。以进一步提高档案管理人员的整体管理水平和质量，从而达到档案信息化建设的目标。通过进一步提高专兼职档案人员的专业知识和技能，使管理人员能够更好地适应中职档案信息化建设和发展的需求。

四、结语

随着经济和科技的飞速发展，采用数字化的方式来管理中职院校的档案，已经成为一项必不可少的任务。不仅能够满足时代发展的需求，而且还能够提升中职学校的教育水平，同时也能够有效提高档案的利用率。尽管中职院校的档案管理已经进入信息化的时代，但由于管理人员的思维定式和管理知识的匮乏，仍然存在着诸多问题，如装备不足、人员缺乏、安全漏洞等。因此，为了更好地应对信息数字化时代的挑战，必须从思想意识、管理制度、设备引进、安全防护、人才等几个层面着手，全面推进档案管理工作，为档案管理创新方向提供正确的指引。