紧密型医联体综合档案同质化管理探析

文/连云港市第一人民医院 王龙 仲伟茂 高峰

国务院办公厅印发的《关于推进医疗联合体建设和发展的指导意见》要求，医联体应将同质化作为医疗质量管理的重要举措[1]。目前，围绕医联体同质化管理的研究主要集中在医疗、护理、财务、感染管理、诊疗服务、医院文化等方面，但对医院综合档案同质化管理的研究成果较少。朱俊义[2]、孙欢欢[3]等人分别以高效附属医院和县域医共体为研究对象，探讨了临床教学档案和人事档案同质化管理的策略，但均只是从单个方面开展研究，未能关注综合档案的整体性和全面性，这为本文预留了进一步研究空间。

一、医联体内医院综合档案工作面临的问题

医联体在发展过程中存在管理体制与运行机制创新不够、内部管理同质化难度较大、内部协同能力和信息互联互通程度不高等矛盾，医联体发展不平衡不充分的问题突出[4]。在医联体内推行综合档案同质化管理，同样存在较多困难和不少阻力，具体表现为：

（一）思想认识不一，对医联体认同度不高。黄钦等以福建省某三级甲等医院牵头组建的医联体为例，指出在医联体内因构成单位的资金、资产、人员投入、补偿方式、职工薪资都不尽相同，导致职工利益不平衡，认同度不高[5]。赵岩等以黑龙江省某三级医院为核心的医联体医务人员作为调查对象，通过问卷调查研究结果显示，不同级别医疗机构对于医联体的认知情况存在很大差别，整体认知度仍有待提高[6]。没有共同的价值认同，就很难形成默契紧密的合作关系，综合档案同质化管理也就难以取得实效。

（二）档案基础不同，对档案工作认识不足。医院有着鲜明的行业特点，工作重点在医教研，且普遍存在重视医疗工作、轻视档案的管理理念。突出表现在：因医疗用房紧张而挤占档案用房，库房、办公、阅览不能实现三分开；医院档案人员大多为兼职或其他岗位调职，缺乏专业知识技能[7]；医院档案工作信息化水平不高，相当一部分医院仅做到档案目录的电子化，档案管理还处于“手工”时代[8]。

（三）管理意识不强，对人财物投入不大。医院档案管理不能为医院创造直接经济效益，甚至消耗医院建设成本，致使医院对档案管理的投入少、关注少，医院档案管理工作环境差，软、硬件设施陈旧，人员配备不足，严重影响了医院档案管理工作的发展速度[9]。

事实上，医联体有紧密型、半紧密型和松散型三种主要类型，基于上述问题分析，若在医联体内推行综合档案同质化管理，应优先选择人、财、物紧密捆绑在一起的紧密型医联体。本研究以连云港市第一人民医院紧密型医联体（以下简称连一医医联体）为例，阐述该医联体在综合档案同质化管理方面的工作举措，以期为同类型医联体提供经验借鉴。

二、紧密型医联体综合档案同质化管理实施的路径

（一）推进紧密型医联体档案治理体系建设。1.成立专职机构，健全组织框架。连云港市第一人民医院于2005 年12 月组建综合档案室，负责收集、整理、保管、统计、开发利用全院在医教研防等各项工作中形成的档案[10]。2011 年10 月，连一医医联体成立后，市口腔医院、市儿童医院、市脑科医院、市心血管病医院、市老年病医院相继加入该医联体。该综合档案室兼具对医联体内各医院形成的文件材料的收集、整理、立卷及归档工作的监督、指导职能。为进一步提高该医联体档案工作的科学化、规范化、现代化管理水平，更好地为医联体业务发展和质量提升服务，综合档案室持续健全完善紧密型医联体档案管理组织框架，因地制宜地调整网络图，明确了档案管理工作领导小组职责和任务清单；2.学习档案法规，制定制度流程。结合档案普法规划的实施，利用医联体召开的办公室主任工作例会、市级继续医学教育培训班以及医联体报刊、网站等渠道，扎实深入地开展档案法治宣传教育活动，大力宣传学习《档案法》《档案法实施办法》《卫生档案管理暂行规定》《江苏省档案管理条例》等法律法规、业务规范和档案工作政策文件，传播档案法治文化。此外，档案管理工作领导小组结合医联体实际情况，科学合理地制定《紧密型医联体档案管理网络图》《紧密型医联体文件材料归档范围、分类方案和保管期限表》等，修订医联体综合档案管理制度、档案移交制度、档案保密制度等，加快构建内容科学、程序严密、配套完备、运行有效的档案管理制度规范体系[11]。

（二）推进紧密型医联体档案资源体系建设。1.分层划定各成员单位归档范围。医联体以构建完整反映各自医院发展脉络、内容齐全、结构合理、具有明显自身特色的室藏体系为目标，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等规章，分别划定各成员单位各类文件材料的归档范围、分类方案和档案保管期限表等，有章可循地开展档案收集整理工作；2.分级管理不同门类档案。连云港市第一人民医院作为牵头单位，除了做好本院的文书、科研、声像、实物档案等收集整理归档外，还对市口腔医院、市儿童医院等5 家单位的财会、基建、设备、人事、新冠肺炎疫情防控等档案实行统一管理，同时对5 家单位的文书、科研、声像、实物档案等收集整理工作进行监督指导，确保成员单位的档案工作与牵头医院的档案工作同规划、同部署、同落实，做到全覆盖。

为保障档案工作同质化的顺利实施，医联体管理办公室建立了档案工作目标管理责任制，完善档案工作考核奖惩办法和责任追究制度，将文件材料的收集、整理和归档工作纳入医联体综合目标考核指标体系，充分发挥考核的导向作用，确保档案同质化工作目标任务落地生根、不流于形式。

（三）推进紧密型医联体档案利用体系建设。在推进档案利用体系建设工作上，连一医医联体全方位、多角度地加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，推出院志、医联体大事记、专科医院转设三级医院规章制度汇编、医疗质量持续改进范例汇编、科研成果览萃、医疗技术发展史等一批有档案特色、有资政参考作用的档案编研成果和档案文化品牌。

依托连一医医联体室藏档案资源，建成院史馆，布展内容对医联体在学科建设、人才培养、对口帮扶、同质管理、设备引进、文化建设等工作取得的显著成绩均有展示。连云港市第一人民医院创始人之一——刘一麟是我市现代医学的奠基人，也是留德医学博士、儿科著名专家。连云港市第一人民医院与市儿童医院对其生平事迹进行了深度挖掘，高度提炼出“爱祖国、爱家乡、爱人民”的家国情怀，联合申报的刘一麟档案被评为第一批连云港市级珍贵档案文献。建立名人全宗档案，包括刘一麟自传材料、声像材料、各类奖状证书、宣传报道材料、出版的人物传记等。建成刘一麟生平事迹陈列室，简要介绍了刘一麟平凡而光辉的人生历程。

（四）推进紧密型医联体档案安全体系建设。1.在档案保管方面，规范建设档案库房。医联体严格按照《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等规章制度，规范化、标准化新建档案库房。构建人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，加强库房管理，配齐温湿度测记仪器、温湿度控制设备(空调、除湿机等)、吸尘器、消防设备等防护设施，做好库房“八防”工作，配备符合要求的档案装具，完善防灾应急预案，定期检查档案，确保档案实体和档案信息绝对安全；建立了符合规范要求的全宗卷和清晰、准确地存放示意图；积极采用新技术、新方法，开展对室藏破损、褪变档案的抢救和修复工作[11]。2.在电子文件防护方面，科学采用信息技术。各成员单位严格按照《电子文件管理办法》的要求，认真管理电子文件，保证电子文件安全。连云港市第一人民医院与某档案科技有限公司开展长期业务合作，定制开发数据安全控制系统，该系统是基于用户身份认证、访问权限确认之上的更高级、更深层次的安全控制系统，可防止各种电子档案文件被非法获取和扩散。该项举措在医联体范围内同步同质推广实施。同时，在医联体办公自动化系统（OA）和业务系统中设有档案管理功能模块，并与档案管理网络系统对接、兼容互通，做到安全保密的同时，还可以实现在线归档等功能。

（五）推进紧密型医联体档案支撑体系建设。1.努力打造档案人才队伍。连一医医联体始终坚持人才优先发展战略，把队伍建设作为档案事业长远发展的关键所在，配齐配强专业结构合理、满足工作需要的专兼职档案人员，健全医联体档案管理网络[10]。档案管理同质化，更需要对档案工作人员的专业技能进行同质化培训、教育。为此，制定完善了医联体内档案专兼职人员继续教育制度，积极组织专兼职档案人员参加省市档案管理培训班、省档案人员远程教育培训等，不断加强档案管理新知识、新技术培训。2.持续增加档案经费投入。经费保障是提升档案管理能力的重要支撑。按照连一医医联体章程和管理费收取使用管理办法，医联体管理办公室根据各成员单位档案工作需要，统筹科学编制档案库房建设、设备添置、信息化项目、人员培训等经费使用预算，确保档案工作同质化管理工作顺利开展实施。3.着力提升信息化水平。一是坚持档案信息化建设与医联体信息化建设同步规划实施。将档案信息化建设纳入医联体信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，努力实现档案存储数字化、管理现代化、利用服务网络化。各成员单位均配备了计算机、光盘刻录机、复印扫描一体机、单反相机、摄像机、档案工作专用服务器等档案信息化设备，配备了符合要求的档案信息管理系统，档案工作各环节运用计算机管理，档案信息管理系统的各项功能得到充分应用。二是积极开展档案数据库建设。根据《数字档案室建设指南》的要求和各成员单位的实际情况，研究制订了切实可行的室藏档案数字化方案，在建成室藏全部档案的文件级目录数据库的基础上，有序完成了室藏档案数字化工作，建立了纸质档案全文数据库和音像档案多媒体数据库，可登录档案信息管理系统并在内部局域网上查阅档案目录和全文，充分满足各科室工作需要[11]，初步形成了以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系，初步建立了覆盖全成员单位的数字档案资源管理与共享网络体系，推动档案室实现由传统管理向现代化管理转型升级。建立健全电子文件归档管理制度，认真做好电子文件采集、接收与管理工作，确保了电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。

三、结语

新时代赋予医院档案管理工作新的使命和责任，面对不同结构形式的医疗联合体，要在档案同质化管理工作上有突破有创新，就需要积极主动应对医联体成员单位迫切的业务发展需求，努力寻找不同级别、不同档案工作基础医院与同质化管理手段之间的契合点。连一医医联体在推行档案同质化管理工作上做出一定程度的有益探索，以期为同类型医联体档案建设提供经验参考和解决方案，共同推进档案事业在更深层次、更广领域、更多维度上的融合发展，协同发展。