浅议企业档案管理工作

文/国能神东煤炭集团公司 范海斌；中国神华集团股份有限责任公司 焦扬

档案实体管理正在向资产管理转变，档案的资源属性越来越明显，档案服务企业经营和生产的作用越发突出。但大部分企业的档案管理部门从设立之初仅承担公司级档案的保管职能，各方面基础都较为薄弱，从实际效能上，距离收集齐全、各项设施设备配套完善、人员配属到位、资源开发深入的要求尚有距离。

随着企业存续时间的加长，以大数据为主要特征的信息化技术的进步，都对传统的档案工作提出了新要求，档案工作进入了新时代，面临新形势、新挑战，建设世界一流企业是大多数企业的愿景，然而一流企业需要与之适配的档案管理工作。

一、企业档案管理工作存在的问题和原因

档案工作的目的是客观记录历史，发挥资源的内在价值，传承载体的内蕴文化。与现代技术接轨，充分发挥档案的价值，是档案工作的未来之路。但是源于档案工作价值体现的滞后性和非生产性，也归咎于档案工作的投入产出不够上。档案工作长期积弱，限制了档案价值的发挥，虽然为档案工作的创新和发展提供了无限可能与空间，但也使档案工作在企业中长期发展中被边缘化。笔者通过对诸多煤炭企业进行基层调研、与档案员座谈、实地考察等形式，梳理总结相关企业档案工作存在以下共性问题，并对相应问题进行了原因分析：

1.基层档案管理员有效履职时间不足。调研对象单位包括机关单位17个和二级单位45个，专兼职档案人员共计62 人，投入档案管理工作的有效时间严重不足，影响了基层档案工作的成效，包括重要档案收集不全、整理滞后和利用不足等。原因为：（1）客观上基层档案员多身兼数职，分身乏术；（2）主观上是相关人员包括领导对档案工作认识不足，精力分配少。

2.基层档案管理员缺乏有针对性的业务培训，业务工作能力不足。企业的集中培训和地方档案管理部门指导偏理论居多，未能有效解决基层档案员收集、管理中的实际问题，影响了工作效率和成效。原因为：（1）业务指导人员缺乏对基层工作的了解，不能在指导中有效结合工作实际；（2）基层人员档案业务理论基层较为薄弱，难以自己创新工作方法；（3）档案工作人员走出去的较少，眼界不宽，积累不够。

3.档案工作中整体上存在人才资源浪费。调研专兼职档案人员128 人，大专以上学历占90%，多数人多数时间都在做单调重复的低技术含量工作，理论研究和资源开发及宣传培训等有深度工作开展较少，这是人才资源的浪费[1]。原因有：（1）重复性的整理工作是必要的基础性工作，但未有替代性技术手段提高其效率；（2）档案行业的相对封闭性工作惯性使人员的工作创新积极性不高；（3）人员缺乏开展深度工作的时间和动力。

4.实体档案整体上存在收集不齐全的情况。根据借阅情况汇总分析，企业本部及基层均存在实体档案移交不齐全的情况，包括部分重要文件、照片、影视频或者实物等。原因有：（1）档案的形成者缺乏归档意识，重要档案留存个人手中甚至遗失；（2）档案员对档案形成过程往往不掌握，无法进行有效催收。档案工作的机制使档案收集的缺失很难即时体现；（3）标准范围不明不细导致部分档案的无意识性流失。

5.电子档案未能有效收集。有实体档案对应的电子档案目前情况尚可，无实体档案对应的电子档案收集存在大片空白和管理风险，包括网站信息、工业数据、系统数据等。原因有：（1）信息发展改变了工作模式，超出了档案传统收集的范畴，如网购；（2）电子档案收集缺乏细致的操作规范，如数据标准，实际收集存在难度；（3）电子档案收集超出档案工作现有职能，档案部门缺人力。

6.实体档案管理存在安全隐患。企业和基层档案室实体档案管理安全隐患有共性，主要存在于温湿度、防虫、防尘及特殊载体档案管理上。温湿度大多库房不达标，长期积累影响档案实体寿命。防虫和防尘大多库房未定期进行，档案介质存在受损的隐患。特殊载体档案存放环境的温度和湿度以及装备未达到规范要求，没有进行定期检查和数据转移。原因有：（1）库房设施设备配备不到位是关键，是直接原因；（2）档案管理职责履行不足是主观原因；（3）特殊载体的读取设备缺乏是现实原因。

7.档案信息化建设严重滞后。企业的档案信息化停留在初级阶段，与国家档案局下发的《企业数字档案馆建设指南》中的要求有差距，档案的管理和发展整体上落后于工业和信息技术的发展，从资源上和技术职称上限制了档案工作效率的提升和档案价值的发挥。包括系统功能落后、数据管理和分析及转化不足。原因有：（1）设施设备投入不足；（2）信息技术的发展未在档案工作上充分发挥效用；（3）信息标准缺乏实施规范，人力不足限制理论研究。

8.缺乏深入的理论研究，工作规程不够细致规范。目前的档案规程对人员的主观性要求高，实际操作存在差异，不易复刻推广，实际工作中影响工作效率的提升。原因有：（1）工作惯性使人员创新意识缺乏；（2）人员缺乏梳理总结已固化工作经验的思维；（3）人员缺乏研究的时间和动力。

9.档案资源开发不足。档案资源利用尚停留在基础的查询，未对现有档案资源进行深入开发，不能够提供更深层次的服务。如深度的有重大价值的编研汇编、修史立志等。原因有：（1）信息化滞后，缺乏现代化的编研手段，编研耗时巨大；（2）缺乏可以研究的人才和时间。

10.档案价值发挥不够。档案价值发挥尚局限在直接的凭据方面，民生档案利用占比较大，为企业生产经营和决策提供参考、为日常工作提供支撑和支持等效能发挥不足，档案价值依然以被动式发挥为主，档案的其他属性价值，如政治、文化属性等几乎未得到发挥。原因有：（1）档案意识不足，大多利用者无依靠档案的工作习惯；（2）大多利用者认为利用档案麻烦耗时，不利用；（3）档案管理人员档案资源开发不够，未打造出特色档案产品体系；（4）档案理论研究者缺乏，无有效的档案价值发挥思路和开发时间。

11.档案队伍整体士气不高。档案工作不即时体现直接效益，档案队伍士气不高原因较多，主要有：档案人员待遇低、个人职业发展面窄、档案工作边缘化、档案管理职能不能有效履行等。

二、解决思路

（一）整体思路。通过加强创新、设施投入和提高人员工作效率，用技术手段代替人力，逐步将人员从重复单一工作中解放。引导人员进行档案标准修订、资源开发、理论研究和价值挖掘的工作。在传统档案业务工作的基础上把档案工作重心转向资源、文化、价值和标准，完成理论引领、标准输出、文化传播、价值创造的转型。将行业内定型的标准经验和研究成果及时向基层和相关部门推广，推动整体做强，打造领军行业内的标杆档案馆。将企业档案馆定位为能够完成资源积累，能够进行价值创造，能够有效地记录历史，能够承载文化传承。

（二）具体措施。（1）建立档案管理创新机制：推动档案管理工作与信息技术的深度融合，引入智能化、数字化手段，提升档案管理效率和质量。（2）加强设施投入：投入足够的资金和资源，改善档案馆的存储环境，确保档案材料的安全和保护。（3）提升人员工作效率：通过培训和专业知识的提升，提高档案管理人员的专业素质和工作效率，减少人为错误和漏洞。（4）档案标准修订与推广：不断修订和完善档案管理的标准和规范，确保档案工作的科学性和规范性，并将标准经验向基层和相关部门推广。（5）资源开发与价值挖掘：挖掘企业档案中的珍贵资源和文化内涵，通过展览、研究和合作交流等形式，进行资源的开发和价值的展示。（6）建立文化传承机制：将档案馆定位为文化传承的重要载体，积极开展档案文化宣传活动，加强与社会、学术界的合作，推动档案文化的传承和发展。

以上措施旨在全面提升企业档案管理工作的质量和效率，使其能够更好地满足信息化时代对档案管理的需求，实现档案资源的充分利用和文化传承的目标。

三、解决问题的方法

结合精益化管理工作和定额量化工作，以实现档案工作新定位为目标，确定设施、信息、科研、标准、工效、宣传六个业务工作提升方向，将具体工作内容分解至各个业务科室，工作成效纳入科室考核，业绩突出的科室、个人在评先、专业师聘任方面等方面予以优先考虑。根据业务工作方向成立对应的工作小组，专人负责推进相应工作，形成交叉管理、协同工作、整体推进。

（一）夯实档案安全管理，加强档案治理体系建设。健全管理机制，强化基础档案工作，促进档案工作均衡发展。加强业务监督指导，档案工作和业务流程融合，推进在线指导，确保档案业务水平整体提高。加强标准规范建设，完善制度体系，加大科研、安全、项目、电子档案及数字档案馆建设等重点领域研究，促进档案工作科学发展。注重考核成果和工作成效的转换，加大档案安全保管、归档完整性的权重，形成重点工作引导机制。加强档案实体和档案信息的安全管理，落实工作空间网格化管理，档案实体分级管理，档案信息延伸管理，保密档案独立管理，健全保密审查，强化保密培训，精细化库房管理，完善应急管理，进一步加强档案安全。在传统档案安全保障工作的基础上，主要加强档案实体和信息安全保障：一是推进完成破损档案的修复和备份；二是推进改善库房环境，配备必要的环控、消毒设施，以智慧化为目标，进行智慧档案馆的建设研究；三是完善档案电子信息载体的检查和备份；四是推进解决版式电子文件的签章问题。

（二）筑牢基础，完善档案资源建设。加强档案收集，规范收集机制，强化企业重大活动、重点项目、重点业务和特重大时间应急处置等档案的收集，确保做到应收尽收，应归尽归。逐步开展档案征集、新媒体信息采集，完善档案资源结构。对非涉密档案持续进行数字化转化，对增量档案及时加工，形成以数字资源为主要内容的档案资源体系，完成传统载体档案管理向数字信息管理的转型。促进电子档案的收集和归档，探索论证电子档案单套制管理在企业档案管理中落地的可行性，从档案管理的源头进行档案数字转型。

（三）服务为先，推进档案利用体系建设。持续优化“让群众跑一次”活动，将该项工作常态化，持续推进，进一步健全档案服务机制。在确保档案安全的底线上，进一步加大档案开发力度，在现有技术手段的基础上，进一步优化流程，推进档案利用服务。落实档案编研、数据摘抄等工作，精准对接档案利用需求。加强档案宣传工作，讲档案故事，建档案文化，提升人员档案意识，树立档案资源共建共享的理念，从源头为利用体系建设打好基础。对现有数字资源进行梳理，逐步形成档案大数据库，探索档案大数据的编研、管理和利用，为企业经营提供精准及时的决策支撑服务。加强资源的信息化，从服务上完成实体向信息的转型。持续加强工程档案的过程管控工作。规范和统一档案员工地例会、检查、验收的工作标准和工作方法，加强对档案形成方的即时要求，使工程档案的形成和移交尽量与工程实体契合和同步。

（四）创新引领，加快档案信息化建设。加强基层单位档案信息化工作指导，档案信息化建设工作一个都不能少。推进档案信息管理系统的升级，建立高效实用安全的信息化基础。加强库区管理智慧化、档案实体传输无人化、档案实体整理自动化的建设，推进实体管理的转型，努力在行业内走到前列。继续加强档案管理新课题的研究，深化数字档案馆、大数据挖掘、AI 的档案应用、档案系统与业务系统衔接方面的研究，为行业内档案管理转型提供理论支撑。加强电子档案归档，健全相应制度，落实相应要求，保障电子档案来源可靠，要素齐全，加快推进电子档案归档工作。落实档案数据一拖三备份、异地异质备份，完善和加强相应机制，在加快推进档案信息化建设的同时，保证档案安全底线。持续加强档案信息化工作，主要推进实体档案的数字化工作和数字化成果的管理，包括：（1）推进公司档案部门馆藏实体档案数字化，推进基层单位实体档案数字化建设；（2）尝试非结构化数据的结构化转化；（3）推进档案系统的升级改造；（4）推进电子档案的收集；（5）逐步完成档案向信息转化，信息向资源转化，为档案的价值创造和效率提升奠定基础。

（五）抓好队伍，加强人才培养。完善人才培养机制，根据岗位、专业背景、学历、学术能力，针对性地进行业务提升培训。从档案资源利用开发、档案资源建设和管理、档案信息化技术三个方向进行培训，力争培养出一批有深厚档案学术涵养的管理型人才。同时加强基层档案管理工作的指导：一是有针对性地采取集中培训、轮训、现场指导等方式，对基层人员进行业务培训，提升档案人员水平。二是进行工作调研，对问题较多的单位采取结对帮扶的模式，安排业务骨干点对点跟进指导，重点促进。三是对档案安全和重要档案收集情况进行摸底，及时指导整改。

四、结语

企业档案工作是我国档案体系中的重要部分，承担服务企业和服务群众的重要职责，对行业的促进和发展都有重要意义。扎实推进各项工作，逐步实现传统管理向数据管理转型、档案管理向资源管理转型，由实体管理向信息管理转型，是档案工作的必由之路。